蔣雪梅

摘要：事業(yè)單位檔案管理工作是一個組織或部門一切工作順利開展的基礎支撐。新形勢下，進一步加強事業(yè)單位檔案管理，不僅是我國事業(yè)單位長遠發(fā)展的需要，更關系著人民群眾與國家的切身利益。當前，隨著互聯(lián)網(wǎng)對檔案管理工作的沖擊及檔案事務的日益增多，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著檔案管理制度不完善、檔案管理模式局限、檔案管理人員素養(yǎng)偏低等一系列問題。為了進一步提高事業(yè)單位檔案管理質量，以建全檔案管理機制、加快檔案數(shù)字化建設、開展檔案管理技能培訓等路徑，構建事業(yè)單位檔案管理新思路，從而促進我國事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化、高效化。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;優(yōu)化改革;管理策略

引言

檔案管理對于事業(yè)單位的發(fā)展極為重要，是保障事業(yè)單位在市場競爭中站穩(wěn)腳跟的基礎工作。要強化檔案管理，并且做好進一步的優(yōu)化和服務模式的創(chuàng)新，這樣才能有助于檔案管理整體質量的提升。

1機關事業(yè)單位人事檔案管理的特點

1.1全面性

人事檔案的內容包含著員工個人的履歷，自傳，考核評價狀況，政治歷史，獎勵處分，入黨入團，職位變化，工資變化，甚至于個人家庭住址與家庭成員等各個方面相關的文件材料，能夠全面記錄員工的思想變化，成長狀況，并且能夠更好地展現(xiàn)員工的家庭情況，專業(yè)情況，個人情況等各個方面。人事檔案如同員工個人的信息儲存器，通過這些信息能夠更好地反映個人的情況，為后續(xù)的工作提供參考性。

1.2現(xiàn)實性

人事檔案管理工作中所包含的內容較為廣泛，不僅包含了事業(yè)單位員工過往的經(jīng)歷以及表現(xiàn)，并且也會記錄員工在職的專業(yè)情況以及培訓情況，為后期事業(yè)單位評選職稱、人員考核以及鑒定方面都提供了很重要的依據(jù)，并且?guī)椭聵I(yè)單位更好地對員工有一個全面性細致性客觀性的分析與了解，更好地為后期事業(yè)單位人事部門對于員工培訓以及人才挖掘等提供參考，作為正確使用人才，合理解決勞動薪資問題的一項重要依據(jù)，人事檔案具有現(xiàn)實性的特點，是區(qū)別于其他檔案的重要標志。

1.3動態(tài)性

事物的發(fā)展不是靜止的，而是不斷變化的。人事檔案管理的內容并不是一成不變的，而是根據(jù)員工的自身教育經(jīng)歷，培訓經(jīng)歷或者榮譽經(jīng)歷而不斷變化著，具有動態(tài)性的特點，而正是因為人事檔案管理不斷跟蹤員工的“足跡”進行實時變化，才能夠給事業(yè)單位提供檔案支持，給各種評估數(shù)據(jù)以參考。

1.4保密性

人事檔案管理在內容方面對于員工的信息較為全面，而事業(yè)單位用人戰(zhàn)略的制定與發(fā)展大部分根據(jù)人事檔案上的信息進行安排，所以為了員工個人的信息安全以及自身權益，為了事業(yè)單位的戰(zhàn)略發(fā)展以及未來發(fā)展，人事檔案管理區(qū)別于其他檔案管理，具有保密性的特點，不允許透露與外泄情況的出現(xiàn)。

2事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

2.1重視程度不高

事業(yè)單位性質特殊，不會受到經(jīng)濟市場的太大影響，很多職工在日常工作中，對人事檔案管理工作的認識程度不夠，認為這是可有可無的工作，與其自身利益和個人發(fā)展并無太大聯(lián)系。部分領導在工作中十分被動，崗位職責模糊，管理工作具有強烈的滯后性。

2.2管理制度不完善

完善的制度體系是人事檔案管理工作順利開展的前提，受到單位領導不重視以及其他各方面因素的影響，很多事業(yè)單位并沒有建立完善的制度，對人事檔案管理行為進行約束，導致檔案資料利用率低下、查閱起來較為困難，難以切實為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展而服務。

2.3信息化建設不足

當前信息技術在很多行業(yè)都得到了廣泛應用，而部分事業(yè)單位人事檔案管理人員并未充分意識到先進技術的優(yōu)越性，依然沿用傳統(tǒng)人事檔案管理辦法，工作效率低下，容易造成檔案數(shù)據(jù)丟失。除此之外，領導人員沒有加大資金投入力度，在信息化工作方面的力度不大，采用人工管理的方式來應對海量人事檔案，也是導致人事檔案管理工作質量難以得到提升的原因之一。

3新形勢下解決機關事業(yè)單位人事檔案管理問題的對策

3.1完善機關事業(yè)單位人事檔案管理制度

為了促進事業(yè)單位工作的運營以及對于人才的認識與了解，提高事業(yè)單位的經(jīng)營效率，打造事業(yè)單位優(yōu)良的工作作風，對于事業(yè)單位人事檔案管理的改革迫在眉睫?，F(xiàn)如今各個事業(yè)單位中并未良好地建立關于人事檔案管理制度，無論從人員還是從規(guī)章制度方面都沒有明確的方向，為了能夠更好地發(fā)揮人事檔案管理的作用，應當盡快完善事業(yè)單位人事檔案管理的制度。沒有規(guī)矩，不成方圓，應當不斷建立健全機關事業(yè)單位人事檔案管理機制與規(guī)章制度，結合事業(yè)單位的具體情況，初定“初稿”并應用于實踐當中，從實踐當中尋找問題，最后確定適合事業(yè)單位適合的人事檔案管理的規(guī)章制度，幫助在之后的工作中實現(xiàn)工作效率的提高。事業(yè)的發(fā)展離不開人，人才隊伍的建設對于未來事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的影響，事業(yè)單位應該不斷提高員工的思想素養(yǎng)，定期開展業(yè)務培訓，加強員工的專業(yè)性學習，并且明晰工作內容與工作責任，做到“事有專人”，每一件事情都能夠找得到人，不斷加強總體隊伍的發(fā)展與培養(yǎng)，建設一批高素養(yǎng)，有信念，有思想的人事檔案管理專業(yè)人才。

3.2提高機關事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平

科學技術水平不斷進步與發(fā)展，經(jīng)濟發(fā)展水平不斷向前，信息化已經(jīng)成為現(xiàn)如今社會與時代發(fā)展不可避免的潮流，面對如此趨勢，事業(yè)單位應當抓住信息化的機遇，緊跟“互聯(lián)網(wǎng)+”的潮流，加快信息化建設，實現(xiàn)產業(yè)優(yōu)化產業(yè)升級，將信息化的特點運用在事業(yè)單位人事檔案管理之中，發(fā)揮人事檔案管理的真實作用與意義，以達到事業(yè)單位效益提高的目標。新時期不斷發(fā)展，數(shù)字信息不斷產出，推廣，普及應用到千家百姓當中，技術的進步改變了信息傳遞與存儲的方式，數(shù)字化信息成為一大潮流趨勢，為了能夠更好地適應信息化趨勢，提高人事檔案管理水平，事業(yè)單位應當首先加大對于人事檔案管理的資金支持，加強人事檔案管理人員的工作環(huán)境建設，購置現(xiàn)代化的電子設備，為人事檔案數(shù)據(jù)化與網(wǎng)絡化提供創(chuàng)造的媒介，在硬件條件完善的前提下，有效利用信息技術，不斷建設事業(yè)單位信息檢索平臺，將人事檔案數(shù)字化，提高人事檔案的存儲，處理，檢索的便利性同時也能供事業(yè)單位內部進行簡單的查詢以及業(yè)務辦理，不僅方便了事業(yè)單位內部的員工，同時減少了業(yè)務辦理與查詢的成本。

3.3規(guī)范檔案管理的流程

要想促進檔案信息化建設工作順利進行，需要對其進行一個總體的規(guī)劃，工作人員需要深入分析不同部門的特點和發(fā)展目標，并對其進行有效的調查論證，使相關工作符合對應部門的實際狀況，并且建立可行性的長遠管理計劃，在部門中形成規(guī)?；木W(wǎng)絡管理模式。進行信息化的應用建設時，一定要做好相應的管理工作，注重系統(tǒng)的整體實效性，考慮系統(tǒng)在運行過程中是否能夠支持檔案信息服務目標，除此之外，需要盡可能重視系統(tǒng)的靈活性和可拓展性，拓展足夠的未來發(fā)展空間，這樣才能做好信息化規(guī)劃。

3.4提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

大數(shù)據(jù)背景下，管理人才的培養(yǎng)十分重要，事業(yè)單位檔案管理人員需要不斷更新自身的認知體系和管理理念，接受現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)信息培訓活動。事業(yè)單位內部需要注重網(wǎng)絡技術人才的專業(yè)化培養(yǎng)，在檔案管理模式傳統(tǒng)與現(xiàn)代轉變過程中，事業(yè)單位的網(wǎng)絡技術型人才較為缺乏，所以需要積極引進網(wǎng)絡專業(yè)和計算機專業(yè)的人才，并注重檔案管理人員的技能與知識培養(yǎng)?，F(xiàn)代化的檔案管理工作要求管理人員需要具備專業(yè)的檔案管理知識，還需要具備二次處理技術、信息挖掘技術以及網(wǎng)絡專業(yè)知識。需要提高管理人員的工作重視度，使相關管理工作人員養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，為管理人員培養(yǎng)高度的責任感，使其在工作時保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，尤其需要借鑒和吸收優(yōu)秀的檔案管理研究成果，使檔案管理工作成為檔案管理工作人員的使命和責任，強化其工作意識。想要開展有效的信息化管理，需要相關工作人員建立良好的網(wǎng)絡安全意識，做好對應的防范工作，可以采用殺毒軟件或者防火墻等信息化防護措施來進行防護，并且建立完善的登錄密碼，建立嚴密的網(wǎng)絡安全防范措施，為信息化系統(tǒng)建立一個更為可靠的環(huán)境。

3.5創(chuàng)新人事檔案管理方法

盡管事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨著較多困難，但是在實際工作中，只要方法正確，就能夠起到事半功倍的效果。例如可以推行全面質量管理方法，以質量為中心，提升事業(yè)單位各部門的參與度，以實現(xiàn)預期目標。人事檔案管理工作和員工個人利益有著密切聯(lián)系，在人事檔案管理工作開展的過程中，確保全員參與很有必要，這也能夠促進各項工作得到有效落實，提升人事檔案管理工作效率。

結束語

時代的快速發(fā)展對于事業(yè)單位開展檔案管理造成了影響。一方面，對于傳統(tǒng)管理模式中存在的不足有一定的轉變;另一方面，結合現(xiàn)代管理技術做好事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新，需要相關工作人員引起重視，并且盡可能將事業(yè)單位管理工作落到實處，通過這種方式才能夠最大限度提高檔案管理，促使事業(yè)單位檔案管理質量得到進一步的提升。

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