孫罡

摘要：信息時(shí)代下，事業(yè)單位在開展內(nèi)部事務(wù)的管理過程中，檔案管理是非常重要的工作。新時(shí)代背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作的需求發(fā)生新的變化，以往的檔案管理方式已經(jīng)在能滿足現(xiàn)如今事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際需求。事業(yè)單位可以借助信息技術(shù)進(jìn)一步提升檔案管理效果，信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位就需要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，信息化檔案管理可以進(jìn)一步滿足西新時(shí)期事業(yè)單位日常工作中一系列的檔案管理需求。本次研究中對提升行政事業(yè)單位檔案管理工作水平進(jìn)行分析，探尋信息時(shí)代背景下事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的必要性。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

引言

信息時(shí)代的到來，信息技術(shù)已經(jīng)走進(jìn)各行各業(yè)，社會(huì)生產(chǎn)得益于信息技術(shù)得到快速發(fā)展，對于行政事業(yè)單位而言更是如此。一切社會(huì)活動(dòng)都是在國家機(jī)關(guān)的行政工作基礎(chǔ)上開展的，因此為了提升實(shí)際的行政工作效率，行政事業(yè)單位也需要在日常工作中積極應(yīng)用信息技術(shù)，其中檔案管理是行政事業(yè)單位重要的基礎(chǔ)工作之一，因?yàn)闉榱颂嵘龣n案管理的實(shí)際工作效率，行政事業(yè)單位可以應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理。

1.行政事業(yè)單位信息化檔案管理的重要性

信息時(shí)代，行政事業(yè)單位應(yīng)用信息技術(shù)提升檔案管理實(shí)際效率具有十分重要的意義，一方面可以提升檔案管理工作的實(shí)際水平，另一方面也可以提升檔案信息資料的信息化處理，與此同時(shí)還可以使檔案管理工作的職能得到拓展。

構(gòu)建信息化檔案管理平臺使得行政事業(yè)單位的檔案管理、應(yīng)用不再分離，而是實(shí)現(xiàn)密切的結(jié)合。[1]事業(yè)單位為了提升檔案管理的實(shí)際使用率，有必要構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，在大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對檔案管理職能的進(jìn)一步拆分，由此為行政事業(yè)單位檔案經(jīng)營管理決策提供支撐。

2.行政事業(yè)單位構(gòu)建信息化檔案管理的好處

2.1更加妥善的實(shí)現(xiàn)檔案資料信息的保存

以往在行政事業(yè)單位檔案館管理工作中往往紙質(zhì)化辦公，所有的檔案都記錄在紙張上，但是紙張文件伴隨著時(shí)間的流逝以及使用過程中難免會(huì)出現(xiàn)磨損、丟失。信息化檔案管理可以借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案信息的電子化保存，這樣就非常有效的避免了紙質(zhì)化檔案管理實(shí)際工作中存在的一系列文問題，真正實(shí)現(xiàn)檔案的永不丟失、永不磨損、永久保存。

2.2查找便捷

行政事業(yè)單位在實(shí)際工作中需要經(jīng)常調(diào)用檔案資料進(jìn)行查閱。以往的檔案都以紙質(zhì)的形式記錄，所以通常需要一張一張的查閱，這種方法費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還找不到理想的資料。[2]對于一些沒有做標(biāo)記的資料，往往查閱時(shí)也不夠方便，而使用信息化檔案管理平臺只需要在搜索引擎當(dāng)中輸入關(guān)鍵詞即可查閱相關(guān)檔案，并且可以對同一類型的檔案進(jìn)行對比，可以快速、便捷的找到理想的檔案資料。

3.構(gòu)建行政事業(yè)單位信息化檔案管理平臺的有效途徑

3.1完善相關(guān)制度

行政事業(yè)單位開展信息化檔案管理工作的重點(diǎn)工作內(nèi)容就是要求相關(guān)工作人員需要充分意識到檔案科學(xué)化管理的重要性，不斷增強(qiáng)檔案科學(xué)化管理的影響力。可以通過網(wǎng)絡(luò)對信息化檔案管理的有效性進(jìn)行宣傳，提升全社會(huì)對于信息化檔案管理的關(guān)注度，同時(shí)講解與信息化檔案管理的詳細(xì)操作流程。

實(shí)際工作中，行政事業(yè)單位需要結(jié)合實(shí)際情況來妥善建設(shè)信息化檔案管理平臺，同時(shí)制定配套的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理全員化這樣做的目的一方面是為了提升檔案的管理水平、質(zhì)量。[3]檔案管理的實(shí)際落實(shí)過程中，需要采取多樣化手段，包括人員激勵(lì)、業(yè)務(wù)考核，進(jìn)一步鞏固行政事業(yè)單位信息化檔案管理工作。

3.2提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

行政事業(yè)單位構(gòu)建信息化檔案管理平臺是信息時(shí)代下大勢所趨，所以提升相關(guān)人員的綜合素質(zhì)也是以一種必須工作。實(shí)際落實(shí)過程中，事業(yè)單位需要主要著手于招聘、培訓(xùn)兩個(gè)環(huán)節(jié)。[4]

行政事業(yè)單位招聘人員的途徑是國家定期組織召開的國家事業(yè)編考試，因此事業(yè)單位在擬定招錄崗位時(shí)需要將專業(yè)、學(xué)歷、年齡詳細(xì)的羅列出來，同時(shí)對檔案管理工作理論在實(shí)踐中進(jìn)行檢驗(yàn)，當(dāng)確定無誤以后即可確定錄用。

培訓(xùn)也可以分為在職培訓(xùn)與入職培訓(xùn)。對于剛剛進(jìn)入事業(yè)單位的工作人員，需要從新人的實(shí)際工作需求出發(fā)制定培訓(xùn)內(nèi)容。[5]而對于在職工作人員就需要通過強(qiáng)化其信息技術(shù)掌握程度，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善人員培訓(xùn)方式。結(jié)合信息檔案管理的實(shí)際工作需求，構(gòu)建具有針對性的檔案管理科學(xué)化培訓(xùn)班，實(shí)際培訓(xùn)過程中依然需要注重理論、實(shí)踐的密切結(jié)合，這樣不僅可以確保工作人員具有豐富的理論知識，還具備豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

結(jié)論

在互聯(lián)時(shí)代，應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行生產(chǎn)發(fā)展是必然趨勢，對于行政事業(yè)單位而言，實(shí)際的檔案管理工作需要同時(shí)滿足日常工作、檔案職能拓展需求。鑒于此，行政事業(yè)單位非常有必要對信息化檔案管理進(jìn)行探索，在不斷的實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，建設(shè)完善的信息化檔案管理體系，最大限度上提升檔案管理工作效率。

參考文獻(xiàn)

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[3]劉石.基于信息技術(shù)視角的事業(yè)單位檔案管理要點(diǎn)分析[J].大眾標(biāo)準(zhǔn)化，2021（04）：222-224.

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[5]曹芮馨.淺議行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[A].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.決策論壇——系統(tǒng)科學(xué)在工程決策中的應(yīng)用學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集（上）[C].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院：《科技與企業(yè)》編輯部，2015：1.