熊周韻

一、現(xiàn)有存檔管理APP總體情況分析

（一）全國高校檔案學(xué)專業(yè)大學(xué)生創(chuàng)新性課外科技作品競賽中產(chǎn)生的作品

全國高校檔案學(xué)專業(yè)大學(xué)生創(chuàng)新性課外科技作品競賽由教育部高等檔案學(xué)專業(yè)教學(xué)指導(dǎo)委員會(huì)主辦，現(xiàn)已經(jīng)成功舉辦三屆，該競賽中產(chǎn)生了許多優(yōu)秀的檔案數(shù)據(jù)庫、檔案游戲、檔案APP等作品。其中關(guān)于檔案存檔管理的APP有以下兩種（見表1）：

健康檔案APP的主要功能板塊為：個(gè)人病歷檔案、健康指標(biāo)記錄和健康信息推送。該APP會(huì)將用戶的個(gè)人病歷電子化，分析歸納病歷信息及各類檢查報(bào)告等信息，并將用戶的個(gè)人健康數(shù)據(jù)上傳至云端永久儲(chǔ)存。用戶如果能夠持續(xù)性地向APP提供較為完整準(zhǔn)確的生理、運(yùn)動(dòng)、飲食等記錄數(shù)據(jù)，APP將會(huì)根據(jù)用戶一定時(shí)間段的數(shù)據(jù)形成個(gè)性化的個(gè)人健康檔案，并基于對(duì)健康數(shù)據(jù)等信息的分析向用戶推送準(zhǔn)確、實(shí)用的健康資訊：如簡單有效的養(yǎng)生方法、健康食譜和飲食宜忌、各類常見疾病的相關(guān)科普知識(shí)及注意事項(xiàng)等。

家庭檔案自管理APP包括20個(gè)細(xì)節(jié)功能。有家庭檔案鑒定：用戶對(duì)檔案描述、保管期限、公開范圍、地點(diǎn)信息、所屬類別、檔案中提及的人進(jìn)行著錄，APP會(huì)對(duì)這些信息進(jìn)行規(guī)范管理;家庭漫步：提取著錄檔案信息建設(shè)虛擬動(dòng)畫家庭場景;時(shí)光機(jī)：年度、月度檔案自動(dòng)整合等等。

這兩個(gè)APP設(shè)計(jì)主題明確，功能豐富，切合實(shí)際。健康檔案是我們生活中常見的檔案之一，且對(duì)每個(gè)人都非常重要。健康檔案APP支持用戶上傳病歷檔案，APP將會(huì)對(duì)病歷檔案中的信息進(jìn)行提取匯總，形成用戶健康數(shù)據(jù)。該APP還能夠針對(duì)用戶健康數(shù)據(jù)情況精確推送相關(guān)的健康咨詢。關(guān)于家庭檔案自管理APP，其出發(fā)點(diǎn)是為留守兒童與其父母建立起家庭的記憶。用戶需要根據(jù)APP中提供的著錄條目對(duì)家庭檔案進(jìn)行信息錄入，APP會(huì)根據(jù)用戶提供的信息進(jìn)行虛擬動(dòng)畫場景構(gòu)建、時(shí)間線等等一系列家庭檔案的展示。但是，這兩個(gè)APP均未正式投入使用。

（二）Android手機(jī)應(yīng)用商店APP

本文統(tǒng)計(jì)的應(yīng)用主要是華為手機(jī)“應(yīng)用市場”中名稱帶有“檔案”的存檔管理APP。最終篩選出4種APP，主題為家庭檔案、自定義檔案、建筑類檔案以及藝術(shù)創(chuàng)作檔案。4種APP的功能有著些許差異，除超級(jí)檔案外，其他APP均支持除文字外的其他格式檔案的上傳，如圖片、語音、視頻等;此外，這4款A(yù)PP均支持分享功能，其中建筑檔案與檔案酷界面設(shè)計(jì)更接近與微博、小紅書等互動(dòng)社交APP，界面會(huì)展示用戶個(gè)人上傳的內(nèi)容，還可以對(duì)發(fā)布內(nèi)容進(jìn)行點(diǎn)贊分享。這4款存檔管理APP相較于全國高校檔案學(xué)專業(yè)大學(xué)生創(chuàng)新性課外科技作品競賽中的健康檔案APP與家庭檔案自管理APP，增加了點(diǎn)贊分享等社交性功能，其功能更貼近Android主流APP，但大賽中的APP作品功能形式更加豐富，如信息推送、虛擬場景構(gòu)建等等。

二、存檔管理APP開發(fā)SWOT分析

（一）優(yōu)勢分析（Strengths）

1.APP功能具有針對(duì)性

存檔管理類APP的核心功能就是方便用戶對(duì)某種檔案進(jìn)行上傳并歸檔整理，以及提供后續(xù)的管理。APP目標(biāo)功能設(shè)定明確，其余功能均圍繞存檔管理這個(gè)核心功能設(shè)計(jì)。用戶可以依據(jù)自身的需求下載對(duì)應(yīng)主題的存檔管理APP或者進(jìn)行自定義設(shè)計(jì)，從而達(dá)到對(duì)某類檔案的管理。

2.服務(wù)功能逐漸拓展

當(dāng)前存檔管理APP的功能不僅僅只有存檔與管理，例如分享等功能已逐漸被添加和推廣，還例如檔案課外創(chuàng)新大賽作品中的APP還設(shè)計(jì)有信息推送、以及動(dòng)畫展示等功能。根據(jù)檔案主題與用戶需求，存檔管理APP的功能設(shè)計(jì)開始走向個(gè)性化和大眾化。此外，存檔管理APP等檔案APP的功能都更加多樣和復(fù)雜，其功能的拓展性、運(yùn)行穩(wěn)定性以及流暢度均優(yōu)于微信小程序。

3.重視用戶需求

有研究者將檔案用戶按身份進(jìn)行劃分，包括公眾、機(jī)構(gòu)及專業(yè)人員。公眾的檔案需求是源于解決生活中的實(shí)際問題，機(jī)構(gòu)人員的檔案利用是為了獲取簡單實(shí)用的信息，而專業(yè)人員則需要查詢比較全面系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源。存檔管理APP的面向人群主要是公眾，大眾群體利用存檔管理APP的目的是對(duì)日常生活和工作中產(chǎn)生的材料進(jìn)行歸檔保存和管理以便后續(xù)使用。而APP的功能設(shè)計(jì)就需要整合用戶上傳的檔案信息，方便用戶及時(shí)獲取檔案信息資源。當(dāng)前的APP已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了存檔的核心功能。其次，APP還注重制造用戶參與的方式，如及時(shí)分享、轉(zhuǎn)發(fā)、導(dǎo)出等，利用這些參與轉(zhuǎn)化入口提升用戶的興趣，APP如果缺少參與度，就可能錯(cuò)失一大批潛在用戶群。

（二）劣勢分析（Weaknesses）

1.應(yīng)用開發(fā)、推廣和維護(hù)成本高

當(dāng)前App開發(fā)成本仍然非常高昂。媒體類App的開發(fā)成本基本在百萬級(jí)別以上，而同樣功能的小程序十萬元左右就可以搞定。而APP的后期維護(hù)成本也遠(yuǎn)高于小程序。APP的開發(fā)周期長、成本高，且需要更專業(yè)的人進(jìn)行維護(hù)。

另外，存檔管理APP開發(fā)投入與效益容易不成正比。對(duì)開發(fā)者而言，研發(fā)一個(gè)手機(jī)APP需要大量的人力物力，而它所帶來的效益是否與投入成正比，是影響其發(fā)展的最大因素。根據(jù)華為應(yīng)用商城的下載量統(tǒng)計(jì)（除愛的檔案未顯示下載次數(shù)外），超級(jí)檔案下載量小于1萬次;檔案酷為4萬次;只有建筑檔案的下載量達(dá)到65萬次。建筑檔案因其強(qiáng)大的社交性質(zhì)和建筑題材的圖片與影視等內(nèi)容成功變?yōu)橐豢顡碛猩Φ腁PP。但其他的APP如愛的檔案，功能較為簡單，也少有宣傳推廣。在用戶缺乏的情況下會(huì)導(dǎo)致后期的維護(hù)變得緩慢;超級(jí)檔案的下載量較少，但其依然進(jìn)行了維護(hù)更新。

2.應(yīng)用系統(tǒng)或版本不兼容問題

當(dāng)前的APP有適用與IOS系統(tǒng)與Android系統(tǒng)之分，這就導(dǎo)致有的APP無法在另一種手機(jī)系統(tǒng)上使用。其次，APP的各種版本之間也存在差異，有的版本因過于老舊而無法適應(yīng)手機(jī)更新后的系統(tǒng)，導(dǎo)致APP無法繼續(xù)使用。

3.大眾知曉程度低

大部分檔案APP宣傳推廣少，公眾知曉程度不高。檔案類APP除檔案館開發(fā)的APP會(huì)對(duì)其在檔案館網(wǎng)站、檔案館公眾號(hào)等進(jìn)行宣傳外，其他檔案APP基本不進(jìn)行廣告投放。

4.用戶黏度低

APP的使用門檻相對(duì)于小程序要求高，需要用戶搜索并下載安裝使用。一部分用戶會(huì)由于對(duì)手機(jī)軟件的安裝不夠熟悉而選擇放棄下載;或者用戶會(huì)由于APP使用體驗(yàn)感較差，無法滿足需求而卸載應(yīng)用。

（三）機(jī)會(huì)分析（Opportunities）

1.新媒體時(shí)代智能終端的廣泛使用

信息時(shí)代的移動(dòng)終端已經(jīng)成為大眾社會(huì)生活不可或缺的一部分。手機(jī)APP在信息服務(wù)領(lǐng)域的強(qiáng)大潛力也越來越受到社會(huì)各界的重視和應(yīng)用^[9]。手機(jī)APP可以為公眾隨時(shí)隨地提供各種各樣的服務(wù)，手機(jī)APP的使用已經(jīng)融入了大眾的日常生活。

2.移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和公共網(wǎng)絡(luò)覆蓋率的提升

5G通信技術(shù)即第五代移動(dòng)通信技術(shù)。5G技術(shù)具有數(shù)據(jù)流量更長、聯(lián)網(wǎng)設(shè)備擴(kuò)大、峰值速率增加和數(shù)據(jù)流量增加的特點(diǎn)。WIFI技術(shù)則利用簡單存取構(gòu)架來實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離大范圍的網(wǎng)絡(luò)連接，極大地提升了戶外網(wǎng)絡(luò)使用的便利性。5G技術(shù)的發(fā)展與WIFI覆蓋范圍的擴(kuò)大會(huì)使得移動(dòng)終端的使用在未來更加普遍和高效。

（四）威脅分析（Threats）

1.其他新媒體的可替代性

當(dāng)前各級(jí)檔案部門在新媒體移動(dòng)終端提供的服務(wù)形式主要有微博、微信、網(wǎng)站和APP四種形式，存檔管理類APP目前主要為公司或團(tuán)體進(jìn)行開發(fā)。微信小程序建設(shè)成本低，可以鏈接外部云存儲(chǔ)空間提供檔案信息存儲(chǔ)服務(wù);且體積較小，不需要額外安裝APP。微信小程序的功能雖沒有APP多樣，但已經(jīng)可以實(shí)現(xiàn)大部分類似功能。其次，電腦端的網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫同樣可以提供檔案歸檔存儲(chǔ)的服務(wù)，但是需要加強(qiáng)信息安全的保護(hù)。

2.檔案APP開發(fā)普遍不受重視

我國檔案部門對(duì)于檔案移動(dòng)APP的開發(fā)還處于探索階段，但對(duì)于微博、微信公眾號(hào)等形式已經(jīng)進(jìn)行了一定的嘗試。當(dāng)前檔案微信公眾號(hào)的發(fā)展逐漸受到重視，截止至2018年1月20日，微信平臺(tái)中已經(jīng)有815個(gè)檔案微信公眾號(hào)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截止到2019年6月，IOS平臺(tái)與Android平臺(tái)上由綜合檔案館開發(fā)的APP為11個(gè)。官方檔案部門對(duì)檔案APP的功能開發(fā)集中在提供館藏檔案相關(guān)服務(wù)上，關(guān)于其他類型的檔案APP開發(fā)幾乎沒有涉及。而社會(huì)中的企業(yè)對(duì)檔案APP的開發(fā)關(guān)注同樣較少。

3.公眾檔案意識(shí)缺乏，缺少相關(guān)檔案知識(shí)與技能

當(dāng)前社會(huì)仍然處于一種公眾缺乏檔案利用與存檔管理意識(shí)的情況之中。公眾對(duì)檔案的定義、檔案的種類等等以及檔案的相關(guān)知識(shí)較為模糊。人們往往沒有特意將保管的文件、材料等定義為“檔案”，或者直接沒有歸檔與管理的習(xí)慣。

三、開發(fā)策略

（一）優(yōu)勢——機(jī)會(huì)（SO）策略

1.優(yōu)化和改進(jìn)APP功能

存檔管理APP首先需要突出主體功能即存檔管理，并且不斷優(yōu)化整體功能。APP設(shè)計(jì)要注重堅(jiān)持有效性原則，在導(dǎo)航功能的設(shè)置上力求提供最有效、最簡單的導(dǎo)航信息，使利用者迅速地進(jìn)行正確的操作。

其次是易用性，包括邏輯清楚的導(dǎo)航層次、某些可以讓用戶個(gè)性化選擇的查詢方式、顯示利用者以往的利用信息、清楚的指明用戶目前所在的模塊等。并且每個(gè)功能頁面都必須包含至首頁和返回的控件按鈕，同時(shí)控件位置要清楚明了，使利用者可以快速找到并有效使用。合理的交互設(shè)計(jì)讓檔案利用者保持良好的體驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)自由跳轉(zhuǎn)。

最后，APP需要特別注重保障信息安全。數(shù)字檔案信息的特性使得數(shù)字檔案信息的安全問題尤為突出，在設(shè)計(jì)檔案資源類 APP 時(shí)，一定要在訪問方面嚴(yán)格把關(guān)，從而避免重要檔案資源的泄露及遺失。

2.創(chuàng)新傳播模式，進(jìn)行宣傳推廣

APP的推廣可以進(jìn)行廣告投放、應(yīng)用商店頁面宣傳，還可以由用戶分享來進(jìn)行宣傳。

（二）弱點(diǎn)——機(jī)會(huì)（WO）策略

1.針對(duì)用戶需求，提供個(gè)性化服務(wù)

設(shè)計(jì)人員要以用戶為中心，將存檔管理中交互設(shè)計(jì)的核心轉(zhuǎn)移到是否能滿足用戶檔案信息管理需求的實(shí)現(xiàn)、是否可以針對(duì)用戶特定需求進(jìn)行個(gè)性化設(shè)計(jì)上來，并據(jù)此指導(dǎo)后續(xù)工作。其他方面，如離線下載功能、搜索功能等的設(shè)計(jì)可以使APP更加人性化，符合用戶以往的使用習(xí)慣。

2.提升技術(shù)，解決APP版本問題

針對(duì)APP版本問題，可以同時(shí)推出兩個(gè)版本的應(yīng)用程序，分別適用于IOS與Android系統(tǒng)。同時(shí)，廠商要注意對(duì)APP進(jìn)行及時(shí)的更新與維護(hù)，以適應(yīng)手機(jī)系統(tǒng)軟件的設(shè)置，保持APP功能與運(yùn)行的穩(wěn)定性。

（三）優(yōu)勢——威脅（ST）策略

1.在APP中增加相關(guān)檔案知識(shí)模塊或引導(dǎo)展示功能

存檔管理APP需要優(yōu)化導(dǎo)航界面，指引用戶使用。可以在初次使用時(shí)設(shè)置檔案相關(guān)知識(shí)的簡單圖解或說明，還可以在功能板塊中添加存檔管理知識(shí)。APP的更新要緊跟時(shí)代發(fā)展，可以采用云端存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)整理系統(tǒng)、影像制作等創(chuàng)新技術(shù)，豐富檔案管理的方式與形式，從而促進(jìn)檔案進(jìn)入大眾視野，并由此使大眾能夠?qū)δ撤N類型的檔案的分類、整理方法、作用等產(chǎn)生興趣并進(jìn)行了解，進(jìn)而熟知。

2.舉辦創(chuàng)新大賽，吸引資金投入，創(chuàng)造更多產(chǎn)品

國家檔案部門、機(jī)構(gòu)等可以舉辦和全國高校檔案學(xué)專業(yè)大學(xué)生創(chuàng)新性課外科技作品競賽類似的創(chuàng)新大賽，鼓勵(lì)學(xué)生群體和社會(huì)群體創(chuàng)新，從高校開始產(chǎn)生更多可行的、優(yōu)秀的創(chuàng)新想法，制作出產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃，吸引國家或社會(huì)各界的資金支持，使好的產(chǎn)品創(chuàng)意變現(xiàn)。

（四）弱點(diǎn)——威脅（WT）策略

1.突出自身優(yōu)勢，保持獨(dú)特性

存檔管理類的檔案APP需要堅(jiān)持自己的功能定位，堅(jiān)持優(yōu)化存檔與管理的相關(guān)功能，在此基礎(chǔ)之上添加其他功能，促進(jìn)APP核心功能獨(dú)立，其他功能多樣化。

2.檔案機(jī)構(gòu)、媒體加強(qiáng)宣傳教育

我國檔案機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)宣傳教育，提升利用意識(shí)。同時(shí)檔案館配合工作，舉辦相關(guān)檔案產(chǎn)品創(chuàng)新大賽可以起到向社會(huì)宣傳的作用，利用作品向高校、社會(huì)普及相關(guān)檔案知識(shí)。

四、總結(jié)

我國已經(jīng)超過美國成為了世界上智能手機(jī)和平板電腦使用數(shù)量最多的國家，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)用戶量、終端數(shù)量、市場規(guī)模的增長速度非常迅速，這為APP的發(fā)展提供了強(qiáng)大的支撐和廣闊的空間，我國智能手機(jī)APP的數(shù)量急劇上升，且已經(jīng)融入到人們工作、生活的方方面面。在這樣的發(fā)展背景之下，檔案APP也成為今后各檔案部門、機(jī)構(gòu)需要考慮的檔案宣傳與利用的拓展對(duì)象。存檔管理APP是大眾日常生活中需要的且有更強(qiáng)實(shí)踐性的檔案APP。隨著時(shí)代的發(fā)展，公眾檔案意識(shí)逐漸覺醒，人們對(duì)自己生活中的各種檔案產(chǎn)生了整理歸納的需求，而存檔管理APP就將在此時(shí)發(fā)揮自己的作用。存檔管理APP的推廣與使用，也有利于檔案知識(shí)傳播，有利于公眾貼近檔案、了解檔案、真正使用個(gè)人和家庭檔案。

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作者單位：云南大學(xué)歷史與檔案學(xué)院