朱長(zhǎng)婕

摘要：辦公室作為一個(gè)企事業(yè)單位的核心節(jié)點(diǎn)，是落實(shí)單位決策和辦理具體事務(wù)的重要執(zhí)行機(jī)構(gòu)，對(duì)企事業(yè)單位的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)起著重要的作用。高校管理機(jī)構(gòu)必須充分意識(shí)到辦公室行政管理工作的重要性和緊迫性，認(rèn)真分析其在當(dāng)前工作中可能存在的一些問(wèn)題，為制定合理的措施、促進(jìn)新時(shí)期高校管理工作健康發(fā)展謀劃方向。本文著重對(duì)提升高校辦公室工作人員工作能力、管理能力進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：辦公室;行政事務(wù)管理

辦公室既是單位組織開(kāi)展活動(dòng)的地點(diǎn)和場(chǎng)所，也是一個(gè)組織機(jī)構(gòu)，它承擔(dān)著領(lǐng)導(dǎo)層與各內(nèi)設(shè)部門之間的溝通任務(wù)，同時(shí)也是一個(gè)單位對(duì)外聯(lián)系的窗口。在確立辦公室日常綜合性事務(wù)職能時(shí)，既要對(duì)辦公室擬開(kāi)展的各項(xiàng)工作進(jìn)行全盤考量，又要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)部門內(nèi)的崗位分別設(shè)置不一樣的功能和權(quán)限，便于職責(zé)分明。

1.辦公室行政事務(wù)管理工作職能范圍

辦公室的行政事務(wù)處理工作具備綜合性的特點(diǎn)，通常被認(rèn)為是一種涉及面廣、突發(fā)性較強(qiáng)、不確定性較高的工作。單位在開(kāi)展日?；顒?dòng)的過(guò)程中，常常會(huì)根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)情況和需求進(jìn)行崗位職責(zé)劃分，并在一定時(shí)期內(nèi)保持某種的相對(duì)穩(wěn)定。對(duì)于某些職責(zé)范圍外的行政事務(wù)，如果事先沒(méi)有明確界定，領(lǐng)導(dǎo)往往會(huì)把這類事情安排到綜合管理辦公室，使之成為辦公室管理職能之外的應(yīng)急任務(wù)。類似情況的逐步積累，在一定的程度上也會(huì)直接影響到自己辦公室的真正工作效率，甚至還可能導(dǎo)致自己的工作失去了秩序性[1]。

縱觀當(dāng)下，辦公室在管理過(guò)程中普遍出現(xiàn)了權(quán)責(zé)不明、職權(quán)不清的現(xiàn)象。為了使高校辦公室能夠更高效地開(kāi)展各種管理工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)推動(dòng)各項(xiàng)社會(huì)事務(wù)，有必要研究建立一套健全、完善的辦公室崗位責(zé)任制度，通過(guò)必要監(jiān)督考核進(jìn)行相應(yīng)的管理。結(jié)合高校管理辦公室的工作人員實(shí)際工作情況，明確每個(gè)工作崗位的主要職責(zé)，盡可能地真正做到崗位分工明確、人員各崗相互合理匹配、權(quán)責(zé)相當(dāng)[2]。

2.做好高校辦公室行政事務(wù)管理工作的對(duì)策

2.1完善辦公室行政事務(wù)的管理機(jī)制

首先，需要從政治思想上高度重視辦公室行政事務(wù)管理工作，站在推動(dòng)學(xué)校長(zhǎng)期健康發(fā)展的高度，仔細(xì)地審視辦公室在學(xué)校發(fā)展的全過(guò)程中可能存在的各種弊端，并且從根源找出辦公室行政事務(wù)管理機(jī)制中可能存在的一些問(wèn)題。其次，要盡快建立公開(kāi)、公正、公平的辦公室人員激勵(lì)考核機(jī)制，嚴(yán)格的執(zhí)行考核機(jī)制對(duì)辦公室人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)與懲戒，增強(qiáng)辦公室人員的社會(huì)責(zé)任感與積極性，提升辦公室行政事務(wù)的管理工作效率。再者，需要盡快探索建立一套針對(duì)各種重大突發(fā)事件與各類特殊緊急情況的辦公室應(yīng)急處置機(jī)制，明確參與的部門以及各個(gè)部門應(yīng)急處置工作的主要責(zé)任人。最后，要落實(shí)辦公室事務(wù)管理的責(zé)任制度，確保責(zé)任可以落實(shí)到具體個(gè)人身上，做到專人專責(zé)。一方面，通過(guò)責(zé)任落實(shí)制度能夠有效的激發(fā)工作人員的責(zé)任感，提高工作人員的工作效率，另一方面，當(dāng)后續(xù)管理工作出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能夠及時(shí)的找到對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人員，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)處理，從而保障辦公室行政事務(wù)管理工作可以有條不紊地運(yùn)行和落實(shí)下去。

2.2推動(dòng)流程化管理

高校辦公室不應(yīng)成為應(yīng)急事務(wù)處理的主體，應(yīng)推動(dòng)應(yīng)急管理的流程化、制度化，成立一個(gè)相應(yīng)的辦公室應(yīng)急工作領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)小組，確立全面、規(guī)范的辦公室應(yīng)急風(fēng)險(xiǎn)處置相關(guān)工作管理流程。積極地探索建立更加信息化的辦公室應(yīng)急風(fēng)險(xiǎn)處置管理技術(shù)手段，通過(guò)科學(xué)規(guī)劃和完善決策機(jī)制來(lái)逐步增強(qiáng)和不斷提升辦公室應(yīng)急風(fēng)險(xiǎn)處置的管理能力，從而可以在最短的一段時(shí)間內(nèi)基本完成一個(gè)更加科學(xué)有效的辦公室應(yīng)急處置管理和服務(wù)體系機(jī)制建設(shè)[3]。

2.3要加強(qiáng)人員能力建設(shè)，提高團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)

不斷增強(qiáng)自身的能力建設(shè)，提升團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)是做高校好辦公室行政事務(wù)管理的管理工作重要基礎(chǔ)和前提。（1）首先我們要增強(qiáng)高校辦公室行政事務(wù)人員的思想道德修養(yǎng)和政治素養(yǎng)， 通過(guò)樹(shù)立先進(jìn)典型調(diào)動(dòng)和激發(fā)辦公室工作人員的個(gè)人主動(dòng)性，通過(guò)定期的思想教育和黨組織學(xué)習(xí)等形式，增強(qiáng)職工的政治素養(yǎng)和事業(yè)心，通過(guò)物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神鼓勵(lì)等手段達(dá)到激勵(lì)的目的。（2）為廣大員工量身定做參加各類學(xué)習(xí)與培訓(xùn)機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)廣大員工自覺(jué)參加相關(guān)領(lǐng)域的系統(tǒng)性學(xué)習(xí)。有組織、有計(jì)劃地對(duì)學(xué)校的工作人員定期進(jìn)行針對(duì)性的學(xué)校內(nèi)部培訓(xùn)，對(duì)于特別突出的學(xué)校員工，為其量身定做更高級(jí)別的專門技能培訓(xùn)，并將這樣的培訓(xùn)管理機(jī)制和職位晉升機(jī)制緊密地結(jié)合在一起來(lái)，以此方式去帶動(dòng)員工積極性和主動(dòng)性。（3）為了提升辦公室行政事務(wù)管理工作人員的整體綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)與對(duì)外辦公服務(wù)的能力，還應(yīng)當(dāng)積極地組織各類基礎(chǔ)知識(shí)的講座[4]。通過(guò)各類講座，拓寬視野、提升專業(yè)能力素質(zhì)和理論水平。

3.結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)高校辦公室管理也在積極地進(jìn)行改革和不斷創(chuàng)新探索，高校辦公室的行政事務(wù)管理管理人員面臨著一個(gè)相當(dāng)嚴(yán)峻的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如何更好地做好辦公室行政事務(wù)的管理工作，使之能夠促進(jìn)學(xué)校自身的健康快速發(fā)展， 已成為了新形勢(shì)下針對(duì)辦公室和學(xué)校的一個(gè)迫切需要。為此，需要針對(duì)目前高校辦公室人員在行政事務(wù)管理過(guò)程中普遍存在的一些問(wèn)題，從宏觀層面上和日常細(xì)處分析，采用不同的解決方案，有目標(biāo)、有計(jì)劃地努力完善行政事務(wù)管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]李成君.完善機(jī)關(guān)單位辦公室行政事務(wù)管理模式策略[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2018（22）：60-59.

[2]王楚欽.新形勢(shì)下如何做好公司辦公室工作[N].貴州民族報(bào)，2020-06-04（B03）.

[3]周鑫.新時(shí)代高校辦公室工作效率提升路徑探析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2020，41（17）：72-73.

[4]毛明軍.做好新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理[J].農(nóng)家參謀，2017（20）：236.