曹晶

摘要：科技檔案收集工作是企業(yè)檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)。完整、齊全、準(zhǔn)確地收集科技檔案，才能充分體現(xiàn)科研單位的科研生產(chǎn)水平和服務(wù)科研生產(chǎn)的力度。筆者基于科技檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)積累，提出科技檔案收集工作中存在的問(wèn)題和解決的有效途徑。

關(guān)鍵詞：科技檔案 科技檔案收集 收集整理

科技檔案的收集是企業(yè)檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，也是珍存企業(yè)記憶的有效途徑。這項(xiàng)工作對(duì)細(xì)節(jié)要求較高，在收集過(guò)程中因材料眾多略顯煩瑣。檔案管理人員可以通過(guò)歸納總結(jié)科技檔案的特點(diǎn)，破解收集工作中遇到的難題，找到合適的解決方法。

一、科技檔案的概述及特點(diǎn)

科技檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)所形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)、本單位和個(gè)人具有保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件。它是檔案中的一大門類，具有如下特點(diǎn)。

（一）專業(yè)性

科技檔案是科研工作、科技與生產(chǎn)活動(dòng)的直接記錄，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。科技檔案工作管理體制的建立及科技檔案的整理分類等，都是建立在科技檔案專業(yè)性特點(diǎn)基礎(chǔ)之上的。

（二）多樣性

在各類檔案中，科技檔案的種類繁多、類型復(fù)雜，呈現(xiàn)出多樣化的鮮明特點(diǎn)。就種類而言，由于科技生產(chǎn)活動(dòng)的多專業(yè)性，導(dǎo)致科技檔案種類的多元化。例如，基本建設(shè)活動(dòng)產(chǎn)生了工程設(shè)計(jì)檔案、建筑施工檔案和工程竣工檔案，自然科學(xué)研究活動(dòng)產(chǎn)生了科研課題檔案、科技獎(jiǎng)勵(lì)成果檔案、鑒定成果檔案等。就類型而言，科技檔案又是檔案全部種類中類型最為豐富多樣的一種。例如，科技檔案的組成不僅包括文字材料，還有各種表格、原始數(shù)據(jù)和設(shè)計(jì)圖、竣工圖等圖紙，以及照片、實(shí)物等多種門類和載體的檔案。

（三）成套性

科技檔案一般都是圍繞一個(gè)獨(dú)立的科研項(xiàng)目或工程項(xiàng)目進(jìn)行，從而形成一系列相關(guān)的科技文件整體。成套性是科技檔案相對(duì)于其他檔案最鮮明、最基本的特點(diǎn)。

（四）實(shí)用性

科技檔案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性，其歸檔之后仍然具有比較高的利用和使用價(jià)值。相較于其他類型的檔案，其文件材料歸檔后基本上完成了現(xiàn)行功能，之后多半是進(jìn)行歷史查考，而科技檔案則不同，歸檔后不僅仍然發(fā)揮現(xiàn)行效用，而且將在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)發(fā)揮。

二、科技檔案收集工作中存在的問(wèn)題

（一）收集不完整和歸檔不及時(shí)

這個(gè)問(wèn)題是由科研人員和檔案人員雙方面造成的。一方面，科研人員往往對(duì)自己的研究成果十分重視，但是檔案意識(shí)比較薄弱。有的科研人員不愿意將研究成果公開(kāi)交給檔案部門管理而是選擇自行保管；或是在科研項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中以任務(wù)進(jìn)度和驗(yàn)收成果為主，只保存驗(yàn)收審查時(shí)必須形成的文件，而一些記錄性和過(guò)程性的文件，如重要數(shù)據(jù)、圖紙資料等經(jīng)常缺失，導(dǎo)致檔案材料收集不完整。另一方面，科技檔案的管理工作是靠時(shí)間和經(jīng)驗(yàn)積累來(lái)完成的一項(xiàng)專業(yè)性工作。然而很多單位對(duì)此不夠重視，所設(shè)置的檔案人員專業(yè)水準(zhǔn)不夠或臨時(shí)由其他崗位人員代替，且頻繁換崗，缺乏穩(wěn)定性；尤其是有些檔案員對(duì)科技檔案形成過(guò)程極為陌生，不知道每個(gè)階段會(huì)產(chǎn)生哪些文件，在項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收時(shí)不能及時(shí)跟進(jìn)、歸檔，導(dǎo)致收集過(guò)程不順暢甚至很被動(dòng)，造成重要文件流失、收集文件無(wú)效等問(wèn)題。

（二）歸檔的文件材料不是定稿原件

科技檔案的歸檔文件材料不是定稿原件，這個(gè)問(wèn)題在科技檔案的收集中經(jīng)常出現(xiàn)。科研成果是具有學(xué)術(shù)意義和實(shí)用價(jià)值的創(chuàng)造性結(jié)果，所簽署的各種原件不僅是科研人員辛勤汗水的凝晶，也是衡量科學(xué)研究任務(wù)完成與否、質(zhì)量?jī)?yōu)劣及科研人員貢獻(xiàn)大小的重要標(biāo)志，其重要性可想而知。如此重要的簽署文件如果只提供復(fù)印件或是副本，不僅是對(duì)科研人員所付出勞動(dòng)的不尊重，更是對(duì)科研成果的不尊重，而且復(fù)印件只具備參考借鑒作用，起不到依據(jù)憑證作用，留存的價(jià)值和意義大打折扣。

（三）紙質(zhì)文件與電子文件不一致

信息社會(huì)中，電子文件和紙質(zhì)文件在檔案的利用和保管中各司其職?？萍紮n案的收集工作要求紙質(zhì)文件與電子文件雙套制，實(shí)踐中經(jīng)常出現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件不一致的問(wèn)題。如兩者所簽署的字跡不一致，或者是紅章頁(yè)蓋章位置不一致；紙質(zhì)報(bào)告、合同中的目錄、頁(yè)碼與電子文件不一致；電子文件中沒(méi)有重要的原始數(shù)據(jù)、圖表、圖件等參考依據(jù)；紙質(zhì)文件密級(jí)與電子文件不一致，或是沒(méi)有標(biāo)注保密期限等。

（四）紙質(zhì)文件材料題名不統(tǒng)一

科研項(xiàng)目在結(jié)題驗(yàn)收階段有的是以項(xiàng)目為單元進(jìn)行，有的則是以課題為單元進(jìn)行。檔案人員歸檔時(shí)，看似很完整的一套文件材料中常常出現(xiàn)個(gè)別紙質(zhì)文件有的以課題名稱命名，有的以項(xiàng)目名稱命名，以致整套歸檔材料集齊后出現(xiàn)內(nèi)容混亂的現(xiàn)象，造成文件收集不規(guī)整的漏洞，加大了科技檔案收集的難度。

三、解決科技檔案收集工作中存在問(wèn)題的途徑

（一）建立有效機(jī)制增強(qiáng)歸檔意識(shí)

科技檔案的專業(yè)性較強(qiáng)，收集工作也面臨著困難和挑戰(zhàn)，因此各單位要設(shè)立專職檔案人員，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案員的專業(yè)水準(zhǔn)。同時(shí)，檔案管理部門也要加大宣傳力度，如定期舉辦科技成果檔案展覽，對(duì)所保管的科技檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，并及時(shí)向科研人員宣傳貫徹相關(guān)的檔案政策、法規(guī)。以國(guó)家檔案局、科技部新修訂的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）為例，《規(guī)定》中以行政制度的方式明確和細(xì)化了歸檔要求和歸檔范圍，制定了歸檔流程，從而加強(qiáng)了檔案規(guī)范管理的力度，使科技檔案的歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、有序化，進(jìn)而提升了科技檔案歸檔的效率和質(zhì)量。新《規(guī)定》明確提出科研項(xiàng)目管理單位對(duì)所負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目的檔案工作負(fù)總責(zé)，建立工作機(jī)制，科研項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人對(duì)歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。新《規(guī)定》對(duì)分工合作完成的科研項(xiàng)目檔案也進(jìn)行了明確規(guī)定，要求以任務(wù)合同或分工協(xié)議條款等書面形式約定科技檔案的歸屬、流向、處置和利用等共享事項(xiàng)。此外，新《規(guī)定》針對(duì)現(xiàn)實(shí)科研檔案管理工作中的常見(jiàn)難題，也提出了相應(yīng)的制度解決方案。

此外，科技檔案的收集工作單靠檔案管理部門的力量是不夠的，還需要科研部門的有力支持。檔案管理部門可采取有效措施加強(qiáng)與科研部門的溝通。如每年年初與科研部門對(duì)接上一年度科研項(xiàng)目驗(yàn)收清單，制定具體的檔案催繳方案，聯(lián)合行政管理部門發(fā)布催繳通知，引起科研人員對(duì)歸檔工作的重視，打破科研人員視自身為“檔案庫(kù)房守門員”的常規(guī)看法，使其充分認(rèn)識(shí)到科技檔案的留存價(jià)值及開(kāi)發(fā)利用的重要性，增強(qiáng)科研人員的歸檔意識(shí)，確保在項(xiàng)目驗(yàn)收后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)上繳各項(xiàng)檔案。

（二）明確科技檔案中文件定稿的憑證作用與利用價(jià)值并重

科技檔案中的文件定稿是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱或經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的最后完成稿，是繕印正本的依據(jù)，其原件具有憑證作用，留存價(jià)值遠(yuǎn)高于復(fù)制件。筆者單位檔案管理部門制定的《科技檔案歸檔要求》中明確規(guī)定將科技文件的定稿原件歸檔，內(nèi)容如下：項(xiàng)目合同內(nèi)容和各項(xiàng)條款經(jīng)過(guò)甲乙雙方單位協(xié)定無(wú)異議的情況下順利簽署，并加蓋雙方單位公章，一式兩份或多份的原件合同都屬于定稿原件，空白范本合同或簽署、蓋章不完全的紙質(zhì)文件則不屬于定稿原件。

此外，檔案管理人員應(yīng)通過(guò)有效方式幫助科研人員認(rèn)識(shí)到原件歸檔的重要性，使科研人員在相關(guān)部門組織驗(yàn)收評(píng)審前，及時(shí)提出留存文件原件的意愿和需求，并將驗(yàn)收意見(jiàn)及驗(yàn)收委員會(huì)名單等文件原件一并保存。檔案員在接收檔案時(shí)要嚴(yán)格審查、鑒定，對(duì)缺少公章、簽字等材料的要拒收，追溯定稿原件源頭，及時(shí)將原件追回以便齊全、完整地歸檔。

（三）制定“雙套制”歸檔要求

“雙套制”要求將電子文件與紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔。筆者單位分別制定了《電子檔案歸檔要求》和《實(shí)體檔案歸檔要求》，要求在科技檔案收集過(guò)程中，電子版檔案與紙質(zhì)檔案的格式和內(nèi)容應(yīng)完全一致，以體現(xiàn)檔案的原始性、真實(shí)性?！峨娮訖n案歸檔要求》中明確規(guī)定了電子檔案的載體類型、目錄標(biāo)簽要統(tǒng)一格式，對(duì)于電子文件的載體數(shù)量、文件格式（命名格式）及計(jì)劃任務(wù)書、開(kāi)題報(bào)告、財(cái)務(wù)決算等各類報(bào)告和驗(yàn)收鑒定材料等文件的掃描要求、格式轉(zhuǎn)換等也有明確規(guī)定?！秾?shí)體檔案歸檔要求》中則明確了實(shí)體檔案的載體和字跡要求、歸檔紙介質(zhì)數(shù)量要求、紙張幅面和印刷要求等。

檔案人員以整理好的紙質(zhì)檔案為參照，審查紙質(zhì)檔案和電子檔案的一致性。如檢查紙質(zhì)文件和電子文件的數(shù)量，其目的是防止文件缺失，保證檔案的完整性；還要檢查紙質(zhì)文件和電子文件的名稱，重點(diǎn)檢查是否為同一項(xiàng)目或課題的文件，以保證檔案的成套性；逐件檢查紙質(zhì)文件和電子文件的質(zhì)量，重點(diǎn)審查文件帶紅章頁(yè)、簽署頁(yè)，尤其對(duì)蓋章單位名稱、紅章位置、簽署字跡一致性等要仔細(xì)辨別鑒定，確保電子文件和紙質(zhì)文件的一致性。

（四）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)確定文件名稱

科技檔案歸檔審查時(shí)，針對(duì)所提交的紙質(zhì)文件，要以項(xiàng)目合同或計(jì)劃任務(wù)書的協(xié)定內(nèi)容為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，據(jù)其確定文件名稱，并逐一核對(duì)文件進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，剔除多余件，確保歸檔文件的完整性、齊全性、準(zhǔn)確性，以保障留存在企業(yè)中的科技檔案發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

綜上所述，做好科技檔案的收集工作要從科技檔案自身特點(diǎn)出發(fā)，找出實(shí)踐中的關(guān)鍵點(diǎn)和易錯(cuò)點(diǎn)，有針對(duì)性地采取措施；同時(shí)，檔案管理人員要加強(qiáng)與科研人員的溝通，使其增強(qiáng)檔案意識(shí)，以確保收集工作順利完成，使科技檔案的重要價(jià)值得到充分發(fā)揮。

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作者單位：中國(guó)石油檔案館檔案管理部