文/邵婧 王旭州 孫可佳

高校智慧檔案館建設(shè)路徑分析，基于CNKI數(shù)據(jù)庫，調(diào)研高校智慧檔案館的理論探索情況；基于國內(nèi)十七所高校智慧檔案館的建設(shè)現(xiàn)狀，分析高校智慧檔案館建設(shè)存在的問題。在此基礎(chǔ)上，探討高校檔案工作實(shí)現(xiàn)資源信息化、館藏智能化、業(yè)務(wù)感知化、服務(wù)智慧化的途徑，從而應(yīng)用諾蘭模型討論高校智慧檔案館的建設(shè)路徑，以期為高校教學(xué)、科研、管理及師生與社會提供更加高效、便捷、精準(zhǔn)的檔案服務(wù)，推動檔案工作的深入發(fā)展

一、引言

檔案信息化是利用信息技術(shù)將檔案管理模式從以檔案實(shí)體資源為重心轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案信息資源為重心的過程。[1]2008年IBM公司提出“智慧地球”構(gòu)想之后，2010年又提出構(gòu)建“智慧城市”愿景。隨著“智慧政府”“智慧城市”“智慧校園”的出現(xiàn)，“智慧檔案館”也已成為檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。2010年浙江大學(xué)提出“智慧校園”理念。2013年“智慧檔案館”概念雛形引發(fā)討論。2015年上海交通大學(xué)、西南大學(xué)開始高校智慧檔案館的探索實(shí)踐。2016年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出采用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)深入推進(jìn)“三個(gè)體系”建設(shè)。[2]2018年國家發(fā)布《智慧校園總體框架》標(biāo)準(zhǔn)，確定了高校智慧檔案館建設(shè)的基本規(guī)范。[3]目前，在傳統(tǒng)檔案館基礎(chǔ)上構(gòu)建的高校數(shù)字檔案館，已經(jīng)開始向智能檔案館、智慧檔案館發(fā)展過渡。在智慧校園建設(shè)背景下，如何借助智慧校園建設(shè)的契機(jī)提升高校檔案工作的能力和水平，使其選擇最佳路徑加快向智慧檔案館發(fā)展的速度，這是高校檔案工作面臨的迫切問題。

二、高校智慧檔案館研究現(xiàn)狀

1.理論研究現(xiàn)狀

吳軍在《智能時(shí)代——大數(shù)據(jù)與智能革命重新定義未來》一書中提出“數(shù)據(jù)是文明的基石，人類對它的認(rèn)識反映了文明的程度?！盵4]數(shù)據(jù)承載現(xiàn)實(shí)，數(shù)據(jù)戰(zhàn)略是推動社會進(jìn)步的重要抓手，我們要創(chuàng)造從數(shù)據(jù)出發(fā)、讓數(shù)據(jù)說話、用數(shù)據(jù)管理、用數(shù)據(jù)決策、用數(shù)據(jù)創(chuàng)新[5]的學(xué)術(shù)氛圍。基于CNKI數(shù)據(jù)庫，智慧檔案館從概念雛形提出開始，直到2021年9月25日，業(yè)界對其進(jìn)行了廣泛的研究，形成了豐碩的理論成果，給予我們許多有益的啟迪。其發(fā)文數(shù)量（見表1）和研究情況如下。

表1：CNKI中外文數(shù)據(jù)庫研究發(fā)文情況

上述數(shù)據(jù)是直接從CNKI數(shù)據(jù)庫中獲得的，未經(jīng)任何人工修改，比較客觀地反映了數(shù)字檔案館、智慧檔案館、高校智慧檔案館研究發(fā)文對比情況。奠定了高校智慧檔案館理論探索的基礎(chǔ)。

從發(fā)文數(shù)量來看，在CNKI數(shù)據(jù)庫中，中外文數(shù)據(jù)庫總共發(fā)文7334篇。其中研究數(shù)字檔案館的論文數(shù)量較多，中外文數(shù)據(jù)庫合計(jì)發(fā)文6864篇，占發(fā)文數(shù)量的93.59%；研究智慧檔案館的論文數(shù)量較少，中外文數(shù)據(jù)庫合計(jì)發(fā)文436篇，占發(fā)文數(shù)量的5.94%；研究高校智慧檔案館的論文數(shù)量更少，中外文數(shù)據(jù)庫合計(jì)發(fā)文34篇，占發(fā)文數(shù)量的0.46%。

從研究內(nèi)容來看，學(xué)者大多從宏觀層面進(jìn)行整體設(shè)計(jì)研究，較少從具體層面進(jìn)行技術(shù)架構(gòu)研究，匱乏從微觀層面進(jìn)行實(shí)施方式研究；[6]研究運(yùn)用模型比較陳舊，體系框架流于抽象，功能設(shè)計(jì)存在堆砌現(xiàn)象，語義分析演化功能研究不足，研究智能管理平臺與檔案業(yè)務(wù)管理功能銜接不夠深入。[7]由于公共智慧檔案館和高校智慧檔案館的數(shù)據(jù)架構(gòu)基礎(chǔ)不同，用戶需求存在差異，所以，針對高校智慧檔案館而言，不僅研究論文數(shù)量較少，而且研究內(nèi)容不夠深入，研究重點(diǎn)不夠突出，不能有效指導(dǎo)高校智慧檔案館建設(shè)工作。牛力、裴佳勇認(rèn)為檔案部門只有把握智慧城市建設(shè)的發(fā)展契機(jī)，積極主動融入智慧城市建設(shè)，力求成為智慧城市的“神經(jīng)中樞”，才能避免處于被邊緣化或者無人問津的尷尬境地。[8]高校智慧檔案館建設(shè)只有符合《智慧校園總體框架》標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合高校檔案業(yè)務(wù)需求，融入智慧校園整體建設(shè)之中，才能步入良性循環(huán)的發(fā)展軌道。

2.實(shí)際調(diào)研情況

從2020年9月截至2021年3月，課題組采用問卷調(diào)查、走訪交流、電話咨詢等方式，調(diào)研了西南大學(xué)、哈爾濱工業(yè)大學(xué)、中南大學(xué)、重慶大學(xué)、河南工業(yè)大學(xué)、寧波大學(xué)、西安電子科技大學(xué)、浙江財(cái)經(jīng)大學(xué)、山西醫(yī)科大學(xué)、蘇州大學(xué)、溫州醫(yī)科大學(xué)、河南大學(xué)、蘭州大學(xué)、蘭州理工大學(xué)、青島大學(xué)、貴州大學(xué)、濟(jì)南大學(xué)等17所高校檔案館。了解高校智慧檔案館的建設(shè)情況，梳理高校智慧檔案館的建設(shè)進(jìn)程、建設(shè)特色、存在問題及相關(guān)建議。其調(diào)研結(jié)果如下。

（1）檔案信息管理系統(tǒng)

表2:檔案信息管理系統(tǒng)使用情況

17所高校均采用檔案信息管理系統(tǒng)管理檔案，其中有些早期開發(fā)的檔案信息管理系統(tǒng)性能較差，軟件陳舊，更新緩慢，不能適應(yīng)當(dāng)前檔案工作的需要，急待升級完善。

（2）檔案實(shí)體數(shù)字化程度

表3:檔案實(shí)體數(shù)字化程度

17所高校檔案實(shí)體數(shù)字化遷移進(jìn)度不一，除財(cái)會憑單和研究生論文之外，部分高校完成或者基本完成檔案數(shù)字化遷移，部分高校正在進(jìn)行檔案數(shù)字化遷移，部分高校剛剛開始進(jìn)行檔案數(shù)字化遷移，極少數(shù)高校組織檔案人員進(jìn)行了很少一部分檔案數(shù)字化掃描工作。

（3）數(shù)字化檔案的OCR識別率

表4：數(shù)字化檔案的OCR雙層PDF識別率

17所高校的數(shù)字化檔案OCR雙層PDF識別進(jìn)度差異較大，其中10所高校完成或者基本完成數(shù)字化檔案的OCR雙層PDF識別，4所高校正在進(jìn)行數(shù)字化檔案的OCR雙層PDF識別，3所高校還未進(jìn)行數(shù)字化檔案的OCR雙層PDF識別。

（4）檔案庫房管理情況

表5：檔案庫房管理情況

17所高校檔案庫房管理情況不容樂觀，其中2所高校利用RFID（射頻識別）和智能樓宇技術(shù)初步實(shí)現(xiàn)檔案庫房智能管理。1所高校采用檔案庫房管理系統(tǒng)管理庫房。14所高校采用人工模式管理庫房?？傮w而言，17所高校檔案庫房管理都或多或少地存在非標(biāo)現(xiàn)象。

根據(jù)調(diào)研情況，經(jīng)過各個(gè)項(xiàng)目的綜合評估，在17所高校中，2所高校初步建成了智能檔案館，約占調(diào)研高校的11.76%。6所高校基本建成了數(shù)字檔案館，約占調(diào)研高校的35.29%。9所高校正在建設(shè)數(shù)字檔案館，約占調(diào)研高校的52.94%。就調(diào)研整體情況而言，目前高校智慧檔案館建設(shè)只是部分開始進(jìn)行檔案數(shù)字化遷移，部分完成或者基本完成檔案數(shù)字化遷移、并實(shí)現(xiàn)或者基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的OCR雙層PDF識別，為數(shù)不多的高校檔案館初步嘗試進(jìn)行檔案智能管理，但還遠(yuǎn)未達(dá)到檔案智慧管理的程度。檔案智慧化建設(shè)基礎(chǔ)不夠牢固，建設(shè)技術(shù)還需成熟，建設(shè)路徑不夠清晰，建設(shè)架構(gòu)不夠完善，建設(shè)成本過高，這些問題急需在智慧校園建設(shè)背景下，通過提升以“云、物、大、智、移”為代表的信息技術(shù)、結(jié)合檔案業(yè)務(wù)實(shí)際工作需要探索解決。

三、高校智慧檔案館建設(shè)路徑

楊桂明提出數(shù)字檔案館、智能檔案館、智慧檔案館是檔案館在不同歷史時(shí)期的不同發(fā)展階段。[9]高校智慧檔案館的發(fā)展是圍繞著對數(shù)據(jù)的讀取、理解、整理、挖掘、應(yīng)用的演化進(jìn)程。高校智慧檔案館建設(shè)需要與國家整體信息化建設(shè)水平相適應(yīng)。以智慧校園平臺建設(shè)為基礎(chǔ)，依托智慧校園的技術(shù)背景，根據(jù)便于數(shù)據(jù)傳輸和跨館庫交流的需要，自上而下地確立數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，按照數(shù)據(jù)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范構(gòu)建檔案“收集、存儲、管理、利用”及安全保密操作系統(tǒng)，逐步完成智慧檔案平臺建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源建設(shè)有序，檔案資產(chǎn)管理科學(xué)，檔案信息利用便捷，檔案平臺安全可靠。就目前的科技發(fā)展情況和檔案工作實(shí)際來看，基于諾蘭模型智慧校園背景下的高校智慧檔案館建設(shè)需要經(jīng)歷“一基三段”，其具體過程見圖1。

圖1：高校智慧檔案館建設(shè)路徑

1.檔案實(shí)體資源建設(shè)有序

檔案實(shí)體資源建設(shè)有序是指在人工操作的模式下，做好檔案全面收集、規(guī)范管理、安全存儲、便捷利用工作。檔案實(shí)體資源建設(shè)有序是檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，其要求檔案收集系統(tǒng)、檔案存儲系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、檔案利用系統(tǒng)、檔案安全系統(tǒng)規(guī)范有效。實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體資源建設(shè)有序需要做好以下工作：一是做好檔案宣傳工作，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度；爭取內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)對檔案工作及檔案經(jīng)費(fèi)供給的適度傾斜，規(guī)范設(shè)置檔案部門，合理配置檔案場館，按需保障檔案經(jīng)費(fèi)；增強(qiáng)群眾組織和師生員工的檔案意識，獲得他們對檔案工作的認(rèn)可、理解和支持，通過檔案宣傳爭取各種有效資源服務(wù)檔案工作。二是貫徹檔案法規(guī)，落實(shí)檔案規(guī)章，嚴(yán)格檔案日常管理，豐富檔案館藏內(nèi)容，優(yōu)化檔案館藏結(jié)構(gòu)，保障檔案資料“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”。三是做好檔案實(shí)體的編目、著錄、上架工作，保障檔案實(shí)體編目準(zhǔn)確，著錄詳盡，庫位合理，分布清晰，為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。夯實(shí)檔案實(shí)體資源根基，完善檔案實(shí)體資源體系，保障檔案實(shí)體資源建設(shè)有序進(jìn)行。這是高校智慧檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)。

2.檔案信息資源建設(shè)有序

檔案信息資源建設(shè)有序是在檔案實(shí)體資源建設(shè)的基礎(chǔ)上，運(yùn)用信息技術(shù)構(gòu)建一個(gè)數(shù)字空間，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案數(shù)字化，增量檔案電子化的管理方式。檔案信息資源建設(shè)有序是在檔案信息科學(xué)管理的基礎(chǔ)上逐步完成的。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源建設(shè)有序需要做好以下工作：一是構(gòu)建檔案信息管理服務(wù)系統(tǒng)，規(guī)范檔案信息管理服務(wù)制度。高校檔案信息管理服務(wù)系統(tǒng)以校園網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以檔案工作需求為根據(jù)，從檔案業(yè)務(wù)實(shí)際出發(fā)，在保證檔案信息真實(shí)可靠、長期可用、安全保密的前提下，統(tǒng)籌規(guī)劃，精心設(shè)計(jì)，按步有序進(jìn)行；檔案信息管理服務(wù)系統(tǒng)必須能夠與學(xué)校各個(gè)業(yè)務(wù)部門的工作系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對接，將館藏檔案目錄檢索數(shù)字化，建立檔案資源科學(xué)收集、規(guī)范存儲、嚴(yán)格管理、閱權(quán)分級、靈活利用的智能信息工作平臺，方便檔案利用者遠(yuǎn)程利用檔案。二是進(jìn)行檔案數(shù)字化遷移。檔案數(shù)字化遷移是檔案信息資源建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，檔案數(shù)字化遷移是將檔案實(shí)體資料遷移到檔案數(shù)字空間，升級檔案管理，優(yōu)化檔案檢索、方便檔案查閱、拓展檔案利用的過程。目前，高校應(yīng)該加快館藏存量檔案數(shù)字化遷移，拓展館藏增量檔案電子化應(yīng)用。三是進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)化躍遷。檔案數(shù)據(jù)化躍遷是指把圖片檔案、聲像檔案、或者經(jīng)過OCR雙層PDF識別的數(shù)字檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理。檔案數(shù)據(jù)化躍遷不僅是把紙質(zhì)檔案掃描成圖像、或者是把磁帶、光盤、照片等檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字格式存儲，而且需要進(jìn)行檔案著錄、分類、標(biāo)記、識別，只有經(jīng)過客觀詳實(shí)著錄的檔案資料（即進(jìn)行影像和圖片格式數(shù)據(jù)化加工的檔案資料）才能稱之為有利用價(jià)值的數(shù)據(jù)和信息，為檔案永久存儲和智能利用提供必要條件。這是高校智慧檔案館建設(shè)的初級階段。

3.檔案智能管理工作有序

檔案智能管理工作有序是指在檔案信息資源有序的基礎(chǔ)上，運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)、智能樓宇和可視化技術(shù)等現(xiàn)代科技成果，搭建檔案數(shù)字空間和檔案實(shí)體空間的橋梁，使檔案數(shù)字管理系統(tǒng)和檔案庫房管理系統(tǒng)有效聯(lián)動，方便檔案日常管理，提高檔案利用水平。這一階段的主要特征呈現(xiàn)為智能技術(shù)顯性化，系統(tǒng)通過“采、存、取、用”數(shù)據(jù)產(chǎn)生智能，讓機(jī)器代替人員從事重復(fù)性勞動。隨著信息技術(shù)的指數(shù)型發(fā)展，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、智能樓宇建設(shè)技術(shù)日趨成熟，高校檔案館不僅應(yīng)該滿足數(shù)字空間的檔案信息智能管理，而且應(yīng)在檔案實(shí)體資源的智能管理方面進(jìn)行探索。此時(shí)的檔案智能管理需要做好以下工作：一是在檔案數(shù)據(jù)化躍遷的基礎(chǔ)上，轉(zhuǎn)換整合數(shù)據(jù)類型，精準(zhǔn)細(xì)化數(shù)據(jù)顆粒度，有效搭建數(shù)據(jù)交換平臺，從而突破檔案信息壁壘，消除檔案信息“孤島”現(xiàn)象。二是基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，制作相關(guān)人員RFID識別卡片，運(yùn)用RFID標(biāo)簽貼注檔案實(shí)體及檔案設(shè)備，實(shí)現(xiàn)萬物互聯(lián)、智能盤點(diǎn)、自動排架功能。三是基于智能樓宇技術(shù)實(shí)現(xiàn)館庫環(huán)境智能管理、查閱利用智能服務(wù)、檔案安全智能保障功能。四是構(gòu)建智能控制中心，使檔案信息智能管理系統(tǒng)和檔案庫房智能管理系統(tǒng)不僅能夠有效聯(lián)動、一一對應(yīng)，而且能夠逐步細(xì)化、不斷升級，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字空間和檔案實(shí)體空間的智能操作，滿足日益增長的檔案智能管理工作的需要。這是高校智慧檔案館建設(shè)的中級階段。

4.檔案智慧利用服務(wù)有序

檔案智慧利用服務(wù)是指在成熟可靠的基礎(chǔ)設(shè)施上，運(yùn)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、語義分析、機(jī)器學(xué)習(xí)等信息技術(shù)，綜合人員、技術(shù)、資源、環(huán)境等要素，通過感知系統(tǒng)識別檔案位置、分析檔案內(nèi)容、選擇檔案資料，為檔案形成者、檔案工作者、檔案利用者提供具有決策價(jià)值的信息服務(wù)。這一階段的特征主要呈現(xiàn)為智能技術(shù)隱性化，實(shí)現(xiàn)人機(jī)交流。檔案智慧利用服務(wù)離不開人的參與，人機(jī)交互界面涉及復(fù)雜的技術(shù)問題，隨著智能技術(shù)的進(jìn)步，人機(jī)交互會更加友好融洽，能夠利用系統(tǒng)決策功能提供更加科學(xué)的決策建議，給出合理高效的選擇方案。這一時(shí)期高校智慧檔案館建設(shè)的主要工作是培訓(xùn)現(xiàn)有人員，引進(jìn)高端人才，升級智能設(shè)備，構(gòu)建數(shù)據(jù)模型，利用大數(shù)據(jù)、人工智能等信息技術(shù)使機(jī)器賦能“智慧”化，從而感知檔案內(nèi)容、解析關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)、結(jié)合用戶查閱意向、分析用戶利用需求、提供便捷利用途徑，協(xié)助開展檔案編研、檔案文化產(chǎn)品開發(fā)利用研究，挖掘深層次的檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案育人。使高校智慧檔案館成為智慧校園的文化服務(wù)中心、信息共享中心和資源利用中心。這是高校智慧檔案館建設(shè)的高級階段。

高校智慧檔案館建設(shè)的“一基三段”是檔案工作進(jìn)化的有機(jī)組成部分，它們具有漸進(jìn)性、共存性、互補(bǔ)性、促進(jìn)性，共同推進(jìn)高校檔案工作的發(fā)展。

四、結(jié)語

高校智慧檔案館建設(shè)是分步漸進(jìn)的過程，不能不重視信息技術(shù)的發(fā)展，也不能單純唯技術(shù)論，同時(shí)還需提高人員素質(zhì)、保障制度建設(shè)，依托智慧校園建設(shè)平臺，通過提升以“云、物、大、智、移”為代表的信息技術(shù)，結(jié)合檔案業(yè)務(wù)實(shí)際需要探索解決遇到的問題。我們要立足智慧校園建設(shè)，利用智慧校園建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施和豐富資源，促進(jìn)智慧檔案館建設(shè)的加速發(fā)展，不斷提升高校檔案工作服務(wù)水平。由于信息技術(shù)發(fā)展的成熟程度和成本效應(yīng)的影響，建設(shè)高校智慧檔案館是一項(xiàng)長期而復(fù)雜的工作。因此，建設(shè)高校智慧檔案館任重而道遠(yuǎn)。