解芳靜

（龍口市第十中學，山東龍口 265701）

0 引言

在中學內(nèi)，教職工人事檔案管理是一項重要工作，不僅關系到教職工的工作成果，也是學校選拔人才的依據(jù)。傳統(tǒng)管理模式存在諸多問題，難以適應新形勢下的工作需求，加強信息化建設和管理，可以全面提升人事檔案的管理效率和水平，推動教職工和學校共同進步。教職工人事檔案信息管理有哪些不足？如何進行改進？以下結合實踐進行探討。

1 人事檔案的特性和信息管理的意義

1.1 人事檔案的特性

（1）全面性，記錄了員工個人的成長經(jīng)歷，能展現(xiàn)員工的家庭、專業(yè)情況，反映出員工的個人全貌。（2）現(xiàn)實性，對人事部門而言，人事檔案是人才選拔和使用、提供薪酬待遇的重要依據(jù)。（3）真實性，檔案內(nèi)容要真實、完整、客觀，為人事部門提供優(yōu)質(zhì)服務。（4）動態(tài)性，隨著員工的崗位、職稱的變化，人事檔案內(nèi)容也要及時變更，隨時補充新材料。（5）流動性，人事管理和人事檔案管理要統(tǒng)一，堅持“檔隨人走”的原則，避免出現(xiàn)無頭檔案。（6）機密性，人事檔案中的一些內(nèi)容，可能涉及國家和組織秘密，管理者應該妥善保管，避免機密信息泄露。

1.2 信息化管理的意義

（1）能完善數(shù)據(jù)信息，確保教職工檔案更加真實，能反映出教職工的身份和變化。如此，有利于學校掌握教職工的全部信息，合理分配崗位職責，開展考核評價。（2）能保證信息安全，相比于紙質(zhì)檔案，信息管理能延長教職工檔案的保存時間，避免發(fā)生損壞和丟失，并對私密信息進行嚴格保護。尤其是殺毒軟件的使用，可以抵御外界攻擊，保證檔案信息安全。（3）能促進學校發(fā)展，教職工檔案信息管理，能激發(fā)管理者的積極性，促使教師群體的綜合素質(zhì)不斷提高，推動學校健康發(fā)展。

2 中學教職工人事檔案信息管理現(xiàn)狀

2.1 信息資源較少

中學教職工的人事檔案中，資料主要有個人履歷、鑒定材料、職務職稱工資材料、考核結果、入黨材料等。相比于其他人事檔案，教職工人事檔案的信息資源較少，由于實用性差，無法滿足人事管理需求。此外，人事檔案中和教職工職稱、職位、工作變動相關的資料齊全，涉及個人才能、技術專業(yè)、獲獎情況的材料少。如此，管理者利用教職工的檔案時，只能從皮毛出發(fā)，無法為人才的培養(yǎng)和配置提供充足的依據(jù)。

2.2 管理模式落后

（1）依然采用人力進行管理，紙質(zhì)檔案數(shù)量多，不僅增加了管理者的工作量，也容易出現(xiàn)人為誤差。（2）對于信息技術和設備的使用不到位，需要查詢檔案時，管理者不知如何操作，造成資源浪費。（3）學校在軟硬件上的投入不足，例如檔案室環(huán)境差，不滿足防潮防火防盜的標準，導致檔案易出現(xiàn)破損；計算機、掃描儀的配置低，長時間沒有更新升級軟件，使用時卡頓，提高了黑客攻擊和病毒入侵風險。

2.3 人員素質(zhì)不足

人事檔案管理，離不開管理人員這個要素，直接決定了管理效率和質(zhì)量。檔案管理人員的素質(zhì)不足，是因為沒有經(jīng)過上級主管部門統(tǒng)一考評，完全按照學校的標準進行人才選拔；部分學校為了降低人力管理成本，甚至沒有專職的人事檔案管理職員，而是將檔案資料分發(fā)到各個部門。

2.4 存在安全隱患

針對檔案中的重點內(nèi)容進行保密，防止個人信息泄露或被他人利用，才能保證檔案的安全。然而實際管理中，一方面學校領導和管理者對人事檔案管理的意識薄弱，缺少完善的管理制度，沒有認識到人事檔案的重要性。另一方面，信息技術手段的應用不到位，存在安全漏洞，檔案資料面臨較多風險。

3 中學教職工人事檔案信息化管理的改進措施

3.1 完善檔案信息

（1）在人事檔案中設置教學登記表，能反映出教職工的教學、工作、生活；同時設置學術研究模塊，反映教職工的學術地位和能力。（2）對于教職工的獎勵、進修情況，也要反映在檔案資料中，從而了解教職工的社會地位。這些內(nèi)容的補充，能為教職工的評價工作提供更加全面的信息，有利于教職工隊伍的建設，樹立競爭意識，實現(xiàn)良性發(fā)展。

3.2 創(chuàng)新管理模式

（1）在校領導的帶領下，成立專門的人事檔案管理部門，配置專業(yè)的管理人員，明確管理者的職責，實現(xiàn)人事檔案信息的良好溝通，為教職工管理提供依據(jù)。（2）為教職工提供人事檔案查詢軟件，利用身份證號或職工號就能進行查詢；并且記錄了他人對自己的評價，既能對人事檔案進行數(shù)字化管理，又能激發(fā)教職工的積極性。（3）人事檔案的信息管理，并不是一蹴而就的，有一個緩慢過渡期。要求在統(tǒng)一的規(guī)范標準下進行管理，保證關鍵信息的安全，逐步信息公開。

3.3 開展人員培訓

（1）聘請信息技術操作嫻熟的人員，對人事檔案管理工作進行指導，來提高管理者的實踐操作能力，將技術和實際管理有機結合。根據(jù)中學教職工人事管理的特點，合理配置電子終端設備，進行權限管理，實現(xiàn)檔案資料查詢和使用自動化。（2）注重人員選拔聘用環(huán)節(jié)，既要有專業(yè)技能和經(jīng)驗，又要有良好的政治素養(yǎng)。學?？啥ㄆ诮M織檔案管理者進行思政教育，促使管理者創(chuàng)新思想觀念，對人事檔案管理工作有正確的認識，樹立高度責任心。

3.4 提高安全程度

（1）應分析潛在的安全隱患，對管理人員進行嚴格審查，尤其是涉密科研的教職工人事檔案。（2）從檔案保管環(huán)境出發(fā)，按照規(guī)范做好防盜、防火、防潮措施，定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)存在的不足。（3）要發(fā)揮出信息技術的優(yōu)勢，電子版人事檔案資料儲存在硬盤中，應定期進行升級；對信息管理系統(tǒng)進行更新，使用防火墻、殺毒軟件、數(shù)據(jù)加密等技術手段，抵御黑客和病毒。（4）發(fā)布人事檔案信息時，要對管理人員進行審核，禁止將檔案資料帶出檔案室，保護教職工的檔案信息。

3.5 建立數(shù)據(jù)庫

建立教職工人事檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案資料進行收集、登錄、處理，審核個人信息的真實性、完整性，由教職工本人或人事管理人員，在學校官網(wǎng)上更新人事信息，限制訪問權限，避免數(shù)據(jù)隨意變更。對檔案資料進行管理，應遵循動態(tài)化原則，根據(jù)教職工的崗位變化，及時更改檔案資料，確保檔案和真人資料的一致性。數(shù)據(jù)庫的建立和使用，能提高檔案查詢效率，更好地發(fā)揮出利用價值。

4 中學教職工人事檔案信息管理系統(tǒng)的構建

4.1 系統(tǒng)目標

基于瀏覽器/服務器（B/S）架構下，構建教職工人事檔案信息管理系統(tǒng)。和傳統(tǒng)人工管理模式、單機系統(tǒng)管理相比，不僅能提高檢索效率，還能保證數(shù)據(jù)安全，有利于檔案信息及時更新。

4.2 可行性分析

（1）使用J2EE架構、Mysql數(shù)據(jù)庫搭建系統(tǒng)平臺，技術上是可行的，有成功的系統(tǒng)搭建經(jīng)驗。（2）計算機網(wǎng)絡技術發(fā)展快速，硬件和軟件的配置更加容易，不僅技術成熟，而且成本低廉，構建該管理系統(tǒng)的成本不會很高。該系統(tǒng)投入運用后，能提高人事檔案管理效率，具有廣闊的應用市場，經(jīng)濟層面是可行的。（3）該管理系統(tǒng)的運行環(huán)境要求并不苛刻，只需在計算機上安裝瀏覽器就可運行；且系統(tǒng)主要面向人事檔案管理者，具有友好的界面，系統(tǒng)操作簡單，在實際應用上是可行的。

4.3 系統(tǒng)功能模塊

（1）管理員功能模塊。該模塊由個人信息管理子系統(tǒng)、組織架構管理子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)安全管理子系統(tǒng)、教師信息管理子系統(tǒng)組成。1）個人信息管理子系統(tǒng)，能查看個人基本信息，對個人信息和用戶密碼進行修改；2）組織架構管理子系統(tǒng)，可對部門和職務信息進行管理；3）數(shù)據(jù)安全管理子系統(tǒng)，對檔案數(shù)據(jù)進行實時備份、還原，抵御外界攻擊和病毒入侵；4）教師信息管理子系統(tǒng)，涉及教師的基本信息、工資、職業(yè)規(guī)劃，同時也能對離職教師進行管理。（2）教師功能模塊。該模塊由個人信息管理子系統(tǒng)、個人工資查詢子系統(tǒng)、個人職業(yè)規(guī)劃子系統(tǒng)組成。教師在該功能模塊中，既能查詢個人信息，修改登錄密碼；也能查詢工資情況，對職業(yè)規(guī)劃方案進行編輯。

5 結語

綜上所述，人事檔案具有全面性、現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、流動性、機密性的特性，實現(xiàn)信息管理能完善數(shù)據(jù)信息，保證信息安全，促進學校發(fā)展。文章指出中學教職工人事檔案管理現(xiàn)狀，從完善檔案信息、創(chuàng)新管理模式、開展人員培訓、提高安全程度、建立數(shù)據(jù)庫五個方面，闡述了信息管理的改進措施，希望為實際管理工作提供經(jīng)驗借鑒。