劉旭華

摘要：數(shù)字化技術(shù)是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)基礎(chǔ)所形成的信息處理技術(shù)，其在社會(huì)生產(chǎn)生活的各個(gè)層面已經(jīng)有數(shù)十年的應(yīng)用歷史。由于檔案管理的特殊性，數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用水平難以有效提升。本文在簡(jiǎn)要概述檔案信息化建設(shè)內(nèi)容和影響的基礎(chǔ)上，對(duì)數(shù)字化技術(shù)具體應(yīng)用面臨的問題進(jìn)行深入分析，結(jié)合實(shí)際提出了對(duì)應(yīng)的提升途徑，以此為數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用水平提升和檔案管理工作完善提供參考。

關(guān)鍵詞：照片檔案管理;數(shù)字化

引言

眾所周知，檔案管理在事業(yè)單位內(nèi)部管理過程中是一個(gè)非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。在具體的檔案工作中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家機(jī)關(guān)和機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)，尊重檔案的保密性，同時(shí)充分尊重其公共任務(wù)。特別是鑒于現(xiàn)行管理體制的適應(yīng)，對(duì)檔案管理提出了更嚴(yán)格的要求，以促進(jìn)各項(xiàng)工作的穩(wěn)定發(fā)展和檔案管理的統(tǒng)一。

1綜合檔案館照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的意義

1.1有利于社會(huì)記憶的有效整合

檔案一直被視為承載社會(huì)記憶的重要載體，綜合檔案館則被稱為“記憶的儲(chǔ)存器”，它能有效記錄和保存社會(huì)歷史發(fā)展和變遷的軌跡。作為各類檔案資源收集、整理、保管和提供利用的綜合場(chǎng)所，照片檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，不僅可以有效地改善檔案資源結(jié)構(gòu)，而且可以實(shí)現(xiàn)區(qū)域圖片資源的有效整合，使社會(huì)記憶更加完整。

1.2有利于社會(huì)記憶的共享傳承

檔案館的社會(huì)影響力主要取決于其資源對(duì)于國(guó)家利益、社會(huì)發(fā)展和公民需求的價(jià)值與效果。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，照片利用的需求也日益增大，建立一個(gè)囊括各個(gè)時(shí)期各個(gè)方面的照片檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)記錄歷史、服務(wù)中心工作、擴(kuò)大檔案館的影響力將產(chǎn)生非常積極的作用。照片檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，可以使檔案館有能力提供充足的、高質(zhì)量的數(shù)字資源，滿足廣大群眾的照片利用需求，并通過這種需求共享，進(jìn)一步促進(jìn)社會(huì)記憶的構(gòu)建及傳承。

2數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

2.1提高自動(dòng)化辦公水平，減少資源的浪費(fèi)

在事業(yè)單位的檔案管理中，傳統(tǒng)的管理方法是有限的。要通過不斷增加員工數(shù)量，定期更新管理的軟硬件，不但提高了行政的處理成本，也降低了檔案的管理效率。在數(shù)字文件管理的模式下，文件將擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的形式，以方便運(yùn)用隨時(shí)存取和使用的數(shù)字化方式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上。它可以節(jié)省大量的時(shí)間和空間，同時(shí)也降低了行政成本和提高了工作效率。

2.2確保文件得到充分的利用，資源始終得到開放

數(shù)字檔案經(jīng)過先進(jìn)技術(shù)處理后可以及時(shí)地提交和存儲(chǔ)信息。機(jī)關(guān)事業(yè)單位使用檔案是很常見的，許多部門需要使用和查閱相關(guān)檔案。數(shù)字檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案管理的特出性還表現(xiàn)為檔案應(yīng)用、存儲(chǔ)和管理等不受時(shí)空的局限，用戶可以在自身有需要的時(shí)候隨時(shí)應(yīng)用檔案，更加的方便快捷。

2.3提高檔案管理的水平，提高工作人員的綜合素質(zhì)

數(shù)字文檔管理可以有效地提高文檔管理水平。檔案的管理要求使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備，如果說檔案管理人員的綜合素質(zhì)低下，思維模式傳統(tǒng)固化，那么檔案管理的質(zhì)量效果必然無法達(dá)到預(yù)期，管理工作的實(shí)施將會(huì)因此而停滯不前。

3提升數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用水平的途徑

3.1強(qiáng)化數(shù)字化技術(shù)軟硬件設(shè)備建設(shè)

基礎(chǔ)性的設(shè)備是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的基本條件，是推動(dòng)檔案管理工作水平提升的基本前提，因此在實(shí)際應(yīng)用過程中，必須要加大這方面的投入和建設(shè)力度。對(duì)于企業(yè)管理層面而言，首先，應(yīng)當(dāng)分析企業(yè)目前檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需求，結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，明確設(shè)備投入的基本要求和擴(kuò)展空間。其次，要根據(jù)方案設(shè)計(jì)選擇合理的建設(shè)模式，確保設(shè)備運(yùn)行體系的質(zhì)量控制，同時(shí)為后續(xù)管理工作開展留出足夠的操作空間。在硬件設(shè)施層面，需要做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)，確保數(shù)據(jù)庫運(yùn)行速度和空間等都能夠滿足實(shí)際運(yùn)行需要。而在軟件設(shè)施層面，則應(yīng)當(dāng)在滿足現(xiàn)有運(yùn)行體系基礎(chǔ)上，為后期應(yīng)用技術(shù)提升和大數(shù)據(jù)應(yīng)用留出足夠的操作空間。

3.2積極導(dǎo)入大數(shù)據(jù)處理技術(shù)

在大數(shù)據(jù)應(yīng)用水平不斷提升的背景下，企業(yè)檔案管理工作導(dǎo)入大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，在實(shí)際應(yīng)用過程中，需要注意以下幾個(gè)方面：一是根據(jù)企業(yè)檔案管理工作開展現(xiàn)狀，選擇合適的智能算法，明確大數(shù)據(jù)采集的范圍和來源，明確大數(shù)據(jù)分析結(jié)果的具體應(yīng)用層面。二是要充分將大數(shù)據(jù)分析結(jié)果應(yīng)用至企業(yè)管理層面，不僅要在崗位調(diào)整、員工晉升等方面進(jìn)行應(yīng)用，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化在企業(yè)決策層面的應(yīng)用，為企業(yè)整體管理水平提升提供參考。三是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部更加優(yōu)化的信息檢索及應(yīng)用體系，有效提升企業(yè)內(nèi)部交流活動(dòng)開展效率。

3.3強(qiáng)化數(shù)字化人才引進(jìn)和培訓(xùn)

要確保數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的作用充分發(fā)揮出來，還應(yīng)當(dāng)重視數(shù)字化人才引進(jìn)和培訓(xùn)。首先，要強(qiáng)化技術(shù)人才引進(jìn)，通過新鮮血液的補(bǔ)充，在整體上導(dǎo)入新型管理和工作理念，確保檔案數(shù)字化管理與發(fā)展保持一致。其次，要構(gòu)建完善的培訓(xùn)機(jī)制，利用現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)與遠(yuǎn)程培訓(xùn)相結(jié)合的方式，做好培訓(xùn)工作，有效提升工作人員技能水平。

3.4形成規(guī)范的工作機(jī)制是關(guān)鍵環(huán)節(jié)

工作機(jī)制的建立可以使照片檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)成為一項(xiàng)常態(tài)化的工作，進(jìn)而促進(jìn)該項(xiàng)工作長(zhǎng)期有序地開展下去。照片檔案庫的建設(shè)需要制定明確可操作的收集機(jī)制、保管機(jī)制、宣傳利用機(jī)制。在有效保管和大力宣傳照片檔案的基礎(chǔ)上，充分利用綜合檔案館的優(yōu)勢(shì)，將各種檔案同規(guī)劃、同指導(dǎo)、同進(jìn)館;加大對(duì)重大活動(dòng)項(xiàng)目的前端介入;形成與宣傳媒體、專業(yè)機(jī)構(gòu)及民間收藏者的合作常態(tài)機(jī)制。增加社會(huì)公眾的關(guān)注度、參與度和歸屬感。

3.5開發(fā)高效的管理系統(tǒng)是有力支撐

高效的照片檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)對(duì)照片檔案的整理和共享利用至關(guān)重要。綜合檔案館在數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的搭建中具有天然的優(yōu)勢(shì)，目前，數(shù)字檔案館建設(shè)正如火如荼的開展，照片檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)可以借助數(shù)字檔案館建設(shè)，同步規(guī)劃、同步建設(shè)。在建設(shè)的過程中，應(yīng)充分考慮照片檔案的特殊性，搭建一套適合照片檔案分散整理、元數(shù)據(jù)輔助錄入等功能，能夠便于照片檔案“收管存用”的管理系統(tǒng)[1]。

3.6促進(jìn)檔案改革，優(yōu)化管理方式

在新時(shí)期檔案檢查工作中，要認(rèn)真進(jìn)行檔案改革，做好檔案管理工作，突出檔案的優(yōu)化特點(diǎn)。首先采用現(xiàn)代化的文件管理方法，及時(shí)查閱以前的資料，改善對(duì)環(huán)境的有效監(jiān)測(cè)。在實(shí)際管理過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作人員必須定期維護(hù)檔案，加大對(duì)病毒的檢測(cè)和殺滅力度，重要信息檔案的數(shù)字化掃描與安全管理?？s短檔案管理時(shí)間，提高檔案管理效率[2]。

結(jié)束語

將數(shù)字化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理模式有機(jī)結(jié)合，能夠有效提升檔案管理工作的水平，提升管理工作開展精度和整體效率。因此在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中，必須強(qiáng)化對(duì)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的重視程度，更加深入地應(yīng)用于企業(yè)檔案管理工作中，在不斷提升技術(shù)應(yīng)用水平的基礎(chǔ)上，為企業(yè)檔案管理工作開展起到積極的推動(dòng)作用，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高起到更加積極的促進(jìn)作用[3]。

參考文獻(xiàn)：

[1]王景玲.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（22）：139-140.

[2]肖靜媛.企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（16）：178+186.

[3]馬繼萍.論大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案管理與知識(shí)管理的深度耦合[J].城建檔案，2020（08）：50-53.