黃順凱

(廈門市婦幼保健院,福建廈門 361003)

隨著信息技術(shù)的不斷快速發(fā)展,數(shù)字化技術(shù)已廣泛應(yīng)用于我們的生活中的各個領(lǐng)域,人們的工作方式都發(fā)生較大變化,工作效率得到顯著提升。檔案管理工作也無可避免地受到了影響,傳統(tǒng)的檔案都是以紙質(zhì)記錄為主體,數(shù)字化的應(yīng)用使得檔案管理的方式發(fā)生較大變化。在檔案管理過程中通過數(shù)字化管理手段,有效提高了檔案管理效率,有利于檔案資源的科學(xué)利用,發(fā)揮了積極的社會職能作用。

1 數(shù)字化檔案管理概述

數(shù)字化檔案屬于檔案的一種類型,它是一種新型的檔案管理類型,需要通過一定的操作手段才能真正發(fā)揮其效能,其具有的歷史價值需要更多的實踐體現(xiàn)出來。數(shù)字化檔案管理具備一些傳統(tǒng)檔案管理沒有的特性,使其更具有價值,所以作為檔案管理人員要重視數(shù)字化檔案管理工作,使得數(shù)字化檔案價值得到充分體現(xiàn)[1]。另外,數(shù)字化檔案是構(gòu)建數(shù)字檔案的基礎(chǔ)內(nèi)容,更是確保信息檔案建設(shè)質(zhì)量和水平的關(guān)鍵因素。當(dāng)前,隨著我國信息化進程不斷加快,大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等先進技術(shù)在檔案管理過程中廣泛應(yīng)用,使檔案管理部門打破傳統(tǒng)思想觀念的束縛,由傳統(tǒng)人工管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理模式,在提高檔案管理質(zhì)量和管理水平的同時,進一步降低檔案信息數(shù)據(jù)的出錯率,切實保障檔案資料的準確性、真實性、價值性及連續(xù)性,從而更好地推動相關(guān)企業(yè)與單位可持續(xù)健康發(fā)展。

2 對檔案數(shù)字化管理的意義

2.1 對保護檔案原件具有積極作用

當(dāng)紙質(zhì)檔案被數(shù)字化后,減少了紙質(zhì)檔案的使用率,對檔案原件起到較好的保護作用。紙質(zhì)檔案隨著時間的推移,字跡會變得模糊不清或者紙質(zhì)損壞,數(shù)字化檔案可以有效保證檔案信息的完整性。數(shù)字化檔案還可以利用現(xiàn)代技術(shù)對紙質(zhì)檔案圖片進行修復(fù),避免紙質(zhì)檔案因為時間久遠而失真。

2.2 有利于優(yōu)化檔案管理

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展,信息量呈幾何形狀增長,使得檔案管理任務(wù)量變得越來越大,因此,檔案數(shù)字化管理即保障了信息的收集,又加快了信息的傳播,還能及時將檔案進行歸檔保存,有效提升了檔案歸檔效率,提高了檔案管理的整體效率。

2.3 有效增大了檔案的儲存空間

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理和儲存都會占據(jù)大量的空間,通過檔案管理數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用,檔案儲存空間有大幅度提升,有效避免了紙質(zhì)檔案在儲存過程中出現(xiàn)損壞的問題。

2.4 有效降低了檔案管理成本

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理過程中,檔案的錄入歸檔以及借閱都需要手工管理,工作效率比較低,管理起來比較棘手,所消耗的管理費用也比較高。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,數(shù)字化技術(shù)被逐漸應(yīng)用到檔案管理中,它極大提高了檔案的利用率,檔案管理者可以通過智能操作快速找到借閱者所需要的檔案資料,檔案的載體形式逐漸轉(zhuǎn)變成儲存硬盤等形式,極大降低了檔案管理成本,積極地發(fā)揮社會作用,同時提高了檔案管理的經(jīng)濟效益[2]。

2.5 有助于檔案資料的共享

由于儲存的載體和方式原因,傳統(tǒng)檔案資料只能獨立存放。通過對檔案資料進行數(shù)字化管理后,極大提升了檔案管理工作效率,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢,打破了空間限制的束縛,實現(xiàn)檔案資料的共享,增強檔案的社會價值。

3 數(shù)字化檔案管理的特點

3.1 檔案管理內(nèi)容發(fā)生變化

與傳統(tǒng)的檔案管理相比,數(shù)字化檔案管理下檔案管理工作內(nèi)容發(fā)生較大變化,傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容主要以紙質(zhì)形式存在,圖片資料多為照片,一些影音資料以膠片的形式存在。數(shù)字化檔案管理內(nèi)容多為數(shù)碼形式,檔案資料內(nèi)容主要為音頻和視頻,利用很少的硬盤空間就可以完整的保存檔案內(nèi)容。即使是文字形式的檔案資料也是以文檔的格式存在電腦里,紙質(zhì)形式的檔案資料逐漸被數(shù)字化替代。

3.2 檔案管理方法發(fā)生變化

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展,檔案管理內(nèi)容發(fā)生較大變化,傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展需求。將紙質(zhì)檔案進行完整歸檔就算完成了檔案管理工作。對檔案進行數(shù)字化管理后,檔案管理方法發(fā)生了較大變化,首先檔案管理維護人員需要具有熟練的電腦操作技能,這些電腦技能還存在較大差異,比如檔案的歸檔和調(diào)取,由于儲存路徑不同,一些音頻和視頻還需要配置相應(yīng)的應(yīng)用軟件,這樣對于不同工序的檔案管理其方法也不盡相同。這些檔案管理方法歸根結(jié)底在于電腦及網(wǎng)絡(luò)的熟練使用上。

3.3 檔案管理目的更加多元化

傳統(tǒng)的檔案管理的作用在于為單位企業(yè)發(fā)展提供參考,為企業(yè)的未來發(fā)展提供有效規(guī)劃方案,普通員工卻不能享受這一檔案服務(wù)待遇,主要原因在于檔案缺乏共享性,并且檔案調(diào)取流程繁多,這種檔案管理方式發(fā)揮的效能有限。通過對檔案進行數(shù)字化管理,就可以實現(xiàn)檔案的異地調(diào)取,通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案資料共享,為個人檔案調(diào)用提供極大便利,檔案管理的目的變得多樣化,國家也可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對各企業(yè)單位的檔案進行分析,為國家發(fā)展指明方向。

4 數(shù)字化檔案管理過程中存在的問題

4.1 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低下

對檔案進行數(shù)字化管理首先要求檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)過硬,可以處理一些常見的小問題,還能及時處理電腦的死機以及硬盤崩潰的狀況,還能對一些機密文件進行加密技術(shù)操作,定期對檔案文件進行高效整理。當(dāng)前階段一些檔案管理者數(shù)字化的專業(yè)素質(zhì)比較低下,很多檔案管理者都是一些年齡較大的,習(xí)慣了傳統(tǒng)檔案的管理模式,對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理和歸檔工作比較熟練,但是對數(shù)字化檔案管理一竅不通,還比較抵觸數(shù)字化檔案管理方式,還經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象,檔案管理者思想仍停留在傳統(tǒng)的管理模式上,對數(shù)字化檔案管理以及發(fā)展造成不利影響。

4.2 檔案數(shù)字化管理安全隱患較多

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理是必然趨勢。檔案進行數(shù)字化管理帶來諸多便利,但也使得檔案管理工作面臨較多的安全隱患。檔案管理所使用的軟件本身具有一定的缺陷,軟件的安全性以及對病毒的識別能力還存在一定不足,因為軟件自身問題所造成的檔案丟失狀況時有發(fā)生,檔案管理人員在不能熟練的運營檔案管理軟件,檔案的保密意識不強,對檔案保管不利,將檔案隨意存放,比較容易造成檔案信息的泄露。檔案在傳輸?shù)倪^程中還存在可能被盜取的風(fēng)險。由于互聯(lián)網(wǎng)自身的安全存在漏洞,再加上計算機局域網(wǎng)防護能力不足,檔案在管理的過程中容易受到黑客的入侵或者遭受網(wǎng)絡(luò)病毒惡意攻擊,輕則檔案丟失,重則檔案系統(tǒng)癱瘓,對檔案的保管十分不利,而且一旦檔案丟失,極為容易泄露單位或者國家的秘密。

4.3 數(shù)字化檔案管理過程比較繁瑣,易出程序問題

檔案工作需要經(jīng)過多個工序才能完成,數(shù)字化檔案管理是在電子信息平臺基礎(chǔ)上操作的,檔案管理工作所有步驟都需要在一個平臺上完成,如果檔案格式較多,就需要對其進行二次處理,再次錄入比較容易引起人為誤差,不能保障檔案的真實性。這就要求檔案資料的格式和儲存格式要保持一致,由于檔案管理工作比較繁瑣,不同工作人員對檔案整理的次序不統(tǒng)一,比較容易造成同一檔案被重復(fù)錄入的現(xiàn)象,文檔格式以及重復(fù)錄入會造成檔案管理軟件的崩潰。

5 健全數(shù)字化檔案管理的舉措

5.1 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

首先是改變檔案管理人員的傳統(tǒng)理念,檔案管理人員需要對數(shù)字化檔案管理有個全新的認識,要認識到信息環(huán)境下只有不斷創(chuàng)新才能生存,要嚴格要求自身,通過不斷學(xué)習(xí)提高自己的數(shù)字化檔案管理水平。可以對年齡較大的檔案管理人員進行一定計算機技能培訓(xùn),可以獨立的利用計算機完成一些基本的檔案管理工作。還可以引進專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人才,保障數(shù)字化檔案管理工作可以順利開展下去,根據(jù)檔案管理軟件特點對檔案管理人員進行有針對性的培訓(xùn),旨在幫助檔案管理人員掌握基本的檔案軟件操作技能。與此同時,也要不斷地提高檔案管理人員的保密意識,確保秘密檔案不泄露,保護好單位和國家的機密！檔案管理要求不斷優(yōu)化數(shù)字檔案管理結(jié)構(gòu),不斷增強檔案管理人員的職業(yè)技能,激發(fā)檔案管理人員的工作熱情,不斷提高數(shù)字化檔案管理的水平[3]。

5.2 健全檔案安全維護體系

積極引用安全系數(shù)較的高電腦加密以及防護技術(shù),完善計算機的安全防護系統(tǒng),提高計算機的防護能力,加強學(xué)習(xí)各種與計算機相關(guān)的檔案處理技術(shù),不斷提高檔案的安全系數(shù)。有時候還要對檔案實行異地備份制度目的保障檔案的完整性。對于比較重要的電子檔案,除了要同質(zhì)備份還要異質(zhì)備份,有必要的話還會轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)檔案,以便長久可讀。各單位企業(yè)還需要拿出一部分備用資金,便于及時更新檔案保密系統(tǒng)或者聘請計算機專家及時對檔案安全系統(tǒng)進行檢查和漏洞修補,如果條件允許,單位企業(yè)可以自主培養(yǎng)或者聘請計算機技術(shù)人才主要負責(zé)數(shù)字化檔案管理的安全維護。作為數(shù)字化檔案管理人員還要不斷提高責(zé)任意識和檔案安全維護意識,為保障檔案的安全性發(fā)揮積極作用。

5.3 制定有效的數(shù)字化管理準則

由于公司性質(zhì)不同,各單位所應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)存在一定差異,差異主要存在于檔案管理結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能,這樣檔案信息實現(xiàn)共享就會受到較大限制,通用性也不高,對檔案管理工作十分不利。為了進一步規(guī)范數(shù)字檔案的管理,可以根據(jù)實際狀況制定統(tǒng)一標(biāo)準的檔案管理規(guī)則?？梢栽O(shè)計一個檔案管理標(biāo)準化工作操作程序,要求檔案管理人員將每天的工作內(nèi)容進行公示,最大限度保障檔案管理軟件的安全穩(wěn)定運行。制定《檔案管理準則》《檔案保密制度》《檔案的查閱利用制度》以及《檔案管理人員崗位職責(zé)》等制度,有效保證數(shù)字化檔案管理工作的有序開展。

5.4 構(gòu)建完善管理制度

在數(shù)字化時代推動下,我國檔案管理部門為有效提高管理工作質(zhì)量與效率,就要根據(jù)社會實際發(fā)展要求,構(gòu)建科學(xué)、合理的檔案管理制度,并從實際出發(fā)對該制度進行不斷優(yōu)化和完善。建立健全相關(guān)管理制度主要包含檔案收集、檔案歸檔、檔案保管等多個方面,并將該制度納入管理人員成績考核中去,通過不斷增強管理人員工作責(zé)任意識以及對管理制度的執(zhí)行能力,切實保障數(shù)字化檔案可以按照相關(guān)規(guī)定流程,真正實現(xiàn)規(guī)范化管理目標(biāo)。

6 結(jié)語

綜上所述,對檔案進行數(shù)字化管理不僅可以提高檔案資源的利用率,還可以提高檔案管理的整體水平。但在實際的數(shù)字化檔案管理過程中還存在一定的缺陷,作為檔案管理人員要不斷加強自身專業(yè)技能的學(xué)習(xí),不斷提升數(shù)字化檔案管理保密以及防范意識,以身作則,促進數(shù)字化檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。