文/中石油煤層氣有限責(zé)任公司 謝芬 紀(jì)燁 張琪

石油企業(yè)辦公室作為綜合職能部門，是企業(yè)上傳下達(dá)、串聯(lián)內(nèi)外、多方交流的中間樞紐部門。同時(shí)企業(yè)辦公室也是關(guān)鍵的職能部門，通常在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，領(lǐng)導(dǎo)人在決定相關(guān)政策時(shí)，相關(guān)政策的決定取決于真實(shí)數(shù)據(jù)，此時(shí)的辦公室充當(dāng)了企業(yè)發(fā)展計(jì)劃與決定的輔助職能部門，可帶給領(lǐng)導(dǎo)人精準(zhǔn)、實(shí)時(shí)的企業(yè)管理相關(guān)數(shù)據(jù)，同時(shí)給決策提供建設(shè)性意見，最終對(duì)于政策文件進(jìn)行傳達(dá)與執(zhí)行，從而進(jìn)一步提升企業(yè)貫徹落實(shí)力度。

一、新階段石油企業(yè)辦公室工作中的不足

（一）業(yè)務(wù)素質(zhì)能力還不夠硬。石油企業(yè)辦公室工作人員整體業(yè)務(wù)素質(zhì)能力還不夠硬，主要問(wèn)題在于以下幾方面：一是缺乏辦公室相關(guān)專業(yè)知識(shí)，很多行政管理工作是其他專業(yè)或其他部門人員辦理的，業(yè)務(wù)知識(shí)不甚了解；二是缺乏辦公室相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，新入職員工在處理事情上考慮問(wèn)題不周全、應(yīng)變能力不強(qiáng)，需要不斷摸索積累經(jīng)驗(yàn)；三是沒(méi)有建立有效的內(nèi)部激勵(lì)約束機(jī)制，對(duì)“本領(lǐng)恐慌”的危機(jī)感和緊迫感還不夠強(qiáng)烈。

（二）工作主觀能動(dòng)性還不夠強(qiáng)。辦公室工作人員在一定程度上缺乏嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、精益求精的精神，“低級(jí)”錯(cuò)誤時(shí)有發(fā)生。很多時(shí)候，沒(méi)有主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，只能聽從指揮執(zhí)行工作，在站高位、當(dāng)高參、做高手上仍有提升空間。工作中缺乏積極性，主觀能動(dòng)性較差，導(dǎo)致工作中出現(xiàn)的問(wèn)題較多。

（三）創(chuàng)新管理能力還不夠強(qiáng)。在工作中，一定程度上存在著完成任務(wù)不求創(chuàng)新、安于現(xiàn)狀不愿創(chuàng)新、怕?lián)L(fēng)險(xiǎn)不敢創(chuàng)新的現(xiàn)象。有些工作已形成了固定的套路，習(xí)慣于舊思維、老經(jīng)驗(yàn)，不去追求高效率、新方法，思路比較狹窄，應(yīng)對(duì)新形勢(shì)、新情況時(shí)，解決新問(wèn)題的能力有欠缺，工作提檔升級(jí)需進(jìn)一步改善。辦公室工作本身就是綜合性極強(qiáng)的工作，要求員工要根據(jù)遇到的事務(wù)靈活處理，這在一定程度上，對(duì)員工的創(chuàng)新能力有了較高的要求。辦公室的工作，要求不斷根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，持續(xù)性改進(jìn)處理方式，不能生搬硬套，要不然，降低員工的工作效率和對(duì)工作的積極性。

（四）參謀助手作用發(fā)揮不夠充分。辦公室人員作為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，要參在點(diǎn)子上，謀在關(guān)鍵處。但是，現(xiàn)階段的辦公室員工，在能力方面缺乏底氣，在思想上有顧慮，行動(dòng)起來(lái)瞻前顧后、畏首畏尾。其實(shí)，從一定程度上來(lái)講，辦公室職責(zé)類似于參謀部，主要為企業(yè)出材料、想辦法。因此務(wù)必將學(xué)習(xí)到的知識(shí)運(yùn)用到實(shí)踐當(dāng)中去，盡最大努力在企業(yè)的生存與效益上出謀劃策。要強(qiáng)化調(diào)查研究，要參照全行業(yè)精細(xì)化變革關(guān)鍵領(lǐng)域、重點(diǎn)步驟、主打方向，密切關(guān)注經(jīng)營(yíng)管理的熱點(diǎn)、疑難點(diǎn)問(wèn)題，深入展開調(diào)查研究，采取強(qiáng)化綜合解析，最終提升規(guī)劃方案的可行性。

二、提升辦公室工作效率的相關(guān)措施

作為辦公室人員，要加強(qiáng)能力培養(yǎng)，專注于“辦文、辦事、辦會(huì)”能力的提升。具體如下：

（一）立足“精確”，提升辦文能力。企業(yè)辦公室人員最根本的技能就是文字能力，也是成為崗位精英的必修課，然而，在企業(yè)實(shí)踐中，大多數(shù)辦公室人員嚴(yán)重欠缺文字功底。基于此，辦公室要率先提倡以文傍身、以文輔政思想，全面促進(jìn)各行和各條線強(qiáng)化文字人才的儲(chǔ)備與培養(yǎng)，重點(diǎn)關(guān)注文字工作的老帶新，探究工作、分析問(wèn)題、動(dòng)手動(dòng)筆，避免文字工作出現(xiàn)斷層。材料的起草需要員工有能力和創(chuàng)造力。參謀能力的體現(xiàn)，往往就在于文字材料的書寫上。辦公室的文件，既要聯(lián)系職工，又要遵從領(lǐng)導(dǎo)的精神。至于辦公室的公文處理，要嚴(yán)格把好政治關(guān)，很多公文不可犯政治錯(cuò)誤，要保證下發(fā)的文件維護(hù)企業(yè)的形象和權(quán)威。對(duì)于公文的處理，要實(shí)事求是，保持前后的一致性。需將嚴(yán)謹(jǐn)與細(xì)致的工作態(tài)度貫穿整個(gè)工作的始終，從而嚴(yán)格按照高標(biāo)準(zhǔn)來(lái)要求自己，將每項(xiàng)工作全力落實(shí)到位。不論任務(wù)多艱巨、事情多繁忙，需要緊抓細(xì)節(jié)之處，務(wù)必做到周全、周密與周到，做好本職工作，嚴(yán)守關(guān)口，守住自身防線。還有，由于辦公室工作的特殊性，對(duì)時(shí)間有特殊要求，情況報(bào)告也要有時(shí)效性。

（二）立足“精細(xì)”，提升辦會(huì)能力。辦公室組織會(huì)議，一定要堅(jiān)持優(yōu)質(zhì)、高效的原則，確保會(huì)議過(guò)程不出現(xiàn)差錯(cuò)、遺漏。這要求員工從“精細(xì)”出發(fā)，做好會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的工作。會(huì)前對(duì)于會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、參會(huì)人員都做到事無(wú)遺漏，通知到位，會(huì)議安排合理。會(huì)中，辦公室人員要做好人員簽到、記錄、服務(wù)等工作。最后，會(huì)議的收尾工作，做好會(huì)議資料回收工作，還需要注意財(cái)物結(jié)算、會(huì)務(wù)總結(jié)等工作。要嚴(yán)格按照“三重一大”制度決策程序，每一次活動(dòng)和會(huì)議，都要關(guān)注現(xiàn)場(chǎng)的細(xì)節(jié)問(wèn)題，不做無(wú)用功。在辦會(huì)中，必須有預(yù)判性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，讓會(huì)議順利開展。

（三）立足“精準(zhǔn)”，提升辦事能力。辦事，要求把握“精準(zhǔn)”原則，不管大事、小事，都要客觀解決。對(duì)于辦事能力，要用敬畏的心態(tài)去處理，簡(jiǎn)單地說(shuō)，要對(duì)經(jīng)手處理的事保持畏懼心理，才能認(rèn)真、精準(zhǔn)地做好。實(shí)際工作中，辦不好事情的人，往往粗心大意，一旦工作中心情放松，不夠細(xì)心，就容易出一些紕漏、差錯(cuò)。辦事時(shí)要按照單位的流程和原則來(lái)進(jìn)行，不可擅用職權(quán)。當(dāng)然，這不是說(shuō)辦事照抄照搬，而是要求有一定的程序意識(shí)。最后，要做到厘清“輕重緩急”。急事要急辦，不可拖延、推遲，不及時(shí)辦好，很容易影響企業(yè)的利益。應(yīng)急處理更要有時(shí)效性，拖沓、空崗不作為會(huì)釀成重大工作失誤。務(wù)必加強(qiáng)自身責(zé)任與效率意識(shí)，要做到案無(wú)積卷、事不過(guò)夜。在辦公室工作中，涉及的事務(wù)比較廣泛，需要員工遇事多商量，坦誠(chéng)相待、團(tuán)結(jié)協(xié)作，共同完成工作任務(wù)，不可在與其他部門溝通的時(shí)候有“優(yōu)越感”，對(duì)同事指手畫腳。

（四）落實(shí)定崗、定責(zé)制度。辦公室管理工作是企業(yè)生存的根本，基于此，務(wù)必要把每項(xiàng)工作關(guān)聯(lián)性處置到位，最終把整個(gè)工作順利推行下去。因此，在實(shí)施辦公室管理工作的進(jìn)程中，企業(yè)務(wù)必清楚認(rèn)知辦公室管理的工作程序，不但參照先進(jìn)管理方式，也需要根據(jù)辦公室設(shè)置需求，擬定定崗定責(zé)任，從而使辦公室職員按照企業(yè)有關(guān)制度來(lái)工作。這樣才能更好地達(dá)成每個(gè)部門的目標(biāo)，起到樞紐的作用。

伴隨著科技水平的不斷提升，更多的信息科技融入各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，給辦公室管理工作提供了捷徑，基于此，想要完成新時(shí)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的提升，務(wù)必強(qiáng)化企業(yè)辦公室管理現(xiàn)代化建設(shè)。企業(yè)需要借助信息技術(shù)創(chuàng)建相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，其中具備很多功能板塊，可設(shè)置企業(yè)不同崗位的登錄權(quán)限，辦公室管理員利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與企業(yè)其他部門共享工作數(shù)據(jù)，進(jìn)一步對(duì)企業(yè)管理工作的執(zhí)行狀況實(shí)施解析與監(jiān)督，借助平臺(tái)降低辦公室人員的工作量，進(jìn)一步提高工作效率。

三、總結(jié)

總之，新時(shí)代想提高辦公室工作效率，需要加強(qiáng)辦公室人員的主觀能動(dòng)性，選拔專業(yè)化的工作隊(duì)伍，提高服務(wù)意識(shí)，不斷加強(qiáng)對(duì)辦文、辦會(huì)、辦事能力的培養(yǎng)。