文/安徽省經(jīng)濟(jì)信息中心 胡麗麗

事業(yè)單位在我國(guó)公共事業(yè)管理和服務(wù)中起著舉足輕重的作用，檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展管理的重要組成，為各項(xiàng)公共事務(wù)的開展和服務(wù)奠定了有效基礎(chǔ)。信息化時(shí)代，依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)在要求。自黨的十八大以來(lái)，我國(guó)相繼頒布了《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》等諸多文件，這為各單位檔案的信息化管理指明了方向。然而從當(dāng)前管理現(xiàn)狀來(lái)看，事業(yè)單位在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”應(yīng)用方面存在一定問(wèn)題，需進(jìn)行管理方法的進(jìn)一步優(yōu)化。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的價(jià)值

新經(jīng)濟(jì)形態(tài)下，事業(yè)單位在公共服務(wù)和管理方面的作用逐漸凸顯，在公共服務(wù)與管理中，事業(yè)單位內(nèi)部形成了較多的檔案資料，這些資料形式較為復(fù)雜。信息化時(shí)代，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理的一種全新趨勢(shì)。從管理過(guò)程來(lái)看，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)具有以下價(jià)值：

其一，檔案信息化管理通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行信息管理，其在檔案管理中構(gòu)建了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的信息管理機(jī)制，這在一定程度上實(shí)現(xiàn)了人力、物力的有效節(jié)約，并且整個(gè)管理過(guò)程具有效率高、錯(cuò)誤率低的特點(diǎn)。其二，檔案信息化管理體系的建設(shè)使得事業(yè)單位檔案自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理的趨勢(shì)加強(qiáng)，這為檔案管理和查閱提供了便利，滿足了事業(yè)單位的管理與發(fā)展需要。其三，相比于傳統(tǒng)檔案管理模式，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”進(jìn)行檔案信息管理，讓企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，職能部門工作效率得到顯著提升；并且，檔案信息的高精度、高效率管理為事業(yè)單位整體職能發(fā)揮創(chuàng)造了有利條件，有助于事業(yè)單位在社會(huì)管理和服務(wù)中的價(jià)值體現(xiàn)。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)問(wèn)題

（一）對(duì)檔案信息化管理缺乏認(rèn)知。信息化管理是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的一種全新途徑，其在現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的支撐下，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的全面創(chuàng)新?，F(xiàn)階段，仍有較多事業(yè)單位未能認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的優(yōu)越性，在社會(huì)服務(wù)管理中，其對(duì)于檔案信息化建設(shè)重視程度不夠，這使得事業(yè)單位用于檔案信息化管理系統(tǒng)的支出有限，企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)基礎(chǔ)建設(shè)較為滯后。另外，檔案信息化管理需要建立一套全新的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)需要全面的管理制度作為保證。然而，當(dāng)前事業(yè)單位未能設(shè)置與之匹配的管理制度，致使檔案信息化管理漏洞較多，管理效果有限。

（二）檔案信息化管理基礎(chǔ)較薄弱。管理基礎(chǔ)較薄弱是我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化管理的關(guān)鍵問(wèn)題。其主要表現(xiàn)在以下層面：其一，相比于發(fā)達(dá)國(guó)家，我國(guó)進(jìn)入信息化時(shí)代后，在事業(yè)單位內(nèi)部，用于檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施較為滯后，而事業(yè)單位用戶計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)載體建設(shè)中的投入有限，制約了檔案信息化建設(shè)的大范圍推廣。其二，在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式建構(gòu)中，對(duì)于檔案信息管理軟件系統(tǒng)的建設(shè)相對(duì)不足，事業(yè)單位檔案信息管理軟件系統(tǒng)建設(shè)未能充分考慮本企業(yè)發(fā)展實(shí)際，這使得基于當(dāng)前軟件系統(tǒng)實(shí)施的檔案信息管理功能不全，難以滿足事業(yè)單位服務(wù)及管理需要。其三，事業(yè)單位檔案信息化管理人才較為匱乏，管理人員缺乏必要的信息化管理理念和技能，影響了實(shí)際管理質(zhì)量。

（三）聲像檔案收集困難，資料缺乏。檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用的主要優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在其能以聲像形式進(jìn)行檔案信息的傳達(dá)?，F(xiàn)階段，聲像資料已經(jīng)成為信息化檔案不可或缺的組成部分；相比于傳統(tǒng)的文本檔案，聲像資料檔案直觀、清晰地顯示檔案信息，在各類糾紛問(wèn)題解決中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，這能有效提升事業(yè)單位社會(huì)服務(wù)及管理的效率。然而在檔案信息管理中，聲像資料的收集需要較為專業(yè)的設(shè)備，事業(yè)單位在檔案信息化管理中的投入較少，這使得聲像資料基本的收集設(shè)備不夠完善，其在聲像檔案資料的獲取方面難度較大，聲像檔案資料總體較少。另一方面，聲像信息收集具有收集難度較高，收集過(guò)程緩慢的特征，這在一定程度上縮小了事業(yè)單位聲像資料的整理范圍，新時(shí)期，還需進(jìn)行聲像檔案收集模式和方法的優(yōu)化創(chuàng)新。

（四）檔案信息化管理安全問(wèn)題突出。作為提升檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵，檔案信息的安全管理至關(guān)重要。對(duì)于事業(yè)單位而言，其在檔案信息化建設(shè)中的安全問(wèn)題主要包括如下幾個(gè)方面：首先，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”是一種新興的檔案管理模式，其以互聯(lián)網(wǎng)為載體，進(jìn)行檔案信息的數(shù)字存儲(chǔ)，然而管理人員對(duì)于數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)載體的溫度、濕度、磁場(chǎng)環(huán)境認(rèn)知較少，容易因環(huán)境因素導(dǎo)致存儲(chǔ)載體損壞，影響檔案管理的安全性。其次，檔案信息化管理還受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響，即網(wǎng)絡(luò)環(huán)境本身具有一定的開放性，事業(yè)單位在檔案管理中，相關(guān)資料數(shù)據(jù)容易受網(wǎng)絡(luò)病毒惡意攻擊而受損。最后，在事業(yè)單位內(nèi)部，數(shù)字檔案信息在生成、歸檔、保存、利用過(guò)程中較為混亂，尤其是違規(guī)訪問(wèn)使得檔案信息管理威脅增大，嚴(yán)重影響檔案管理的安全性。

三、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案信息化管理策略

（一）轉(zhuǎn)變對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)知。作為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的進(jìn)一步延伸和創(chuàng)新，事業(yè)單位檔案信息化管理具有無(wú)與倫比的優(yōu)勢(shì)，其能為事業(yè)單位的信息決策、管理規(guī)劃和服務(wù)實(shí)施提供有效支撐。在實(shí)際管理中，事業(yè)單位檔案管理人員首先應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的必要性，然后借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建檔案管理全新模式，并以此來(lái)優(yōu)化自身服務(wù)和管理模式，提升事業(yè)單位工作效率和競(jìng)爭(zhēng)能力。此外，為進(jìn)一步提升檔案信息化管理的效率和質(zhì)量，還需建立一套符合本單位發(fā)展實(shí)際的檔案信息管理制度，該制度既要考慮事業(yè)單位業(yè)務(wù)開展及服務(wù)管理需要，同時(shí)又要考慮檔案管理特征，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案信息生成、歸檔、保存、利用過(guò)程的全面監(jiān)管，不斷提升檔案管理質(zhì)量。

（二）夯實(shí)檔案信息化管理基礎(chǔ)條件。相比于紙質(zhì)檔案管理，事業(yè)單位檔案信息化管理的專業(yè)性更強(qiáng)，其需要事業(yè)單位進(jìn)行管理載體、管控人員的系統(tǒng)管理。就管理載體而言，應(yīng)注重硬件管理和軟件管理的全面優(yōu)化。在硬件管理中，事業(yè)單位應(yīng)加大計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、打印設(shè)備等辦公自動(dòng)化設(shè)備的有效引入，并以此搭建檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為檔案信息化管理創(chuàng)建有效基礎(chǔ)。而在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”軟件模式開發(fā)中，應(yīng)對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)生產(chǎn)、管理服務(wù)的基本情況進(jìn)行分析，然后在考慮檔案管理需要的同時(shí)，綜合運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)等全新科技，進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)軟件開發(fā)，從功能上滿足事業(yè)單位檔案信息化管理需要。電子檔案管理具有特殊性，針對(duì)當(dāng)前管理人員在檔案信息化管理中專業(yè)素養(yǎng)不足的問(wèn)題，應(yīng)從宏觀層面進(jìn)行檔案管理部門重構(gòu)，不斷優(yōu)化信息檔案管理組織，確保檔案管理工作的有序開展。同時(shí)，應(yīng)注重檔案管理人員的培訓(xùn)，確保其具有較高的檔案信息化管理認(rèn)知和管理技能。此外，應(yīng)建立完善的監(jiān)管機(jī)制和績(jī)效考核制度，從檔案生成、歸檔、保存、利用過(guò)程對(duì)檔案管理人員的職能發(fā)揮效果進(jìn)行考核，不斷提升檔案信息管理人才工作的積極性、主動(dòng)性，提升檔案信息化管理質(zhì)量。

（三）加大聲像檔案收集及管理。聲像檔案資料在事業(yè)單位社會(huì)服務(wù)及管理中發(fā)揮著重要作用。照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等都是聲像檔案的基本載體。針對(duì)這些不同載體的檔案資料，在其收集、存儲(chǔ)、管理應(yīng)用中應(yīng)注重以下要點(diǎn)：其一，相對(duì)于紙質(zhì)載體檔案而言，聲像檔案有著自身的特性，其能直觀形象，活靈活現(xiàn)地展示信息，給人強(qiáng)烈的時(shí)空感和真實(shí)客觀的感受。在聲像檔案收集中，應(yīng)采用多種設(shè)備進(jìn)行信息管理，同時(shí)還應(yīng)注重信息重點(diǎn)的有效把控，實(shí)現(xiàn)檔案本身內(nèi)容的準(zhǔn)確記錄。其二，針對(duì)聲像檔案的管理應(yīng)建設(shè)專用的庫(kù)房和用具。譬如，在聲像檔案庫(kù)房?jī)?nèi)部，應(yīng)有適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸龋瑫r(shí)配置防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全設(shè)備。其三，在聲像檔案應(yīng)用中，應(yīng)注重檔案載體的有效保護(hù)，完成使用后，還應(yīng)按照規(guī)定的順序，對(duì)其進(jìn)行復(fù)位，確保聲像檔案管理符合《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》的基本要求。

（四）注重檔案信息的安全管理。檔案信息安全管理是高質(zhì)量應(yīng)用的前提。首先，在實(shí)際管理中，應(yīng)注重檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)形式的管理。現(xiàn)階段，基于虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)備份、基于Hadoop進(jìn)行海量檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)是檔案信息化存儲(chǔ)管理的兩種基本形式。在管理中，應(yīng)注重其性狀、體積、規(guī)格的系統(tǒng)把控，不斷提升檔案數(shù)據(jù)的實(shí)用價(jià)值。其次，為降低病毒及黑客的影響，應(yīng)加強(qiáng)局域網(wǎng)建設(shè)，對(duì)于事業(yè)單位而言，應(yīng)注重固定IP范圍的有效限制。進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效保護(hù)。同時(shí)，防火墻技術(shù)在檔案信息管理中發(fā)揮著重要作用，檔案管理人員應(yīng)注重防火墻技術(shù)的有效應(yīng)用，繼而通過(guò)入侵檢測(cè)、信息加密來(lái)實(shí)現(xiàn)外部風(fēng)險(xiǎn)的有效預(yù)防。此外，還應(yīng)注重檔案信息的訪問(wèn)管理，在實(shí)際管理中，通過(guò)信息加密技術(shù)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)角色的劃分。該模式下，管理員、錄入角色、查詢角色是檔案信息系統(tǒng)用戶的幾個(gè)基本分類，應(yīng)就不同用戶的權(quán)限進(jìn)行限制，確保檔案安全管理的有效性。

四、結(jié)論

檔案管理信息化對(duì)于事業(yè)單位現(xiàn)代化管理和服務(wù)的發(fā)展具有重要作用。在實(shí)際管理中，事業(yè)單位檔案管理人員只有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的必要性，然后在分析檔案信息管理問(wèn)題的基礎(chǔ)上，進(jìn)行檔案管理方式優(yōu)化創(chuàng)新，這樣才能實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的高效構(gòu)建，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的自動(dòng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。