文/西安咸陽國際機場股份有限公司 張海霞

現(xiàn)如今，企業(yè)的文書檔案管理工作是極為重要的一項工作，文書檔案相關(guān)內(nèi)容的記載形式要求科學而合理，可以精準地記錄各種事項，其在企業(yè)的進步與發(fā)展中處于極為關(guān)鍵的位置。所以，在當前市場經(jīng)濟體制之下。企業(yè)為了能夠占有一定的市場份額，要將文書檔案相關(guān)的收集與歸檔工作做好，確保相關(guān)內(nèi)容的真實性與全面性，并且要更好地發(fā)揮出文書檔案相關(guān)內(nèi)容的存在價值。文書檔案的收集與歸檔是檔案資料工作的主要內(nèi)容之一。在檔案資源的管理工作中，仍然存在著許多不足之處。檔案工作質(zhì)量和效率都較低，難以起到應有的作用。針對當前現(xiàn)狀，注重強化文書檔案收集與歸檔工作，建立有效的管理機制，指導管理工作科學有效地開展。

一、檔案內(nèi)容收集與歸檔過程中出現(xiàn)的問題

（一）尚未真正意識到文書檔案內(nèi)容收集與規(guī)范的重要性。當前，企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作在企業(yè)的發(fā)展中具有舉足輕重的作用，能夠強化企業(yè)整體文書檔案管理工作的成效與質(zhì)量，更是企業(yè)未來持續(xù)發(fā)展的穩(wěn)定基石。針對企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作的具體狀況，很多企業(yè)文書檔案管理工作者尚未認識到自身本職工作的重要性，因為思想意識上存在著忽視，會讓相關(guān)工作者對文書檔案內(nèi)容的收集與歸檔都用心不足，因為大多數(shù)人的慣性思維會更加注重手機與管理企業(yè)內(nèi)部的紅頭文件，針對那些尋常性質(zhì)的文書檔案內(nèi)容，其在收集與歸檔等層面的力度是不足的，甚至有很多文件未進行認真有效地處理。所以，對比那些關(guān)鍵性質(zhì)的文檔內(nèi)容，文書檔案內(nèi)容的收集與規(guī)范不理想，不但檔案收集欠缺周全，更會經(jīng)常出現(xiàn)紕漏，比如信息內(nèi)容的錯誤、缺損等。當以上情況發(fā)生時，因為相關(guān)工作者欠缺足夠的責任心，未進行及時修正，任由其自由發(fā)展，最后導致企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作成為極為薄弱的環(huán)節(jié)。單位在規(guī)定時間內(nèi)大都完成了上報工作，而上報單位檔案管理部門沒有對上報資料進行及時歸檔和整理。導致部分檔案資料的遺失，影響了檔案資料的正常使用。很難在以后的歸檔工作中及時尋找到上報資料，導致檔案工作實效性受到影響。

（二）文書檔案收集工作較為片面。文書檔案收集工作較為片面，這是企業(yè)辦公室文書檔案管理工作當中較為常見的問題，個別管理人員因為自身思想意識上并不重視文書檔案的收集工作，所以在現(xiàn)實工作中，會出現(xiàn)文書檔案遺落在其他部門，或者無法重新收回的狀況。文書檔案中有非常多的信息量，更有一些信息資源是從多個渠道收集到的，具有非常關(guān)鍵的價值，倘若文書檔案內(nèi)容收集較為片面或者把相關(guān)內(nèi)容遺落在其他部門，那么就會導致文書檔案信息內(nèi)容被泄露，會對文書檔案資料歸檔工作產(chǎn)生極為嚴重的影響。在大多數(shù)企業(yè)當中，文書檔案管理部門的地位偏低，相關(guān)工作者大多不是專業(yè)技術(shù)人才，多為兼職，這實際上對文書檔案的收集與歸檔產(chǎn)生了極為不良的影響。

（三）文書檔案收集與歸檔的工作力度較小?？v觀當前企業(yè)文書檔案管理工作的現(xiàn)實情況，文書檔案收集與歸檔的工作力度較小。在實際進行文書檔案內(nèi)容收集時，所使用的收集方式不夠先進，對當前的先進技術(shù)尚未進行及時有效的應用，依然沿用傳統(tǒng)落后的收集方式，這樣的狀況對于文書檔案整體管理工作是非常不利的，不但導致工作效率無法得到提升，并且在處理過程當中還會出現(xiàn)很多差錯，難以及時有效地進行落實。此外，因為文書檔案的收集工作落實不夠徹底與全面，屬于企業(yè)文書檔案管理工作中的一種常態(tài)，所以要重新進行有序管理是非常困難的，實際進行歸檔時更是困難重重。

二、強化企業(yè)文書檔案收集與歸檔的舉措

（一）有序健全文書檔案管理工作相關(guān)的制度條例。為了能夠更好地強化企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作。一定要有意識地健全文書檔案管理工作制度，這對于企業(yè)管理工作而言，是極為關(guān)鍵的。目前，企業(yè)在文書檔案收集與整理的過程中之所以會出現(xiàn)諸多問題，最為直接的因素就是在落實工作的時候態(tài)度不認真，工作方式不嚴謹，所以出現(xiàn)不同工作者使用不同工作方式，相同的文書檔案內(nèi)容被區(qū)分對待。對于這樣的狀況，一定要有針對性地創(chuàng)建對應的文書檔案管理制度，明確文書檔案內(nèi)容的收集范圍與時間等等，并且還要把文書檔案實際收集時的注意事項一一進行羅列，只有這樣，才能夠使文書檔案收集與歸檔工作更加有序地落實下去。在制訂文書檔案有關(guān)的管理制度時，企業(yè)在參照知名企業(yè)已經(jīng)獲得的成功經(jīng)驗基礎(chǔ)之上，基于本企業(yè)實際發(fā)展情況進行合理且有針對性的修訂，切不可完全照搬，否則就無法發(fā)揮其真正的作用。

（二）使用符合時代發(fā)展要求的工作方式?，F(xiàn)今社會正在不斷進步和發(fā)展，企業(yè)的運營趨于多元化，工作人員的數(shù)量也在持續(xù)增加，文書檔案管理工作變得愈加復雜，倘若企業(yè)依然使用從前的管理方式進行文書檔案管理，無法取得良好的工作成效。文書檔案傳統(tǒng)的收集與歸檔依然存在于表面上，只是把文書與檔案內(nèi)容進行簡單地整理，并沒有明確的目標性管理，所以，才導致這項工作一直沒有辦法發(fā)揮其應有的作用與價值。同時，會有非常多且重要的信息內(nèi)容在不嚴謹?shù)恼磉^程中遺失，企業(yè)在未來發(fā)展中無法更好地對文書檔案內(nèi)容進行利用。也就是說，作為現(xiàn)代企業(yè)，一定要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的文書檔案管理工作方式，要使用符合當前時代發(fā)展的工作方式對相關(guān)內(nèi)容進行有效收集與歸檔。要轉(zhuǎn)變收集與歸檔時的意識，將以前被動收集文書檔案的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮占?，化被動為主動?，F(xiàn)實工作當中，不是需要什么樣的資源內(nèi)容才去收集什么樣的資料內(nèi)容，要針對那些具備潛在價值的文書檔案內(nèi)容進行收集與歸檔。并且，在實際工作當中，還要有意識地強化文書檔案管理部門以及其他各個部門之間的聯(lián)系，以強化文書檔案資料內(nèi)容的連續(xù)性以及完整性，只有將基礎(chǔ)性工作做得更加全面而具體，才能規(guī)避檔案資料搜集不全面和欠精準的現(xiàn)象。

（三）強化對企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作者的培訓。企業(yè)內(nèi)部的文書檔案管理工作者，其自身具備的管理能力與文書檔案收集、歸檔的成效與質(zhì)量具有極為密切的關(guān)聯(lián)。所以，為了能夠強化文書檔案相關(guān)內(nèi)容的收集與歸檔，首要工作就是有針對性地對檔案管理工作者進行培訓，一個優(yōu)秀的檔案管理工作者，一定要具備過硬的監(jiān)管能力及與檔案內(nèi)容相關(guān)的知識儲備。所以，企業(yè)一定要積極予以鼓勵，并且對相關(guān)工作者進行監(jiān)督管理，敦促其及時提升自身的業(yè)務工作能力，及時給予有效的培訓，讓其有機會學習文書檔案管理工作的最新知識，把握文書檔案管理工作的先進技術(shù)。此外，作為現(xiàn)代企業(yè)，應該及時組織相關(guān)工作者到其他企業(yè)或者進修部門去參加培訓，學習更多文書檔案收集與歸檔的知識與技能，熟悉文書檔案收集與歸檔工作的范圍和流程，并且嚴格遵照相關(guān)流程開展工作。在實際工作中，在對文書檔案內(nèi)容進行整理、類別劃分、號碼編制與保管時，都要盡量使用最為合理的方式，這樣才能切實提升文書檔案管理工作的整體標準。在針對文書檔案進行收集與歸檔時，倘若發(fā)現(xiàn)工作落實過程中存在問題，那么，一定要及時提出并且修正，最終處理好企業(yè)文書檔案的收集與歸檔工作。

三、結(jié)語

總而言之，文書檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)的管理工作中是關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，所以，為了促進企業(yè)在激烈的市場競爭中獲得良好的發(fā)展，一定要強化文書檔案內(nèi)容的收集與歸檔，創(chuàng)建更為完善的檔案管理工作制度，使檔案收集與歸檔工作落實到位。要對工作方式進行合理有效的創(chuàng)新與改革，并且強化對企業(yè)文書檔案管理工作者的教育與培訓，讓其具有更強的業(yè)務工作能力，有更認真、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。在文書檔案收集與歸檔工作中，要根據(jù)單位當前的工作現(xiàn)狀，對工作中存在的問題進行認真解決。及時改進檔案管理機制，創(chuàng)新檔案管理工作方法。全面提高檔案管理質(zhì)量和效果，為單位的未來發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。