文/甘肅省臨夏州藥品檢驗(yàn)檢測中心 馬巖

文書檔案管理是辦公室管理工作的重要組成部分，文書檔案涉及辦公室工作的諸多內(nèi)容，盡管當(dāng)前辦公室對(duì)文書檔案收集與歸檔工作給予了充分重視，但在具體落實(shí)過程中還存在諸多問題，不僅影響了辦公室文書檔案功能和作用的發(fā)揮，同時(shí)也影響了辦公室具體工作的開展。因此必須從辦公室文書檔案收集與歸檔工作實(shí)際角度出發(fā)，構(gòu)建和完善相關(guān)制度機(jī)制，進(jìn)而提升辦公室文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范化水平。

一、文書檔案收集與歸檔工作的特殊性及重要性

辦公室文書檔案管理存在一定的特殊性，具體體現(xiàn)在以下幾方面：一是辦公室文書檔案管理以資料收集和保存為主，辦公室文書檔案搜集內(nèi)容非常廣泛，不僅包含辦公室內(nèi)部召開各種會(huì)議文件材料，也包含人事檔案、工作通報(bào)、大事件記錄等等，因此在文書檔案收集過程中必須面面俱到，對(duì)于辦公室形成的一系列有價(jià)值的文件資料進(jìn)行收集，對(duì)于一些重要檔案還需要轉(zhuǎn)化成為電子形式登記在冊(cè)。二是文書檔案載體多樣。辦公室文書檔案載體，既包含傳統(tǒng)形成的紙質(zhì)檔案和電子檔案，也包含以錄音、錄像為載體的各類檔案，而且檔案的涵蓋內(nèi)容也非常廣泛。三是文書檔案與文書工作結(jié)合比較緊密，很多文書檔案是在文書工作過程中形成的檔案資料，這些檔案資料與文書工作開展具有緊密聯(lián)系，而且對(duì)文書工作也會(huì)產(chǎn)生明顯影響。

文書檔案收集與歸檔工作是辦公室管理工作的重要組成部分，占據(jù)著重要位置，對(duì)于提升辦公室管理效率，推動(dòng)辦公室各項(xiàng)工作開展都具有重要現(xiàn)實(shí)意義，具體體現(xiàn)在以下幾方面：首先，辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展有利于提升辦公室管理效率。通過對(duì)文書檔案資料的整理，能夠?qū)鼛啄昊蚪浑A段辦公室的主要工作情況進(jìn)行認(rèn)真梳理，結(jié)合存在的主要問題，提出優(yōu)化意見，這樣為辦公室管理效率提升提供檔案支持。其次，文書檔案是辦公室發(fā)展歷程的真實(shí)寫照。一個(gè)單位在發(fā)展過程中會(huì)形成形形色色的歷史記錄，而這些歷史記錄既是單位不斷發(fā)展壯大的重要體現(xiàn)，也在單位發(fā)展過程中形成大量的科研資料和文化資源，而這些資料和資源的收集和整理，不僅能夠?yàn)閱挝晃磥砉ぷ鏖_展提供依據(jù)；同時(shí)通過辦公室文書檔案收集與歸檔工作的規(guī)范化管理，也方便于上級(jí)單位考評(píng)，提升考評(píng)檔次。最后，辦公室文書檔案收集與歸檔工作有助于加強(qiáng)工作落實(shí)力度，單位在工作開展過程中會(huì)形成一系列的有價(jià)值資料，如果單位工作開展拖拉，這些資料收集與歸檔就會(huì)相對(duì)緩慢，辦公室會(huì)加大工作推進(jìn)力度，也會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)重視，更有利于單位工作的開展。

二、文書檔案收集與歸檔工作不規(guī)范的表現(xiàn)

（一）材料收集不全面。當(dāng)前，部分單位辦公室在文書檔案收集與歸檔工作過程中存在檔案收集不完善，歸檔不嚴(yán)密的問題。這些問題不僅影響了辦公室文書檔案管理效率，也影響了辦公室檔案管理的準(zhǔn)確度和精準(zhǔn)度。部分辦公室在材料收集過程中只對(duì)重點(diǎn)材料進(jìn)行收集，對(duì)于一些邊緣的資料收集不夠完善。由于辦公室檔案管理工作人員責(zé)任心不到位，導(dǎo)致辦公室文書檔案材料收集不全面。還有一些單位辦公室檔案員屬于兼職，需要承擔(dān)辦公室多項(xiàng)工作任務(wù)，因此對(duì)文書檔案收集與歸檔工作重視程度不夠，也在一定程度上影響了辦公室檔案資料收集和整理工作的開展。

（二）檔案管理流程不規(guī)范。很多單位辦公室沒有配齊專門的檔案管理工作人員，也沒有對(duì)文書檔案收集與歸檔工作進(jìn)行認(rèn)真培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作人員在檔案收集和整理過程中沒有足夠的管理意識(shí)，檔案管理流程不夠規(guī)范。導(dǎo)致辦公室文書檔案收集整理缺少連續(xù)性和完整性，也在一定程度上影響了辦公室文書檔案收集與歸檔工作的開展。

（三）檔案歸檔力度不夠。有部分單位對(duì)辦公室文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范化重視程度不夠，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文書檔案對(duì)于單位發(fā)展起到的作用有限，沒有積極宣傳辦公室文書檔案收集與管理工作規(guī)范化的重要性，導(dǎo)致具體工作人員缺少主動(dòng)意識(shí)，檔案歸檔力度不夠。

三、文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范化的制約因素

（一）觀念因素。辦公室文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范化是辦公室檔案管理的重要方向。近幾年，雖然檔案信息化建設(shè)取得了階段性成就，但辦公室文書檔案管理工作還存在諸多問題。究其原因，包括以下兩個(gè)方面：一方面，個(gè)別辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書檔案管理工作重視程度不夠，沒有看到辦公室文書檔案對(duì)于單位發(fā)展的重要性，沒有結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際需要在組織、資金、制度、人才、設(shè)備上給予一定的支持，導(dǎo)致辦公室文書檔案收集與歸檔工作進(jìn)展緩慢；另一方面，部分辦公室檔案管理工作人員對(duì)于文書檔案收集與歸檔工作重視程度不高，在具體工作開展過程中缺少積極性和主動(dòng)性，導(dǎo)致收集上來的文書檔案質(zhì)量不高，難以發(fā)揮出辦公室文書檔案的特殊價(jià)值和作用。

（二）人員因素。辦公室文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范化，需要由具體的辦公室檔案管理工作人員來完成，辦公室檔案管理人員能力和素質(zhì)的高低直接影響到文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范化水平。從當(dāng)前看，很多辦公室檔案管理工作人員缺少責(zé)任意識(shí)，對(duì)于文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范化不夠重視，在檔案收集與歸檔過程中沒有嚴(yán)格按照相關(guān)制度和流程開展工作，檔案管理混亂；還有部分辦公室沒有配備專門的檔案管理工作人員，更沒有針對(duì)臨時(shí)檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，很多檔案管理工作人員對(duì)于辦公室文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范化缺乏全面了解，也在一定程度上影響了檔案管理規(guī)范化工作的開展。

（三）技術(shù)因素。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)辦公室文書檔案管理收集與歸檔工作規(guī)范化產(chǎn)生了深刻影響，傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案收集與歸檔方式已經(jīng)很難滿足辦公室檔案管理需求。電子文書檔案管理已經(jīng)成為辦公室檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，但電子文書檔案存在數(shù)據(jù)安全性問題，容易被他人竊取，甚至被人復(fù)制篡改，直接影響原始檔案的真實(shí)性和有效性。當(dāng)前辦公室檔案管理工作人員對(duì)于信息技術(shù)掌握得不夠全面，也在一定程度上影響了辦公室文書檔案收集與歸檔工作現(xiàn)代化進(jìn)程。

四、提升文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范化的策略

辦公室文書檔案收集與歸檔工作對(duì)于辦公室發(fā)展起到特殊作用，因此辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范化的重要意義，并給予辦公室文書檔案收集與歸檔工作更大的支持，強(qiáng)化規(guī)范化管理理念，提升辦公室檔案收集與歸檔能力，加大對(duì)文書檔案人員的培訓(xùn)和教育，實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案收集與歸檔工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。

（一）強(qiáng)化規(guī)范化管理觀念。一是辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理理念。這就需要辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)在不同場合、不同地點(diǎn)對(duì)辦公室文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范化的重要性進(jìn)行宣傳和講解，讓辦公室其他部門對(duì)文書檔案管理工作規(guī)范化的重要性全面了解，進(jìn)而支持辦公室開展文書檔案收集與歸檔工作。二是辦公室檔案管理工作人員要強(qiáng)化規(guī)范化管理理念，辦公室文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范化，還需要具體的檔案管理人員來落實(shí)和完成，只有辦公室檔案管理工作人員具備了規(guī)范化的管理理念，才能夠在檔案收集與歸檔工作開展過程中嚴(yán)格按照相關(guān)制度落實(shí)，才能夠在工作中不斷優(yōu)化工作方式方法，提升辦公室文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范化水平。

（二）提高檔案收集與歸檔能力。一是要提升辦公室文書檔案收集能力。文書檔案收集是文書檔案管理和后續(xù)開發(fā)的重要基礎(chǔ)。一方面，要盡可能擴(kuò)大辦公室文書檔案收集覆蓋范圍，將辦公室涉及的各類有價(jià)值的文書檔案資料進(jìn)行認(rèn)真梳理，嚴(yán)格按照文書檔案收集流程對(duì)有價(jià)值的文獻(xiàn)資料應(yīng)收盡收。二是要提升辦公室文書檔案的歸檔能力，將收集上來的文書檔案要按照一定的門類進(jìn)行歸檔編號(hào)，確保文書檔案的完整性。三是要對(duì)檔案收集與歸檔方法進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公室越來越多的文件資料以電子文件形式呈現(xiàn)，電子文件成為辦公室文書檔案收集的主要對(duì)象，在電子文檔收集與歸檔過程中對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行認(rèn)真梳理和分析，并提出針對(duì)性的策略，不斷優(yōu)化檔案收集與歸檔方法，進(jìn)而提升辦公室文書檔案收集與歸檔能力。

（三）提升文書檔案管理人員素質(zhì)。辦公室文書檔案管理人員素質(zhì)高低直接影響文書檔案收集與歸檔工作的規(guī)范化，因此單位有必要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，進(jìn)一步提升他們的能力和素質(zhì)。在培訓(xùn)過程中，一定要明確培訓(xùn)重點(diǎn)，既要提升文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，也要增強(qiáng)文書檔案的計(jì)算機(jī)操作能力和保密意識(shí)，這樣才能夠確保辦公室文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范有序。對(duì)于一些兼職的文書檔案管理人員，應(yīng)該加大培訓(xùn)次數(shù)和教育力度，同時(shí)要提升兼職文書檔案管理人員培訓(xùn)教育的針對(duì)性，通過系統(tǒng)培訓(xùn)，讓兼職的文書檔案管理人員具備基本能力。

五、結(jié)語

總之，辦公室文書檔案收集與歸檔工作作為辦公室工作的重要內(nèi)容，理應(yīng)提升其規(guī)范化水平。新時(shí)期，辦公室應(yīng)該針對(duì)文書檔案收集與歸檔工作完善相應(yīng)的制度體系，加大對(duì)工作人員的培訓(xùn)和教育力度，進(jìn)一步提升他們的能力和素質(zhì)，更好地開展文書檔案管理工作，更好地為單位建設(shè)服務(wù)。