文/秦皇島市文學(xué)藝術(shù)界聯(lián)合會(huì) 李瀟

檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案管理工作的重要手段，隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)在日常工作中的應(yīng)用，不僅能加強(qiáng)內(nèi)部檔案資料保存的穩(wěn)定性和長(zhǎng)期性，還能讓資源共享水平得到提高。由此可見(jiàn)，檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理水平與質(zhì)量有著很大的影響，決定著檔案管理工作能否更好開(kāi)展下去。由于傳統(tǒng)觀念等因素的影響，檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作還存在一些常見(jiàn)的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)進(jìn)度比較緩慢，與時(shí)代發(fā)展存在較大差距。因此，相關(guān)單位及人員應(yīng)多加重視，對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理問(wèn)題多加思考，從中找出一些對(duì)策加快檔案信息化建設(shè)與檔案管理水平的提升。

一、檔案信息化概述

（一）檔案信息化概念。檔案信息化是指根據(jù)國(guó)家對(duì)檔案管理的相關(guān)要求，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，對(duì)相關(guān)檔案資料信息進(jìn)行歸類整理、保存和利用，使其更好地服務(wù)社會(huì)、單位與企業(yè)。由于以往傳統(tǒng)檔案管理通常以紙質(zhì)檔案為主，在檔案歸檔整理上工作量大、效率不高，很難在檔案資料整理過(guò)程中不出現(xiàn)失誤或錯(cuò)誤，保存過(guò)程中還會(huì)出現(xiàn)丟失或損毀等問(wèn)題，在信息化時(shí)代發(fā)展中，該模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的需求。檔案信息化管理能較好改善傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問(wèn)題，使檔案管理的質(zhì)量和水平得到有效提升。

（二）檔案信息化特征。檔案信息化建設(shè)工作主要是突破檔案管理的傳統(tǒng)模式，向多元化方向發(fā)展。在當(dāng)前檔案日常管理工作中，通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)檔案信息建設(shè)的推進(jìn)，電子文件管理網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，使得檔案信息化建設(shè)成為檔案管理的主要形式。另外，檔案信息化管理還具有較多的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)，如：有效提高檔案管理工作效率、便于檔案資料查找等。

二、檔案信息化建設(shè)工作的具體內(nèi)容

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，為確保軟件系統(tǒng)能夠滿足互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)等檔案建設(shè)工作的實(shí)際要求，相關(guān)單位及人員需要開(kāi)發(fā)出現(xiàn)代檔案信息管理軟件系統(tǒng)，使軟件系統(tǒng)具有通用性和兼容性，進(jìn)而滿足政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體乃至個(gè)人對(duì)檔案應(yīng)用的需求。還要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為充分開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源提供軟硬件設(shè)施，使計(jì)算機(jī)的利用率得到提升。需要注重檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享；要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)的建立以及電子文件的管理。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)便捷性的優(yōu)勢(shì)，借助數(shù)字化形式處理傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲(chǔ)的信息，同時(shí)加強(qiáng)檔案信息類型的豐富化，滿足不同群體的日常需求。

三、現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)與檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）檔案信息化建設(shè)缺乏了解與重視。當(dāng)前檔案管理工作中，部分人員對(duì)檔案信息化建設(shè)等工作缺乏了解，使檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)效果難以得到充分發(fā)揮。另外，由于部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視不夠，管理人員無(wú)法充分利用檔案管理信息技術(shù)，使檔案信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢，影響了檔案管理的水平和質(zhì)量的提升，使檔案管理工作很難提供滿意的服務(wù)。

（二）信息資源的運(yùn)用觀念錯(cuò)誤。檔案信息資源是指各種檔案原件、檔案文獻(xiàn)匯編、檔案目錄等內(nèi)容。檔案信息資源通過(guò)開(kāi)發(fā)利用是檔案資料根據(jù)實(shí)際需求，將館藏信息通過(guò)查找、整理后成為動(dòng)態(tài)信息并充分得到應(yīng)用。因此，這就需要檔案管理人員了解本單位以及其他組織對(duì)檔案信息利用的需求，同時(shí)能根據(jù)實(shí)際需求將檔案信息進(jìn)行歸檔整理，并且通過(guò)多樣化手段將其傳遞給需要的群體。但是個(gè)別管理人員并沒(méi)有充分利用館藏檔案資源，也沒(méi)有和社會(huì)生活充分聯(lián)系起來(lái)，在實(shí)際工作中更側(cè)重于檔案資料的保存，沒(méi)有將檔案信息當(dāng)作重要信息資源。因此，這種重保管輕開(kāi)發(fā)的觀念導(dǎo)致檔案信息資源利用率不高，也無(wú)法發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。

四、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的具體對(duì)策

（一）加強(qiáng)電子文件管理。通常情況下，電子檔案文件主要是以現(xiàn)代數(shù)字環(huán)境為基礎(chǔ)，結(jié)合計(jì)算機(jī)等技術(shù)形成的文件，將其存儲(chǔ)在光盤、磁盤等載體當(dāng)中，通過(guò)播放設(shè)備進(jìn)行瀏覽與修改，并能上傳到網(wǎng)絡(luò)的各種文件。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷提高，現(xiàn)代化辦公設(shè)備廣泛應(yīng)用在現(xiàn)代檔案管理工作中，電子檔案文件的使用具有十分重要的地位。特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案的建立，使更多檔案資料信息傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，使電子檔案文件管理更加重要。因此，相關(guān)部門在檔案管理實(shí)際工作中需要嚴(yán)格管控電子檔案文件。首先，應(yīng)建立相關(guān)的技術(shù)部門，對(duì)電子信息、檔案資源網(wǎng)絡(luò)等方面進(jìn)行規(guī)范管理與維護(hù)，并加強(qiáng)提高電子檔案文件歸檔工作的制度化與專業(yè)化以及電子檔案文件管理水平。其次，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案文件的處理，管理人員需要處理好電子檔案接收、保存、文件格式整理等相關(guān)工作，為電子檔案文件的有效性提供保障。最后，加強(qiáng)電子檔案文件的保存，對(duì)需要長(zhǎng)期儲(chǔ)存的文件要定期備份，保障檔案信息的安全性。

（二）加強(qiáng)檔案管理體系的完善。為加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的開(kāi)展，相關(guān)單位及人員需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想理念與工作方式，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)單位運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展的重要性，并根據(jù)有關(guān)部門的政策規(guī)定與制度，對(duì)檔案管理體系進(jìn)行健全完善。以此為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際需要，對(duì)檔案管理工作的具體目標(biāo)進(jìn)行明確，并在日常工作過(guò)程中對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范管控，避免由于操作失誤導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)損壞或丟失。此外，相關(guān)單位還可以借助綜合評(píng)價(jià)方式開(kāi)展檔案管理工作質(zhì)量的評(píng)價(jià)，以此來(lái)提高現(xiàn)代檔案信息化管理水平。

（三）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案的創(chuàng)建。研究表明，通過(guò)創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)檔案，能夠最大限度上保障檔案管理的水平與質(zhì)量，在網(wǎng)絡(luò)檔案建立中，需要建立檔案網(wǎng)站，通過(guò)在互聯(lián)網(wǎng)上建立站點(diǎn)，保障檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作能夠順利進(jìn)行下去。檔案網(wǎng)站的建立能夠充分借助網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出宣傳功能、展示功能以及服務(wù)利用功能。能夠打破時(shí)間以及地域性的限制，并通過(guò)各種服務(wù)模塊的設(shè)置進(jìn)行多角度地宣傳。在展示功能上，檔案真實(shí)地記錄了政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各相關(guān)信息，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檔案信息化的建設(shè)，促進(jìn)資源信息共享水平的提高以及檔案資源的利用率。此外，應(yīng)完善信息化建設(shè)相關(guān)設(shè)施，通過(guò)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)以及檔案管理水平的提高，完善硬件及軟件等相關(guān)設(shè)施，為檔案管理以及網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換共享等提供更好的服務(wù)保障。

（四）加強(qiáng)信息化管理技術(shù)的應(yīng)用。檔案信息化建設(shè)與檔案管理中，應(yīng)注重其信息化管理手段的提升，是保證檔案管理效率和質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。首先要完善信息化管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，促進(jìn)實(shí)際管理水平的提高。其次要積極應(yīng)用先進(jìn)的管理方式，突破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性，確保最大限度上提高檔案管理的信息化水平，促進(jìn)現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

（五）加強(qiáng)檔案人員專業(yè)水平的培養(yǎng)。檔案管理人員作為現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)及管理工作的重要參與者，不僅需要注重對(duì)檔案的管理，同時(shí)還需要加強(qiáng)相關(guān)資源的應(yīng)用。需要具備一定的計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)基礎(chǔ)，能夠?qū)n案信息通過(guò)整理之后快速準(zhǔn)確地提供給需要的人，將館藏檔案通過(guò)多種方式進(jìn)行傳播，激活檔案室中的知識(shí)和信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，發(fā)揮出其應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值。同時(shí)，為了強(qiáng)化提高檔案信息化建設(shè)與管理工作的水平，離不開(kāi)專業(yè)人才的培養(yǎng)。首先，檔案管理部門需要根據(jù)實(shí)際工作需要，選擇專業(yè)素質(zhì)較高、能夠充分掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)與技能、規(guī)范高效地完成日常工作的員工；其次，要不定期組織開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使管理人員專業(yè)素質(zhì)與技術(shù)能力不斷提高，樹(shù)立先進(jìn)的檔案管理理念，激發(fā)起創(chuàng)新潛能，從而滿足現(xiàn)代檔案信息化管理工作發(fā)展的需要；最后，需要設(shè)立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過(guò)合理的崗位設(shè)置和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，激發(fā)出檔案管理人員自身的工作熱情與積極性。

五、結(jié)語(yǔ)

在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，檔案信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作有著重要的幫助，對(duì)檔案管理后期以及使用有很大的影響。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化變革，有利于提高檔案管理的質(zhì)量和效率，以及實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的優(yōu)化和充分利用，提高檔案管理整體水平。因此，檔案管理部門應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展，積極創(chuàng)新檔案管理工作思路，并借助現(xiàn)代化信息管理技術(shù)的應(yīng)用，使檔案信息化建設(shè)更好適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展需要。