文/廣州圖書(shū)館 張嘉

隨著“十四五”時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，圖書(shū)館管理部門(mén)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了檔案管理的重要性，并且根據(jù)自身實(shí)際情況做出了相應(yīng)的策略調(diào)整，但是在當(dāng)前的圖書(shū)館檔案工作開(kāi)展中，依舊存在著一些問(wèn)題，如缺乏完善的工作機(jī)制、檔案收集力度不足等等，這無(wú)疑限制了圖書(shū)館檔案工作的開(kāi)展與落實(shí)，所以在“十四五”發(fā)展規(guī)劃背景下，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)多方參與，共同協(xié)調(diào)，步調(diào)一致，提高規(guī)劃編制的透明度和社會(huì)參與度，加強(qiáng)創(chuàng)新能力。

一、建立完善的工作機(jī)制及全新的檔案工作內(nèi)容

在檔案管理工作中，要堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，建立完善的工作機(jī)制，不斷加強(qiáng)檔案管理工作，促進(jìn)管理工作規(guī)范化發(fā)展，確保各個(gè)檔案管理部門(mén)之間具有良好的聯(lián)系機(jī)制，從而保證檔案工作的高效性。在檔案工作開(kāi)展中，管理人員還需要應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案管理辦法，建立歸檔部門(mén)資料室，收集本部門(mén)的重要資料，提供重要的信息決策依據(jù)，建立全新的檔案工作管理格局。

比如，管理人員可以拿出專(zhuān)項(xiàng)資金建立單位內(nèi)部專(zhuān)門(mén)檔案室，抽調(diào)精干人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案室工作，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，從而不斷地加強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量和水平，保證檔案室的功能齊全、安全、保密等，有效為單位的檔案管理部門(mén)決策提供基礎(chǔ)的信息依據(jù)。還需要在“十四五”發(fā)展背景下，建立數(shù)字化的檔案室，建設(shè)存量檔案電子化、增量檔案數(shù)字化，加強(qiáng)電子化檔案部門(mén)的建設(shè)力度，全程進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

二、加大檔案收集力度，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用

在檔案建設(shè)過(guò)程中，需要能夠建立覆蓋全單位的檔案資源體系，能夠在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源的共享，這樣有利于部門(mén)決策及組織經(jīng)濟(jì)發(fā)展能力的提升。覆蓋全單位的檔案資源體系需要完善的制度體系的支持，這主要是因?yàn)橥晟频墓芾碇贫扔兄谝龑?dǎo)工作人員落實(shí)自身職責(zé)，減少檔案管理中錯(cuò)誤問(wèn)題的出現(xiàn)。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，檔案的真實(shí)性是十分必要的，因?yàn)檫@直接為組織的決策提供了基礎(chǔ)的信息依據(jù)，所以相關(guān)部門(mén)管理人員還需要加強(qiáng)對(duì)各類(lèi)檔案的整理，以此保證檔案工作質(zhì)量。

例如，可以加強(qiáng)單位對(duì)于業(yè)務(wù)發(fā)展歷史資料的收集，這樣能夠進(jìn)行組織文化建設(shè)，提高相關(guān)工作人員的歸屬感和自信心，激發(fā)工作人員的責(zé)任意識(shí)；可以對(duì)于組織內(nèi)部的實(shí)物檔案和聲像檔案中具有多媒體特色的檔案進(jìn)行收集；還可以收集一些與組織發(fā)展精神和發(fā)展目標(biāo)相吻合的名人檔案，加強(qiáng)組織內(nèi)部的思想文化建設(shè)，提高組織發(fā)展的文化實(shí)力，積極響應(yīng)“十四五”發(fā)展的號(hào)召。在一些大型企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)于大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)數(shù)據(jù)資源的共享；同時(shí)企業(yè)內(nèi)部擁有一定的保密性文件，利用到大數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的實(shí)時(shí)整理總結(jié)和歸納。各部門(mén)可以方便地利用大數(shù)據(jù)內(nèi)的信息，提高信息利用的效果和水平。

在會(huì)議記錄管理方面，管理員可以在護(hù)理記錄管理板塊實(shí)現(xiàn)會(huì)議記錄信息的管理，方便檔案數(shù)據(jù)的搜集工作，尤其是這部分信息的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)形式，不僅包括文字稿，也可以包括圖片稿和會(huì)議視頻。當(dāng)有新的會(huì)議記錄進(jìn)行添加時(shí)，應(yīng)當(dāng)把數(shù)據(jù)庫(kù)中新建會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員等進(jìn)行建項(xiàng)，然后再進(jìn)行查詢(xún)操作，對(duì)不符信息進(jìn)行修改和刪除，保留其他相對(duì)應(yīng)的信息，這樣不僅能夠幫助數(shù)據(jù)庫(kù)的在線(xiàn)應(yīng)用，還能夠使辦公室工作大型會(huì)議檔案形成完整的系統(tǒng)，為后續(xù)宣傳學(xué)習(xí)工作提供豐富素材。

三、提高檔案服務(wù)的效果，建立方便查詢(xún)的檔案庫(kù)

在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，還需要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)的形式。圍繞工作人員的檔案需求，開(kāi)發(fā)檔案資源，并學(xué)會(huì)運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備來(lái)進(jìn)行檔案資源的管理以及與客戶(hù)的交流，明確客戶(hù)的實(shí)際需求，進(jìn)而完善檔案資源查詢(xún)?cè)O(shè)備，使用戶(hù)能方便地進(jìn)行信息的查詢(xún)。

在組織內(nèi)部要建立完善的檔案專(zhuān)業(yè)實(shí)踐基地，可以加強(qiáng)對(duì)檔案工作目標(biāo)以及工作內(nèi)容的設(shè)置，有計(jì)劃地進(jìn)行工作，提高檔案管理工作的有效性。檔案管理部門(mén)需要不斷深挖檔案的文化價(jià)值，有計(jì)劃地開(kāi)展工作，整合檔案資源。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，加強(qiáng)組織文化的信息挖掘，為組織文化建設(shè)提供信息資源，編輯多種形式的成果，努力把信息庫(kù)變成思想庫(kù)，為組織的工作提供重要的思想基礎(chǔ)。在管理工作過(guò)程中還要利用信息技術(shù)，進(jìn)一步提高信息化管理的質(zhì)量。

在組織內(nèi)部可以建立門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，深入發(fā)掘網(wǎng)站的功能，建立智能信息共享的平臺(tái)，全方位地進(jìn)行信息的共享。教育方面需要加強(qiáng)對(duì)于進(jìn)行信息傳播媒介的利用，依據(jù)單位網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行平臺(tái)的搭建，并且在平臺(tái)中引導(dǎo)用戶(hù)發(fā)表意見(jiàn)，提高檔案管理工作的服務(wù)水平。還可以使用電子文件進(jìn)行檔案信息的歸檔移交，全面推進(jìn)數(shù)字化的信息管理，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案的權(quán)威信息查詢(xún)以及數(shù)字化檔案管理工作。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的運(yùn)用不僅能保證檔案的完整性，還能加強(qiáng)對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重大業(yè)務(wù)的記錄和信息收集，為之后的企業(yè)決策提供基礎(chǔ)的信息依據(jù)。在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中要保證檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和實(shí)用性，能夠根據(jù)其發(fā)展的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，為組織的決策提供有力的信息依據(jù)。建立現(xiàn)代化的檔案管理體系，加強(qiáng)檔案宣傳工作，積極利用現(xiàn)代化途徑，推出單位組織內(nèi)部發(fā)展的新成績(jī)，組織工作人員的優(yōu)秀事跡以及建設(shè)一些具有特色的檔案管理內(nèi)容，提高檔案管理的影響力，為檔案工作提供強(qiáng)大的輿論支持。此外，管理人員還要不斷深化檔案的文化價(jià)值，讓工作人員真正認(rèn)識(shí)到檔案工作開(kāi)展的必要性。

四、加強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)

在進(jìn)行檔案工作過(guò)程中，需要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，不斷為工作人員提供受訓(xùn)機(jī)會(huì)，提高工作人員自身能力。在檔案工作開(kāi)展中，管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)化人才的重視，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。應(yīng)用培訓(xùn)的方式加強(qiáng)工作素養(yǎng)提升。

比如，可以打造線(xiàn)上線(xiàn)下聯(lián)動(dòng)的培訓(xùn)方式。線(xiàn)上培訓(xùn)能夠打破時(shí)間以及空間的限制，使得培訓(xùn)直接對(duì)接相關(guān)專(zhuān)家，面對(duì)更加廣闊的學(xué)習(xí)對(duì)象，提高培訓(xùn)的效果；線(xiàn)下培訓(xùn)能夠促進(jìn)理論和實(shí)踐有效地結(jié)合起來(lái)，建立復(fù)合型的檔案管理人才。而且管理人員在檔案工作開(kāi)展中還可以定期開(kāi)展“檔案工作重要性”“如何才能夠做好檔案工作”等主題會(huì)議，并且要求工作人員在參加會(huì)議后寫(xiě)出自己的感想以及日后的工作計(jì)劃，這樣可以提高工作人員的思想認(rèn)識(shí)，進(jìn)而為檔案工作的高質(zhì)量落實(shí)奠定基礎(chǔ)。此外，管理人員還需要明確檔案工作目標(biāo)，完善檔案工作開(kāi)展流程，加強(qiáng)檔案管理各部門(mén)之間的溝通和協(xié)作，切實(shí)利用檔案信息提高組織決策的能力，加強(qiáng)建設(shè)的水平。

綜上所述，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是重要內(nèi)容。在“十四五”規(guī)劃的背景下，需要加強(qiáng)協(xié)同合作，形成合力，擁有宏觀的眼光，使得檔案工作能夠進(jìn)一步服務(wù)社會(huì)，提高工作的質(zhì)量，準(zhǔn)確把握時(shí)代的發(fā)展。目前對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，需要堅(jiān)持全面規(guī)劃與重點(diǎn)突出相結(jié)合，戰(zhàn)略性和操作性相結(jié)合的策略，有效提高檔案管理的質(zhì)量。加強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)水平，與國(guó)際優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)對(duì)接，學(xué)習(xí)其他管理人員優(yōu)秀管理辦法，提高檔案管理的整體質(zhì)量和水平，促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)代化，為十四五背景下的經(jīng)濟(jì)發(fā)展貢獻(xiàn)一定力量。

五、提高檔案信息管理的安全性科學(xué)性是關(guān)鍵環(huán)節(jié)

在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，還需要保證檔案的密閉性，加強(qiáng)檔案管理工作的安全建設(shè)。

比如，在組織內(nèi)部要進(jìn)行保管、保密體系的建設(shè)。按照國(guó)家規(guī)定，建立人防、物防、技防三位一體的安全防范機(jī)制，能夠在發(fā)生問(wèn)題之時(shí)，及時(shí)調(diào)動(dòng)檔案管理的應(yīng)急制度，加強(qiáng)對(duì)于檔案安全應(yīng)急處理的效果。而且在發(fā)生危害時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)于檔案資源的搶救，妥善地處理問(wèn)題，降低損失，從而為組織發(fā)展提供檔案價(jià)值。檔案庫(kù)房較容易發(fā)生火災(zāi)，還要建立安全防災(zāi)的標(biāo)準(zhǔn)，利用先進(jìn)的保密技術(shù)加強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)性、保密性，確保檔案的安全，防止檔案信息機(jī)密的泄露。要推動(dòng)安全管理體系的建設(shè)，進(jìn)行分層、分等級(jí)的規(guī)劃，加強(qiáng)檔案保護(hù)的力度，提高檔案管理工作的整體質(zhì)量和水平。綜上所述，提高檔案信息管理的安全性、科學(xué)性是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

六、結(jié)語(yǔ)

從五個(gè)方面為組織內(nèi)部的檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展提出了建議，相關(guān)工作人員要響應(yīng)十四五的號(hào)召，堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，有效提高檔案工作的水平，加強(qiáng)檔案服務(wù)的效果。檔案管理的工作要加強(qiáng)對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)手段以及思想的利用，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，響應(yīng)“十四五”規(guī)劃的號(hào)召，相關(guān)工作人員一直在路上。