文/自然資源部海洋減災(zāi)中心 王偉紅；國家海洋信息中心、中國海洋檔案館 孫曉燕

一、新修訂《檔案法》的新要求

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案工作的環(huán)境、內(nèi)容和對象發(fā)生了翻天覆地的變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、模式和方法，進(jìn)行全面的數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。社會公眾對檔案信息、檔案文化的需求日益增長，迫切要求加快檔案開放利用、提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。新《檔案法》于2020年6月20日經(jīng)第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過，自2021年1月1日起施行。此次檔案法的修訂緊緊圍繞習(xí)近平總書記提出的檔案工作“走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化”三方面要求，條目從原來的二十七條增加至五十三條，增設(shè)“監(jiān)督檢查”和“檔案信息化建設(shè)”新章節(jié)，明確提出監(jiān)督檢查的具體事項和措施，強(qiáng)調(diào)電子檔案的法律地位、要求和作用，規(guī)定了信息化系統(tǒng)建設(shè)和安全管理要求。新檔案法還明確要求完善檔案管理體制，健全檔案管理相關(guān)制度，推動檔案開放與利用。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作現(xiàn)狀和存在的問題

我國的政治體制正處于不斷改革完善過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位廣泛參與社會事務(wù)管理，涉及科學(xué)、教育、文化和衛(wèi)生等多個領(lǐng)域，在我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中扮演著重要角色。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案是各項業(yè)務(wù)工作和社會活動開展的真實(shí)記錄，是認(rèn)識歷史和了解歷史的客觀證據(jù)。因此，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案實(shí)施科學(xué)有效的管理具有重要意義，然而，當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理還存在諸多問題。

（一）檔案意識有待提高。雖然多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位認(rèn)識到檔案工作的重要性，明確指定檔案工作管理部門和分管領(lǐng)導(dǎo)，但仍存在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的工作原則落實(shí)不到位，檔案部門管理各類檔案的要求執(zhí)行不到位、監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠、措施不多等問題，尚未達(dá)到各類檔案“顆粒歸倉”的目標(biāo)。檔案工作與業(yè)務(wù)工作統(tǒng)籌考慮不夠，同步部署、同步實(shí)施和同步發(fā)展的要求未能有效落實(shí)，日常工作中開展檔案收集、整理、歸檔的主動性和自覺性不夠，檔案宣傳活動不多、宣傳載體和平臺不足，尚未普遍形成全員參與檔案工作的良好氛圍。個別單位的檔案管理工作無人監(jiān)督，領(lǐng)導(dǎo)不重視，除應(yīng)對上級檢查之外，檔案日常維護(hù)都是能省則省、能免則免。此外，部分單位還存在檔案管理人員缺失、內(nèi)部分工不明，導(dǎo)致了檔案管理工作失效。

（二）檔案管理制度不健全。大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理制度未能隨著國家檔案政策出臺和自身職能調(diào)整及時制定和修訂，導(dǎo)致檔案工作人員在無制度遵循下開展工作。例如，很多單位沒有明確制定檔案管理辦法，導(dǎo)致檔案管理長期處于被忽略的狀態(tài)。文書檔案、科研業(yè)務(wù)檔案、照片檔案、電子檔案等沒有制定歸檔范圍和保管期限等制度和標(biāo)準(zhǔn)，檔案保管、利用、鑒定和銷毀等缺少制度遵循，即便部分單位制定了檔案管理制度，但日常工作中執(zhí)行不到位，管理隨意，長此以往導(dǎo)致檔案缺失和損毀，機(jī)關(guān)檔案應(yīng)有的價值和作用得不到充分發(fā)揮。

（三）檔案管理軟硬件投入不足。受檔案意識和重視程度的影響，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有設(shè)置專門的檔案庫房，個別單位將檔案資料堆放在地下倉庫和租借房中。部分單位雖然配備了檔案庫房，為檔案安全保管提供了必要保障，但隨著檔案數(shù)量的增加，庫房容量明顯不足，且大部分庫房為普通辦公用房改造，難以滿足防潮、防蟲和防塵等專業(yè)檔案庫房要求，使檔案長久保存面臨挑戰(zhàn)。部分單位的檔案部門沒有配備計算機(jī)等基本的信息化管理設(shè)備，仍使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體方式管理，使用受限且程序繁瑣，還極易造成檔案丟失和缺損。

（四）檔案信息化和開發(fā)利用程度不高。雖然多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位都在積極開展檔案信息化工作，但與本單位信息化整體工作脫節(jié)，或明顯落后于本單位信息化進(jìn)度，沒有配備檔案管理系統(tǒng)軟件，部分單位雖配備有檔案管理系統(tǒng)軟件，但未與單位辦公OA系統(tǒng)和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)相銜接，部分單位沒有檔案信息化專業(yè)人員，影響檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。信息化程度不高也制約著檔案的利用開發(fā)，檔案深度開發(fā)產(chǎn)品少，多限于大事記、文件匯編等傳統(tǒng)檔案編研形式，距離“檔案工作要由封閉走向開放，由重保管走向重服務(wù)”要求尚有較大差距。大多數(shù)單位因檔案數(shù)字化程度低，僅能以目錄檢索方式提供檔案利用，不能提供全文在線閱覽，檔案利用效率較低，難以高質(zhì)量滿足業(yè)務(wù)工作信息檢索的需求。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位貫徹新修訂檔案法的思路

（一）營造濃厚的檔案法宣傳氛圍，提高檔案意識。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理部門要借助新《檔案法》出臺的機(jī)會，將學(xué)習(xí)宣貫《檔案法》作為本單位普法工作和檔案工作的重要任務(wù)，做好檔案法普及宣傳。通過組織召開專題學(xué)習(xí)會、研討會、培訓(xùn)會等形式，讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部和普通職工深刻認(rèn)識到檔案工作的政治屬性，加深全體人員對檔案工作的認(rèn)識和理解，從而提高檔案法制意識。同時，要豐富宣傳手段，借助機(jī)關(guān)事業(yè)單位主辦的報紙、期刊、微信公眾號和抖音等平臺，開設(shè)介紹檔案法和檔案知識的專欄，增強(qiáng)單位職工對檔案法認(rèn)識的深度，促使全面形成掌握檔案法、遵守檔案法和運(yùn)用檔案法的氛圍。

（二）建立完善的檔案管理體制和管理制度。新《檔案法》為我國今后檔案工作明確了基本原則和發(fā)展方向，但具體到每個機(jī)關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)根據(jù)其精神實(shí)質(zhì)，強(qiáng)化“依法依規(guī)”的檔案工作思路，以“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”作為檔案工作的目的和檔案人的職責(zé)使命，在充分考慮本單位實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，明確機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案工作發(fā)展布局，建立完善的檔案管理體制。對本單位已有制度進(jìn)行全面系統(tǒng)梳理，并進(jìn)行配套管理制度的研究和制定，確保與新《檔案法》的精神實(shí)際銜接，促使各項要求落地，構(gòu)建起科學(xué)完備、全面系統(tǒng)和操作性強(qiáng)的檔案管理制度。

（三）保障檔案管理軟硬件投入，提高信息化水平。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加大對檔案工作的支持，對檔案工作人員、經(jīng)費(fèi)、用房、信息化建設(shè)等各方面提供有力保障，嘗試爭取長期穩(wěn)定的專項經(jīng)費(fèi)。根據(jù)新修訂《檔案法》要求，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化工作應(yīng)統(tǒng)一規(guī)劃，并納入本單位信息化建設(shè)的總體考慮，同步謀劃和實(shí)施，保障傳統(tǒng)數(shù)字化檔案和原生電子檔案等檔案數(shù)字資源的安全長久保存。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變工作思路，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案“收、管、用”模式向“自動化、系統(tǒng)化、數(shù)字化”轉(zhuǎn)變。積極利用信息技術(shù)手段對檔案進(jìn)行收集、整理、分類，建立新的檔案管理流程。同時要保障信息化建設(shè)所需要的軟硬件設(shè)備的經(jīng)費(fèi)投入，及時完成單位存量和增量檔案的數(shù)字化。有條件的單位應(yīng)配備與辦公OA系統(tǒng)相銜接的專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)和查詢檢索服務(wù)利用系統(tǒng)，開展數(shù)字檔案室建設(shè)，滿足檔案信息化建設(shè)和檔案服務(wù)利用的需要。

（四）提高檔案開放利用程度。一是制定完善的檔案利用制度和標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合本單位檔案管理實(shí)際，基于國家有關(guān)政府信息公開、檔案鑒定和降密解密的總體要求，制定符合機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)際的檔案利用制度，保障檔案利用的安全。二是健全檔案利用體系。建設(shè)資源豐富、種類齊全、安全高效的檔案利用體系，并強(qiáng)化信息技術(shù)在檔案利用環(huán)節(jié)發(fā)揮作用，讓用戶更方便快捷獲得檔案信息咨詢，推動檔案利用的現(xiàn)代化。三是要提高檔案利用效果。充分掌握檔案利用服務(wù)對象群體的特點(diǎn)和需求，有針對性地預(yù)測、追蹤和研究分析檔案利用需求、趨勢和重點(diǎn)，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、文件選編匯編、檔案專題展覽、文化產(chǎn)品等，達(dá)到方便查閱和擴(kuò)大利用范圍的效果。四是積極服務(wù)大局。在國家政治生活重大活動、重大事件、重大紀(jì)念日等節(jié)點(diǎn)，積極挖掘檔案資源，積極推出檔案專題展覽、專題視頻等多種形式的檔案產(chǎn)品，利用網(wǎng)站、微信、微博和抖音等自媒體平臺，多渠道、多角度發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案的價值。