文/蘭州戰(zhàn)役紀(jì)念館 王麗娟

一、藏品檔案的內(nèi)涵

（一）藏品自身檔案。紀(jì)念館藏品檔案主要涵蓋了以下幾個(gè)方面：1.藏品入館的初始單據(jù)，涉及藏品收購(gòu)、捐贈(zèng)等收據(jù)，藏品寄存和出借的單據(jù)等。2.紀(jì)念館藏品來(lái)源的原始記錄，這部分檔案主要是藏品在流轉(zhuǎn)中形成的錄音材料、文字說(shuō)明以及研究報(bào)告等。3.藏品自身屬性原始記錄，主要是藏品的總登記賬目、專(zhuān)業(yè)鑒定意見(jiàn)、藏品目錄、藏品保護(hù)以及修復(fù)檔案、藏品進(jìn)出庫(kù)憑據(jù)或者手續(xù)等，另外，還有與藏品相關(guān)的音頻和圖像文件等。

（二）與藏品相關(guān)的其他檔案。1.藏品展出記錄。藏品展出記錄主要是藏品的裝箱單、展出目錄以及點(diǎn)交冊(cè)、藏品展覽會(huì)場(chǎng)的圖像資料、展覽的陳列方案等，另外還包括專(zhuān)業(yè)學(xué)科人士、社會(huì)媒體對(duì)藏品展覽的報(bào)道資料等。2.藏品提用憑證。該檔案主要是藏品展覽過(guò)程時(shí)的提取清單和外界的收據(jù)，同時(shí)還有領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見(jiàn)文件。藏品外借，需要保存藏品的原狀和使用的圖像及文字記錄資料。3.藏品修復(fù)記錄。各級(jí)管理人員簽署的藏品修復(fù)意見(jiàn)，藏品的具體修復(fù)措施和存放環(huán)境，修復(fù)采用的藥劑數(shù)量和名稱(chēng)的文字記錄，藏品修復(fù)前后的實(shí)物照片等資料。4.藏品注銷(xiāo)憑證。藏品注銷(xiāo)過(guò)程中產(chǎn)生的注銷(xiāo)原因以及領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見(jiàn)材料等。

二、紀(jì)念館藏品檔案管理現(xiàn)狀存在的問(wèn)題

（一）藏品檔案管理人員素質(zhì)不高。隨著我國(guó)國(guó)民生活水平的提高，國(guó)內(nèi)紀(jì)念館及博物館的人流量逐年增加，紀(jì)念館的管理和維護(hù)壓力穩(wěn)步提升，并且紀(jì)念館作為公益性場(chǎng)所，沒(méi)有其他收入來(lái)源，而藏品在陳列和維護(hù)的過(guò)程中，需要產(chǎn)生巨大的費(fèi)用，特別是藏品的引進(jìn)、維護(hù)、展出以及研究等，需要投入一定的經(jīng)費(fèi)，使得紀(jì)念館的資金常年處于緊張狀態(tài)。因此，為了節(jié)約開(kāi)支，優(yōu)化紀(jì)念館的經(jīng)費(fèi)投入比例，領(lǐng)導(dǎo)往往會(huì)通過(guò)精簡(jiǎn)人員來(lái)達(dá)到目標(biāo)，而紀(jì)念館藏品檔案管理則需要大量的人員才能完成，減少檔案管理人員必然會(huì)導(dǎo)致藏品管理工作質(zhì)量下降。通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些紀(jì)念館藏品管理工作崗位是兼職類(lèi)型，通過(guò)招聘沒(méi)有管理經(jīng)驗(yàn)的社會(huì)兼職人員完成，或者由紀(jì)念館其他部門(mén)的人員兼職完成，這種藏品檔案管理無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理實(shí)際工作需求，導(dǎo)致管理水平和質(zhì)量不高。管理人員的整體素質(zhì)不高導(dǎo)致紀(jì)念館藏品檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題。

（二）檔案信息收集困難。藏品檔案信息收集是紀(jì)念館藏品管理的基本任務(wù)之一，盡管這項(xiàng)工作難度不大，但是實(shí)際操作面臨諸多問(wèn)題，存在重重困難。首先，紀(jì)念館的藏品種類(lèi)較多，藏品需要記錄的檔案信息較為復(fù)雜，在當(dāng)前紀(jì)念館藏品檔案管理人員素質(zhì)不高，人員嚴(yán)重不足的情況下，搜集藏品檔案信息的工作量相對(duì)來(lái)說(shuō)非常大，其他部門(mén)的兼職人員在滿(mǎn)足本職工作情況下，很難再投入大量的時(shí)間和精力來(lái)收集檔案信息。其次，由于人員的文化素養(yǎng)不高，對(duì)紀(jì)念館藏品的了解程度不夠，也容易忽視藏品的重要信息，從而導(dǎo)致檔案信息不匹配的問(wèn)題，同時(shí)由于各部門(mén)之間溝通問(wèn)題，采集檔案信息出現(xiàn)不配合的情況，造成了藏品檔案信息整理面臨巨大的壓力和麻煩。最后，藏品檔案信息收集中還涉及專(zhuān)業(yè)的研究工作，相應(yīng)的研究人員對(duì)各自的工作資料存在保密問(wèn)題，涉及某藏品的課題、科研等資料是私人財(cái)產(chǎn)，不會(huì)輕易交給紀(jì)念館檔案管理部門(mén)。另外，檔案信息收集完成后，在沒(méi)有專(zhuān)業(yè)妥善保管時(shí)，也容易造成資料遺失或者損毀的問(wèn)題。

（三）硬件設(shè)施不夠完善。紀(jì)念館基礎(chǔ)硬件設(shè)施不全，管理設(shè)施作為檔案管理的基礎(chǔ)，在缺少必要管理設(shè)施和設(shè)備的情況下，導(dǎo)致很多藏品檔案管理工作都無(wú)法進(jìn)行。目前來(lái)看，由于紀(jì)念館藏品檔案管理工作受重視程度不夠，相應(yīng)的管理硬件設(shè)施投入不足，管理工作效率不高，造成了一定的惡性循環(huán)。比如，某些紀(jì)念館的檔案信息管理室設(shè)置過(guò)于簡(jiǎn)陋，檔案室環(huán)境不滿(mǎn)足檔案保存的要求，特別是個(gè)別紀(jì)念館將檔案室設(shè)置在底樓或者頂樓，陽(yáng)光直射或者漏水問(wèn)題嚴(yán)重，環(huán)境濕度和溫度導(dǎo)致資料加快發(fā)霉和腐爛，檔案出現(xiàn)損壞，進(jìn)一步增加了檔案信息收集壓力。

（四）理論制度嚴(yán)重缺失。藏品檔案管理制度缺失，與一般的企業(yè)檔案管理不同，藏品檔案管理具有其特殊性，檔案管理工作必須要規(guī)范化、高效性和合理性，要基于明確的工作制度流程和標(biāo)準(zhǔn)，但是目前管理人員的文化素養(yǎng)不高，人員較少，不同的紀(jì)念館存在差異性，國(guó)家層面上很難出臺(tái)統(tǒng)一規(guī)定，無(wú)法建立統(tǒng)一的詳細(xì)制度規(guī)定。所以，目前國(guó)內(nèi)多數(shù)紀(jì)念館還沒(méi)有形成各自的檔案管理技術(shù)文件，檔案管理還是沿用傳統(tǒng)的管理方式，使得藏品管理質(zhì)量不高。

三、提升紀(jì)念館藏品檔案管理水平的措施

（一）重視專(zhuān)業(yè)人才引進(jìn)。藏品檔案管理是紀(jì)念館其他業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)支撐，能夠發(fā)揮重要的作用。特別是文物的征集、藏品陳列以及藏品管理等，合理應(yīng)用藏品檔案文件能夠極大提高紀(jì)念館整體工作效率，所以紀(jì)念館領(lǐng)導(dǎo)層需要充分認(rèn)識(shí)到這個(gè)問(wèn)題，對(duì)藏品檔案管理工作要給予足夠的重視。因此，需要大力引進(jìn)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，并且在人力資源上給予藏品檔案管理足夠的支持，從根本上提高藏品管理工作的專(zhuān)業(yè)性。具體來(lái)看，紀(jì)念館要合理調(diào)整藏品檔案管理的工作制度，建立專(zhuān)門(mén)的藏品檔案管理部門(mén)，已經(jīng)存在檔案管理部門(mén)的需要優(yōu)化人員配置，設(shè)置細(xì)化的工作崗位，將具體管理工作任務(wù)安排到個(gè)人，實(shí)行個(gè)人負(fù)責(zé)制度，專(zhuān)人專(zhuān)項(xiàng)管理檔案文件。另外，在檔案管理人員待遇方面要適當(dāng)提高，吸引優(yōu)秀的管理人才，打造高水平的藏品管理隊(duì)伍。

（二）數(shù)字化檔案管理措施。當(dāng)前數(shù)字化技術(shù)充分發(fā)展的背景下，各行各業(yè)都開(kāi)始運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)。對(duì)于紀(jì)念館藏品檔案管理來(lái)說(shuō)，實(shí)際上是對(duì)信息的管理，所以采用數(shù)字化管理理念和方法能夠極大提高管理工作效率。通過(guò)將紀(jì)念館藏品錄入信息系統(tǒng)，通過(guò)基本信息、音頻以及文字元素等，多方面記錄和解釋藏品。通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)建立，可以動(dòng)態(tài)管理藏品檔案，使得藏品信息管理更加便捷和高效，同時(shí)還能與國(guó)內(nèi)其他紀(jì)念館檔案信息進(jìn)行共享。利用計(jì)算機(jī)程序?qū)Σ仄愤M(jìn)行分類(lèi)管理，以電子借閱卡的形式獲取藏品檔案的紙質(zhì)或者電子版信息，特別是藏品檔案的電子信息，不會(huì)出現(xiàn)遺失或者損害，借閱人員可以自主完成，極大解放了工作人員。另外，為保證信息安全，還需要備份電腦系統(tǒng)中的檔案信息。

（三）優(yōu)化硬件基礎(chǔ)設(shè)施。目前，國(guó)內(nèi)紀(jì)念館的檔案管理工作盡管有信息化和數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)，但是主要是以傳統(tǒng)的管理方式為主，不管是紙質(zhì)檔案文件管理還是數(shù)字化和信息化的檔案管理，都需要配備相應(yīng)的硬件設(shè)施。對(duì)于紀(jì)念館來(lái)說(shuō)，要充分發(fā)揮藏品檔案管理的作用，則需要強(qiáng)化提升現(xiàn)有的基礎(chǔ)硬件設(shè)施。比如，通過(guò)暖通專(zhuān)業(yè)化設(shè)計(jì)，保證藏品檔案管理室的溫度、濕度、潔凈度等，保證特殊文件在存放中不會(huì)出現(xiàn)損壞和變質(zhì)，檔案室的消防安全和用電安全要進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，有條件的紀(jì)念館可以實(shí)現(xiàn)智能化管理，大幅度提高檔案管理的硬件水平。

（四）加強(qiáng)檔案管理機(jī)制建設(shè)。檔案管理要結(jié)合傳統(tǒng)和現(xiàn)代兩種方式，單獨(dú)使用任何一種管理方式均不能滿(mǎn)足實(shí)際需求。所以目前紀(jì)念館要建立一種較為完善的檔案管理機(jī)制，將兩種管理方式有機(jī)結(jié)合，為藏品管理工作提供必要的保障，打造紀(jì)念館藏品管理工作的標(biāo)桿，管理機(jī)制建設(shè)需要從多個(gè)角度和方面考慮問(wèn)題，充分體現(xiàn)以人為本的原則。具體可以做到如下幾點(diǎn)：1.將藏品管理工作細(xì)化為各個(gè)部分，安排具體的人員負(fù)責(zé)具體的內(nèi)容，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任感。2.不定期抽樣檢查，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案內(nèi)容與數(shù)字化檔案信息進(jìn)行對(duì)比分析，總結(jié)兩者之間的差別，確認(rèn)當(dāng)前的檔案是否存在問(wèn)題，從而判斷藏品管理工作是否存在漏洞。3.及時(shí)回訪藏品借閱人員，了解藏品借閱長(zhǎng)期不歸還的原因，并且進(jìn)一步在管理機(jī)制中納入獎(jiǎng)懲條例，對(duì)于損害藏品檔案的人員進(jìn)行處罰。

四、結(jié)語(yǔ)

紀(jì)念館的藏品檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，但也是一項(xiàng)容易被忽視的工作，必須從根本上引起重視，提高紀(jì)念館藏品管理人員的管理意識(shí)，才能做好紀(jì)念館藏品檔案管理工作。在新時(shí)期背景下，紀(jì)念館藏品管理要探索符合現(xiàn)代化管理的模式，立足于傳統(tǒng)管理方式，采用信息技術(shù)協(xié)同管理，提高紀(jì)念館藏品檔案管理的水平，服務(wù)于紀(jì)念館藏品檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，從而實(shí)現(xiàn)紀(jì)念館藏品管理的精準(zhǔn)性。