文/四川省涼山州會理縣民政局 王萬美

一、辦公室檔案管理的基本概述

（一）檔案的種類。信息化建設(shè)在辦公室檔案管理中發(fā)揮著十分重要的作用，根據(jù)檔案種類進(jìn)行劃分，可以將其分為資料信息檔案和資料規(guī)劃檔案，具體如下：1.資料信息檔案。檔案主要是記錄相關(guān)報告，多為資料后期的研究內(nèi)容，是相關(guān)工作開展的主要依據(jù)，辦公室檔案管理不只是記錄和表現(xiàn)資料相關(guān)的內(nèi)容文字，主要是通過管理反映當(dāng)前情況，以此為發(fā)展建設(shè)提供意見。2.資料規(guī)劃檔案。檔案可以理解為工作發(fā)展的“動向”，從記錄到保存形成一份完整資料，其中主要包括相關(guān)工作中出現(xiàn)的問題、活動、相關(guān)建設(shè)等，因此檔案本身也可以將其稱之為企業(yè)單位的“歷史資料”。

（二）檔案的特點。保障檔案具有永久保存和流傳的價值，會詳細(xì)記錄相關(guān)工作的各項內(nèi)容，并將此內(nèi)容進(jìn)行儲存，使得檔案具有時間價值及應(yīng)用價值。而辦公室檔案的內(nèi)容和種類較為豐富，通常呈現(xiàn)雜亂的特點，不同工作的檔案存在較大差異，因此在管理中需要結(jié)合實際情況針對性分析，以此使檔案具有永久保存和流傳的價值，該目標(biāo)對于我國發(fā)展建設(shè)有著重要意義。另外，辦公室檔案管理應(yīng)具有跟蹤性，要求詳細(xì)記錄相關(guān)工作中的全部內(nèi)容，為后續(xù)的建設(shè)提供資料參考。

二、辦公室檔案管理的作用

（一）服務(wù)于相關(guān)建設(shè)。隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)正在不斷完善，由此進(jìn)一步帶動了辦公室檔案管理工作的革新。為確保辦公室檔案管理工作的有序推進(jìn)，需要落實檔案管理工作，使其能夠貫穿于整體執(zhí)行的全過程，保證相關(guān)工作能夠順利開展。此外，行業(yè)發(fā)展離不開檔案資料的支持，而數(shù)字化辦公室檔案管理則能夠有效提高服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)技術(shù)與檔案管理之間的相輔相成。

（二）提高檔案應(yīng)用效率。檔案中囊括相關(guān)工作開展的全過程，是對工作的真實記錄，所以為保障檔案的準(zhǔn)確性和可靠性，在數(shù)字化建設(shè)中需貫徹落實國家各項法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)強制性要求，保障檔案管理質(zhì)量。同時，還要注重利用數(shù)字化手段提升管理效率，如數(shù)字檔案查詢功能可同時檢索20-30個檔案信息，最終檢索出來的結(jié)果按照特定要求進(jìn)行排序，以此實現(xiàn)個性化服務(wù)與配套調(diào)取，由此可以看出融合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠完善檔案管理工作，進(jìn)而提高檔案的應(yīng)用效率。

（三）提供資料保障。當(dāng)前我國各行各業(yè)正處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵期，若想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就需要對辦公室檔案管理改革工作加強關(guān)注力度，基于檔案資料制定可行性計劃，而領(lǐng)導(dǎo)則應(yīng)充分發(fā)揮示范作用，確保相關(guān)工作開展順利推進(jìn)。辦公室檔案管理活動需要貫穿于工作全過程，將創(chuàng)新管理作為質(zhì)量和效率的穩(wěn)定保障，進(jìn)而使相關(guān)工作的開展更加符合時代發(fā)展需求。

三、新時代辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度未能完善。由于事業(yè)單位檔案管理逐漸向數(shù)字化方向發(fā)展，雖然為整理記錄帶來了許多便利，但是數(shù)字化載體依舊需要消耗人力物力，并且后期需要進(jìn)行維護(hù)和更新，所以就當(dāng)前階段而言，許多事業(yè)單位的檔案管理制度仍然不夠完善，比如錄入工作較為繁瑣，降低了管理人員的工作積極性等。除此之外，部分事業(yè)單位未對電子檔案管理加強重視，導(dǎo)致相關(guān)檔案管理制度無法進(jìn)一步落實，影響檔案管理的有效實施。

（二）管理工作負(fù)荷比較大。檔案管理在業(yè)務(wù)活動中有著不可替代的作用，其不僅可以將資源檔案保存下來，還可以對此類資料進(jìn)行有效利用。但檔案管理工作負(fù)擔(dān)較重，比如當(dāng)前隨著部分事業(yè)單位規(guī)模的不斷擴(kuò)大，相關(guān)工作變遷等現(xiàn)象頻繁發(fā)生，增加了檔案管理工作的負(fù)荷，使管理過程中的工作量隨之增加，對管理人員帶來了巨大的工作壓力。比如簡單的信息錄入工作，并沒有充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的作用，其原因是實際建設(shè)過程中缺乏信息化技術(shù)的應(yīng)用，無法實現(xiàn)電子材料的轉(zhuǎn)換。由此可以看出，信息化建設(shè)在檔案管理中有著不可替代的作用。

（三）檔案管理工作人員素質(zhì)問題。部分檔案管理工作人員存在綜合素質(zhì)不高的問題，主要表現(xiàn)是將自身的工作僅定義為檔案錄入與檔案保管等，缺乏對檔案管理工作的深刻認(rèn)知，實際工作無法滿足時代需求。同時當(dāng)前管理人員技術(shù)手段掌握相對匱乏，不利于檔案管理在新階段進(jìn)行改革與發(fā)展。所以在新形勢下的檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新中，必須要以相應(yīng)的軟件設(shè)備與硬件設(shè)備作為支撐，避免檔案管理受到影響，進(jìn)而使檔案管理制度及具體工作得到落實。

四、新時代提升辦公室檔案管理工作效率的基本要素

在當(dāng)前新時代背景下，辦公室檔案管理需要改變現(xiàn)有模式，提高企業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量，為實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供推動力。現(xiàn)代化辦公室檔案管理模式是其轉(zhuǎn)變的主要方向，通過信息化手段提高檔案資料的應(yīng)用率，避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)無從查找或丟失的問題，具體要素如下：

（一）完整保存辦公室相關(guān)資料。開展辦公室檔案管理信息化建設(shè)則可以有效改善傳統(tǒng)檔案管理中的不足，使相關(guān)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，在此基礎(chǔ)上最大化避免檔案原件損壞，提高檔案管理水平與管理質(zhì)量。

（二）提升辦公室檔案管理效率。在傳統(tǒng)的辦公室檔案管理中，多數(shù)采用人工的方式對檔案進(jìn)行分類整理，這樣的方式可能出現(xiàn)檔案登記與實際不符的現(xiàn)象，并且會因工作量大而降低效率。因此可通過加強智能化建設(shè)提高檔案管理效率，進(jìn)一步減少檔案管理過程中的工作量，降低管理失誤率，保證檔案管理工作的有效進(jìn)行。

（三）增強企業(yè)單位的綜合競爭力。科學(xué)的辦公室檔案管理能夠有效提高企業(yè)單位的綜合競爭力，通過加強建設(shè)實現(xiàn)內(nèi)部信息資源的共享，在建設(shè)完成后避免出現(xiàn)風(fēng)險問題，以此改善管理環(huán)境，提升辦公室檔案管理質(zhì)量。

五、新時代提升辦公室檔案管理工作效率的方法路徑

（一）重視數(shù)字化建設(shè)。我國當(dāng)前的發(fā)展離不開數(shù)字化建設(shè)，因此管理人員也應(yīng)充分重視數(shù)字化建設(shè)，將辦公室檔案管理數(shù)字化建設(shè)作為改革的重點工作，并將其列入當(dāng)前的建設(shè)規(guī)劃中，在此基礎(chǔ)上完善檔案數(shù)字化管理意識，提高辦公室檔案管理數(shù)字化的應(yīng)用。同時，也應(yīng)該加強對檔案管理數(shù)字化建設(shè)的投入，在資源方面給予支持，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備建立良好的管理平臺，充分發(fā)揮出管理體系的價值，實現(xiàn)檔案管理改革。

（二）提高檔案管理意識。在當(dāng)前檔案管理工作中應(yīng)對檔案資源的利用提出新的要求，以改革被動管理理念，借助數(shù)字技術(shù)將被動管理服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃油扑头?wù)，進(jìn)而促使檔案管理人員服務(wù)的主動意識加強，使檔案管理人員能夠主動對各部分工作情況進(jìn)行了解和分析，進(jìn)而對檔案資源進(jìn)行優(yōu)化處理。同時，需要建立相應(yīng)的檔案查詢平臺，嚴(yán)格管理檔案資源的查詢和借閱，促進(jìn)工作的順利開展，以此提高檔案管理改革的效果。

（三）完善檔案管理系統(tǒng)。在新時期，必須積極轉(zhuǎn)變思想觀念，順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，依據(jù)方便利用的原則，利用數(shù)字化管理模式改變傳統(tǒng)檔案，利用計算機(jī)快速準(zhǔn)確查詢所需檔案，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代化手段將評價體系不斷完善，組織優(yōu)質(zhì)的團(tuán)隊定期對不同層次的工作人員進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，以此加大檔案管理力度，進(jìn)一步完善評價體系，在確保檔案信息安全的前提下，杜絕違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn)，從而使評價體系能夠切實發(fā)揮出其實際意義。

（四）提高管理人員意識。在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中，通過培訓(xùn)促使管理人員能夠樹立責(zé)任意識，貫徹落實創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放的發(fā)展理念，將被動管理理念徹底轉(zhuǎn)變，要求管理人員能夠主動對各部分工作情況進(jìn)行了解和分析，提高自身素質(zhì)，同時要求人才熟練掌握現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，不斷挖掘檔案價值，在此基礎(chǔ)上引進(jìn)高素質(zhì)人才，分析檔案中的多項內(nèi)容，保證管理的有效性。除此之外，人員培訓(xùn)需要滲透思想教育，要求檔案管理人員接受新的理論、新的技術(shù)，加大自身知識儲備量，進(jìn)而推動事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展。

（五）開展檔案編研工作。檔案編研能夠分析檔案中的多項內(nèi)容，不斷挖掘檔案價值，發(fā)揮其基礎(chǔ)的服務(wù)作用。從技術(shù)方面建立管理規(guī)章制度，結(jié)合實際情況構(gòu)建出完善的管理體系，各機(jī)構(gòu)進(jìn)行協(xié)調(diào)管理，使檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)化。在檔案編研過程中應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行《檔案管理規(guī)定》，努力把“檔案庫”變成“思想庫”，發(fā)揮數(shù)字化檔案的價值，提高后續(xù)的檔案應(yīng)用服務(wù)質(zhì)量。同時，需要構(gòu)建責(zé)任風(fēng)險體制，要求各機(jī)構(gòu)進(jìn)行協(xié)調(diào)管理，進(jìn)一步提高利用效率和滿意度。

六、結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各類現(xiàn)代化信息技術(shù)日益成熟，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，將此類技術(shù)應(yīng)用在辦公室管理中，使檔案管理能夠與時俱進(jìn)，以此適應(yīng)當(dāng)下的發(fā)展趨勢。同時，必須完善當(dāng)前建設(shè)過程中的不足，對存在的問題有效整改，以此實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。