文/山東省臨沂市蘭陵縣教育和體育局 馮浩

目前我國經(jīng)濟發(fā)展取得了較大突破，事業(yè)單位內(nèi)部也在進行深化改革。與此同時，我國科學技術發(fā)展迅速，信息技術在很多行業(yè)和領域都得到了廣泛應用，并取得了不錯成效。對于事業(yè)單位人事檔案管理工作而言，可以將先進技術應用其中，提升檔案管理工作的規(guī)范性，同時也有助于提升事業(yè)單位整體管理效率。

一、人事檔案管理的重要性

（一）為人事考核提供依據(jù)。人事檔案詳細記錄了個人的學習經(jīng)歷、社會關系、工作狀態(tài)等各方面信息，在對檔案進行管理時，可以將該員工的專業(yè)程度、個人優(yōu)勢、工作經(jīng)驗等信息記錄其中，讓人事部門對該員工有更加全面的了解。在對員工進行考核時，也能夠從檔案中的相關內(nèi)容對員工有大致了解，從而使職工得到更好發(fā)展。

（二）為人力資源優(yōu)化提供依據(jù)。在事業(yè)單位人力資源管理過程中，最重要的就是要將合適的員工安排在合適的崗位上，實現(xiàn)人力資源的最合理分配，讓員工能夠充分發(fā)揮個人價值。在對人事檔案進行管理時，便于人事部門、檔案管理部門了解職工的所有信息，包括其學歷、年齡、專業(yè)技能等，從而對崗位進行合理安排，這是人力資源優(yōu)化的良好體現(xiàn)。

（三）有助于單位的深化改革。在當前我國經(jīng)濟發(fā)展進入全新階段的時代背景下，各行各業(yè)都迎來了新的發(fā)展機遇，產(chǎn)業(yè)升級腳步加快。對事業(yè)單位而言，需要順應時代發(fā)展趨勢，積極進行內(nèi)部改革。人事檔案是職工信息的重要記載，在對有關檔案進行管理時，能夠讓單位發(fā)現(xiàn)在人員招聘、人力資源配置、績效考核等各方面存在的問題，從而制定針對性的解決方案，這對事業(yè)單位內(nèi)部的深化改革具有重要促進作用。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）重視程度不高。事業(yè)單位性質特殊，不會受到經(jīng)濟市場的太大影響，很多職工在日常工作中，對人事檔案管理工作的認識程度不夠，認為這是可有可無的工作，與其自身利益和個人發(fā)展并無太大聯(lián)系。部分領導在工作中十分被動，崗位職責模糊，管理工作具有強烈的滯后性。

（二）管理制度不完善。完善的制度體系是人事檔案管理工作順利開展的前提，受到單位領導不重視以及其他各方面因素的影響，很多事業(yè)單位并沒有建立完善的制度，對人事檔案管理行為進行約束，導致檔案資料利用率低下、查閱起來較為困難，難以切實為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展而服務。

（三）信息化建設不足。當前信息技術在很多行業(yè)都得到了廣泛應用，而部分事業(yè)單位人事檔案管理人員并未充分意識到先進技術的優(yōu)越性，依然沿用傳統(tǒng)人事檔案管理辦法，工作效率低下，容易造成檔案數(shù)據(jù)丟失。除此之外，領導人員沒有加大資金投入力度，在信息化工作方面的力度不大，采用人工管理的方式來應對海量人事檔案，也是導致人事檔案管理工作質量難以得到提升的原因之一。

三、提升人事檔案管理工作水平的策略

（一）提升對人事檔案管理工作的重視。事業(yè)單位人事檔案記錄了職工的資歷以及其他各項重要信息，是人才選拔過程中的重要參考依據(jù)，做好該工作，是事業(yè)單位完善其內(nèi)部管理職能的重要體現(xiàn)，也有助于實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。在實際工作中，事業(yè)單位管理人員需要積極轉變思想理念，充分意識到該工作的重要性，領導人員要以身作則，起到模范帶頭作用，基層檔案管理人員也要了解工作內(nèi)容，明確自身職責?？梢灾鲃訉W習其他單位的先進管理經(jīng)驗，但不能完全照搬，要結合自身實際發(fā)展特點進行合理調(diào)整，從而提升人事檔案管理工作效率和質量。

（二）完善人事檔案管理制度。在事業(yè)單位各項工作開展的過程中，都需要以完善的制度體系作為重要保障，確保各項工作都有章可循，嚴格按照規(guī)范進行，只有這樣，才能夠確保人事檔案管理工作朝著科學化、精細化的方向發(fā)展。具體可以從這幾個方面進行。首先，事業(yè)單位要優(yōu)化內(nèi)部組織結構，建立規(guī)范的人事檔案管理制度體系，可以借鑒其他單位的經(jīng)驗，在實踐過程中對管理體系進行不斷調(diào)整和優(yōu)化。在收集信息、整理信息、分析信息的過程中，要確保全面，避免發(fā)生遺漏；其次，事業(yè)單位管理人員還可以根據(jù)實際情況建立獎懲體系，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，對表現(xiàn)優(yōu)異的員工進行物質和精神獎勵；對已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進行處罰。除此之外，還可以建立績效考核體系，將員工薪酬獎金發(fā)放和績效考核結果相結合，要確保績效考核標準、過程、結果的公開透明，保持反饋渠道暢通，一旦員工對考核結果有疑問，可以及時進行反饋。在獎懲分明的制度體系的作用下，人事檔案管理人員在日常工作中，會更加注重細節(jié)，從而提升人事檔案信息的完整性。

（三）強化人事檔案管理隊伍的綜合素質。想要有效提升人事檔案管理工作質量，就必須從強化工作人員的專業(yè)能力做起，這樣才能為事業(yè)單位的穩(wěn)定運行提供保障。事業(yè)單位人事部門、檔案管理部門需要意識到人才隊伍建設的重要性，在日常工作中加強對人員的管理。一方面，想要從源頭上提升人才質量，可以提升招聘門檻，吸收優(yōu)秀人才加入，可以和各大高校建立合作伙伴關系，讓高校成為向事業(yè)單位人事檔案管理輸送人才的搖籃。在新鮮血液的幫助下，人事檔案管理隊伍會更有活力，綜合素質也能夠得到保障。年輕員工的加入，會帶動老員工的工作狀態(tài)；老員工擁有豐富的工作經(jīng)驗，在實踐中也能夠對年輕員工進行指導。在兩者互相配合下，人事檔案管理工作效率和質量可以得到顯著提升。從另一方面來看，不僅是檔案管理部門，人事部門也需要充分發(fā)揮其作用和價值，定期開展教育培訓活動，培訓內(nèi)容不僅要包括檔案管理人員的專業(yè)能力，還需要涵蓋精神層面，例如工作意識、工作態(tài)度、職業(yè)道德修養(yǎng)等各方面，讓工作人員能夠以先進的意識來指導實踐，讓其具備保密能力、交流能力以及良好的服務能力。最后，還要對人事檔案管理人員對專業(yè)技能的掌握情況進行考核，確保其資質、能力滿足實際工作要求，要保證工作人員能夠在自身崗位上與時俱進，不斷創(chuàng)新，以更好順應事業(yè)單位人事檔案管理工作的變化。

（四）加快人事檔案信息化建設。近些年，我國科學技術發(fā)展迅速，信息技術在很多行業(yè)和領域都得到了廣泛應用，并取得了不錯成效，信息技術的推廣和使用，為事業(yè)單位人事檔案管理工作指明了新的發(fā)展方向。在檔案管理工作開展過程中，工作人員需要意識到先進技術的優(yōu)越性，嚴格遵循“互聯(lián)網(wǎng)+”的要求。首先，在信息技術的作用下，數(shù)據(jù)信息的保存方式、數(shù)據(jù)的收集方式都發(fā)生了較大變化，事業(yè)單位也要將傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式，轉變?yōu)殡娮訖n案管理模式，可以根據(jù)實際情況建立信息化的管理平臺，在建設過程中，要遵循國家法律的有關要求；其次，要進一步提升人事檔案信息化管理平臺的功能性，要涵蓋檔案收集、檔案整理、檔案歸類、檔案查閱、檔案傳輸?shù)雀鞣矫嫘畔?，在信息化平臺的作用下，事業(yè)單位內(nèi)部各部門能夠加強交流，提升信息共享的時效性；最后，在復雜的網(wǎng)絡環(huán)境下，還要確保人事檔案信息化管理的安全性，要營造良好的網(wǎng)絡環(huán)境，具體可以從硬件和軟件這兩個部分進行。從硬件角度來看，事業(yè)單位需要加大資金投入力度，完善基礎設施建設，配備專業(yè)化的計算機和服務器，定期對硬件設備進行維護和保養(yǎng)，確保其功能性符合工作要求；從軟件的角度來看，檔案管理人員要具備熟練的軟件操作能力，避免因自身能力問題而導致檔案數(shù)據(jù)丟失。除此之外，還可以通過建立防火墻、設置網(wǎng)絡安全屏障等手段，讓人事檔案管理系統(tǒng)免于黑客和病毒的攻擊，加強對人事檔案收集、整理、入庫、歸檔、查詢、轉移、銷毀等各個環(huán)節(jié)的管理，確保信息的安全性。

（五）創(chuàng)新人事檔案管理方法。盡管事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨著較多困難，但是在實際工作中，只要方法正確，就能夠起到事半功倍的效果。例如可以推行全面質量管理方法，以質量為中心，提升事業(yè)單位各部門的參與度，以實現(xiàn)預期目標。人事檔案管理工作和員工個人利益有著密切聯(lián)系，在人事檔案管理工作開展的過程中，確保全員參與很有必要，這也能夠促進各項工作得到有效落實，提升人事檔案管理工作效率。

四、結語

總而言之，人事檔案管理工作對事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義，在人事考核、人力資源優(yōu)化中都起著重要作用。在當前我國經(jīng)濟發(fā)展進入全新階段的背景下，事業(yè)單位內(nèi)部改革工作也在深入推進。在人事檔案管理工作中存在的各種問題，需要有關人員創(chuàng)新管理辦法，轉變思想觀念，提升自身素質，積極引進先進技術，提升人事檔案管理水平，推動事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。