文/楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院 郭東花

當(dāng)前，全球信息化技術(shù)快速發(fā)展，國內(nèi)外各種矛盾層出不窮，敵對勢力虎視眈眈，提高自身安全防范意識和能力、特別是做好國家各方面的信息安全工作至關(guān)重要。機要工作是國家信息安全內(nèi)容重要的組成部分，高職院校的機要管理不僅與高校的信息安全息息相關(guān)，同時也涉及國家的穩(wěn)定安全發(fā)展。近些年，隨著檔案工作逐步實現(xiàn)信息化建設(shè)，對機要檔案的管理帶來了一定的挑戰(zhàn)和沖擊。因此，努力提高機要檔案員的綜合素質(zhì)對加強高職院校機要檔案的精細化管理十分必要。

一、機要檔案的特點

機要檔案是指不允許公開的、帶有秘密性質(zhì)的文件或資料。因此，與普通檔案相較，機要檔案的管理及要求主要突出表現(xiàn)為三個特點：

（一）歸檔載體單一，歸檔人員要求嚴格。由于機要文件的特殊性，要求嚴格控制知悉范圍，多采用紙質(zhì)形式進行保存歸檔。因此，這種載體形式帶來的工作量相對于普通檔案更為繁瑣而且耗時，基本靠人工完成。為以防信息泄露，切實把好信息安全第一關(guān)，要求必須由機要專人負責(zé)錄入檔案信息，不得假手他人，因此對機要檔案員的政治素質(zhì)和品行要求較為嚴格。

（二）安保設(shè)備齊全，安全隱蔽為上。機要檔案室均嚴格按照國家對機要文件管理要求進行建設(shè)，設(shè)備復(fù)雜，技術(shù)性強，例如有密碼機、保險柜、攝像頭、防盜網(wǎng)、警報器等安全防護設(shè)備，以保障機要檔案的安全性和隱蔽性。因此，機要檔案員須具備較高的應(yīng)變能力以防突發(fā)或意外情況發(fā)生，同時要熟知保密設(shè)備的使用與日常維護。

（三）借閱制度嚴格，科學(xué)規(guī)范有效。在開展機要文件管理過程中，針對機要文件的利用和借閱等制度科學(xué)完備而且管理嚴格，要求人人必須嚴格執(zhí)行。若有人需要借閱機要文件，機要人員要提高警覺性和安全意識，嚴格要求借閱人履行借閱手續(xù)，知悉借閱條款，簽訂保密協(xié)議，嚴防機要文件遺失或信息外泄等情況發(fā)生。因此，機要檔案員必須具備較高的道德素質(zhì)、底線意識和紀律意識。

二、高職院校機要檔案管理存在的主要問題及原因分析

（一）開放式辦學(xué)，泄密風(fēng)險大。現(xiàn)代高職院校多為開放式辦學(xué)，基本允許社會人員出入自由。特別是隨著《國家職業(yè)教育改革實施方案》出臺，“雙高計劃”的實施，高職院校將進一步擴大開放式辦學(xué)，深化產(chǎn)教融合、校企合作等混合式、共建共享發(fā)展模式，必將出現(xiàn)更多的外來人員進行交流學(xué)習(xí)，對開展涉密網(wǎng)絡(luò)建設(shè)存在極大難度。其次，目前公眾的信息公開意識越來越強，伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和應(yīng)用推廣，為了便捷辦公，紙質(zhì)文件載體逐漸被人們忽視，取而代之的U盤、硬盤等新型載體形式得到廣泛運用，因而給黑客攻擊、病毒侵襲等不良行徑提供了便利載體和環(huán)境，導(dǎo)致泄密渠道、泄密風(fēng)險不斷增多，給高職院校機要檔案管理工作帶來了一定的難度和挑戰(zhàn)。

（二）檔案員保密意識不強，執(zhí)行不到位。高職院校機要人員及專職檔案員多設(shè)在黨政辦公室，其他各部門多為兼職檔案員，由于缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，或重視程度不夠，造成檔案員對機要檔案的保密意識不強，政治敏銳性、安全意識、紀律意識薄弱，未能按照機要文件規(guī)范制度進行保管或利用。通常表現(xiàn)為將機要文件亂存、亂發(fā)在內(nèi)部網(wǎng)計算機中，甚至有一些檔案員因?qū)I(yè)素質(zhì)不強或受信息技術(shù)發(fā)展便捷的影響，對機要檔案在容易泄密的設(shè)備上進行電子形式處理保存，此類情況極易威脅機要文件的保密性、安全性、完整性及真實性。

（三）保密管理制度不夠精細，獎懲機制不足。高職院校由于涉密的情況和程度不同，對保密的重視情況也參差不齊。一般嚴重涉密單位對機要的管理基本能夠嚴格落實國家各項規(guī)定，但不涉密單位或大多只是作為收文單位，其保密管理意識可能相對較弱，繼而出現(xiàn)保密制度不健全的情況；對保密人員管理也不到位，例如可能存在涉密人員崗位職責(zé)不明確、崗位調(diào)整不及時、脫密期管理執(zhí)行不到位、監(jiān)督考核不準確等情況，都有待進一步完善和加強。

針對上述存在的問題，可以通過加強科學(xué)制定管理制度、優(yōu)化工作方式方法等手段進行提升和改進。但管理核心在人，最關(guān)鍵、最有效的方法就是提高涉密檔案員的綜合素養(yǎng)和能力。因此，可以嘗試引入職業(yè)院?！肮そ尘瘛眮硪I(lǐng)提高機要檔案員的綜合素質(zhì)，以期實現(xiàn)高職院校機要檔案精細化管理的目標。

三、“工匠精神”引領(lǐng)機要檔案員素質(zhì)提升路徑

“工匠精神”目前在高職院校研究較為深入，涉及方方面面，特別是在培養(yǎng)高級職業(yè)技能技術(shù)人才過程中，在育人、化人過程中應(yīng)用更為凸顯?！肮そ尘瘛钡谋举|(zhì)就是一種崇高的職業(yè)精神，它不僅對培養(yǎng)未來走向社會的學(xué)生有著重要的指導(dǎo)意義，對職業(yè)院校的全體教職員工包括檔案員的培養(yǎng)和發(fā)展同樣具有現(xiàn)實的指導(dǎo)意義。因此，根據(jù)“工匠精神”的內(nèi)涵即“愛崗敬業(yè)、精益求精、持之以恒、守正創(chuàng)新”四個方面內(nèi)容針對機要檔案員進行提質(zhì)培優(yōu)，不斷提升他們的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。

（一）加強愛崗敬業(yè)，強化“三識”教育。高職院校機要檔案員具有掌握機要秘密早、多、深等特點，這類人員肩負保守學(xué)校乃至國家秘密的重大責(zé)任，他們的思想素質(zhì)及服務(wù)意識在機要檔案信息安全管理工作中起著至關(guān)重要的作用。因此，在選拔機要檔案員或?qū)π氯肼毜臋C要檔案員進行教育培訓(xùn)時，首先應(yīng)該強化他們的政治意識教育，培養(yǎng)他們樹立大局觀、核心觀，提高他們的政治敏銳性和警覺性，并堅決要求做到“兩個維護”；其次，要強化他們的紀律意識教育，培養(yǎng)他們樹立正確的安全觀和道德底線，防止泄密事件發(fā)生；最后，要強化他們的服務(wù)意識教育，幫其樹立堅定的信念，正確的人生觀、世界觀和價值觀，使他們能夠在枯燥的機要檔案管理工作中不斷保持并積極提高服務(wù)意識，以期最大限度地發(fā)揮個人的價值，實現(xiàn)人生目標。

（二）注重細節(jié)品質(zhì)培養(yǎng)，鼓勵精益求精。機要檔案的管理從收文、閱文、歸檔、保存、借閱等環(huán)節(jié)，每一步都至關(guān)重要，不能出錯。因此，鼓勵機要檔案員追求極致水平，特別是要加強對機要檔案流轉(zhuǎn)時的監(jiān)督，一經(jīng)覺察機要資料不完整或利用方式不對，第一時間要主動提出，及時干預(yù)，進行制止更正，確保信息不泄露、不遺漏，將危害減小或降到最低。

（三）發(fā)揚耐心細心，持之以恒的優(yōu)秀品質(zhì)。機要檔案多為紙質(zhì)載體形式，一般只有一份，在供領(lǐng)導(dǎo)閱讀或辦理部門借閱時，因每個人的閱讀習(xí)慣不一，愛好不同，為了提升機要文件閱讀效率，要堅持根據(jù)文件內(nèi)容及時進行分類登記，根據(jù)閱讀者的特點，按照文件的輕重緩急進行傳達。此外，在遇到需要多次借閱機要文件的情況時，既要堅持做好登記管理工作，更要保持耐心，做到盡快找出、及時收回，以便提高辦文辦事效率，提升服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮協(xié)助職能。

（四）堅持一絲不茍、守正創(chuàng)新的工作態(tài)度。對機要文件管理必須要采取嚴格的登記流轉(zhuǎn)制度，各項機要收文均應(yīng)附有登記記錄和簽收記錄，均應(yīng)當(dāng)按照規(guī)范制度開展工作，決不能有偷工減料、心存僥幸、疏于登記、應(yīng)付了事的態(tài)度。同時，隨著科技的發(fā)展，新情況、新問題層出不窮，在堅持“科學(xué)嚴謹、甘于奉獻、立場堅定”的基礎(chǔ)上，要不斷鼓勵和培養(yǎng)機要檔案員勇于創(chuàng)新、樹立與時俱進的更新意識，勉勵他們不斷增強自我創(chuàng)新能力，學(xué)會利用科技信息技術(shù)加強機要檔案的管理工作，不斷進行管理方法的創(chuàng)新，提高服務(wù)效率，促進機要檔管理工作不斷適應(yīng)高職院校的發(fā)展，進而更好地服務(wù)大局。

四、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前科技信息技術(shù)不斷發(fā)展變化的形勢下，機要檔案管理正在逐步朝信息化、自動化方向發(fā)展，尤其是在今年的新冠肺炎疫情期間，更是加快了檔案管理信息化的進程，如何確保機要檔案在越來越便捷高效工作的優(yōu)勢下，保障信息安全更好地提供服務(wù)，仍是機要檔案員值得思考和提升改進的方向，這對進一步拓展機要檔案員的創(chuàng)新能力和提升科研素質(zhì)能力是較大的機遇和挑戰(zhàn)，而永不過時的“工匠精神”對促進其不斷開拓創(chuàng)新、追求卓越具有重要的實踐基礎(chǔ)和指導(dǎo)意義。