文/中國航發(fā)四川燃氣渦輪研究院信息檔案中心 唐祖芳

隨著大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)和人工智能等信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給信息安全保護和數(shù)字記憶留存等工作帶來巨大挑戰(zhàn)。伴隨著無紙化辦公的普及，產(chǎn)生了大量的電子文件和電子檔案，其數(shù)據(jù)總量呈現(xiàn)出爆炸式的增長。國際數(shù)據(jù)公司（IDC）在其發(fā)布的研究報告——《數(shù)字宇宙》（Digital Universe）中指出，預(yù)計全球數(shù)據(jù)量將達到44ZB，而中國的數(shù)據(jù)量將會突破8ZB大關(guān)。面對如此迅猛的增長，全世界范圍內(nèi)的文件檔案管理領(lǐng)域都在重點關(guān)注文件管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

一、國內(nèi)外文件管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景

文件管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型意味著將從以“紙質(zhì)載體歸檔”為主的管理模式轉(zhuǎn)向以“電子信息歸檔”為主的管理模式，數(shù)字化轉(zhuǎn)型的范圍涵蓋了電子文件的形成、流轉(zhuǎn)到歸檔、開放利用直至保存和處置等全生命周期過程。文件管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型不單單是業(yè)務(wù)部門、信息化部門和檔案管理部門的局部調(diào)整，而是一項涉及文件管理模式、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)定位以及發(fā)展方向等全方位整合的系統(tǒng)工程，其涉及政策、法規(guī)、技術(shù)與管理等的支撐和保障。

（一）國外數(shù)字化轉(zhuǎn)型實踐。近幾年來，以美國、澳大利亞、加拿大等為代表的歐美國家提出要全面邁向以文件管理和數(shù)字信息為主導(dǎo)的新時代，并紛紛出臺了其電子文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展規(guī)劃及系列的配套措施，從而實現(xiàn)其規(guī)劃目標，還以此設(shè)置具體的時間表。文件管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為世界范圍內(nèi)檔案管理領(lǐng)域的基本發(fā)展趨勢。

（二）國內(nèi)數(shù)字化轉(zhuǎn)型實踐。在全球范圍文件管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，隨著我國“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的提出以及電子政務(wù)建設(shè)的深入，電子文件的數(shù)量成指數(shù)形式增長，再加上數(shù)據(jù)類型呈現(xiàn)出多元化的特點，這都對目前的電子文件管理模式帶來巨大的挑戰(zhàn)。在國家、地方和行業(yè)政策法規(guī)的引導(dǎo)下，一些信息化程度較高的行業(yè)、政府機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位率先在電子公文、電子稅單、電子合同、電子病歷等業(yè)務(wù)領(lǐng)域中開展電子文件單軌制管理探索。

（三）電子文件“雙套制”“雙軌制”管理的弊端日益凸顯。在各行業(yè)領(lǐng)域，伴隨著電子文件管理的相關(guān)政策法規(guī)、標準規(guī)范的逐步完善，全面實施電子文件歸檔和數(shù)據(jù)接收工作的條件已日趨成熟，電子文件的“單套制”“單軌制”管理模式已基本形成?！半p套制”“雙軌制”在電子文件管理過程中的弊端日益凸顯，實踐證明，“雙套制”已無法保證電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性。

另外，三維數(shù)模、多媒體文件以及一些關(guān)系型數(shù)據(jù)庫文件等都無法轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件。加上采用電子文件“單套制”“單軌制”管理模式，能極大地降低組織機構(gòu)的管理成本，提高效率。

二、企業(yè)實施電子檔案單套制歸檔面臨的主要問題

隨著信息技術(shù)的普遍應(yīng)用和信息化建設(shè)的深入，對企業(yè)來說，無論是在型號研制還是在經(jīng)營管理活動過程中，產(chǎn)生了大量的電子數(shù)據(jù)。而企業(yè)的數(shù)據(jù)資源既要在線應(yīng)用，又要作為檔案來進行管理，這使得檔案的形態(tài)和管理方式都發(fā)生了根本性的變化，電子檔案管理模式面臨一系列新的問題和挑戰(zhàn)。

（一）“一把手”推行單套制管理的意愿不強。因出于對電子檔案的安全性保障等多方面因素的考慮，還未建立電子檔案的信任機制；加上企業(yè)對組織內(nèi)部電子文件管理能力的自評估不足，導(dǎo)致“一把手”推行單套制管理的意愿不強。

（二）檔案人員的思維觀念跟不上信息化變革。長久以來，人們對“雙套制”管理的依賴以及對脫離檔案系統(tǒng)后的電子檔案的可信程度不高，導(dǎo)致推行電子檔案“單套制”“單軌制”的主觀意愿不強，很難沖破“雙套制”管理的舒適區(qū)。

（三）在保障電子檔案安全性方面的技術(shù)支撐不足。一方面，業(yè)務(wù)系統(tǒng)在設(shè)計之初大多都未考慮電子文件歸檔的“四性”問題，使得業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件在信息流轉(zhuǎn)及歸檔過程中極易出現(xiàn)信息要素的丟失或被篡改，無法保證歸檔電子文件的“四性”。另一方面，檔案系統(tǒng)在接收歸檔的電子文件時，也未開展電子文件歸檔的“四性”檢測，這都制約著電子檔案單套制管理的進程。

（四）業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔面臨諸多問題。業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔強調(diào)數(shù)據(jù)保管權(quán)限的移交以及一系列使數(shù)據(jù)及其證明信息實現(xiàn)檔案化管理的手段。業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸檔不能片面地等同于電子文件歸檔，更不能等同于數(shù)據(jù)備份保存。目前業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔普遍存在以下問題：

1.業(yè)務(wù)部門對數(shù)據(jù)歸檔的價值認知不足。業(yè)務(wù)部門經(jīng)常會認為數(shù)據(jù)歸檔對業(yè)務(wù)活動支撐的作用有限或數(shù)據(jù)歸檔后不能提供針對專業(yè)的細分應(yīng)用和信息資源服務(wù)，從而不愿意進行數(shù)據(jù)歸檔，轉(zhuǎn)而由業(yè)務(wù)系統(tǒng)自行保存。這不僅會加劇各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)壁壘，導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享難度加大，還會大大加重業(yè)務(wù)系統(tǒng)的負擔，降低業(yè)務(wù)系統(tǒng)運行效率，極易造成數(shù)據(jù)丟失或損失關(guān)聯(lián)信息的情況，將對企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)造成嚴重的影響。

2.業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔設(shè)計不足。數(shù)據(jù)歸檔涉及的業(yè)務(wù)系統(tǒng)眾多，包括了設(shè)計、仿真、試驗測試、生產(chǎn)制造、保障、運營及決策等系統(tǒng)，除設(shè)計和運營管理系統(tǒng)外的其他多數(shù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在建設(shè)之初并未系統(tǒng)考慮電子文件歸檔問題；另外各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生了大量的結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，其數(shù)據(jù)管理要求和歸檔模式也不同。因此研究制定體系化的歸檔解決方案與策略，以滿足各業(yè)務(wù)系統(tǒng)不同的數(shù)據(jù)歸檔需求，將成為今后數(shù)據(jù)歸檔的重點研究方向。

3.數(shù)據(jù)管理部門的職責(zé)定位不清。隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的深入，檔案部門將不再是唯一的數(shù)據(jù)資產(chǎn)保管部門，數(shù)據(jù)中心、數(shù)據(jù)資產(chǎn)部門等的設(shè)置可能會形成新的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔的權(quán)責(zé)劃分格局。而如何劃定業(yè)務(wù)部門、數(shù)據(jù)中心和檔案管理部門的工作范疇及職責(zé)，將直接關(guān)系到今后檔案部門在數(shù)據(jù)歸檔、數(shù)字資源體系建設(shè)及知識管理等相關(guān)業(yè)務(wù)活動中的定位。

三、實施電子檔案單套制歸檔的措施及建議

（一）做好數(shù)據(jù)管理的頂層設(shè)計和規(guī)劃。針對數(shù)據(jù)管理缺失的問題，一方面，企業(yè)要組織開展數(shù)據(jù)普查，了解科研、生產(chǎn)和經(jīng)營管理過程中數(shù)據(jù)管理的問題和應(yīng)用需求，形成整個組織架構(gòu)下的數(shù)據(jù)管理圖譜和數(shù)據(jù)治理方案；另外，通過對企業(yè)電子文件管理能力的自評估，認清其在電子文件管理中的不足，從而合理制定出數(shù)字化轉(zhuǎn)型和電子文件長期保存戰(zhàn)略與發(fā)展規(guī)劃。

（二）主動轉(zhuǎn)變觀念，加強復(fù)合型檔案人才隊伍建設(shè)。文件管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型必然伴隨著舊觀念的更新，老思想、老觀念已無法適應(yīng)電子文件管理的變革。業(yè)務(wù)主管部門、檔案部門等都應(yīng)主動轉(zhuǎn)變觀念，認清電子文件單軌制管理是文件管理的發(fā)展趨勢；企業(yè)還要有針對性地招收和培養(yǎng)業(yè)務(wù)能力強、具有信息化相關(guān)知識和應(yīng)用能力的復(fù)合型人才；檔案人員要主動學(xué)習(xí)關(guān)于元數(shù)據(jù)、備份、遷移、可信時間戳、電子簽章、數(shù)字水印、區(qū)塊鏈等方面的新知識和新技能。

（三）多元主體協(xié)同發(fā)力，推進電子檔案單套制歸檔。電子文件的“收、管、存、用”是一個相互銜接和連續(xù)的過程，而電子文件的“單套制”“單軌制”管理對電子文件的前端介入和全過程管控提出了更高的要求，需要業(yè)務(wù)部門、檔案部門、信息化部門等多元主體的協(xié)調(diào)與合作，共同推進管理模式的轉(zhuǎn)型。

檔案部門一方面要加強與業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)調(diào)和溝通，主動了解業(yè)務(wù)系統(tǒng)中電子文件的形成情況和歸檔需求；另一方面也要加強對電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、采集、歸檔和利用等全過程的監(jiān)督和指導(dǎo)。

（四）構(gòu)建電子檔案單套制管理的制度保障體系。企業(yè)要根據(jù)國家、地方和行業(yè)相關(guān)政策和規(guī)范，結(jié)合業(yè)務(wù)實際，合理制定電子檔案單套制管理的相關(guān)標準規(guī)范，從而確保電子文件從形成到利用等全生命周期過程有章可循，及電子檔案數(shù)據(jù)和信息的完整保存。

（五）新技術(shù)應(yīng)用保障電子文件真實性。保障電子文件的“四性”，歷來被認為是推進單套制和單軌制的關(guān)鍵問題，通過應(yīng)用CA認證、數(shù)字水印、可信時間戳、電子簽章、區(qū)塊鏈技術(shù)等來保障電子文件的真實性。目前各行業(yè)的試點單位正在嘗試使用區(qū)塊鏈技術(shù)，從而實現(xiàn)對電子檔案的存證，并進行跨企業(yè)真實性驗證。區(qū)塊鏈技術(shù)在金融、合同管理和資產(chǎn)管理等領(lǐng)域的實踐，正逐漸形成文件檔案管理的一種新技術(shù)環(huán)境。

四、結(jié)語

在文件管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，電子檔案“從雙軌制”轉(zhuǎn)型至“單軌制”管理已是大勢所趨，檔案部門和檔案人員應(yīng)主動改變觀念，主動謀劃和推進電子文件的單軌制管理模式，融入業(yè)務(wù)管理，積極參與到企業(yè)的數(shù)據(jù)治理、數(shù)字資源體系建設(shè)及知識服務(wù)工作，最大限度地實現(xiàn)歸檔數(shù)據(jù)的集成共享和數(shù)據(jù)價值增值。