文/濟(jì)南軍區(qū)善后工作辦公室 管恩松

為了更好地提升黨政機(jī)關(guān)抄送公文質(zhì)量，需加強(qiáng)相關(guān)處理技術(shù)要點(diǎn)分析，并給予更多的關(guān)注。

一、當(dāng)前辦公室公文管理工作存在的問(wèn)題

（一）工作人員的業(yè)務(wù)水平有待提高。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，公文的形式不斷發(fā)展變化，目前已經(jīng)有了電子版公文。這意味著工作人員要具備更高的綜合素養(yǎng)，不僅要能夠詳細(xì)掌握公文處理的相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)還要熟練使用計(jì)算機(jī)。但是個(gè)別單位并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到公文管理工作的重要性，在人才招聘和后續(xù)的人員培訓(xùn)方面沒(méi)有落實(shí)到位，導(dǎo)致員工的整體水平無(wú)法得到提升，公文管理工作存在較大的問(wèn)題。

（二）違背公文的行文規(guī)則。我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定了公文制發(fā)和處理的相關(guān)要求和行文規(guī)則。行文規(guī)則對(duì)于公文的發(fā)行和制定來(lái)說(shuō)起著約束和引導(dǎo)的作用，可以結(jié)合發(fā)文和行文雙方的實(shí)際情況幫助管理人員進(jìn)行相關(guān)原則的確定。但是在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中，人們往往會(huì)忽視行文規(guī)則的重要性，出現(xiàn)雜亂無(wú)序的情況。首先，如果不按照行文規(guī)則進(jìn)行，會(huì)直接引起不經(jīng)會(huì)簽就下發(fā)文件，涉及許多部門和人員失職的狀況，同時(shí)還會(huì)出現(xiàn)越級(jí)行文等嚴(yán)重的問(wèn)題。其次，如果不按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)行文，很容易出現(xiàn)發(fā)文規(guī)格難以控制、文件報(bào)送錯(cuò)亂等問(wèn)題。另一方面，在我國(guó)行政體系中存在大量的復(fù)雜行文情況，對(duì)行文的層級(jí)要求較為明確，如果不按照行文規(guī)則進(jìn)行，很容易出現(xiàn)混亂。從這些方面來(lái)看，不按規(guī)定行文會(huì)給單位的管理造成較大的影響。

二、黨政機(jī)關(guān)公文“抄送機(jī)關(guān)”的確定與處理

（一）向上級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)。在《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中明確指出，如果一個(gè)機(jī)關(guān)受到兩個(gè)或兩個(gè)以上機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，在抄送行文時(shí)每個(gè)上級(jí)都要送到。一般來(lái)說(shuō)，在辦理上行文時(shí)只采用單頭主送的形式，也就是說(shuō)只把上級(jí)視為主送機(jī)關(guān)。但我們需要注意的是，一個(gè)機(jī)關(guān)部門能否被列為抄送機(jī)關(guān)有明確的規(guī)定和要求，必須根據(jù)相關(guān)文件的具體內(nèi)容和設(shè)計(jì)機(jī)關(guān)而定。比如說(shuō)縣公安局根據(jù)本縣人民的返鄉(xiāng)情況向縣人民政府報(bào)告，這時(shí)主送機(jī)關(guān)就是縣人民政府。在這個(gè)過(guò)程中，人民群眾情況調(diào)查工作的開展和進(jìn)行還需要縣交通局、財(cái)政局等部門的積極配合，因此以上單位可以視為抄送機(jī)關(guān)。與此同時(shí)，縣公安局的運(yùn)轉(zhuǎn)還受到上級(jí)部門的監(jiān)督和指導(dǎo)，因此縣公安局還可以向更高一級(jí)的市公安局進(jìn)行文件抄送。在這個(gè)過(guò)程中需要注意，發(fā)文機(jī)關(guān)不能向自己的下級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行文件抄送。主要基于以下兩點(diǎn)考慮：一是向下級(jí)機(jī)關(guān)抄送文件會(huì)影響本級(jí)機(jī)關(guān)的權(quán)威性，不利于工作的長(zhǎng)久開展；二是上級(jí)機(jī)關(guān)作為下級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)者，其行為會(huì)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的行為產(chǎn)生影響，如果下級(jí)機(jī)關(guān)也照學(xué)，就很容易滋生經(jīng)驗(yàn)主義。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，我們所提到的縣公安局機(jī)關(guān)這時(shí)就不能給各個(gè)分局抄送文件。另一方面，在向上級(jí)抄送的文件中，可能會(huì)涉及各個(gè)方面的困惑和請(qǐng)求，甚至包括一些較為機(jī)密的信息，如果這些內(nèi)容被下級(jí)機(jī)關(guān)了解，會(huì)很容易產(chǎn)生不必要的麻煩，影響工作的正常開展。

（二）關(guān)于主送單位。我們上文中所提到的主送單位，是文件的主要受理單位，同時(shí)也是行文最重要的主體，通俗來(lái)講，就是對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)所提出的疑問(wèn)和請(qǐng)求進(jìn)行解答和判定的單位，也就是對(duì)整個(gè)文件的內(nèi)容進(jìn)行掌握貫徹的接收單位。一般來(lái)說(shuō)，除了極少數(shù)面向社會(huì)或全體人員發(fā)布的文件，其他文件都需要明確指出主送機(jī)關(guān)，在標(biāo)注主送機(jī)關(guān)時(shí)如果不用全稱可以使用簡(jiǎn)稱來(lái)代替。由高級(jí)向低級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)文時(shí)，需要下級(jí)各個(gè)單位貫徹執(zhí)行的可以給所有下級(jí)機(jī)關(guān)抄送，比如說(shuō)市政府的各個(gè)單位、企業(yè)的各個(gè)部門、生產(chǎn)廠家的各個(gè)生產(chǎn)車間，都可以采用上述方式。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)抄送機(jī)關(guān)的主送機(jī)關(guān)不能超過(guò)一個(gè)，尤其是下級(jí)機(jī)關(guān)向更高一級(jí)的機(jī)關(guān)發(fā)送請(qǐng)示、解惑文件時(shí)應(yīng)該明確只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)。否則就很容易出現(xiàn)責(zé)任落實(shí)不到位、上機(jī)機(jī)關(guān)相互推脫的情況。對(duì)于業(yè)務(wù)較為廣泛的發(fā)文單位，一般也只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，其他的單位和部門都是抄送機(jī)關(guān)，格式一般為：在標(biāo)題的下方空處一行，左邊用仿宋的字體進(jìn)行標(biāo)注并頂格寫，同時(shí)換行時(shí)仍然以頂格的形式進(jìn)行書寫，在主送機(jī)關(guān)書寫完畢后要用全角冒號(hào)標(biāo)識(shí)。

（三）重視辦公室管理隊(duì)伍建設(shè)，提升管理水平。1.員工水平建設(shè)。傳統(tǒng)的勞動(dòng)工具已經(jīng)不能滿足日益增長(zhǎng)的勞動(dòng)訴求，電子產(chǎn)品在我們?nèi)粘５墓ぷ髦邪l(fā)揮了主導(dǎo)作用，需重視信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用；2.工作環(huán)境建設(shè)。通過(guò)良好的工作氛圍能夠更好地提升工作熱情；3.薪資福利建設(shè)。提高員工的薪資福利有利于增強(qiáng)他們的積極性和滿足感。同時(shí)可以根據(jù)辦公室規(guī)章制度設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，這不僅能有效落實(shí)規(guī)章制度，也能營(yíng)造員工之間“比著干”的濃厚氛圍，激發(fā)員工的干事熱情，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步；4.擇優(yōu)培優(yōu)建設(shè)。員工作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)最重要的組成部分，要求我們?cè)谶x擇人才時(shí)要嚴(yán)格把關(guān)，挑選最優(yōu)人才。此外，學(xué)無(wú)止境，要將教育培訓(xùn)工作長(zhǎng)期化，定期為員工開展培訓(xùn)，例如團(tuán)隊(duì)管理建設(shè)、團(tuán)隊(duì)人才建設(shè)、團(tuán)隊(duì)文化建設(shè)等等，提高員工水平。

（四）實(shí)現(xiàn)公文運(yùn)行質(zhì)量的提升。工作人員在審核公文時(shí)要本著以下要求：首先，要嚴(yán)格遵守行文規(guī)則，根據(jù)要求和內(nèi)容判斷該行文是否具備較強(qiáng)的效用，是否滿足分開報(bào)告和請(qǐng)示的原則，以及相關(guān)的發(fā)文不能越級(jí)、一個(gè)行文一件事相匹配的原則。其次，要對(duì)行文的內(nèi)容和涉及的相關(guān)政策進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，行文的審核等不能觸及我國(guó)的法律法規(guī)和各項(xiàng)政策。要加強(qiáng)對(duì)行文抄送程序的把關(guān)，尤其是文件是否通過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審核，必要的各部門和人員的簽字是否到位，以及不同人員的建議是否統(tǒng)一。與此同時(shí)，還要關(guān)注行文的文字使用是否準(zhǔn)確，是否清晰明了地表明各項(xiàng)內(nèi)容，相關(guān)詞匯的使用是否合理，整個(gè)句子的結(jié)構(gòu)是否嚴(yán)謹(jǐn)?shù)取Ｗ詈筮€要注重行文的格式，尤其是行文的格式體例是否符合規(guī)范，相應(yīng)內(nèi)容的格式是否準(zhǔn)確，內(nèi)容和文種匹配與否。

（五）聯(lián)合行文。如果公文包含多個(gè)部門的功能和權(quán)限范圍內(nèi)的事項(xiàng)，可以進(jìn)行聯(lián)合行文。機(jī)關(guān)工作人員在涉及多個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文時(shí)，首先要搞清“聯(lián)合行文”和“行文方向”的相互關(guān)系。聯(lián)合行文是基于簽發(fā)機(jī)構(gòu)的數(shù)量多少，而行文方向是基于正式文書的走向。因此，聯(lián)合行文包括上行文、平行文和下行文。聯(lián)合行文對(duì)行文機(jī)構(gòu)的識(shí)別和認(rèn)定問(wèn)題，《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中有明確的規(guī)定，對(duì)上、下行文規(guī)定：聯(lián)合行文時(shí)，上行文不能被抄錄到聯(lián)合行為機(jī)構(gòu)的下級(jí)代理機(jī)構(gòu)，比如上海市、江蘇省、浙江省人民政府聯(lián)合向國(guó)務(wù)院上交的《關(guān)于報(bào)送〈長(zhǎng)三角生態(tài)綠色一體化發(fā)展示范區(qū)總體方案〉（送審稿）的請(qǐng)示》（發(fā)改地區(qū)〔2019〕1634號(hào)），一定不得將文抄錄至三省市人民政府和國(guó)家發(fā)改委的下級(jí)機(jī)構(gòu)。下行文可以根據(jù)具體情況不同抄錄到聯(lián)合行文機(jī)構(gòu)相同級(jí)別的其他機(jī)構(gòu)，比如《教育部國(guó)家語(yǔ)委關(guān)于表彰“中國(guó)語(yǔ)言資源保護(hù)獎(jiǎng)”先進(jìn)集體和先進(jìn)個(gè)人的決定》（教語(yǔ)信〔2020〕1號(hào)），可以抄錄到同級(jí)機(jī)構(gòu)比如文化旅游部、科技部等部門。“漢語(yǔ)資源保護(hù)獎(jiǎng)”是國(guó)家級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)，具有重要意義，還將把教育部和國(guó)家語(yǔ)言委員會(huì)的聯(lián)合上級(jí)機(jī)構(gòu)列為抄錄機(jī)構(gòu)。需嚴(yán)格遵守以上規(guī)定來(lái)進(jìn)行操作。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，行政機(jī)關(guān)的公文使用抄送較為復(fù)雜，為此，公文的抄送問(wèn)題應(yīng)給予足夠的重視和恰當(dāng)?shù)陌盐铡?/p>