廖建兵

（湖南食品藥品職業(yè)學(xué)院，長沙 410208）

0 引言

高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、獎懲情況、綜合素質(zhì)、社會實踐活動等以文字、表格以及其他形式體現(xiàn)的真實歷史記錄［1］。高校學(xué)生檔案包括高考錄取通知書、體檢表、學(xué)籍表、成績冊，畢業(yè)生登記表、黨團(tuán)關(guān)系、在校期間的獎勵材料以及其他材料。高校學(xué)生檔案可以為用人單位在選拔、任用人才、晉升等方面提供重要參考，也是學(xué)生出國、公務(wù)員考試、社會保險辦理等方面的基本證明材料，對學(xué)生日后發(fā)展有著非常重要的作用。學(xué)生檔案管理以及管理的質(zhì)量直接影響著學(xué)生的前途與命運(yùn)，因此學(xué)生檔案管理工作是一份十分重要的工作。隨著國家對教育事業(yè)的政策支持以及資金扶持，各高校招生規(guī)模越來越大，學(xué)生檔案也越來越多，學(xué)生檔案管理工作也越來越繁重，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)滿足不了當(dāng)前的需要。隨著社會科技的快速發(fā)展，信息化技術(shù)和信息化觀念的普及，“互聯(lián)網(wǎng)＋”應(yīng)用于社會各行各業(yè)，其中高校很多管理工作也逐步走向信息化。現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，數(shù)字化管理應(yīng)用軟件及配套設(shè)施都已配備好并投入使用。但是，高職院校在學(xué)生檔案管理方面仍存在一些問題，需要改進(jìn)和提升。

1 高職院校學(xué)生檔案管理工作存在的問題

1.1 對學(xué)生檔案管理工作不夠重視

對于高職院校，主管學(xué)生工作的學(xué)保處領(lǐng)導(dǎo)、各二級學(xué)院書記、輔導(dǎo)員以及學(xué)生檔案管理工作者都認(rèn)為學(xué)生檔案管理工作就是簡單的保管工作，按學(xué)校要求將需要裝進(jìn)學(xué)生檔案的文書資料裝進(jìn)檔案，只要不丟失、不遺漏，學(xué)生畢業(yè)能將檔案順利移交就行。他們沒有真正認(rèn)識到學(xué)生檔案對一個學(xué)生的重要性以及學(xué)生檔案管理工作的真正價值。學(xué)生檔案管理工作者一般由輔導(dǎo)員兼任，輔導(dǎo)員一般管理2～3 個班，學(xué)生日常管理工作已經(jīng)很煩瑣，兼任輔導(dǎo)員在學(xué)生檔案管理方面經(jīng)驗不足，有時學(xué)生的一些檔案材料由學(xué)生干部按照老師的吩咐完成，沒有專人管理學(xué)生檔案，難免會出現(xiàn)檔案材料的缺失或裝錯，降低了檔案管理的質(zhì)量，進(jìn)而導(dǎo)致管理工作方面做得不夠完善。

1.2 學(xué)生檔案管理制度不健全

目前，很多高校都對學(xué)生檔案管理工作越來越重視，建立了相應(yīng)的學(xué)生檔案管理制度。但是一些高職院校認(rèn)為學(xué)生檔案管理工作與學(xué)校自身發(fā)展關(guān)系不大，對學(xué)生檔案管理工作不重視，缺少相應(yīng)的檔案管理制度，雖建立了一些制度，但也不健全，主管學(xué)生檔案管理工作的各二級學(xué)院對學(xué)生檔案管理內(nèi)容、管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一認(rèn)識，在立檔、歸檔方面不統(tǒng)一。在實際工作中，由于檔案管理工作不受重視，對工作人員也沒有一套監(jiān)管機(jī)制，學(xué)生檔案管理工作變得可有可無，工作人員沒有積極性，對檔案材料的收集、整理、歸檔不及時，有時甚至造成一些重要檔案資料的缺失；檔案資料整理混亂，造成學(xué)生畢業(yè)辦理檔案移交時出現(xiàn)提檔困難、檔案材料缺失，一些材料還需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化修改。這些情況的出現(xiàn)主要是由于相應(yīng)的管理制度不健全。

1.3 學(xué)生檔案管理工作人員服務(wù)理念與專業(yè)素養(yǎng)不高

學(xué)生檔案管理工作也是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要具有檔案學(xué)知識背景的專人管理。在高職院校，由于對學(xué)生檔案管理工作的認(rèn)識不足以及對學(xué)生檔案管理工作的不重視，學(xué)校在人事招聘中很少招聘檔案管理相關(guān)專業(yè)的人員，學(xué)生檔案管理者一般由班級輔導(dǎo)員兼職，流動性較高，缺乏專業(yè)素養(yǎng)。學(xué)校對學(xué)生檔案管理工作也沒有進(jìn)行系統(tǒng)地專業(yè)培訓(xùn)以及宣傳，造成學(xué)生以及管理者對學(xué)生檔案的重要性認(rèn)識不足，學(xué)生在填寫檔案材料時不重視，檔案管理者工作積極性不高，只是被動收集材料，服務(wù)意識不強(qiáng)。

1.4 學(xué)生檔案管理方式落后，信息化程度不高

隨著各高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)生檔案數(shù)量也越來越多。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式也越來越不適應(yīng)信息化時代的要求，不能充分發(fā)揮學(xué)生檔案的服務(wù)作用。目前，高職院校各部門辦公條件都得到了改善，每個辦公室都配備了電腦、網(wǎng)絡(luò)等信息化的辦公設(shè)施，學(xué)校行政辦公、教師教學(xué)、學(xué)生管理、后勤保障等很多管理工作都逐步走向信息化。但是學(xué)生檔案管理工作、學(xué)生檔案資料的存儲還是以紙質(zhì)為主，信息化程度不高，管理方式比較落后，檔案管理工作效率不高。隨著學(xué)校的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式越來越不符合時代要求，滿足不了學(xué)校的發(fā)展。

2 大數(shù)據(jù)背景下高職院校學(xué)生檔案管理的措施

2.1 提高對學(xué)生檔案管理工作的認(rèn)識，增強(qiáng)學(xué)生檔案意識

學(xué)生檔案管理工作是學(xué)校管理工作的一個重要組成部分，要改變學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀，首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職員工、學(xué)生都要轉(zhuǎn)變觀念，重視學(xué)生檔案管理工作。學(xué)生檔案對學(xué)生日后的發(fā)展非常重要，學(xué)生檔案資料的真實性、完整性以及檔案材料的細(xì)致程度直接影響到學(xué)生的前途與命運(yùn)。學(xué)生檔案是用人單位在選拔、任用和個人晉升等方面的重要參考依據(jù)，因此學(xué)生檔案管理工作是一份重要的管理工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視學(xué)生檔案管理工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自開會落實學(xué)生檔案管理要求，明確檔案管理的意義，使檔案管理工作者提高對工作的認(rèn)識，明確自己的責(zé)任與擔(dān)當(dāng)，積極主動投入更多的精力到檔案管理工作中，確保學(xué)生檔案材料的真實性和完整性，確保不出現(xiàn)漏裝、混裝、錯裝，及時按歸檔程序歸檔，提高檔案服務(wù)水平和管理水平。其次，學(xué)校應(yīng)為學(xué)生檔案管理工作提供有利的場地、設(shè)施、充足的資金，為檔案管理工作有效開展及順利進(jìn)行提供保障。最后，學(xué)校、二級學(xué)院、輔導(dǎo)員加強(qiáng)對學(xué)生宣傳學(xué)生檔案的重要性，通過主題班會、黑板報、公告欄、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)等形式，對學(xué)生開展學(xué)生檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞、存放、檔案作用等相關(guān)知識的普及，提高學(xué)生對自己檔案的重視程度，增強(qiáng)學(xué)生檔案意識。

2.2 完善學(xué)生檔案管理制度，加大執(zhí)行力度

當(dāng)前高職院校學(xué)生檔案管理方面出現(xiàn)的一些問題，主要原因是學(xué)生檔案管理制度不完善。雖然國家針對檔案管理頒布了《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》，但是高職院校在學(xué)生檔案管理方面沒有嚴(yán)格落實制度規(guī)定，也沒有結(jié)合學(xué)校的具體情況制定相應(yīng)的管理制度，導(dǎo)致管理水平不高，管理存在缺陷。為了學(xué)生檔案更好地服務(wù)學(xué)生、用人單位，充分發(fā)揮學(xué)生檔案服務(wù)學(xué)生、服務(wù)社會的功能，學(xué)校應(yīng)根據(jù)學(xué)生檔案的具體情況，從學(xué)生檔案管理的各個環(huán)節(jié)制定一套嚴(yán)格的管理制度，如 《學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容》《學(xué)生檔案保密制度》《接受、移交、借閱登記制度》《及時歸檔制度》等，這些制度的制定為學(xué)生檔案管理工作的有效開展及順利進(jìn)行提供依據(jù)和保障。同時這些制度的制定以及執(zhí)行情況直接關(guān)系到學(xué)生檔案資料的真實性、完整性以及檔案工作的效率及質(zhì)量。只有建立一套健全的學(xué)生檔案管理制度，才能使檔案管理工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化［2］。

2.3 培養(yǎng)檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高服務(wù)意識

學(xué)生檔案管理工作是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，管理者應(yīng)具備高度的責(zé)任心、較強(qiáng)的服務(wù)意識、較高的計算機(jī)水平，同時具有檔案學(xué)專業(yè)背景。學(xué)生檔案材料多、數(shù)量大，學(xué)校應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理。為了學(xué)生檔案管理工作的有效開展，學(xué)校應(yīng)對管理工作人員定期進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使他們明確崗位職責(zé)以及了解崗位的重要性，同時提高他們的服務(wù)意識，積極主動對檔案資料進(jìn)行收集、歸檔，確保檔案材料的完整、真實。隨著社會信息化的快速發(fā)展，信息化管理手段在各行各業(yè)都得到了普及，所以在學(xué)生檔案管理方面也應(yīng)逐步實現(xiàn)信息化。因此，應(yīng)對工作人員定期開展相應(yīng)的信息化學(xué)習(xí)培訓(xùn)，同時，學(xué)校人事部門應(yīng)根據(jù)學(xué)生檔案管理的實際情況，積極引進(jìn)具有檔案管理、計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用以及學(xué)生管理等專業(yè)的管理人才，對他們進(jìn)行崗前培訓(xùn)，逐步形成一支結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)檔案管理隊伍，不斷提高檔案管理水平和服務(wù)水平［3］。

2.4 提高學(xué)生檔案管理信息化水平

隨著高職院校招生規(guī)模的擴(kuò)大和學(xué)生檔案數(shù)量的增多，傳統(tǒng)檔案管理模式效率較低。為了提高學(xué)生檔案管理效率，學(xué)生檔案管理工作也應(yīng)與時俱進(jìn)，在”互聯(lián)網(wǎng)＋”背景下采用信息化管理。為了實現(xiàn)信息化進(jìn)程，學(xué)校應(yīng)為管理工作者購買一套先進(jìn)的辦公設(shè)備，建立健全學(xué)生檔案管理局域網(wǎng)，與第三方合作開發(fā)適合學(xué)校學(xué)生檔案的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對檔案資料進(jìn)行信息化收集、整理。同時應(yīng)將紙質(zhì)檔案通過掃描、錄入等手段向電子檔案轉(zhuǎn)化，建立學(xué)生檔案資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。與此同時，要做好學(xué)生檔案資源的安全和保密工作，采用開放性兼顧安全性的檔案數(shù)據(jù)庫管理模式，實現(xiàn)學(xué)生檔案的數(shù)字化管理，充分發(fā)揮學(xué)生檔案管理的服務(wù)功能。

3 結(jié)語

學(xué)生檔案管理工作是高校管理工作中的重要組成部分，學(xué)生檔案管理工作者應(yīng)明確自己的的崗位職責(zé)，提高專業(yè)素養(yǎng)與服務(wù)意識，抓住時代機(jī)遇，解決實際工作中存在的問題。同時，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視學(xué)生檔案管理工作，加強(qiáng)對管理人員的專題培訓(xùn)及專業(yè)人才的引進(jìn)，投入足夠的資金，完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為學(xué)校檔案的信息化建設(shè)及可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。