文/濟寧醫(yī)學院附屬醫(yī)院 王愛麗

隨著信息化時代的日益發(fā)展，特別是云計算、大數(shù)據(jù)等數(shù)字媒介的發(fā)展與普及，社會各行各業(yè)面臨著巨大的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。很多大型綜合醫(yī)院在信息化建設(shè)方面也進行了大量的投入，建設(shè)了相對成熟完備的數(shù)字信息化檔案室，以期為檔案保存、職工利用和醫(yī)院發(fā)展提供更多的檔案服務。數(shù)字化檔案室的建設(shè)和數(shù)字化檔案的生成，不僅對傳統(tǒng)檔案管理工作帶來巨大影響，也意味著檔案利用的媒介和方式發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變。因此，作為新時代的檔案管理工作者，必須盡快克服傳統(tǒng)檔案利用工作方式的不足，針對信息化時代檔案利用的新特點，做好檔案開發(fā)利用工作，更好地為醫(yī)院領(lǐng)導決策和醫(yī)院發(fā)展建設(shè)發(fā)揮積極的推動作用。

一、傳統(tǒng)檔案利用工作方式存在的不足

（一）檔案利用方式單一。傳統(tǒng)檔案室的工作方式往往就是蹲點工作，被動等待使用者使用，檔案利用方式單一固化，而且提供給借閱者或者利用者的都是相對單一的檔案原件或者復印件，一般稱之為簡單的實體檔案服務。

（二）檔案利用主體受限。受職能和職責所限，醫(yī)院檔案室一般不對外開放，檔案使用者也僅限醫(yī)院內(nèi)部各類工作人員。借閱者必須親自到檔案室，面對面借閱檔案或者接受檔案管理人員提供的各類問題的解答。社會上的其他人員無法了解和借閱醫(yī)院對外公開和宣傳利用的檔案資料。

（三）檔案利用效率較低。傳統(tǒng)檔案室的實物借閱或者復印，不僅浪費借閱人員的時間，也增加了檔案管理人員的工作量。傳統(tǒng)實物借閱或復印必須嚴格按照有關(guān)程序辦理借閱手續(xù)。另外，同一份檔案相同時間內(nèi)只能提供給一人使用，不能同時提供給兩個或更多的人使用。并且檔案部門不能針對利用者的不同工作特點，了解利用者的需求，就像生產(chǎn)經(jīng)營者不了解市場的需求就盲目擴大生產(chǎn)一樣，往往導致檔案資源利用率低，甚至被束之高閣，缺乏使用。

（四）檔案利用過程中存在檔案損毀風險。檔案原件的借出，整個過程存在日常磨損、人為破壞、丟失損毀等風險，對醫(yī)院來說都是嚴重的損失。并且傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案維護成本高，一旦發(fā)生天災人禍就會產(chǎn)生毀滅性的損失。

（五）檔案編研費時費力。傳統(tǒng)檔案編研需要掌握系統(tǒng)詳盡的檔案資料，并且對大量枯燥無味的實體檔案進行閱讀、抄寫、分析和編排，這個過程往往需要成立專人專班，耗費相當大的人力、物力、財力才能確保檔案編研工作的順利完成。不僅如此，傳統(tǒng)檔案編研還經(jīng)常受到客觀條件所限，很難做到面面俱到、包羅萬象。

二、信息化檔案室中檔案利用的新特點

（一）檔案利用方式多樣化。檔案經(jīng)過數(shù)字化處理之后，經(jīng)過檔案部門的審核，即可通過電子檔案系統(tǒng)、手機、醫(yī)院公眾號等信息媒介開展更為廣泛的利用，打破了傳統(tǒng)空間的壁壘，實現(xiàn)醫(yī)院檔案利用渠道的多元化和利用方式的多樣化。

（二）檔案利用主體最大化。檔案管理人員可將數(shù)字化檔案資料設(shè)置公開的等級、時間、范圍和人群（醫(yī)院領(lǐng)導、普通干部職工乃至病人或家屬），不必被動地坐在辦公室接受查閱和查詢，可以主動服務，利用網(wǎng)絡、微信、公眾號等網(wǎng)絡媒介主動向一定范圍的人員推送和傳播醫(yī)院檔案信息。

（三）檔案利用服務高效率。信息化處理手段把原來傳統(tǒng)的提供原件或復印件的方式轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢约磿r閱讀的方式，有效避免了傳統(tǒng)檔案利用中由于實體檔案多次使用造成的時間和勞動力的浪費現(xiàn)象。另外，信息化手段克服了時間和空間的局限，實現(xiàn)了檔案資料快捷傳輸、便捷下載，最終保證了檔案信息的及時利用與共享，確保了檔案利用服務的靈活性和高效率。

（四）檔案原件得以妥善保存。將傳統(tǒng)檔案資料進行數(shù)字化，能夠有效保護檔案原件。實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化，可在網(wǎng)絡環(huán)境下查閱檔案資料，開展網(wǎng)上檢索和利用，檔案原件不再經(jīng)受經(jīng)常性的復印、借閱甚至損毀，對原始檔案資料是一種全方位的保護，更加有利于原始檔案的保存。

（五）檔案編研形式更加豐富。檔案編研是對檔案資料的處理、加工和升級，是具有創(chuàng)造性的工作。傳統(tǒng)的編研形式無非就是檔案匯編、文摘、年鑒、圖集、專題著述等；而數(shù)字化檔案卻可以輕松通過數(shù)據(jù)庫自動分類、自動檢索、加工處理等方式實現(xiàn)查找、編輯和利用，使得檔案編研成果圖文并茂、形式多樣。檔案編研形式直接決定著檔案最終的受眾群體?；跀?shù)字和網(wǎng)絡技術(shù)的編研成果憑借其易于普及、形式多樣、新穎別致等優(yōu)勢，可以吸引到更廣大的關(guān)注。

三、信息化背景下做好檔案利用工作的舉措

（一）不斷完善室存檔案。室存檔案是做好信息化檔案室和開展檔案利用的重要基礎(chǔ)，沒有豐富的室存檔案，一切檔案工作無從談起。醫(yī)院必須進一步提高對檔案歸檔工作的重視程度，嚴格按照國家和醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理辦法，每年對應該存檔的資料進行系統(tǒng)的收集、整理、歸檔，確保醫(yī)院各部門、各方面具有價值的教研資料得以妥善保存，為后期開展信息化處理和檔案利用工作打下堅實基礎(chǔ)。

（二）不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力。

信息化的大潮給各類工作人員都提出了新的工作要求，檔案管理人員也不例外。檔案管理人員除了要加強檔案相關(guān)專業(yè)理論知識的學習和具備滿足檔案管理工作的專業(yè)素質(zhì)以外，還要進一步提升信息化工作水平，提高運用信息化、新媒介管理檔案、利用檔案的水平和能力。醫(yī)院可舉辦培訓班或者邀請專家授課等方式，將信息化工作水平作為培訓提升的重要內(nèi)容，將信息化手段（網(wǎng)站、微信、公眾號等）應用到醫(yī)院檔案管理工作中，發(fā)揮信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的優(yōu)勢。

（三）不斷提升檔案管理的信息化水平。醫(yī)院檔案室的信息化建設(shè)是深度開發(fā)和利用檔案資源的重要途徑，所以，醫(yī)院應重視數(shù)字化檔案室的投入和建設(shè)，及時更新升級檔案信息系統(tǒng)的軟硬件和設(shè)備。根據(jù)工作需要，充分利用信息化手段對醫(yī)院檔案文本、圖像、視頻等檔案資源進行數(shù)字化、網(wǎng)絡化，明確需要公開利用的等級和范圍，積極做好技術(shù)保障和隱私保密。做好檔案信息化的規(guī)劃和設(shè)計，圍繞檔案資源的開發(fā)與利用，建設(shè)一套完整的檔案信息共享交流服務平臺，逐步實現(xiàn)院內(nèi)外的醫(yī)療、教學、科研、管理等全方位信息的共享共用和互聯(lián)互通。

（四）不斷提升醫(yī)院檔案編研水平。對原本枯燥無味的檔案資料進行檔案編研，是提高檔案利用率的必要手段，也是室存檔案有效開發(fā)和利用的重要方式，檔案編研的水平和質(zhì)量直接決定著檔案的利用效率。結(jié)合大多數(shù)醫(yī)院的實際情況，醫(yī)院的檔案編研工作水平在以下兩方面需加以提高：一方面，提高重視程度，增強編研力量。檔案部門在醫(yī)院內(nèi)部并非業(yè)務部門，容易被忽視，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和工作人員配備等都落后于醫(yī)院臨床科室。因此，醫(yī)院需要從機構(gòu)設(shè)置著手，加強人員和職能配備，完善檔案專業(yè)人才隊伍，為編研工作的順利開展創(chuàng)造有利條件；另一方面，提高編研質(zhì)量，發(fā)揮檔案價值。編研人員在工作中需要遵循實用性原則，在原有基礎(chǔ)上提高成果質(zhì)量，根據(jù)檔案資料的不同特點，或編研成冊，集中利用；或復刻成影像資料，繪聲繪色；或建設(shè)檔案網(wǎng)站，廣而告之等。通過多種多樣的編研工作，面向醫(yī)護、面向病患、面向社會提供檔案服務，將檔案室的社會功能全面激發(fā)出來。

（五）不斷強化檔案安全管理。確保檔案信息安全和保密，是開展一切檔案管理工作的前提。之前，如果要轉(zhuǎn)移安保設(shè)施完備、專人看管的上千件實物檔案幾乎是不可能實現(xiàn)的事情。而現(xiàn)在，利用技術(shù)手段去轉(zhuǎn)移、竊取網(wǎng)絡介質(zhì)存儲的信息化檔案數(shù)據(jù)卻并不費勁，甚至不需要接觸實物檔案。所以，一旦發(fā)生檔案泄密事件，后果不堪設(shè)想。盡管數(shù)字化檔案的開發(fā)和利用，提高了工作效率，豐富了檔案利用形式，但是也大大增加了檔案開發(fā)、利用和編研過程的安全風險。因此要高度重視數(shù)字化檔案室的安全管理工作，建立檔案信息安全容災備份機制，檔案數(shù)據(jù)實行斷網(wǎng)保存，并進行異介質(zhì)的備份。通過不斷提高管理措施，嚴防檔案信息化數(shù)據(jù)丟失、損毀和泄密事件發(fā)生，有條件的單位，鼓勵開展異地容災備份。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案資源信息化是不可避免的歷史趨勢。面對新的時代要求，醫(yī)院檔案管理者必須順應發(fā)展趨勢，在信息化的大背景下做好檔案室建設(shè)和檔案利用工作，規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理工作的不足，充分運用信息化手段，在確保安全和保密的基礎(chǔ)上積極開展檔案開發(fā)和利用，將豐富的醫(yī)院檔案原始資料完整地提供給醫(yī)院管理者和廣大醫(yī)護人員，乃至各類社會服務對象。在做好檔案開發(fā)和利用的過程中，更加全面、新穎、生動地展現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的價值。