文/中國(guó)民用航空飛行學(xué)院 余洋

辦公室是高等院校的核心部門(mén)、重要辦事機(jī)構(gòu)，作為公文流轉(zhuǎn)中樞、事務(wù)處理中心、信息匯聚平臺(tái)，擔(dān)負(fù)著協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通上下、參謀統(tǒng)籌的任務(wù)。辦公室工作對(duì)象廣、內(nèi)容多、要求高，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，辦公模式變革繼續(xù)加速，信息化建設(shè)成為一項(xiàng)不可遲誤的工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代，面對(duì)業(yè)務(wù)信息化的實(shí)際需求，如何加強(qiáng)高等院校辦公室信息化建設(shè)，通過(guò)信息化的科學(xué)管理和流程處理，促進(jìn)信息資源共享，提升行政辦公效率，提高業(yè)務(wù)工作質(zhì)量，成為擺在高等院校辦公室面前的一道重要課題。

一、高等院校辦公室當(dāng)前信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）信息化建設(shè)工作不夠重視，改革發(fā)展意識(shí)薄弱。轉(zhuǎn)型升級(jí)一般離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)層面和執(zhí)行層面的重視。當(dāng)前存在高等院校領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣依據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)決策、憑借傳統(tǒng)方式處理事務(wù)，對(duì)信息化建設(shè)的觀念和認(rèn)知不到位，未充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)對(duì)于促進(jìn)管理和決策科學(xué)化的重要作用，對(duì)信息化建設(shè)缺乏必要的重視。存在辦公室管理人員和工作人員缺乏信息化意識(shí)、未認(rèn)識(shí)到信息系統(tǒng)的作用和信息共享的價(jià)值、長(zhǎng)期依賴經(jīng)驗(yàn)產(chǎn)生惰性而陷入滿足、出現(xiàn)輕視或無(wú)視問(wèn)題和局限的情況。雖然大部分高等院校辦公室都有信息系統(tǒng)，但也常出現(xiàn)資源浪費(fèi)、效率低下等問(wèn)題。

（二）信息化體制機(jī)制不夠健全，難以推進(jìn)工作開(kāi)展。高等院校辦公室加強(qiáng)信息化建設(shè)，是一項(xiàng)有機(jī)的系統(tǒng)工程，應(yīng)當(dāng)形成一定的體系制度。加強(qiáng)信息化建設(shè)不是一蹴而就的，信息技術(shù)提供了科學(xué)的管理工具，還要依靠制度提供支撐、保障落實(shí)。當(dāng)前高等院校信息化建設(shè)基本在初級(jí)階段，現(xiàn)有的信息化制度體系多數(shù)仍不夠系統(tǒng)完善。1.管理體制不夠健全，領(lǐng)導(dǎo)體制尚未形成，主管、主辦工作開(kāi)展不順利；2.運(yùn)行機(jī)制不夠全面，缺乏必要的約束，容易致使制度流于形式；3.存在風(fēng)險(xiǎn)管理真空，風(fēng)險(xiǎn)廣泛存在于采集、錄入、保存中，難以保證真實(shí)性、完整性、規(guī)范性。

（三）信息化設(shè)計(jì)規(guī)劃不夠靠前，缺乏全局長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光。信息化建設(shè)應(yīng)通過(guò)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃形成一個(gè)有機(jī)整體。由于高等院校客觀存在的政策、環(huán)境、投資等內(nèi)、外部因素，信息化建設(shè)容易出現(xiàn)更改、延期甚至中止的情況。因?yàn)楦叩仍盒Ｐ畔⒒ㄔO(shè)無(wú)法長(zhǎng)期持續(xù)投入，因而建設(shè)成果缺乏必要的連貫性和兼容性，主要體現(xiàn)在缺乏重要的全局規(guī)劃，沒(méi)有建立起系統(tǒng)的信息處理平臺(tái)。加強(qiáng)辦公室信息化建設(shè)，首先要解決整體規(guī)劃的認(rèn)識(shí)偏差；其次是網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)、設(shè)施設(shè)備配置。只有從宏觀上把握加強(qiáng)信息化建設(shè)要求，形成一體化的信息系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)高集成、高效率、高質(zhì)量的目標(biāo)。

（四）信息化物質(zhì)基礎(chǔ)不夠先進(jìn)，難以滿足時(shí)下需要。信息化建設(shè)是建立在高速網(wǎng)絡(luò)軟硬件上的，而大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，加強(qiáng)信息化建設(shè)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備提出了更高的要求。由于重視不夠、規(guī)劃不好、投入有限等歷史遺留原因，信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)帶寬小、容量小仍在高等院校中存在。另外，有的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)不靠前，加之運(yùn)行維護(hù)不到位，系統(tǒng)之間的協(xié)調(diào)性和兼容性不足，可能導(dǎo)致發(fā)生信息泄漏、丟失、篡改。此外，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)傳輸速度慢，或者系統(tǒng)操作反應(yīng)慢，信息化網(wǎng)絡(luò)體系和應(yīng)用平臺(tái)性能較差，一體化的處理流程和服務(wù)系統(tǒng)無(wú)法快捷使用，辦公室信息化建設(shè)因此掣肘。

（五）信息化人力基礎(chǔ)不夠均衡，運(yùn)用水平參差不齊。信息化是改善辦公室工作的有力技術(shù)支撐。信息化建設(shè)需要人的參與，一方面需要信息化人才主動(dòng)擔(dān)當(dāng)，另一方面需要全體成員積極融入。當(dāng)前辦公室工作人員年輕化明顯，能夠很好地參與信息化建設(shè)，但一般沒(méi)有配備專職信息化崗位，其他人才分管信息化工作較為普遍，這不利于發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)、提高運(yùn)行效率、提升工作質(zhì)量。個(gè)別辦公室工作人員觀念不到位，接觸信息技術(shù)的欲望不強(qiáng)，難以適應(yīng)新技術(shù)帶來(lái)的改變，仍停留在傳統(tǒng)作業(yè)方式上，信息化知識(shí)匱乏，學(xué)習(xí)速度緩慢，操作水平較低，減緩了信息化建設(shè)和推廣的步伐。

（六）信息化共享程度不夠開(kāi)放，仍然存在信息孤島。高等院校信息化建設(shè)取得了顯著的成效，但長(zhǎng)期以來(lái)，由于過(guò)分強(qiáng)調(diào)硬件和規(guī)模，對(duì)于如何打通網(wǎng)絡(luò)路障，建立一個(gè)共享數(shù)據(jù)體系、發(fā)力不足且重視不夠?，F(xiàn)有的平臺(tái)系統(tǒng)各行其道、上下不通、互不兼容，沒(méi)有建立起全校性的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，數(shù)據(jù)在各部門(mén)之間無(wú)法共享，信息孤島現(xiàn)象廣泛存在。重復(fù)建設(shè)不僅浪費(fèi)了大量資源，同時(shí)也制約了信息流通。錯(cuò)綜復(fù)雜的平臺(tái)架構(gòu)，數(shù)以百計(jì)的功能模塊，各自為政的使用主體，生成了各類口徑數(shù)據(jù)，辦公室這一信息中樞，需要時(shí)不能及時(shí)拿到，拿到時(shí)卻可能對(duì)不上。

二、高等院校辦公室加強(qiáng)信息化建設(shè)的意義

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代的必然要求。信息化時(shí)代和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)使得社會(huì)不斷發(fā)生重大變革，這對(duì)高等院校的信息化建設(shè)提出了新的要求，包括發(fā)展理念的更新、處理模式的升級(jí)、運(yùn)行機(jī)制的換代。辦公室作為高等院校信息匯聚的樞紐、組織協(xié)調(diào)的中心，應(yīng)當(dāng)走在高等院校信息化建設(shè)中的前列，當(dāng)好信息化建設(shè)的排頭兵。辦公室要改變過(guò)時(shí)的信息處理方式，開(kāi)展信息化建設(shè)，是順應(yīng)時(shí)代的必然要求，可以有效促進(jìn)管理服務(wù)、組織協(xié)調(diào)職能升級(jí)，從而節(jié)約成本、提高效率，實(shí)現(xiàn)信息的科學(xué)化管理、流程化處理，進(jìn)而提高服務(wù)質(zhì)量、促進(jìn)發(fā)展進(jìn)步。

（二）加強(qiáng)信息化建設(shè)是自身發(fā)展的客觀需要。高等院校信息來(lái)源廣、需求數(shù)量多、傳播速度快、更新頻率高。在信息技術(shù)的推動(dòng)下，需要更廣泛的需求、更高效的管理、更開(kāi)放的模式，因此高等院校在改革發(fā)展的過(guò)程中面臨著更多難題。辦公室作為對(duì)內(nèi)樞紐和對(duì)外窗口，是重要的行政管理部門(mén)和信息匯聚中心，必須大力借助信息化手段，加快信息化建設(shè)的步伐，以更先進(jìn)的方法實(shí)現(xiàn)各類信息的采集歸檔、整理分析和上傳下達(dá)，使辦公室真正成為高等院校的信息中樞，從而為高等院校改革發(fā)展奠定基石，為高等院校自身發(fā)展賦能加力，推動(dòng)教育事業(yè)發(fā)展進(jìn)步。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)是治理現(xiàn)代化的重要途徑。在新發(fā)展階段推進(jìn)高等院校治理現(xiàn)代化，是貫徹新發(fā)展理念、構(gòu)建新發(fā)展格局的必由之路。高等院校治理現(xiàn)代化要求有治理體系優(yōu)化、治理能力增強(qiáng)、創(chuàng)新能力提高、服務(wù)水平提升等多個(gè)方面。完善機(jī)制、加強(qiáng)管理、改進(jìn)服務(wù)是辦公室的主責(zé)主業(yè)，因此辦公室是推進(jìn)高等院校現(xiàn)代化不可或缺的主體。信息技術(shù)是高等院校治理現(xiàn)代化的重要手段，信息化可使高等院校管理運(yùn)行制度化、規(guī)范化、程序化。聚焦高等院校核心職能，著力推進(jìn)治理現(xiàn)代化，全面深化管理改革，推動(dòng)事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，辦公室具有核心地位和重要作用。

（四）加強(qiáng)信息化建設(shè)是科學(xué)決策的關(guān)鍵基礎(chǔ)。辦公室是高等院校議事決策的參謀助手，要對(duì)進(jìn)行收集、整理、加工、反饋各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)，為學(xué)校發(fā)展建設(shè)提供有用的基礎(chǔ)信息。這就要求辦公室提供準(zhǔn)確、翔實(shí)、有價(jià)值的客觀依據(jù)和決策服務(wù)，從而輔助做出正確判斷和科學(xué)決策。傳統(tǒng)信息處理模式存在實(shí)效性差的問(wèn)題，而且容易被主觀判斷所影響，使得信息數(shù)據(jù)質(zhì)量存在一定程度的不足。而信息化建設(shè)能夠較好地解決上述問(wèn)題，通過(guò)信息系統(tǒng)實(shí)時(shí)采集、海量存儲(chǔ)的全局動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，可以為辦公室提供充分的事實(shí)依據(jù)和數(shù)據(jù)分析，打好學(xué)?？茖W(xué)決策的基礎(chǔ)。

（五）加強(qiáng)信息化建設(shè)是提升效率的核心措施。高等院校辦公室工作的主要特點(diǎn)是繁瑣和細(xì)致，工作內(nèi)容幾乎囊括了校內(nèi)所有日常事務(wù)。然而人工處理日常工作事務(wù)的精力有限，容易導(dǎo)致出現(xiàn)行政效率低下的問(wèn)題，因此提高辦公室管理效率勢(shì)在必行。加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化辦公，能夠幫助辦公室減輕工作壓力，進(jìn)而大幅提高管理服務(wù)效率。信息化管理可以將工作系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、簡(jiǎn)潔化、溯源化、透明化，可以實(shí)時(shí)掌握各個(gè)工作流程的運(yùn)行痕跡和當(dāng)前節(jié)點(diǎn)，從而有效降低工作難度，提升辦公室人員綜合素養(yǎng)，全面提高辦公室管理效率。

（六）加強(qiáng)信息化建設(shè)是強(qiáng)化職能的有力保障。信息化建設(shè)促進(jìn)了高等院校辦公室的管理服務(wù)、組織協(xié)調(diào)職能提檔升級(jí)，一方面體現(xiàn)在效率的大幅提高、成本的有效節(jié)約上；另一方面體現(xiàn)在通過(guò)信息化建設(shè)推動(dòng)了信息處理流程的革新，實(shí)現(xiàn)了信息管理的科學(xué)化。辦公室在高等院校接觸內(nèi)容更多、工作對(duì)象更廣、反應(yīng)速度更快、服務(wù)要求更高，因此在學(xué)校信息化建設(shè)的過(guò)程中擁有獨(dú)特地位。高等院校信息化發(fā)展為辦公室信息化建設(shè)提出了高要求，要按照科學(xué)的原則和方法，不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)，更好地發(fā)揮辦公室職能，更快地適應(yīng)新階段、新理念、新格局的要求。

三、高等院校辦公室加強(qiáng)信息化建設(shè)的方向

（一）自上而下轉(zhuǎn)變觀念，重視信息化建設(shè)工作。信息化是高等院校打開(kāi)教育現(xiàn)代化的鑰匙，辦公室加強(qiáng)信息化建設(shè)是信息化時(shí)代高等院校教育變革、建設(shè)智慧校園的關(guān)鍵一環(huán)。領(lǐng)導(dǎo)要不斷提高信息素養(yǎng)，盡快轉(zhuǎn)變管理理念，高度重視信息化建設(shè)工作；要充分認(rèn)識(shí)迫切性和必要性，保障軟硬件建設(shè)經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)信息化人員配置，建立規(guī)范統(tǒng)一、信息互通的數(shù)據(jù)體系。辦公室工作人員也要提高信息化意識(shí)，立足崗位更新工作方式觀念，改變工作經(jīng)驗(yàn)習(xí)慣；結(jié)合工作實(shí)際，為信息化建設(shè)出謀劃策，提升信息化工作能力。

（二）建章立制加強(qiáng)規(guī)范，完善信息化建設(shè)機(jī)制。要通過(guò)健全的制度體系，建立螺旋上升的工作機(jī)制，做好頂層設(shè)計(jì)和基層實(shí)施，設(shè)計(jì)和實(shí)施相互指導(dǎo)，從而不斷修訂完善方案，不斷提高謀劃質(zhì)量；要提前做好信息安全防范，建立完善的信息安全制度，強(qiáng)化辦公室人員的防范意識(shí)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)隱患排查治理，確保信息平臺(tái)平穩(wěn)有效運(yùn)行；要強(qiáng)化信息管理問(wèn)責(zé)機(jī)制，各環(huán)節(jié)提升數(shù)據(jù)質(zhì)量，保障數(shù)據(jù)的安全性和有效性，提高數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，使其在各個(gè)方面發(fā)揮作用，成為科學(xué)決策的重要基礎(chǔ)。

（三）頂層設(shè)計(jì)科學(xué)統(tǒng)籌，做好信息化建設(shè)謀劃。要著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、立足自身實(shí)際，制定信息化工作制度和長(zhǎng)效管理機(jī)制，完善信息化建設(shè)體系，規(guī)范信息化建設(shè)工作，促進(jìn)其科學(xué)化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化。1.健全完善領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，厘清辦公室的工作職責(zé)，將其分解為具體崗位工作，明確其工作職責(zé)范圍，建立有效的組織體系；2.健全完善實(shí)施辦法，通過(guò)制度將任務(wù)落實(shí)到人，明確責(zé)任人的權(quán)利和責(zé)任，通過(guò)簡(jiǎn)單便捷的管理模式，促進(jìn)工作開(kāi)展；3.健全完善監(jiān)督機(jī)制，制定便于績(jī)效考核的工作標(biāo)準(zhǔn)，建立符合信息化特征的量化指標(biāo)，增強(qiáng)信息化工作管控。

（四）加大投入升級(jí)換代，夯實(shí)信息化建設(shè)基礎(chǔ)。日新月異的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加快了軟硬件設(shè)施設(shè)備的更新速度。加大投入信息化建設(shè)，夯實(shí)信息化建設(shè)基礎(chǔ)，首先是擴(kuò)大容量和帶寬，提升平臺(tái)備份能力；其次是開(kāi)發(fā)運(yùn)用或安裝更新辦公室信息化應(yīng)用軟件，建立安全、完整、開(kāi)放的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)流程程序化、工作規(guī)范化、維護(hù)自動(dòng)化；此外還要做好信息化系統(tǒng)的日常管理維護(hù)，加快問(wèn)題的收集、上報(bào)、處理速度，大幅提高工作效率和服務(wù)水平；要面對(duì)不斷擴(kuò)大和縱深發(fā)展的知識(shí)體系，增強(qiáng)信息化系統(tǒng)的分析處理能力，從而分析和提取高質(zhì)量、有價(jià)值的信息。

（五）面向用戶以人為本，培養(yǎng)信息化建設(shè)人才。人才的數(shù)量和素養(yǎng)一定程度上決定了信息化建設(shè)水平的高低。要針對(duì)辦公室信息化建設(shè)，打造一支責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力好、創(chuàng)新水平高的工作隊(duì)伍，引領(lǐng)辦公室信息化建設(shè)的核心能力和關(guān)鍵技術(shù)；要拓寬信息化人才隊(duì)伍的覆蓋面，加強(qiáng)各單位之間的聯(lián)系交流，保證人才隊(duì)伍專兼結(jié)合、流動(dòng)性好；要加強(qiáng)工作人員宣傳培訓(xùn)，自覺(jué)優(yōu)化和更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，全面提升辦公室人員的信息化素養(yǎng)和能力，使其熟練通過(guò)信息平臺(tái)獲取信息、處理事務(wù)。

（六）整合資源共建共享，打破信息化建設(shè)孤島。要依托組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，發(fā)揮集中統(tǒng)一的作用，在信息化設(shè)計(jì)規(guī)劃上，進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃管理，協(xié)調(diào)好分工、分配好資源，不做重復(fù)開(kāi)發(fā)，避免不必要的浪費(fèi)；要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、整合資源、科學(xué)布局，搭建統(tǒng)一的信息平臺(tái)，建立以辦公室為中心且聯(lián)通教學(xué)、科研、管理與服務(wù)的信息系統(tǒng)，對(duì)平臺(tái)進(jìn)行同步運(yùn)行、集中管理、定期維護(hù)；要對(duì)已有的各類資源進(jìn)行共建共享、整合優(yōu)化、互聯(lián)互通，解決互不兼容、難以契合的分離現(xiàn)象；要主動(dòng)收集整理各部門(mén)的資源信息，促進(jìn)信息交流友好、互動(dòng)良性，做好分析、歸檔和存儲(chǔ)工作，及時(shí)動(dòng)態(tài)了解反饋信息。

四、結(jié)語(yǔ)

高等院校辦公室加強(qiáng)信息化建設(shè)是一項(xiàng)重要課題。加強(qiáng)信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代的必然要求、是自身發(fā)展的客觀需要、是治理現(xiàn)代化的重要途徑、是科學(xué)決策的關(guān)鍵基礎(chǔ)、是提升效率的核心措施、是強(qiáng)化職能的有力保障。當(dāng)前高等院校辦公室信息化建設(shè)存在領(lǐng)導(dǎo)員工不夠重視、體制機(jī)制不夠健全、設(shè)計(jì)規(guī)劃不夠靠前、物質(zhì)基礎(chǔ)不夠先進(jìn)、人力基礎(chǔ)不夠均衡、共享程度不夠開(kāi)放等問(wèn)題，要自上而下轉(zhuǎn)變觀念、建章立制加強(qiáng)規(guī)范、頂層設(shè)計(jì)科學(xué)統(tǒng)籌、加大投入升級(jí)換代、面向用戶培養(yǎng)人才、整合資源共建共享，促進(jìn)信息化建設(shè)取得良好成效。