文/安徽大學(xué)物質(zhì)科學(xué)與信息技術(shù)研究院 程良才

一、普通院系辦公室的職能和內(nèi)容

辦公室是高等學(xué)校二級機(jī)構(gòu)的窗口，是承攬事務(wù)、提供服務(wù)的樞紐，具有服務(wù)師生、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查、輔助參謀的職能，涵蓋黨的建設(shè)、行政管理和學(xué)生工作等，常規(guī)性、臨時(shí)性、零碎性特征交織。常規(guī)性的工作包括黨務(wù)、教務(wù)、財(cái)務(wù)、宣傳、人事、科研、國資、工會、團(tuán)學(xué)、學(xué)工等；偶有領(lǐng)導(dǎo)安排或臨時(shí)的通知，這類任務(wù)往往時(shí)間要求緊、投入精力多，甚至需要多人合作完成；還有參觀交流、印章管理、信件收發(fā)、會議室（報(bào)告廳）預(yù)約等零碎性的事務(wù)；實(shí)踐的變化，也會增加新的事項(xiàng)，如特殊時(shí)期的離地外出備案、疫苗接種、大規(guī)模集會報(bào)備等措施的落實(shí)，成為特別重要的工作內(nèi)容。

從實(shí)際工作看，二級機(jī)構(gòu)綜合辦公室在職能履行中存在非均衡性，偏重于服務(wù)師生，其他職能的發(fā)揮相對較弱。然而，“一流學(xué)科”建設(shè)對其重點(diǎn)部門綜合辦公室的工作和職能履行則提出了新的要求。

二、“一流學(xué)科”建設(shè)對綜合辦公室工作的新要求

“一流學(xué)科”建設(shè)重點(diǎn)部門作為學(xué)校重點(diǎn)打造和建設(shè)的機(jī)構(gòu)，具有學(xué)科建設(shè)任務(wù)更重、學(xué)術(shù)研究特征更明顯、人才引進(jìn)力度更強(qiáng)、實(shí)驗(yàn)室平臺建設(shè)更多、招生規(guī)模更大、協(xié)調(diào)聯(lián)系部門更廣等特征，這些都對日常服務(wù)和保障的綜合辦公室工作提出了新的要求。

（一）要樹立緊緊圍繞“一流學(xué)科”建設(shè)開展工作的中心意識和大局意識。只有站在“中樞”望中心、圍繞全局搞運(yùn)轉(zhuǎn)，才能登高望遠(yuǎn)、見微知著，服務(wù)保障才能及時(shí)跟進(jìn)到位。作為“一流學(xué)科”建設(shè)重點(diǎn)部門的綜合辦公室，一切工作都應(yīng)把服務(wù)和保障“一流學(xué)科”建設(shè)作為中心和大局。綜合辦公室工作涉及面廣、事情繁雜，如果僅僅忙于日常的各種細(xì)節(jié)性事務(wù)，沒有注意到工作的中心和全局，就不能準(zhǔn)確掌握好方向。無論黨團(tuán)思政還是人事科研，都應(yīng)緊緊圍繞“一流學(xué)科”建設(shè)來展開。黨建引領(lǐng)事業(yè)發(fā)展，綜合辦公室的黨務(wù)工作應(yīng)在黨組織的堅(jiān)強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)下，利用黨史學(xué)習(xí)教育等活動，加強(qiáng)對全體教職員工的教育引導(dǎo)，注意發(fā)揮黨員的先鋒模范和基層黨支部的戰(zhàn)斗堡壘作用，將大家凝聚和組織起來，心往“一流學(xué)科”建設(shè)想、勁往“一流學(xué)科”建設(shè)使；宣傳工作重點(diǎn)展示師生員工在師德師風(fēng)、學(xué)術(shù)研究上的先進(jìn)典型及其他單位的成功做法和經(jīng)驗(yàn)，樹立榜樣、鼓足信心、提供借鑒；人才引進(jìn)、科研平臺搭建應(yīng)瞄準(zhǔn)“一流學(xué)科”建設(shè)的方向，做大做強(qiáng)人才隊(duì)伍，建實(shí)建優(yōu)科學(xué)研究平臺，為“一流學(xué)科”建設(shè)提供人力支持和條件支撐。

（二）工作中要注意突出重點(diǎn)，避免均衡用力、主次不分?！耙涣鲗W(xué)科”的重點(diǎn)工作有“人”“器”“才”，即“打造一批優(yōu)質(zhì)的人才隊(duì)伍”“擁有一批高端的研究設(shè)備”“持續(xù)培養(yǎng)優(yōu)秀人才”。因此，人才的引進(jìn)與培育，儀器設(shè)備的采購、實(shí)驗(yàn)室的裝修改造，促進(jìn)學(xué)生成長成才，都成為部門的重點(diǎn)工作。綜合辦公室應(yīng)聚焦重點(diǎn)工作，平衡好其他工作。如按照實(shí)際需要向?qū)W校上報(bào)人才需求計(jì)劃，抓住招聘的關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)，加快人才入職到崗的進(jìn)度，盡快辦理科研啟動經(jīng)費(fèi)的劃撥，關(guān)注外派訪學(xué)進(jìn)修的通知，積極組織人才項(xiàng)目申報(bào)，全方位提供好配套服務(wù)；認(rèn)真了解學(xué)科建設(shè)中儀器設(shè)備及其在國內(nèi)外的使用情況，加強(qiáng)與國資、采購管理部門的聯(lián)系，落實(shí)好儀器的安裝調(diào)試和實(shí)驗(yàn)室的改造升級，全方位保障好科學(xué)研究所需的硬件與條件；深入師生，多方面關(guān)心他們的思想狀態(tài)和學(xué)習(xí)生活狀況，詳細(xì)了解他們在職稱、課程、就業(yè)等方面的困惑點(diǎn)和關(guān)心點(diǎn)，全方位做好日常溝通和聯(lián)絡(luò)。

（三）注重職能履行由淺度向深度的轉(zhuǎn)型。轉(zhuǎn)發(fā)通知、收材料、蓋印章等，是辦公室的一般性事務(wù)，基礎(chǔ)性的工作?！耙涣鲗W(xué)科”建設(shè)則要求把職能履行由淺度推向深度，即在做好基礎(chǔ)性工作的同時(shí)，向更高質(zhì)量的服務(wù)延伸。如對引進(jìn)的高層次人才，綜合辦公室需要加強(qiáng)與他們的聯(lián)系和溝通，關(guān)注他們在承擔(dān)重大科研任務(wù)、擔(dān)任高端科研平臺負(fù)責(zé)人時(shí)的心理壓力和入職后的環(huán)境適應(yīng)情況，并通過他們了解科研平臺搭建后的維護(hù)保養(yǎng)、效益發(fā)揮、成果產(chǎn)出等方面的情況，做好問題的匯總和反饋，提出優(yōu)化建議，及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)構(gòu)，而不僅僅是局限于管理實(shí)驗(yàn)室的門禁、資產(chǎn)登記報(bào)銷等一般性事項(xiàng)；文體活動有利于豐富師生員工的課余生活，通常由工會等部門組織。綜合辦公室應(yīng)留心觀察大家的興趣愛好，積極配合活動開展，注意理解組織活動的意義是舒緩教職工的壓力，激發(fā)大家的“主人翁”意識，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神和集體榮譽(yù)感，促進(jìn)營造積極進(jìn)取、干事創(chuàng)業(yè)的氛圍，以達(dá)到凝心聚力的效果，而不僅僅是上報(bào)一份參賽名單。

三、當(dāng)前“一流學(xué)科”建設(shè)重點(diǎn)部門綜合辦公室工作中的問題和差距

檢視當(dāng)前綜合辦公室的工作，在面對紛繁而至的各項(xiàng)任務(wù)，綜合辦公室同志往往容易滿足于當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的傳聲筒，做日常事務(wù)的勤雜工。對標(biāo)于“一流學(xué)科”建設(shè)的新要求，仍存在部分問題和差距，集中體現(xiàn)為履行職能的思想和能力還有待激發(fā)和提高。

（一）缺少系統(tǒng)聯(lián)動思維指導(dǎo)工作的認(rèn)識。綜合辦公室的工作看似頭緒眾多，牽涉面廣，卻有其內(nèi)在的聯(lián)系性，需要用系統(tǒng)聯(lián)動的思維去認(rèn)知和把握。比如在“一流學(xué)科”建設(shè)中，人才始終是核心資源，為實(shí)現(xiàn)“從引進(jìn)到培育，促進(jìn)快速形成一支高質(zhì)量的人才隊(duì)伍”的目標(biāo)，綜合辦公室在履行職能中如何體現(xiàn)管理與服務(wù)呢？從縱向聯(lián)系看，人才從引進(jìn)時(shí)的職稱、層類、海外學(xué)習(xí)經(jīng)歷等因素，都是申報(bào)省“百人”、留學(xué)回國人員支持計(jì)劃、科技部專項(xiàng)計(jì)劃等項(xiàng)目的參考因素和關(guān)鍵指標(biāo)，辦公室綜合對本部門的人才隊(duì)伍情況較熟悉，應(yīng)依托已經(jīng)掌握的信息，進(jìn)行有針對性的、點(diǎn)對點(diǎn)的推薦，而不僅限于轉(zhuǎn)發(fā)一個(gè)申報(bào)通知；從橫向聯(lián)系看，人事人才工作與教務(wù)、科研、學(xué)工又有密切聯(lián)系，引進(jìn)人才的考核涉及科研任務(wù)、教學(xué)工作量以及公共服務(wù)等，當(dāng)進(jìn)行人才的考核工作時(shí)，人事、科研、教學(xué)之間可以信息互通，避免重復(fù)勞動，提高工作效率。

（二）缺少規(guī)律層面推動工作的能力。綜合辦公室對內(nèi)面向?qū)W校的機(jī)關(guān)職能部門、院系以及師生員工；對外面向社會的企事業(yè)單位，承擔(dān)對外交流、參觀考察、樣品測試等方面的聯(lián)絡(luò)職責(zé)，日常型和應(yīng)急型事務(wù)交叉，易造成頭緒多、注意力分散等現(xiàn)象。從現(xiàn)有的情況看，綜合辦公室成員的很多精力消耗在各項(xiàng)事務(wù)性工作中，工作效率不高，缺乏從規(guī)律層面把握和推動工作的能力。如時(shí)間節(jié)點(diǎn)規(guī)律和平臺的遞進(jìn)性建設(shè)規(guī)律。前者，有每年的3月～4月份是國家自然科學(xué)基金、國家社科基金申報(bào)提交的時(shí)間段，每年的“五四”青年節(jié)、教師節(jié)、新生入學(xué)等是黨建團(tuán)學(xué)活動重要節(jié)點(diǎn)，這些工作都有規(guī)律性，可以從時(shí)間點(diǎn)上進(jìn)行把握，而非臨近之時(shí)再做倉促性的部署；后者，如國家級或省部級實(shí)驗(yàn)室的申報(bào)獲批，從前期的籌備、凝練學(xué)科方向、赴其他單位參觀學(xué)習(xí)、申報(bào)書的提交，到后期的現(xiàn)場考察、獲批后的專家論證、成立學(xué)術(shù)委員會、召開學(xué)術(shù)年會、編輯成果年報(bào)等，都是層層遞進(jìn)的，綜合辦公室應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，梳理成一條完整的工作鏈，為今后其他科研平臺的申報(bào)提供工作指引。

（三）缺少規(guī)劃布局帶動工作的意識?！胺彩骂A(yù)則立，不預(yù)則廢”。對于“一流學(xué)科”建設(shè)中可預(yù)見性的工作，應(yīng)提前謀劃，先行一步做好實(shí)施方案和預(yù)案，提升工作的質(zhì)量和效果。這樣即使遇到臨時(shí)性事務(wù)，也能從容應(yīng)對。相反，如果沒有提前謀劃，當(dāng)多個(gè)事情集中到一起時(shí)，不但影響工作進(jìn)度和職能履行的成效，而且因慌亂可能出錯(cuò)而返工。如研究生招生過程中的夏令營、對外宣講，綜合辦公室應(yīng)對接好各學(xué)科方向的宣講人，提前協(xié)調(diào)好時(shí)間，安排好主旨報(bào)告和互動活動，規(guī)劃好外出宣講的路線和單位，兼顧好各個(gè)學(xué)科的時(shí)間分配，留存好照片和學(xué)生信息，利用多種渠道及時(shí)宣傳報(bào)道。同時(shí)，注意根據(jù)工作需要，迅速調(diào)整舉辦形式，變線下為線上或線下線上相結(jié)合。因此，綜合辦公室工作應(yīng)避免“等”和“拖”的惰性，做足工作的提前量，用更充裕的時(shí)間去準(zhǔn)備、謀劃，順利地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。

四、“一流學(xué)科”建設(shè)重點(diǎn)部門綜合辦公室工作提升建議

“一流學(xué)科”建設(shè)重點(diǎn)部門的綜合辦公室工作，應(yīng)主動對標(biāo)“一流學(xué)科”建設(shè)的新要求，基于當(dāng)前工作中存在的問題和差距，立足服務(wù)師生、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查、輔助參謀的職能，為“一流學(xué)科”建設(shè)提供更高質(zhì)量的服務(wù)與保障。以下從自身能力、同事與同志、“群眾”與群眾、數(shù)字與文字等方面提出建議：

（一）提高成員自身能力，提升服務(wù)師生的水平。能力是勝任工作的條件，包括完成任務(wù)所采取的思想方法和運(yùn)作方法、最終達(dá)成的目標(biāo)和成效。一是綜合辦公室的成員要提高自身的業(yè)務(wù)能力，熟練掌握計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)辦公技能，了解辦文、辦會、辦事的規(guī)范，學(xué)習(xí)行政管理和政策法規(guī)知識，練就過硬本領(lǐng)，提高工作效率。二是培育系統(tǒng)聯(lián)動的工作思維，注意探索總結(jié)工作規(guī)律。綜合辦公室的工作“點(diǎn)多、面廣、線長、事雜”，易因忙于日常工作而陷入事務(wù)主義。從深層次看，各項(xiàng)工作之間環(huán)環(huán)相扣、“牽一發(fā)而動全身”，必須學(xué)會用聯(lián)系的觀點(diǎn)，掌握推動工作的規(guī)律。無論是橫向的聯(lián)系還是縱向的聯(lián)系，抑或是時(shí)間規(guī)律、遞進(jìn)性規(guī)律等，要注意理出一條工作的流程線，讓自己清楚各個(gè)階段的事項(xiàng)，抓住工作的節(jié)奏。三是強(qiáng)化超前意識，做足工作的提前量?；粍拥牡群?yàn)橹鲃拥淖鳛?，萬事提前，做最充分的準(zhǔn)備，增強(qiáng)做工作的敏感性、前瞻性，為工作推進(jìn)或可能的突發(fā)情況留出處理空間。

（二）樹立中心和大局意識，匯聚服務(wù)師生的集體合力。綜合辦公室的工作“分工不分家”，特別是在“一流學(xué)科”建設(shè)過程中，很多工作需要相互配合與協(xié)作?！胺e力之所舉，則無不勝也；眾智之所為，則無不成也?！鞭k公室成員在提高自身能力的同時(shí)，更需要緊密團(tuán)結(jié)，做到既同事又同志，即不僅僅是工作分工上的搭檔，更是事業(yè)追求上的伙伴，自覺樹立“一流學(xué)科”建設(shè)的中心和大局意識。心懷建好“一流學(xué)科”的共同志向，主動服務(wù)和服從于“一流學(xué)科”建設(shè)的全過程，做到甘于奉獻(xiàn)、樂于幫助、相互體諒、親密合作。養(yǎng)成誠實(shí)耐勞的品性，培養(yǎng)高度的敬業(yè)精神，營造團(tuán)結(jié)、和諧、奮進(jìn)的工作氣氛。

（三）構(gòu)建線上與線下相結(jié)合的管理服務(wù)渠道，履行綜合協(xié)調(diào)和督促檢查職能?！耙涣鲗W(xué)科”建設(shè)涉及人事、科研、采購、教學(xué)等多個(gè)方面和多個(gè)部門，需要經(jīng)常性的綜合協(xié)調(diào)和督促檢查，確保重點(diǎn)工作和重點(diǎn)事項(xiàng)扎實(shí)推進(jìn)。綜合辦公室的工作既要充分利用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，提高工作的便捷性、迅速性、共享性，也要在實(shí)際中深入廣大師生中去，以便直接地、面對面地交流。一方面，利用微信群、QQ群、校內(nèi)辦公系統(tǒng)以及釘釘?shù)溶浖瑢?shí)現(xiàn)群通知、群文件、群公告的共享，做到信息及時(shí)傳遞、消息快速溝通、文檔的快速發(fā)送接收、減少跑腿走路、克服地點(diǎn)分散等目的，有利于特殊時(shí)期減少人員聚集，有效落實(shí)防疫要求。另一方面，線上溝通有局限性，綜合辦公室還要以線下的方式同其他院系、單位進(jìn)行聯(lián)系。有些事務(wù)需要當(dāng)面說、一起看、現(xiàn)場辦，如“一流學(xué)科”建設(shè)重點(diǎn)部門的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)多，其推進(jìn)程度、施工狀況都需要實(shí)地實(shí)察。綜合辦公室要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，周期性地、不定時(shí)地進(jìn)行督促檢查，保證事關(guān)學(xué)科建設(shè)的重點(diǎn)環(huán)節(jié)把準(zhǔn)把穩(wěn)、重點(diǎn)工作按質(zhì)按時(shí)完成。遇到困難要及時(shí)匯報(bào)，與國資、后勤等職能部門對接協(xié)調(diào)解決，切不可耽誤學(xué)科建設(shè)的進(jìn)程。

（四）要做好素材積累和信息整合，充分發(fā)揮輔助參謀作用。輔助參謀較服務(wù)師生、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查來說，其“向上”的指向性更明顯，即主要是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考性意見，也是職能履行由淺向深的重要體現(xiàn)。要想提出有價(jià)值的參考意見，就必須注重素材積累和信息整合，做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，寫好文字材料?？茖W(xué)研究成果、人才培養(yǎng)質(zhì)量是反映“一流學(xué)科”建設(shè)成效的重要方面，綜合辦公室平時(shí)就要積累和整合支撐科學(xué)研究、人才培養(yǎng)等方面的素材和信息。首先，及時(shí)、準(zhǔn)確地向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)相關(guān)數(shù)據(jù)，比如人才引進(jìn)的層類和數(shù)量、季度或年度的科研成果、在讀學(xué)生專業(yè)和人數(shù)、對外交流合作的代表性事例以及服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的應(yīng)用成果等。其次，在匯總和上報(bào)過程中，要有問題意識，而不只是材料的“搬運(yùn)工”。如隨著人才數(shù)量的增加，是否需要及時(shí)調(diào)整引進(jìn)的層類和學(xué)科要求。再次，要就觀察到的問題，力所能及地提出可行性的改進(jìn)建議。如針對引進(jìn)人才從事學(xué)術(shù)研究多，但授課的技能和經(jīng)驗(yàn)相對缺少，可以建議組織教學(xué)技能培訓(xùn)班，邀請經(jīng)驗(yàn)豐富、教學(xué)水平高的老師做輔導(dǎo)報(bào)告；對于已經(jīng)建成的高端科研平臺，利用公眾號、外出講學(xué)等信息手段和機(jī)會，加強(qiáng)對外宣傳，擴(kuò)大影響力，提高科研平臺的知名度和使用頻率。