文/中國(guó)航空工業(yè)集團(tuán)公司洛陽(yáng)電光設(shè)備研究所 李嘉熠

信息資源共享視域下，現(xiàn)代檔案管理工作仍然有很大的上升空間，應(yīng)提高對(duì)檔案信息資源整理、開(kāi)發(fā)與歸納的重視，以提高檔案信息資源的利用率。在現(xiàn)代檔案管理工作中，應(yīng)注重將歷史發(fā)展規(guī)律與當(dāng)前實(shí)際充分結(jié)合，突出自身特點(diǎn)，切實(shí)提高檔案管理水平，在信息共享過(guò)程中融入先進(jìn)技術(shù)，保證信息資源的安全性，能有效促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展，其重要性不言而喻。在信息時(shí)代快速發(fā)展態(tài)勢(shì)下，傳統(tǒng)檔案在信息管理方面，顯現(xiàn)出越來(lái)越多的弊端和不足，應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享，才能進(jìn)一步推進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

一、淺談信息化與信息資源共享

（一）信息化。信息化是21世紀(jì)以來(lái)人類(lèi)社會(huì)發(fā)展最為顯著、最具沖擊力的變化，也是檔案信息使用的另一次巨大變革。信息化是以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效開(kāi)發(fā)與利用，該過(guò)程涉及不同方面，包括信息技術(shù)、信息資源、經(jīng)濟(jì)運(yùn)作方式、管理體制、思想觀念等，信息化管理是檔案事業(yè)在新時(shí)代發(fā)展背景下的必然要求。

（二）信息資源共享。是指在社會(huì)信息化發(fā)展態(tài)勢(shì)下，全社會(huì)乃至全世界都能共享已公開(kāi)的信息資源，在信息資源互換后可供雙方共同利用。實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享，不僅要保證檔案資源的質(zhì)量和數(shù)量，還要提高檔案資源的社會(huì)認(rèn)知程度，只有具備這兩個(gè)條件，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源為社會(huì)共享。

二、信息時(shí)代我國(guó)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）管理信息規(guī)劃和體制落后。目前，雖然我國(guó)的檔案管理工作進(jìn)步很大，但仍存在很大問(wèn)題。首先，管理信息規(guī)劃和體制落后是制約其發(fā)展的主要因素，主要體現(xiàn)在：一是我國(guó)檔案管理體制較落后，且檔案資源的空間分布始終呈分離狀態(tài)，加之受到資金匱乏和權(quán)限不足等因素的影響，導(dǎo)致檔案信息資源很難統(tǒng)一管理，搜集與整理檔案信息資源更加繁瑣。二是不確定的檔案信息量增加，檔案數(shù)字化建設(shè)處于變化發(fā)展中，信息化檔案還未具備較高的全面性和真實(shí)性，并不利于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的構(gòu)建。另外，由于各地方檔案信息化建設(shè)情況不同，應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)匦姓块T(mén)職能轉(zhuǎn)變的具體要求進(jìn)行合理改變，不僅要整理歷史檔案，還要對(duì)正在生成的檔案進(jìn)行及時(shí)歸納與整理。

（二）檔案管理服務(wù)手段落后。對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式而言，檔案管理工作主要包括對(duì)信息資源的整理、著錄、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)、利用、服務(wù)等環(huán)節(jié)，檔案形式主要為文字、聲像、圖像及其他形式的文件材料，還有財(cái)會(huì)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)等。而傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，主要在于與信息時(shí)代發(fā)展脫軌，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代信息社會(huì)對(duì)檔案信息的實(shí)際需求，而且檔案資源不全面、不完整，難以達(dá)到用戶(hù)的現(xiàn)實(shí)使用要求。另外，由于檔案查詢(xún)和對(duì)接技術(shù)等方面還有待提高，部分檔案管理人員仍沿用手工檢索和編輯方式，導(dǎo)致常發(fā)生檔案資料未按時(shí)歸還甚至丟失等情況。

（三）缺少高素質(zhì)的檔案管理人員。大家都知道，檔案管理工作枯燥且乏味，這就需要工作人員具備良好的品格和較高的職業(yè)修養(yǎng)。而且，檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性較高，工作人員必須要兼具扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)理論基礎(chǔ)和較強(qiáng)的信息技術(shù)應(yīng)用能力。然而，由于現(xiàn)階段從事檔案管理工作的人員綜合素質(zhì)不高，專(zhuān)業(yè)知識(shí)匱乏，信息技術(shù)應(yīng)用能力差強(qiáng)人意，而且對(duì)部分自動(dòng)化辦公設(shè)備的應(yīng)用不夠熟練，缺少相關(guān)技能培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案信息服務(wù)效率低，這在很大程度上阻礙了信息化管理工作的創(chuàng)新。

（四）管理創(chuàng)新缺少制度保障。由于檔案資料具有繁多、冗雜的特性，不僅會(huì)增加工作量和工作壓力，也會(huì)降低工作效率，更會(huì)威脅檔案管理工作的安全性。在調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前檔案管理信息化創(chuàng)新進(jìn)程中，并沒(méi)有相關(guān)制度保障，各部門(mén)溝通困難，始終處于各自為政的狀態(tài)，嚴(yán)重阻礙了新時(shí)期檔案管理工作的進(jìn)程。因此，針對(duì)檔案管理創(chuàng)新缺少制度保障這一現(xiàn)象，必須要提高重視并及時(shí)解決，根據(jù)企業(yè)發(fā)展具體情況及時(shí)代發(fā)展要求，實(shí)施合理有效的制度保障，以奠定檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

三、信息資源共享視域下檔案管理創(chuàng)新的途徑

（一）建立檔案信息化服務(wù)中心?；谛畔①Y源共享視域下，創(chuàng)新檔案管理工作，首先應(yīng)明確制約信息化社會(huì)共享的具體因素，包括觀念問(wèn)題、共享安全問(wèn)題以及技術(shù)水平問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上建立健全檔案信息化服務(wù)中心，才能避免檔案信息安全和保密工作受到威脅和破壞。由此可見(jiàn)，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，建立檔案信息化服務(wù)中心，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案信息資源的實(shí)際要求，是檔案管理工作創(chuàng)新的首要環(huán)節(jié)。對(duì)于檔案信息化服務(wù)中心而言，主要由檔案保管服務(wù)部、檔案查詢(xún)利用服務(wù)部、檔案整理服務(wù)部三個(gè)部門(mén)構(gòu)成，與檔案館或其他檔案行政管理機(jī)關(guān)的存在意義不同，是各機(jī)構(gòu)間的鏈接紐帶，對(duì)檔案進(jìn)行整理、保管、處置以及提供服務(wù)利用，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的優(yōu)化與整理，為社會(huì)大眾提供更全面的信息化檔案管理服務(wù)。

（二）創(chuàng)新檔案信息化管理手段。為了達(dá)到真正意義上的創(chuàng)新，不僅要摒棄不合時(shí)宜的舊觀念，更要注重對(duì)服務(wù)手段的創(chuàng)新。一方面，應(yīng)在檔案收集與傳輸方面盡快實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)化，包括收集與錄入等環(huán)節(jié)，通過(guò)工作人員進(jìn)行下載和上傳，但要避免因工作人員出現(xiàn)錯(cuò)誤而影響檔案信息真實(shí)性這一情況，必須要重點(diǎn)利用自動(dòng)化資源管理的相關(guān)程序軟件，才能最大限度確保檔案信息的真實(shí)性和有效性；另一方面，應(yīng)不斷擴(kuò)大在線查詢(xún)服務(wù)范圍，充分利用信息技術(shù)的便捷性和實(shí)效性特點(diǎn)，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)間和空間局限性，直接通過(guò)信息技術(shù)建立開(kāi)放式檔案查詢(xún)端口的方式，讓使用者足不出戶(hù)，隨時(shí)隨地使用檔案資源。

（三）建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。為了有效促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展，不僅要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，更新檔案管理理念，還應(yīng)保證工作人員專(zhuān)業(yè)化，盡快建設(shè)一支高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，鼓勵(lì)既精通檔案管理業(yè)務(wù)、又具備較高計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的復(fù)合型專(zhuān)業(yè)人才，積極參與到檔案管理創(chuàng)新工作中。由此可見(jiàn)，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，對(duì)推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新具有重要意義，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層和員工層對(duì)檔案管理工作的深刻認(rèn)知，讓雙方都認(rèn)識(shí)到檔案管理工作創(chuàng)新的意義和必要性，領(lǐng)導(dǎo)層更要加強(qiáng)對(duì)員工的后續(xù)培養(yǎng)，才能不斷提高員工的職業(yè)道德素養(yǎng)和綜合能力。此外，各企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)現(xiàn)狀，執(zhí)行定期教育方案，督促員工掌握更全面的專(zhuān)業(yè)管理技術(shù)，使其在檔案管理創(chuàng)新工作中作出更多貢獻(xiàn)。

（四）保障檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全。在信息化發(fā)展進(jìn)程中，電子技術(shù)越來(lái)越多地參與進(jìn)來(lái)，多數(shù)工作已實(shí)現(xiàn)線上辦公，為檔案管理工作提供了更多便利，節(jié)省了很多工作時(shí)間和環(huán)節(jié)，大幅度提高了工作效率。然而，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)這一載體的不確定性也給檔案管理工作帶來(lái)了一定難度，除了要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全措施外，檔案管理人員也要加強(qiáng)防范，重視檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中的安全性。因此，必須要落實(shí)檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障，通過(guò)對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)備份、身份驗(yàn)證等方式，避免信息被泄露、破壞或盜取，防止病毒和黑客的蓄意攻擊，以保障其建設(shè)的安全性和穩(wěn)定性。與此同時(shí)，檔案管理工作中所應(yīng)用的硬件設(shè)備，也應(yīng)通過(guò)定期檢查服務(wù)器及運(yùn)行狀態(tài)等方式進(jìn)行維護(hù)，避免因外力因素而造成數(shù)據(jù)丟失或損壞，還應(yīng)設(shè)置在線報(bào)警系統(tǒng)和防火墻，才能大大提高檔案信息應(yīng)用的安全性。

（五）完善檔案信息資源管理制度。完善檔案信息資源管理制度，遵循兼容性、開(kāi)放性和系統(tǒng)性原則，盡快構(gòu)建檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系規(guī)范。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)重視對(duì)檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系、檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)體系和檔案信息管理應(yīng)用體系的不斷完善，并根據(jù)企業(yè)的發(fā)展實(shí)際情況以及信息時(shí)代的新要求，拓展電子檔案的潛在功能，優(yōu)化檔案信息資源庫(kù)和相關(guān)軟件系統(tǒng)。因此，為了促進(jìn)企業(yè)的大力發(fā)展，檔案管理工作必須要具備完善的管理機(jī)制以及管理體系，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效利用和科學(xué)管理。

（六）建設(shè)數(shù)字化檔案信息資源。為了實(shí)現(xiàn)檔案工作在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的及時(shí)傳輸與共享，必須要盡快建立起數(shù)字化檔案信息資源庫(kù)，利用電子檔案、縮微檔案、聲像檔案、光盤(pán)檔案、軟盤(pán)檔案、多媒體檔案等新的檔案載體，提高檔案管理水平與服務(wù)質(zhì)量。由此可見(jiàn)，建設(shè)數(shù)字化檔案信息資源，不僅是檔案信息化建設(shè)的核心與關(guān)鍵，也能夠有效提高檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用率，作為檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，其重要性不言而喻。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息是新時(shí)代發(fā)展進(jìn)程中的重要社會(huì)資源，檔案資源對(duì)人們的生活、生產(chǎn)、學(xué)習(xí)、工作等方面都具有不可忽視的價(jià)值，逐漸受到廣泛重視。因此，為了順應(yīng)信息時(shí)代的現(xiàn)實(shí)發(fā)展所需，應(yīng)著眼于檔案管理創(chuàng)新工作，充分發(fā)揮信息技術(shù)對(duì)提高檔案管理質(zhì)量和水平的巨大優(yōu)勢(shì)，盡快建立起檔案信息化服務(wù)中心與檔案信息集成系統(tǒng)，組建一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，落實(shí)檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障，完善檔案信息資源管理制度，建設(shè)數(shù)字化檔案信息資源，以便信息資源的共享及遠(yuǎn)程傳輸，最大限度保護(hù)信息資源的有效性、科學(xué)性與完整性，為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。