文/巨野縣醫(yī)療保險(xiǎn)局 郭琳

檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展十分重要，事業(yè)單位檔案管理工作有著自身性特征，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)體系快速發(fā)展的背景下，對(duì)檔案管理有了全新的要求，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足社會(huì)發(fā)展需要，同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題。基于此，事業(yè)單位檔案管理工作必須要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理思維與管理結(jié)構(gòu)，以便完善以往傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，進(jìn)而提升事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)效性。

一、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要性

檔案可以說是事業(yè)單位健康發(fā)展的基礎(chǔ)，如果沒有完善的檔案管理方式，那么事業(yè)單位各環(huán)節(jié)管理就形同一盤散沙，發(fā)展也會(huì)落后。基于此，事業(yè)單位在新發(fā)展形勢(shì)下應(yīng)重視檔案的創(chuàng)新管理。在過程中有效的檔案管理可以詳細(xì)記錄員工信息，檔案需要設(shè)置一個(gè)專業(yè)的部門，檔案記錄要做到有條不紊，所以說，創(chuàng)新的管理載體是推動(dòng)檔案管理有效性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。有了員工的對(duì)應(yīng)信息，單位管理人員才可以對(duì)不同表現(xiàn)的員工進(jìn)行獎(jiǎng)懲。另外，有了完善的檔案管理模式，管理人員可以依照相關(guān)信息科學(xué)調(diào)整和分配人力資源，使員工各盡所能，發(fā)揮自己的作用和價(jià)值。最為重要的是創(chuàng)新檔案管理模式，可以使事業(yè)單位查缺補(bǔ)漏，找到影響自身發(fā)展的問題，進(jìn)而創(chuàng)建行之有效的方式，實(shí)現(xiàn)檔案的良性管理，以此讓檔案更好地為事業(yè)單位發(fā)展提供服務(wù)和幫助。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員專業(yè)水平較低。在事業(yè)單位檔案管理工作中，大部分檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠全面，缺乏專業(yè)管理水平，只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集與保管工作。另外，事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)能力較差，在工作開展之前，沒有對(duì)其進(jìn)行科學(xué)培訓(xùn)與教育，工作人員對(duì)檔案工作一問三不知的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理難以發(fā)揮出自身內(nèi)在價(jià)值。

（二）檔案管理設(shè)備較為落后。當(dāng)前，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都開始運(yùn)用信息化技術(shù)開展工作，事業(yè)單位檔案管理工作也不例外，在發(fā)展進(jìn)程中，逐漸開始實(shí)施信息化檔案管理，但由于事業(yè)單位高層管理人員沒有意識(shí)到信息化檔案管理的重要性，所以，即使信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到檔案管理工作中，但使用范圍并不廣泛。另外，因?yàn)闄n案管理工作環(huán)境較為狹小，使檔案管理工作質(zhì)量較差。信息化檔案管理對(duì)設(shè)備要求較高，由于事業(yè)單位檔案管理沒有大范圍使用計(jì)算機(jī)設(shè)備，因?yàn)榱?xí)慣問題，很多時(shí)候還在依靠人工來進(jìn)行檔案登記，進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作效率與質(zhì)量較差，使檔案不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行妥善歸檔。1.檔案人員離職后檔案管理工作效率較差。在社會(huì)大環(huán)境發(fā)展背景下，人才難以在固定崗位干一輩子，離職現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作來講，如果出現(xiàn)管理人員離職，且交接工作沒有做好，那么就容易導(dǎo)致部分檔案出現(xiàn)“死檔”的問題，這對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展會(huì)產(chǎn)生極大的影響。2.事業(yè)單位對(duì)當(dāng)前檔案的運(yùn)用不夠有效。事業(yè)單位所涉及的檔案眾多，但部分檔案的使用次數(shù)較少，所以，長(zhǎng)時(shí)間被放置在固定位置，進(jìn)而導(dǎo)致檔案利用效率較差。另外，還存在檔案內(nèi)容表面的問題，難以發(fā)揮出檔案的內(nèi)在價(jià)值，這些問題都需要在檔案管理工作中進(jìn)行創(chuàng)新和補(bǔ)充。3.檔案管理工作規(guī)定不規(guī)范。檔案管理工作有著復(fù)雜且繁瑣性特征，因?yàn)闄n案管理工作長(zhǎng)時(shí)間沒有具體的規(guī)范，導(dǎo)致管理人員在管理的過程中經(jīng)常是自由管理，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量和效率較差。另外，還存在檔案紙張雜亂等問題，使檔案在使用時(shí)找尋較為麻煩，進(jìn)而影響檔案的使用效率。

三、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度。想要做好和創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作，就需要加強(qiáng)單位對(duì)檔案管理的重視和關(guān)注度，認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作的重要性。在當(dāng)前社會(huì)新的發(fā)展形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理需要轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的管理模式，科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理，這對(duì)于提升事業(yè)單位檔案管理工作效率有著十分重要的作用和意義?；诖耍聵I(yè)單位需要健全當(dāng)前檔案管理制度體系，在提升檔案管理工作效率的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，借助創(chuàng)新思維來強(qiáng)化檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代化發(fā)展模式的融合，全面更新檔案管理信息，借助成功的檔案管理系統(tǒng)來完善和修訂原有檔案管理體系，構(gòu)建出高效且創(chuàng)新的檔案管理工作體系，以此來提升事業(yè)單位檔案管理的實(shí)效性。檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，在過程中，需要保障人員之間的公平性，以此來調(diào)動(dòng)檔案管理人員對(duì)本職工作的積極性與主動(dòng)性。

（二）檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)。1.軟件建設(shè)與保密工作。軟件建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容和載體，因此，需要保障檔案管理軟件性能與功能，使軟件具備完整性與先進(jìn)性特征。在過程中，事業(yè)單位可以依照自身實(shí)際需要向第三方購(gòu)買檔案管理軟件，還可以進(jìn)行自主設(shè)計(jì)軟件平臺(tái)。在管理軟件內(nèi)部設(shè)置與自身實(shí)際情況相符的功能，著重體現(xiàn)出事業(yè)單位檔案管理特征，針對(duì)模塊設(shè)計(jì)與功能設(shè)計(jì)方面，應(yīng)進(jìn)行拓展，保障軟件的運(yùn)行速度與容量。檔案管理軟件建設(shè)需要從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度進(jìn)行規(guī)劃，同時(shí)隨著單位實(shí)際發(fā)展情況來拓展各項(xiàng)功能，依照實(shí)際需要來進(jìn)行戰(zhàn)略性升級(jí)，以此來保障檔案管理信息化建設(shè)的先進(jìn)性與技術(shù)性。另外，在軟件建設(shè)過程中，還需要保障信息內(nèi)容的安全性，因?yàn)闄n案信息與單位發(fā)展機(jī)密規(guī)劃有著密切的聯(lián)系，所以，需要進(jìn)一步做好檔案信息防御工作，系統(tǒng)升級(jí)與漏洞修補(bǔ)等功能都需要升級(jí)到最優(yōu)。在事業(yè)單位檔案管理工作中，保密工作十分重要，但當(dāng)前諸多事業(yè)單位沒有認(rèn)識(shí)和意識(shí)到檔案保密工作的重要性，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)泄露問題。基于此，事業(yè)單位檔案管理部門需要針對(duì)這一現(xiàn)象科學(xué)選擇檔案庫(kù)房，切不可選擇辦公一樓，因?yàn)橐粯堑目钩毙Ч^差，同時(shí)還需要做好防盜工作。辦公室與庫(kù)房分離開來，庫(kù)房與閱讀區(qū)也要進(jìn)行科學(xué)劃分。委派專業(yè)人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作，無關(guān)人員不可進(jìn)入到檔案庫(kù)房中。2.資源整合。資源整合可以借助事業(yè)單位的管理軟件來實(shí)現(xiàn)，例如ERP/EDP等等，檔案管理的信息化改革創(chuàng)新可以根據(jù)事業(yè)單位管理平臺(tái)來進(jìn)行資源整合，主要包含以下兩個(gè)層面：其一是將檔案管理工作融入事業(yè)單位管理平臺(tái)中，這樣不僅有利于管理，還能夠進(jìn)一步發(fā)揮出檔案信息的內(nèi)在價(jià)值。其二是借助事業(yè)單位管理平臺(tái)發(fā)揮出檔案信息化管理的最大效能。

（三）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。當(dāng)前，在我國(guó)網(wǎng)絡(luò)科技快速發(fā)展的背景下，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作有著一定的影響，其不僅可以提升檔案管理工作形式與管理模式，同時(shí)還可以全面創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的有效性。想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要強(qiáng)化檔案管理工作人員的整體素質(zhì)與綜合能力，從根本上提高工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，進(jìn)而使其提升工作效率。目前，很多檔案管理人員缺少網(wǎng)絡(luò)信息管理的專業(yè)能力，所以，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)與檔案管理知識(shí)的拓展，可以將檔案管理人員委派到專業(yè)團(tuán)隊(duì)中進(jìn)行學(xué)習(xí)實(shí)踐，還可以邀請(qǐng)專業(yè)人士對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專題講座，分享自己的成功經(jīng)驗(yàn)，這樣的方式可以有效提升檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的使用能力。另外，針對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的招聘環(huán)節(jié)，需要加強(qiáng)對(duì)面試人員的綜合要求，選擇具有整體實(shí)力的專業(yè)人才，以便為事業(yè)單位檔案管理工作注入新鮮的血液，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。此外，檔案管理人員還需要依照事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作所建立的規(guī)章制度來開展各項(xiàng)工作，規(guī)范自身行為，科學(xué)有序地進(jìn)行檔案管理，這樣的方式不僅可以滿足新時(shí)代發(fā)展需要，同時(shí)還可以發(fā)揮出檔案管理工作的效能，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

在事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理屬于一種無形資產(chǎn)，其對(duì)于單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展有著重要作用。在過程中，事業(yè)單位檔案管理工作需要推動(dòng)信息化建設(shè)，這是檔案管理在新時(shí)代發(fā)展的迫切需要，也是檔案管理改革創(chuàng)新的關(guān)鍵途徑。為保障事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)順利實(shí)施，需要在業(yè)務(wù)流程與服務(wù)功能以及平臺(tái)建設(shè)等方面進(jìn)行創(chuàng)新改革，實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化檔案管理空間，以此促進(jìn)檔案管理適應(yīng)信息化建設(shè)需求。檔案管理的創(chuàng)新可以有效提升檔案管理工作效率，進(jìn)而為事業(yè)單位發(fā)展奠定強(qiáng)有力的基礎(chǔ)。