余佳慧 中交四航局第一工程有限公司

現(xiàn)今，在項(xiàng)目施工管理過(guò)程中，第一手資料對(duì)于施工企業(yè)而言尤為重要，所以在項(xiàng)目施工資料管理方面需要加強(qiáng)注意。資料管理是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，往往在資料管理過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)一些共性問(wèn)題。在信息化時(shí)代，施工企業(yè)要根據(jù)自身情況，不斷更新進(jìn)步，對(duì)項(xiàng)目施工資料實(shí)施全面科學(xué)化、體系化、精細(xì)化的管理，使其能夠在指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作方面發(fā)揮巨大的作用，并為檔案移交打下良好的基礎(chǔ)。

1.工程概況

本項(xiàng)目為中交第四航務(wù)工程局有限公司城中村污水治理工程和供水管網(wǎng)工程勘察設(shè)計(jì)施工總承包項(xiàng)目（EPC），是廣州市“城中村治污工作”及“自來(lái)水供水設(shè)施改造工作”的重要組成部分。項(xiàng)目采用EPC合同模式（設(shè)計(jì)－采購(gòu)－施工）。工程主要內(nèi)容包括：排水立管雨污分流改造；鋼筋混凝土管安裝；檢查井安裝；化糞池修復(fù)；供水管道施工；混凝土路面、瀝青路面開(kāi)挖與修復(fù)等。

由于項(xiàng)目模式的特點(diǎn)，EPC項(xiàng)目竣工資料面臨內(nèi)容多、數(shù)量大、格式嚴(yán)、種類雜的挑戰(zhàn)。項(xiàng)目竣工資料是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的真實(shí)記載，需具備完整性、準(zhǔn)確性和有效性。

2.EPC施工項(xiàng)目資料管理的現(xiàn)狀分析

2.1 規(guī)范責(zé)任意識(shí)薄弱，未建立健全竣工文件機(jī)制

由于建筑工程比較龐雜，項(xiàng)目竣工文件涉及面廣，通常會(huì)由指定部門(mén)專職負(fù)責(zé)相關(guān)工作。項(xiàng)目未建立適用自己的職責(zé)及竣工文件領(lǐng)導(dǎo)小組，很可能出現(xiàn)各部門(mén)人員不清楚自己的崗位職責(zé)及部門(mén)職責(zé)等情況。資料人員對(duì)竣工文件規(guī)范意識(shí)不強(qiáng)，缺乏責(zé)任意識(shí)，且缺少實(shí)時(shí)查閱的方式方法，會(huì)導(dǎo)致文件丟失等事故。

2.2 信息傳遞及交流不及時(shí)

竣工文件涉及專業(yè)較多，施工項(xiàng)目各部門(mén)不熟悉彼此的業(yè)務(wù)又未能及時(shí)有效地進(jìn)行信息傳遞及交流，導(dǎo)致資料工作缺乏持續(xù)性或資料不具備充分的邏輯性，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)性的錯(cuò)誤。對(duì)顧客的需求及期望未能做出有效的傳達(dá)及反饋，導(dǎo)致資料工作滯后等問(wèn)題。

2.3 文件未動(dòng)態(tài)管理，資料信息無(wú)法準(zhǔn)確掌握

文件管理、工程管理及資料人員流動(dòng)性大，在對(duì)接過(guò)程中未能重點(diǎn)進(jìn)行交接工作，對(duì)文件未能進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新，準(zhǔn)確掌握資料信息，導(dǎo)致文件缺乏正確性和有效性，缺乏管理深度。

2.4 未落實(shí)定期自查自糾

企業(yè)在文件管理過(guò)程中未能有效對(duì)資料工作進(jìn)行自查，導(dǎo)致上級(jí)單位督查中竣工文件問(wèn)題整改落實(shí)不到位、在竣工結(jié)算時(shí)常需要重新整理、補(bǔ)做資料等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了竣工驗(yàn)收進(jìn)度。

3.信息時(shí)代運(yùn)用體系思維進(jìn)行項(xiàng)目施工資料管理

3.1 構(gòu)建全新的溝通模式

資料都是出于施工一線，為確保資料的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性與及時(shí)性，各部門(mén)間人員需加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，保持良好的交流。項(xiàng)目應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際，制定本項(xiàng)目資料管理措施及各項(xiàng)規(guī)章制度，成立領(lǐng)導(dǎo)小組。構(gòu)建全新的溝通模式。除了傳統(tǒng)的線下會(huì)議，也可通過(guò)信息技術(shù)構(gòu)建完整的線上交流平臺(tái)，相關(guān)人員可以在平臺(tái)實(shí)現(xiàn)交流與互動(dòng)，同時(shí)也可以針對(duì)資料的收集情況及工程進(jìn)展情況開(kāi)展相關(guān)的探討。做到有問(wèn)題及時(shí)反映，并及時(shí)且有效地得到解決。項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)也能夠通過(guò)平臺(tái)及時(shí)了解項(xiàng)目竣工資料的進(jìn)展情況，并對(duì)管理工作作出指導(dǎo)。加強(qiáng)項(xiàng)目?jī)?nèi)部溝通的同時(shí)，需與業(yè)主、設(shè)計(jì)、質(zhì)監(jiān)站等相關(guān)方保持良好溝通，對(duì)于資料等包括表格形式及填寫(xiě)內(nèi)容等要求及時(shí)做好確認(rèn)調(diào)整及傳達(dá)，提高信息傳遞的質(zhì)量，對(duì)顧客的需求及期望做到有回應(yīng)有反饋。

3.2 確保資料的有效性、完整性

體系思維的重點(diǎn)在于文件控制，要達(dá)到文件控制的目標(biāo)需做好兩點(diǎn)：一個(gè)是文件的有效性，一個(gè)是作廢文件的保留與處置。項(xiàng)目文件包括圖紙、規(guī)范、規(guī)章制度均需要做好控制手續(xù)。新文件的發(fā)放需全面覆蓋舊文件回收，對(duì)不再使用的作廢文件需及時(shí)刪除或銷毀，對(duì)需保留的作廢文件給予標(biāo)識(shí)以免誤用?？⒐の募芾砣藛T應(yīng)加強(qiáng)自身責(zé)任感，多聽(tīng)多學(xué)多接觸，強(qiáng)大自己的專業(yè)對(duì)工作負(fù)責(zé)，系統(tǒng)性把握整體做到全面管理。對(duì)管理工作進(jìn)行分析，從源頭抓起。施工臺(tái)賬作為施工資料編制的基礎(chǔ)，需承擔(dān)確保施工資料準(zhǔn)確性的重要責(zé)任。因此需要通過(guò)加強(qiáng)施工臺(tái)賬的管理，提高施工資料的質(zhì)量，確保施工資料工作的順利進(jìn)行。管理人員可以應(yīng)用信息化技術(shù)模式進(jìn)行工作，最終使其能夠追蹤溯源，準(zhǔn)確掌握施工資料的動(dòng)態(tài)信息，保存好電子及紙質(zhì)資料，從而避免資料遺失等問(wèn)題。

3.3 實(shí)時(shí)跟蹤并定期自查自糾

在整個(gè)施工過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生各種資料，因此資料的管理也需要深入工程的各個(gè)環(huán)節(jié)，全面地了解工程進(jìn)展。項(xiàng)目開(kāi)展包含施工前、施工中、竣工后幾個(gè)階段，施工資料也需要根據(jù)階段做好收集。例如在項(xiàng)目施工之前，需要對(duì)開(kāi)工報(bào)告及施工許可等予以備份；有一些可能會(huì)出現(xiàn)的設(shè)計(jì)變更要加以核對(duì)；對(duì)于勘察等方面的數(shù)據(jù)資料要及時(shí)收集。在施工過(guò)程中需要對(duì)檢驗(yàn)施工的資料以及影像資料等做好保存。在拍攝照片時(shí)，要保證其具有代表性，利用照片資料記錄隱蔽工程或拍攝地形、現(xiàn)場(chǎng)地形地貌，更加直觀地體現(xiàn)施工情況，并合理地補(bǔ)充文字，保證可追溯性。本項(xiàng)目采用EPC邊設(shè)計(jì)邊施工的模式，因此，竣工資料相關(guān)管理人員應(yīng)對(duì)圖紙等重要文件動(dòng)態(tài)更新進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤并及時(shí)反饋，保持圖紙、現(xiàn)場(chǎng)及資料滿足完整性要求。項(xiàng)目施工過(guò)程中，需根據(jù)要求文件及竣工驗(yàn)收資料清單定期對(duì)內(nèi)部資料進(jìn)行自查，及時(shí)做好檢查記錄，將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題行程整改一覽表，確認(rèn)責(zé)任人，認(rèn)真做好整改工作?？⒐べY料領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)措施的貫徹落實(shí)做好跟進(jìn)檢查，并定期更新實(shí)施記錄。

3.4 強(qiáng)化信息化建設(shè)

體系思維具有動(dòng)態(tài)性、立體性、結(jié)構(gòu)性、整體性、綜合性等特點(diǎn)，在應(yīng)用體系思維時(shí)，需要首先確定明確的目標(biāo)，同時(shí)要合理規(guī)劃項(xiàng)目施工資料管理步驟，然后在具體管理過(guò)程中，根據(jù)實(shí)際情況，具體分析資料管理方式。項(xiàng)目施工資料設(shè)計(jì)內(nèi)容比較多，同時(shí)涵括的范圍非常廣。因此要通過(guò)信息技術(shù)不斷增強(qiáng)管理水平，強(qiáng)化信息化建設(shè)，利用軟件及信息技術(shù)強(qiáng)化管理水平，挖掘檔案的實(shí)際效能，發(fā)揮其實(shí)用價(jià)值。在本項(xiàng)目施工資料管理過(guò)程中，也可以應(yīng)用自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，確保查詢信息能夠具備及時(shí)性的特點(diǎn)，達(dá)到信息資源共享的目的，提高工程項(xiàng)目施工資料的利用效率。同時(shí)在后期需要查考時(shí)，也能夠很方便地查閱。施工企業(yè)要不斷優(yōu)化資料管理方面的信息化建設(shè)水平，逐步構(gòu)建電子檔案，借助最先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，更加合理地開(kāi)展電子檔案數(shù)據(jù)管理工作。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)的應(yīng)用，可以更加全面地共享信息，保障信息的實(shí)時(shí)傳輸。標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化的信息資料能夠?yàn)椴殚喬峁└蟮谋憷訌?qiáng)信息化管理效果與水平，讓施工企業(yè)能夠享受可靠的信息化檔案服務(wù)。施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建數(shù)字化查詢系統(tǒng)，形成相關(guān)方面的數(shù)據(jù)庫(kù)，準(zhǔn)確地查詢施工資料，增強(qiáng)資源利用率。

4.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在本項(xiàng)目施工過(guò)程中，項(xiàng)目施工資料管理具有特殊性與重要性，能夠保障項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作的順利開(kāi)展。施工資料管理是否得當(dāng)也會(huì)影響施工的成效，關(guān)系到施工合理地開(kāi)展。但在項(xiàng)目施工過(guò)程中往往會(huì)出現(xiàn)輕視管理、重視施工等問(wèn)題，缺乏對(duì)項(xiàng)目施工資料管理的統(tǒng)籌，從而導(dǎo)致出現(xiàn)文件損毀或丟失的問(wèn)題，文件缺乏完整性、有效性，直接影響竣工文件的編制和工程驗(yàn)收工作，不利于業(yè)內(nèi)形象與企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。鑒于此，提倡施工企業(yè)在資料管理方面應(yīng)用體系思維，制定可執(zhí)行且高效的體系思維管理模式，使管理工作更加精細(xì)化、系統(tǒng)化。在資料管理過(guò)程中，需要做好管理步驟的設(shè)計(jì)，并借助當(dāng)前的信息化手段，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的資料管理，提升資料管理成效。