王 倩

（中國能源建設(shè)集團(tuán)有限公司葛洲壩集團(tuán)，宜昌 443000）

引 言

在企業(yè)的日常經(jīng)營和運(yùn)行過程中，部分檔案資料因涉密，對保密管理程度要求較高，需加強(qiáng)日常的保密管理，從而確保重要涉密檔案資料及信息不被泄露。但通過對實(shí)際工作情況的分析，可發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案保密管理工作中存在著一系列問題，嚴(yán)重影響檔案信息的安全管理效果。為解決這一問題，本文就檔案保密管理隱患進(jìn)行深入分析。

一、檔案保密管理工作中存在的問題

（一）未建立健全規(guī)范的檔案保密制度

在檔案保密管理工作中，首先需要管理人員制定科學(xué)的管理制度，并圍繞制度開展檔案保密管理工作。通過對實(shí)際工作情況的分析，發(fā)現(xiàn)存在因定密不規(guī)范而造成部分歸檔文件資料無法正常歸檔和使用的情況，影響檔案管理工作的有效開展。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，部分企業(yè)在檔案管理工作中，并沒有根據(jù)定密審批手續(xù)對企業(yè)運(yùn)行過程中產(chǎn)生的文件進(jìn)行準(zhǔn)確歸檔，無法保證檔案的保密性，影響后續(xù)管理工作的開展；第二，部分企業(yè)在檔案保密管理工作中，雖履行了定密審批手續(xù)，但沒有對歸檔保密檔案進(jìn)行準(zhǔn)確標(biāo)識，致使工作人員在檔案管理工作中無法明確涉密檔案的密級與保密期限；第三，缺乏科學(xué)的定密細(xì)目，造成部分檔案信息出現(xiàn)漏定、錯定密級的情況。

（二）存在定密不解密的情況

部分企業(yè)在檔案保密管理工作中，出現(xiàn)檔案管理工作不到位的情況。當(dāng)涉密檔案已到解密期時，仍采用涉密文件的管理方式進(jìn)行管理，影響后續(xù)檔案信息的管理和利用，降低了檔案管理效果。其中，定密卻不解密的問題在軍工企業(yè)檔案保密管理工作中普遍存在，是影響檔案安全隱患最主要的問題，也是當(dāng)前亟須解決的問題。

（三）文件管理與保密管理要求不相符

在檔案保密管理工作中，需制定與保密管理工作要求一致的文件、資料歸檔流程與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，要求工作人員嚴(yán)格參照規(guī)范開展各項(xiàng)工作，以確保涉密檔案信息的完整性與安全性，杜絕在后續(xù)工作開展中發(fā)生失泄密事件。但通過對實(shí)際工作情況的分析，發(fā)現(xiàn)在文件資料立卷歸檔管理過程中，未能將保密文件與普通文件分開，而是采用統(tǒng)一的方法與流程對應(yīng)歸檔的文件資料進(jìn)行操作與管理，這一方式無法確保涉密檔案資料的安全，影響安全管理工作的實(shí)施。這一問題需引起企業(yè)檔案人員的重視，應(yīng)做好前期資料整理分類及歸檔工作，避免在后續(xù)歸檔過程中出現(xiàn)操作不當(dāng)造成的信息泄露。

（四）保密措施有待完善

當(dāng)涉密文件資料按要求歸檔后，檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，確保檔案信息安全，并全程監(jiān)管。通過對實(shí)際工作情況分析，發(fā)現(xiàn)部分軍工企業(yè)未能根據(jù)實(shí)際檔案管理工作特點(diǎn)制定保密審查登記制度，從而無法保證檔案信息安全管理工作的效果，影響檔案保密管理工作的后續(xù)開展?？茖W(xué)合理的檔案保密措施是提升檔案管理工作效果的抓手，同時也是避免信息泄密的重要手段。在檔案信息安全管理工作中，應(yīng)注重保密措施的完善與創(chuàng)新，以達(dá)到確保檔案信息安全的良好效果。

二、檔案保密管理問題造成的泄密隱患

在檔案保密管理工作中，安全管理工作尤為重要，它是確保信息安全、杜絕失泄密事件發(fā)生的重要舉措。管理中存在的種種問題容易造如下隱患。第一，出現(xiàn)檔案管理與保密管理脫軌的情況。涉密文件在歸檔過程中，如不能按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行，那么在定密、解密的環(huán)節(jié)會出非常多的問題，無法保證檔案的管理安全與利用效果，容易造成泄密隱患。第二，在保密檔案管理工作中，若不能將應(yīng)歸檔中的普通文件資料與泄密文件資料分開，對涉密載體進(jìn)行監(jiān)管、登記建賬，將會在未來的工作過程中出現(xiàn)嚴(yán)重的泄密隱患，嚴(yán)重影響涉密文件的歸檔管理。失泄密影響十分巨大，是當(dāng)前工作中必須解決的困境，也是保證軍工企業(yè)檔案資料管理安全的關(guān)鍵因素。第三，影響涉密信息的使用范圍，無法建立責(zé)任監(jiān)控體系。通過相關(guān)的調(diào)研工作，發(fā)現(xiàn)部分軍工企業(yè)在運(yùn)行的過程中并沒有建立對外提供文件資料時的保密審查與審批流程，無法為檔案管理部門相關(guān)工作的開展提供依據(jù)，使檔案管理工作人員在工作過程中無法確定涉密文件的使用范圍，無法實(shí)現(xiàn)對涉密檔案文件的準(zhǔn)確監(jiān)督，無形中形成了嚴(yán)重的涉密隱患。

三、解決檔案保密管理隱患的對策

為了提升企業(yè)保密檔案管理效果，避免出現(xiàn)涉密信息泄露的問題，需針對企業(yè)實(shí)際情況，制定科學(xué)的管理對策，要求企業(yè)檔案人員做好安全管理工作，提升安全保密意識，確保檔案資料的完整性與安全性，為企業(yè)建設(shè)發(fā)展提供有效的檔案信息支持。

（一）立足實(shí)際，建立定密、解密責(zé)任制度

在軍工企業(yè)保密檔案管理工作中，根據(jù)國家出臺的《武器裝備科研生產(chǎn)單位保密資格標(biāo)準(zhǔn)》及行業(yè)內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)，制定符合企業(yè)工作實(shí)際的定密制度、規(guī)范及細(xì)目，細(xì)化定密、解密責(zé)任制度，明確各崗位工作人員的責(zé)任與工作內(nèi)容，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行涉密檔案的保護(hù)與歸檔管理工作，避免因制度缺失而造成檔案信息泄露，影響企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作的開展。制度的建設(shè)與完善，不僅能使檔案管理人員對涉密檔案的歸檔與管理更加清晰、具體，也可以使其更加規(guī)范化、嚴(yán)謹(jǐn)化、細(xì)致化地開展日常工作。在日常管理工作中，發(fā)現(xiàn)其中有涉密檔案已到解密期限時，密級生產(chǎn)部門需發(fā)布解密通知。隨后，檔案管理人員應(yīng)按照制度辦法操作流程對涉密檔案進(jìn)行相應(yīng)的解密處理。按照規(guī)章制度進(jìn)行管理，不僅可明確工作規(guī)范的操作流程，還可以規(guī)避其他管理和操作中出現(xiàn)的泄密問題，從而提升檔案保密管理工作的效果。

（二）定期清查，強(qiáng)化保密檔案管理效果

在保密檔案管理工作中，管理人員可以通過定期清查的方式對保密文件進(jìn)行管理，對定密、解密情況進(jìn)行總結(jié)、分析，為后續(xù)檔案相關(guān)工作的開展和利用做好鋪墊。在日常工作中，檔案管理部門可根據(jù)企業(yè)定密管理的條目對已歸檔的文件資料進(jìn)行收集、整理。對定密不當(dāng)?shù)臋n案資料進(jìn)行調(diào)整、修改，對涉密的檔案密級進(jìn)行復(fù)核、清查，確保涉密檔案資料管理的科學(xué)與細(xì)致。定期開展清查工作可避免在涉密檔案及資料的使用過程中，因密級標(biāo)識不清晰而發(fā)生檔案信息泄露事件。在實(shí)際工作中，建立詳盡的涉密文件資料臺賬，采用單獨(dú)立卷歸檔的方式管理涉密文件資料，提升檔案管理工作效果。同時，可利用日常清查工作的長效機(jī)制，優(yōu)化涉密文件資料管理效果，提升安全管理質(zhì)量。

（三）確定涉密載體運(yùn)用范圍，提升管理質(zhì)量

企業(yè)檔案管理部門應(yīng)根據(jù)定密條目、細(xì)目確定涉密檔案的利用范圍，要求檔案管理人員根據(jù)規(guī)章制度開展各項(xiàng)日常工作。在實(shí)際工作中，根據(jù)保密審批制度，對檔案工作人員進(jìn)行保密宣傳教育，要求檔案工作人員嚴(yán)格按照規(guī)定開展各項(xiàng)工作，如收集、整理、保存、查閱與利用等，絕對禁止在工作中出現(xiàn)復(fù)制、摘抄、拍照等會造成失泄密風(fēng)險的現(xiàn)象。當(dāng)確定涉密載體的使用利用范圍后，可以通過宣教培訓(xùn)等不斷提升涉密管理人員的責(zé)任意識，確保檔案信息安全管理工作見成效、見實(shí)效。

（四）加強(qiáng)人員培養(yǎng)，提升保密意識

在檔案保密管理工作中，檔案人員的安全意識與保密意識是影響檔案信息管理效果的重要因素。為避免因人員管理不當(dāng)而造成的檔案失泄密隱患，可以組織定期的培訓(xùn)活動，對從業(yè)人員進(jìn)行保密業(yè)務(wù)、責(zé)任技能教育，不斷提升工作人員的道德素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力水平。首先，進(jìn)行思想政治教育工作，提升從業(yè)人員的責(zé)任意識與崗位工作意識，在思想政治教育工作中不斷強(qiáng)化涉密檔案管理工作的重要性，并根據(jù)規(guī)章制度做好本職工作，提升檔案管理工作效果。其次，進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，強(qiáng)化并掌握涉密文件的整理、歸檔、管理等相關(guān)工作流程，并嚴(yán)格按照要求開展工作，避免因操作不當(dāng)而出現(xiàn)檔案信息泄密的情況，最終影響涉密檔案安全管理工作效果。最后，可構(gòu)建專業(yè)涉密檔案管理人員隊伍，主要負(fù)責(zé)涉密檔案的日常管理工作，從檔案人員綜合水平的提升上確保涉密檔案的安全管理。

（五）建立涉密檔案監(jiān)控管理系統(tǒng)，提升安全管理質(zhì)量

在涉密檔案管理工作中，可搭建涉密檔案監(jiān)控管理系統(tǒng)，將物防、技防作為檔案保密管理工作開展的助手，加強(qiáng)對檔案信息的監(jiān)督、監(jiān)控，確保各項(xiàng)工作開展的合理性與合規(guī)性。監(jiān)控管理系統(tǒng)的建設(shè)，可了解和分析涉密信息載體的分布情況與使用情況，能夠及時發(fā)現(xiàn)并提前預(yù)判失泄密隱患，從而杜絕泄密事件的發(fā)生。利用新時代下的技防、物防手段，可預(yù)判涉密檔案管理中出現(xiàn)的問題，通過系統(tǒng)的查找、分析事件可發(fā)生泄露的原因，及時有效地制定解決對策，提前預(yù)判，確保涉密檔案信息管理的安全性、有效性。通過建設(shè)涉密檔案監(jiān)控管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對涉密檔案的動態(tài)監(jiān)督管理，無形中提升檔案保密管理效果，推動企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)經(jīng)營決策的有效進(jìn)行。

結(jié) 語

在企業(yè)檔案保密管理工作中，由于保密措施、管理制度不健全等問題，增加了企業(yè)涉密檔案管理的失泄密風(fēng)險。因此，在企業(yè)的實(shí)際工作中，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，落實(shí)定密、解密責(zé)任，并采用定期清查的方式及時發(fā)現(xiàn)和解決問題尤為重要。要加強(qiáng)對涉密檔案的日常監(jiān)督管理，提升檔案管理人員的安全意識與責(zé)任意識，不斷優(yōu)化涉密檔案管理效果，從而做到企業(yè)檔案保密管理工作的安全有效。