文/阜新市傳媒中心（集團） 趙越

事業(yè)單位人事檔案是完整記錄、反映、檢驗事業(yè)單位人力資源調(diào)配、晉升、任免等工作開展情況、效益與成效的載體，其中包含著豐富的成果，能夠為事業(yè)單位人力資源管理工作的開展提供指導(dǎo)。同時，人事檔案還可以作為人員培訓(xùn)的資料，促進事業(yè)單位人才隊伍高質(zhì)量發(fā)展。此外，系統(tǒng)性的人事檔案信息能夠為單位內(nèi)部信息使用者提供便利，提升事業(yè)單位人事檔案使用效率與使用價值。由此可見，人事檔案管理數(shù)據(jù)化對于事業(yè)單位人力資源管理工作開展、專業(yè)隊伍培養(yǎng)、長期持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

一、事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化面臨的困境

（一）事業(yè)單位人事檔案管理意識不足。雖然當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理人員已經(jīng)認識到檔案管理數(shù)據(jù)化的重要性，但其缺乏互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)思維，將人事檔案資料看作靜態(tài)的、被動式的信息，過于偏重成果，忽視對事業(yè)單位人力資源管理過程中資料的整合與系統(tǒng)性的歸檔。實質(zhì)上，事業(yè)單位人力資源管理過程中的數(shù)據(jù)對于單位及人事檔案管理決策具有極強的支撐作用，如管理過程數(shù)據(jù)反映出管理環(huán)節(jié)冗余，那么在下一次工作開展時就可剔除此冗余環(huán)節(jié)，以提升管理質(zhì)效。但管理人員此類意識薄弱，數(shù)據(jù)及資料收集不全面，嚴重阻礙人事檔案的后續(xù)利用。與此同時，事業(yè)單位人事檔案資源豐富，人事檔案內(nèi)容繁瑣，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，人事檔案管理工作量大。目前，事業(yè)單位雖然在探索人事檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)的有效融合方式，但由于信息技術(shù)應(yīng)用范圍狹窄以及管理人員信息素質(zhì)水平較低，導(dǎo)致人事檔案管理工作數(shù)據(jù)化程度不足，影響人事檔案管理的效率。

（二）事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化缺乏軟硬件條件。事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)的條件主要包括硬性條件與軟性條件。其中硬性條件為數(shù)據(jù)化管理基礎(chǔ)設(shè)施，如人事檔案管理信息系統(tǒng)，其應(yīng)當(dāng)與系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)鏈接，保證管理人員能夠?qū)崟r獲取研究過程數(shù)據(jù)，但當(dāng)前部分事業(yè)單位融合性信息系統(tǒng)缺失，導(dǎo)致管理缺乏協(xié)同性。軟性條件是指人事檔案規(guī)范化管理長效機制，主要包括責(zé)任機制，即明確部門在人事檔案管理中的職責(zé)。當(dāng)前部分事業(yè)單位責(zé)任機制不完善，一旦人事檔案資料丟失或收集不全面，將陷入“違章難究”的境地。

（三）事業(yè)單位人事檔案管理方式陳舊。事業(yè)單位人事檔案管理工作的內(nèi)容主要集中在人事檔案文件收集與歸檔中。但在人事檔案生成的實際過程中，人事檔案文件需要經(jīng)歷編制—提交—審核—收集—整理—歸檔的一系列過程。目前事業(yè)單位人事檔案管理的方式主要為“被動提交、被動收集”，各部門接收到人事檔案相關(guān)文件的編制通知，在規(guī)定期間內(nèi)提交人事檔案，人事檔案管理部門在時限內(nèi)接收人事檔案并進行歸檔。這種機械式的銜接方式致使人事檔案質(zhì)量難以把控，嚴重影響人事檔案作用的發(fā)揮。

（四）事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化缺乏制度保障。事業(yè)單位人事檔案形成周期長、理論與實踐價值很高，要想保證信息的全面歸檔，需要制定行之有效的制度。但當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理制度不完善，并沒有明確規(guī)定資料的分類標(biāo)準(zhǔn)、資料的整合與提交時間、提交的格式與方式等，管理人員在指導(dǎo)并協(xié)助人員整理資料時“無章可依”。同時，事業(yè)單位工作綜合性較強，協(xié)作項目較多，信息的呈現(xiàn)方式具有多樣性，如何保證各部門達成攜手合作的共識、如何實現(xiàn)各部門人事信息的完美銜接等問題的解決，需要完善的相關(guān)制度提供保障。除此之外，當(dāng)前事業(yè)單位管理數(shù)據(jù)化缺乏標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的制度。首先，在人員任職方面，人事檔案管理人員的流動性較大，綜合素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致人事檔案管理制度難以落實；其次，在工作流程方面，沒有固定、清晰的工作標(biāo)準(zhǔn)；再次，在責(zé)任劃分方面，人事檔案管理人員既要“管理”，又要“監(jiān)督”，不兼容職責(zé)的重疊則會導(dǎo)致責(zé)任界定缺失，嚴重阻礙了人事檔案管理工作的實施。

（五）事業(yè)單位人事檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。事業(yè)單位人事檔案管理看似簡單，但需要管理人員具備高尚的職業(yè)道德、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、強烈的責(zé)任心。當(dāng)前部分事業(yè)單位人事檔案管理人員對人事檔案的重要性認識程度不足，因此在工作中存在應(yīng)付等心理。同時，人事檔案的管理需要各部門的協(xié)作，工作內(nèi)容多、任務(wù)重，部分人員在未能認識人事檔案管理全員性的情況下，可能存在不愿主動配合人事檔案管理部門提交資料、資料編輯不規(guī)范等情況，嚴重影響人事檔案格式以及歸檔時間的數(shù)據(jù)化程度。

二、數(shù)據(jù)化在事業(yè)單位人事檔案管理中的實踐

（一）樹立以知識經(jīng)驗為核心的人事檔案管理理念。當(dāng)前，我國大部分事業(yè)單位建立了自動辦公信息系統(tǒng)，人事檔案管理人員能夠?qū)崟r掌握各部門對人事檔案的瀏覽、參考情況。人事檔案管理人員可以利用數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計分析方法了解各部門人員對人事檔案的需求，以彰顯人事檔案管理的服務(wù)性，增強各部門對人事檔案管理的信任感與依賴程度，不僅可提升事業(yè)單位人事檔案管理的地位，還可以促進人事檔案管理部門與各部門的交流。事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化程度不足會降低人事檔案管理工作的效率，但是全面數(shù)據(jù)化管理是否可行則需要商榷。如果實行全面的數(shù)據(jù)化管理，需要做到如下兩方面：一方面，需要引進設(shè)備與技術(shù)，在很大程度上增加人事檔案管理成本；另一方面，需要對人事檔案管理相關(guān)人員進行信息技術(shù)培訓(xùn)，培訓(xùn)周期較長，培訓(xùn)內(nèi)容繁多，在此期間人事檔案管理工作如何開展則難以界定?；诖?，人事檔案管理人員可以利用大數(shù)據(jù)、云計算、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，基于數(shù)據(jù)驅(qū)動信息化決策。

（二）建立以共享為基礎(chǔ)的人事檔案管理模式。知識經(jīng)濟時代，人事檔案管理的最大價值在于促進人事檔案信息在事業(yè)單位內(nèi)良性流通，為事業(yè)單位發(fā)展以及人力資源管理奠定堅實的信息基礎(chǔ)。以人事檔案中事業(yè)單位的人員晉升文件為例，人事檔案管理人員需要建立以共享為基礎(chǔ)的人事檔案管理模式。首先，整合事業(yè)單位人員晉升工作會議報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等相關(guān)文件資料，利用關(guān)鍵詞檢索、關(guān)聯(lián)等技術(shù)分析各個文件資料內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性、重要性等；其次，在上述第一步驟分析的基礎(chǔ)上提煉出對事業(yè)單位人力資源管理各項工作的指示，并分類標(biāo)出；最后，以圖文方式呈現(xiàn)關(guān)鍵信息，將其錄入人事檔案管理系統(tǒng)中，為各部門人員晉升工作的開展提供依據(jù)。

（三）采用以技術(shù)為支撐的人事檔案管理方法。事業(yè)單位需要打通人事檔案管理系統(tǒng)與事業(yè)單位辦公系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)鏈，人事檔案管理人員能及時獲取各部門開展會議或相關(guān)人力資源管理活動的時間、地點、方式等信息，有助于管理人員制定具有前瞻性的人事檔案管理方案。同時，人事檔案管理人員根據(jù)國家及事業(yè)單位的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制作人事檔案資料編制規(guī)范，如格式規(guī)范、內(nèi)容規(guī)范、標(biāo)題規(guī)范等，并制作資料編輯模板，有助于實現(xiàn)資料的標(biāo)準(zhǔn)化。此外，各部門人員可通過辦公系統(tǒng)及時將人事檔案所需的資料上傳給管理人員，模板化的管理方式、互聯(lián)互通的信息傳遞模式既降低了各部門人員編輯文件的時間與工作量，又能保證資料的規(guī)范性。

（四）建立健全人事檔案分類管理制度。事業(yè)單位人事檔案管理工作的基礎(chǔ)為復(fù)合型管理人才。首先，事業(yè)單位需要建立人事檔案管理人員招聘制度，充分重視人事檔案管理工作。在人員能力上，要求人員不僅應(yīng)具備專業(yè)的人事檔案管理能力，還需要具有較高的職業(yè)素養(yǎng)，先進的管理思維。此外要考察人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力，保證人員與人事檔案管理工作的適應(yīng)性。其次，事業(yè)單位需要建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案分類管理制度。隨著事業(yè)單位部門的精細化，人事檔案類別逐漸豐富。人事檔案分類管理不僅需要更加科學(xué)精細，還需要在整體上保證人事檔案的價值。因此，人事檔案分類管理制度中要對分類標(biāo)準(zhǔn)（如分年度、分級別、分保管期限）、工作流程（如文件裝訂、排列、編號、編制目錄等）、歸檔范圍的確定（如將具備參考價值的文件歸檔等）、保管年限等進行明確規(guī)定，保證人事檔案管理工作有序開展。同時要落實責(zé)任制度，明確劃分人事檔案管理人員的責(zé)任，并設(shè)置監(jiān)督職位對管理人員行為進行約束。

（五）建設(shè)以素養(yǎng)為重心的人事檔案管理隊伍。事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化的理念、模式、方法創(chuàng)新需要以現(xiàn)代信息技術(shù)為驅(qū)動、以專業(yè)性人才為支撐。為此需要建立以信息素養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)、道德素養(yǎng)為重點的人事檔案管理隊伍。其一，加大對技術(shù)、設(shè)施及人才的引進。一方面，人才需要具備專業(yè)的人事檔案管理技能與知識；另一方面，人才要具備較高的信息素養(yǎng)，能夠從人事檔案內(nèi)容中挖掘出具有決策支持等各方面價值的信息，繼而充分發(fā)揮人事檔案管理的作用。其二，加強思政教育。提高管理人員思想覺悟與政治素養(yǎng)，使其秉承與事業(yè)單位共同發(fā)展的理念投身人事檔案管理工作中，積極主動、創(chuàng)造性地完成人事檔案管理工作。

三、結(jié)語

事業(yè)單位人事檔案管理的數(shù)據(jù)化是一項長期性、系統(tǒng)性與復(fù)雜性的工作。首先，要實現(xiàn)理念上的轉(zhuǎn)變，不僅要求管理人員重視人事檔案管理，而且需要各部門達成攜手共進的共識。其次，要創(chuàng)新管理方法，積極運用現(xiàn)代信息技術(shù)提升管理質(zhì)效。此外要完善管理制度，為人事檔案管理提供保障。最后，要加強管理隊伍建設(shè)，促成人事檔案管理的轉(zhuǎn)型與升級。