文/陜西涌鑫礦業(yè)有限責(zé)任公司 劉莎

黨的十九屆五中全會(huì)通過的《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和二〇三五年遠(yuǎn)景目標(biāo)的建議》為全國煤炭行業(yè)建設(shè)智慧化礦井提供了新動(dòng)能，加快了煤礦建設(shè)數(shù)字化。在煤炭挖掘過程中，必然會(huì)產(chǎn)生許多技術(shù)含量高、參考價(jià)值大的電子文件及具有長期保存價(jià)值的數(shù)據(jù)。要想使這些珍貴的技術(shù)數(shù)據(jù)為企業(yè)發(fā)展、運(yùn)營服務(wù)，煤炭企業(yè)必須實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，使電子檔案管理信息系統(tǒng)與OA系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互連接，使檔案管理系統(tǒng)收集的電子檔案可靠、規(guī)范。新頒布的《中華人民共和國檔案法》增加了“檔案信息化建設(shè)”的內(nèi)容，“明確要求機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)；積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接；鼓勵(lì)和支持檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”。從法律上明確了電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案效力同等。近年來，國家檔案局下發(fā)了一系列有關(guān)數(shù)字化檔案室建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，例如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等等，各行各業(yè)在檔案歸檔過程中都實(shí)行了紙質(zhì)檔案與電子文件共同歸檔的雙套制管理模式。有些大型煤礦已經(jīng)在電子文件單套制管理方面取得了很好的成績，例如：國家檔案局在山西潞安礦業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司做的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、煤炭營銷管理信息系統(tǒng)、安全生產(chǎn)調(diào)度指揮系統(tǒng)（煤炭監(jiān)管信息平臺(tái)）、企業(yè)電子商務(wù)平臺(tái)形成的電子文件歸檔全過程試點(diǎn)已順利通過驗(yàn)收。潞安礦業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，為我們煤炭企業(yè)實(shí)行電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)帶了一個(gè)好頭。

目前，涌鑫礦業(yè)公司數(shù)字礦井建設(shè)的各項(xiàng)工作正逐步推進(jìn)，其中：OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、礦山安全監(jiān)測系統(tǒng)、生產(chǎn)調(diào)度系統(tǒng)等已經(jīng)建成運(yùn)行，并產(chǎn)生了大量的數(shù)字信息，數(shù)字礦山其他各子系統(tǒng)也正在建設(shè)。要使這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)在運(yùn)行過程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的電子文件及其元數(shù)據(jù)，經(jīng)系統(tǒng)整理移交到電子文件檔案管理系統(tǒng)，從而使這些珍貴的電子文件順利歸檔，使這些文件信息在涌鑫礦業(yè)公司生產(chǎn)運(yùn)營過程中起到作用，為公司建設(shè)“煤炭生產(chǎn)建設(shè)現(xiàn)代化、煤炭生產(chǎn)隊(duì)伍專業(yè)化、煤炭運(yùn)營管理精益化、公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策智能化、煤炭生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化”的一流數(shù)字化礦井建設(shè)及運(yùn)營中起到作用，我們檔案管理人員的工作重點(diǎn)就必須從傳統(tǒng)檔案的收集、整理和利用盡快向電子文件的收集、整理、鑒定、利用方面轉(zhuǎn)變，如何解決涌鑫礦業(yè)公司數(shù)字化煤礦建設(shè)中建立的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，與檔案管理信息系統(tǒng)相互銜接的問題，成為我們檔案工作人員需要研究的目標(biāo)。

一、數(shù)字化檔案室建設(shè)需要解決的問題

我公司的檔案類型主要包括科技檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案，各類傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案都缺少視頻、音頻、多媒體等種類的電子文件，而且這類文件很難轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案，如何解決電子檔案和紙質(zhì)檔案之間存在的不對(duì)應(yīng)及保證檔案的完整性和真實(shí)性問題，是需要解決的第一個(gè)問題。

文書檔案、會(huì)計(jì)檔案采取紙質(zhì)版、電子版共存的方式，對(duì)于同一文件業(yè)務(wù)人員要重復(fù)辦理兩種方式，并隨業(yè)務(wù)流程同步運(yùn)轉(zhuǎn)，辦理結(jié)束后雙套歸檔，不但造成人力物力浪費(fèi)，而且由于電子文件在四性檢測方面存在問題，所以電子文件的憑證作用又略顯不足，如何使電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案發(fā)揮的效力一樣，是需要解決的第二個(gè)問題。

隨著我們公司數(shù)字礦井建設(shè)的推進(jìn)，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)建成運(yùn)行并產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)隱藏著重要的生產(chǎn)經(jīng)營信息，業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)如何進(jìn)行全面、高效、系統(tǒng)地整合，解決業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)異構(gòu)問題及對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘分析，是數(shù)字化檔案需要解決的第三個(gè)問題。

二、解決方案

（一）領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度是建設(shè)數(shù)字化檔案室的重要因素。要建設(shè)數(shù)字檔案室必須取得領(lǐng)導(dǎo)層的支持，因?yàn)橹挥蓄I(lǐng)導(dǎo)才能把各相關(guān)部門及檔案室凝聚到一起，使大家共同努力、共同解決數(shù)字檔案室建設(shè)中存在的技術(shù)問題、資金問題、配合問題。為了得到領(lǐng)導(dǎo)支持，檔案室做了大量工作，大力宣傳有效的電子文件歸檔利用的好處和優(yōu)點(diǎn)，讓領(lǐng)導(dǎo)及員工明白：檔案數(shù)字化后在檔案利用方面可以超越時(shí)間、空間的約束，所有人員都能夠依據(jù)自己的權(quán)限范圍，在電腦前通過文件目錄和全文檢索，查詢到自己所需要的資料；電子文件直接線上歸檔，可確保檔案的真實(shí)性；通過檔案信息的數(shù)字化，能使檔案更好地為公司的生產(chǎn)經(jīng)營、設(shè)備運(yùn)行、安全生產(chǎn)提供服務(wù)，還能提高檔案人員工作效率，達(dá)到降低檔案運(yùn)行成本、提高檔案利用率的目的。經(jīng)過宣傳，涌鑫礦業(yè)公司數(shù)字檔案室建設(shè)有了一定的基礎(chǔ)，得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和相關(guān)部門的積極配合。

（二）借助外力合作開展檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)挖掘。根據(jù)目前公司檔案人員的配置及公司檔案數(shù)字化的實(shí)際情況，要想做好傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)挖掘及檔案數(shù)字化，保證各業(yè)務(wù)系統(tǒng)及OA系統(tǒng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件，從產(chǎn)生到數(shù)據(jù)采集、傳輸、存儲(chǔ)及永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期全程管理，徹底解決業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)嚴(yán)重異構(gòu)問題，解決“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案同等效力，可以電子作為憑證使用”的問題，應(yīng)該借助社會(huì)上檔案科技軟件公司的力量，把專業(yè)的事情交給專業(yè)的人干，從而使公司的數(shù)字化檔案進(jìn)程取得更好的效果。

（三）建立電子檔案管理制度使電子檔案的產(chǎn)生、收集、歸檔、分類有據(jù)可依。沒有規(guī)矩不成方圓，要做好數(shù)字化檔案工作，必須以國家檔案局發(fā)布的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合涌鑫礦業(yè)公司的實(shí)際情況量身制定相關(guān)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，保證電子文件管理流程、元數(shù)據(jù)采集、電子簽名、四性檢測等程序按規(guī)定進(jìn)行；從制度上保障電子檔案真實(shí)完整、安全可靠、長期可用；使歸檔的電子檔案可以電子形式作為憑證使用。

（四）檔案人員首先要轉(zhuǎn)變觀念，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。作為檔案工作者，要從傳統(tǒng)分散的紙質(zhì)檔案管理方式向全程電子文件管理方式轉(zhuǎn)變。首先，要從年度歸檔、階段歸檔、事后歸檔等方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡S辦隨歸，及時(shí)收集各業(yè)務(wù)系統(tǒng)及OA系統(tǒng)形成的新檔案數(shù)據(jù)，樹立數(shù)據(jù)越多公司財(cái)富越多、數(shù)據(jù)就是財(cái)富的觀念；其次，檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)電子檔案管理流程，學(xué)會(huì)在系統(tǒng)中進(jìn)行文件生成與流轉(zhuǎn)，提升管理能力；最后，檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)電子文件形成及歸檔的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制度，把思想轉(zhuǎn)變和制度及國家的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合起來，才能真正做好公司檔案數(shù)字化工作。

（五）采取有力措施保證檔案信息安全。檔案工作人員在電子信息化建設(shè)過程中，要增強(qiáng)檔案信息安全意識(shí)，對(duì)于已經(jīng)通過掃描實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的傳統(tǒng)文件，應(yīng)繼續(xù)按照紙質(zhì)檔案保護(hù)的規(guī)定做好原件保管工作。對(duì)于數(shù)據(jù)應(yīng)用、物理環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、利用權(quán)限、終端安全和移動(dòng)介質(zhì)各方面的安全防護(hù)，我們要向檔案管理系統(tǒng)軟件公司提出明確要求，通過軟件公司的技術(shù)處理保障電子檔案信息安全。對(duì)于安全管理方面，我們要通過完善安全管理制度，加強(qiáng)管理人員的安全管理，強(qiáng)化安全運(yùn)維管理，落實(shí)商密保護(hù)的方式進(jìn)行保護(hù)。另外要做好電子文件的備份體系，執(zhí)行“一套封存保管、一套異地保管、一套提供利用”的多備份異地存放制度，并定期檢查備份數(shù)據(jù)。

三、結(jié)語

企業(yè)數(shù)字檔案室的建立是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)和管理方式的全面革新，是數(shù)據(jù)價(jià)值與檔案價(jià)值的有機(jī)統(tǒng)一。因此，只有從領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理人員直至普通工作人員都樹立起“數(shù)據(jù)等于檔案、檔案等于企業(yè)財(cái)富”的觀念，才能把數(shù)字化檔案工作做好，才能促使檔案為企業(yè)提供可靠的運(yùn)行和決策保障。