文/青島黃海學(xué)院 于永梅 張勇

學(xué)生檔案是記錄學(xué)生個(gè)人基本信息、學(xué)業(yè)成績、獎(jiǎng)勵(lì)榮譽(yù)、黨團(tuán)關(guān)系等內(nèi)容的重要資料，無論是升學(xué)、參軍、出國，還是考研、考公、入職，以及工作調(diào)動(dòng)、社會(huì)保險(xiǎn)繳納、退休手續(xù)辦理等，都有重要的作用。學(xué)生檔案管理是民辦高校管理工作的重要組成部分，民辦高校要提高對學(xué)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，改進(jìn)方式方法，創(chuàng)新工作路徑，不斷提升學(xué)校的管理能力和服務(wù)水平。

一、民辦高校學(xué)生檔案管理工作的意義

（一）能夠記錄學(xué)生的個(gè)人成長。學(xué)生在大學(xué)期間的檔案是高中之前個(gè)人檔案的延續(xù)。大學(xué)階段是學(xué)生個(gè)人成長的重要階段，而學(xué)生檔案主要記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、入黨入團(tuán)信息，參加社團(tuán)活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐的信息，參加比賽、獲得榮譽(yù)的信息，健康體檢、獎(jiǎng)勵(lì)處分等信息。民辦高校加強(qiáng)對學(xué)生檔案的管理，真實(shí)、客觀地記錄這些信息，對學(xué)生大學(xué)期間的個(gè)人成長，對畢業(yè)以后乃至一生的發(fā)展都有重要意義。

（二）能夠促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展。學(xué)生接受大學(xué)教育，除了要按照規(guī)定完成相關(guān)專業(yè)的學(xué)習(xí)外，還有更多鍛煉自我、發(fā)展自我的渠道。因此，每個(gè)大學(xué)生都希望個(gè)人檔案里有更加豐富的內(nèi)容，更加翔實(shí)的記錄，希望通過大學(xué)幾年的教育學(xué)習(xí)經(jīng)歷，讓自己各方面有更加全面的發(fā)展，為今后的工作、學(xué)習(xí)和生活積淀資本。民辦高校加強(qiáng)對學(xué)生檔案的管理，一定程度上可以激發(fā)學(xué)生發(fā)展的積極性和主動(dòng)性。

（三）能夠?yàn)橛萌藛挝惶峁┍憷?。隨著國家人才戰(zhàn)略的不斷實(shí)施，用人單位越來越重視所招聘高校畢業(yè)生的綜合素質(zhì)、能力和水平。結(jié)合單位用人需求和社會(huì)就業(yè)形勢，很多民辦高校通過開展校企合作、訂單培養(yǎng)、校園招聘等模式促進(jìn)學(xué)生就業(yè)，幫助企業(yè)引進(jìn)優(yōu)秀人才。民辦高校加強(qiáng)對學(xué)生檔案的管理，能夠更好地為校企合作、訂單培養(yǎng)單位掌握學(xué)生情況提供便利，能夠?yàn)閷W(xué)生精準(zhǔn)就業(yè)提供及時(shí)方便的服務(wù)。

（四）能夠?yàn)閷W(xué)校積累校友資源。學(xué)校的社會(huì)口碑和影響力，在一定程度上取決于其畢業(yè)生為社會(huì)所作的貢獻(xiàn)。民辦高校發(fā)展時(shí)間較短，畢業(yè)生數(shù)量相對較少，其質(zhì)量與公辦學(xué)校相比存在一定的差距。民辦高校加強(qiáng)對學(xué)生檔案的管理，能夠讓學(xué)生感受到自己在學(xué)校所受到的尊重，提升學(xué)生對學(xué)校的認(rèn)可度，在一定程度上可以提高學(xué)校的社會(huì)影響力，提高已經(jīng)畢業(yè)校友的自信心和自豪感，為學(xué)校積累校友資源。

（五）能夠體現(xiàn)學(xué)校的管理水平。學(xué)生檔案管理，是民辦高校學(xué)生管理工作的重要內(nèi)容，是學(xué)校管理工作的重要組成部分。相較學(xué)校的其他管理工作，學(xué)生檔案管理的內(nèi)容更多，覆蓋面更廣，材料更復(fù)雜，管理的難度更大，牽扯所有學(xué)生個(gè)人的切實(shí)利益，不能有一絲一毫的馬虎。對民辦高校而言，管理好學(xué)生檔案，在一定程度上能夠很好地展現(xiàn)學(xué)校管理能力，能夠充分體現(xiàn)學(xué)校的綜合管理水平。

二、民辦高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）管理意識(shí)不強(qiáng)，管理機(jī)制缺乏全面性。民辦高校由于辦學(xué)時(shí)間大多較短，對于學(xué)生檔案的重要性認(rèn)識(shí)還不夠，管理意識(shí)不強(qiáng)。沒有將學(xué)生檔案管理工作作為學(xué)校重要的管理內(nèi)容納入總體規(guī)劃，學(xué)生檔案管理工作相關(guān)制度不健全，學(xué)生檔案的入檔材料內(nèi)容沒有明確的規(guī)定，學(xué)生檔案管理沒有專職的人員負(fù)責(zé)，學(xué)生檔案沒有足夠的、符合要求的存放場所，學(xué)生檔案管理工作經(jīng)費(fèi)得不到保障。

（二）管理責(zé)任不明確，管理部門缺乏協(xié)同性。民辦高校學(xué)生檔案管理工作責(zé)任不明確。有些民辦高校由學(xué)生工作部門統(tǒng)一管理，有些民辦高校由檔案管理部門統(tǒng)一管理，有些民辦高校由招生或者就業(yè)部門統(tǒng)一管理，還有些民辦高校由各二級(jí)教學(xué)單位自行管理。同時(shí)，不同部門之間形成的學(xué)生檔案沒有專門的部門進(jìn)行定時(shí)收集，部門之間缺乏協(xié)同性，檔案的入檔完整性、查閱利用率均受到影響。

（三）管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，管理工作缺乏連續(xù)性。民辦高校學(xué)生檔案從高考錄取提檔到畢業(yè)調(diào)出，要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，涉及很多部門，牽扯很多教職員工。受辦學(xué)體制機(jī)制影響，民辦高校教職員工流動(dòng)性相對較大，部門之間、崗位之間的人員調(diào)整相對較快。學(xué)生在校三年或者四年期間，其個(gè)人檔案可能經(jīng)過多個(gè)部門、多人之手，在移交、充實(shí)、調(diào)取、查閱、轉(zhuǎn)接等各個(gè)環(huán)節(jié)和時(shí)間段中缺乏連續(xù)性。

（四）管理技術(shù)不先進(jìn)，管理手段缺乏及時(shí)性。民辦高校學(xué)生檔案的內(nèi)容較多，涉及方方面面，牽扯多個(gè)部門，檔案資料相對零散，收集方式不盡相同，教學(xué)成績學(xué)期末統(tǒng)一集中入檔，黨團(tuán)材料發(fā)展程序結(jié)束后入檔，其他各種材料自行收集單獨(dú)入檔等。各高校雖然在一定程度上推行了學(xué)生管理的信息化，但學(xué)生檔案管理技術(shù)還沒有達(dá)到隨時(shí)收集、錄入、歸檔、查詢的信息化程度，管理缺乏及時(shí)性。

（五）管理程序不規(guī)范，管理信息缺乏安全性。民辦高校學(xué)生檔案管理由于缺乏制度、人員、技術(shù)等保障，管理過程中對于檔案的記錄、入檔、查詢、借閱、移交、轉(zhuǎn)接等沒有明確的操作規(guī)范，什么資料可以查詢，什么人員可以借閱，移交部門要進(jìn)行哪些登記，轉(zhuǎn)接過程需要如何審批等沒有嚴(yán)格的程序規(guī)定。這在一定程度上導(dǎo)致學(xué)生檔案的管理缺乏保密性，學(xué)生個(gè)人信息的安全性存在極大的隱患。

三、加強(qiáng)民辦高校學(xué)生檔案管理工作的路徑

（一）提高學(xué)生檔案管理工作思想意識(shí)。學(xué)生檔案的真實(shí)性和完整性，直接影響著學(xué)生的個(gè)人發(fā)展，影響著學(xué)校的管理水平，影響著社會(huì)公信力的提升。民辦高校要提高對學(xué)生檔案管理工作的重視，從立德樹人的高度提高大局意識(shí)，各行政部門及教學(xué)單位要從以人為本的角度提高責(zé)任意識(shí)，各級(jí)檔案管理員要從職業(yè)道德的角度提高服務(wù)意識(shí)。民辦高校要提高學(xué)生從入校檔案調(diào)入到畢業(yè)檔案調(diào)出整個(gè)環(huán)節(jié)閉環(huán)管理意識(shí)。同時(shí)，民辦高校學(xué)生個(gè)人要有對自己負(fù)責(zé)的態(tài)度，提高對自己檔案的重視程度。

（二）健全學(xué)生檔案管理工作體制機(jī)制。民辦高校要明確學(xué)生檔案管理工作部門，根據(jù)各部門的工作職責(zé)確定不同部門在學(xué)生檔案管理工作中的具體任務(wù)，要建立健全學(xué)生檔案管理工作相關(guān)規(guī)章制度，使學(xué)生檔案管理工作有章可循，有法可依，要在相關(guān)部門配備專門的學(xué)生檔案管理工作崗位，使這項(xiàng)工作有人管、有人干，建立多層級(jí)、網(wǎng)格化、閉環(huán)式管理體系。要加大對學(xué)生檔案管理工作的財(cái)力投入，健全配備基本的硬件設(shè)備、軟件保障以及規(guī)劃設(shè)計(jì)專門的學(xué)生檔案管理場所等方面的機(jī)制。

（三）優(yōu)化學(xué)生檔案管理工作人員隊(duì)伍。學(xué)生檔案管理工作看似簡單，其實(shí)對管理員的道德素質(zhì)、綜合能力、業(yè)務(wù)水平等都有較高的要求。民辦高校要重視學(xué)生檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，除了要設(shè)置專門崗位外，還要配備專職工作人員，并對其進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，使其成為專業(yè)化管理隊(duì)伍。要加強(qiáng)學(xué)生檔案管理人員之間的相互溝通和配合，保證學(xué)生檔案閉環(huán)管理系統(tǒng)的完整性。要對學(xué)生檔案管理人員給予更多的人文關(guān)懷，使其在崗位上有順暢的晉升空間，以確保隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

（四）構(gòu)建學(xué)生檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)。民辦高校相對公辦高校，其信息化建設(shè)速度相對較慢，信息化程度相對較低。作為民辦高校管理工作的重要組成部分，學(xué)生檔案管理工作的信息化改革應(yīng)該逐漸被重視起來。民辦高校要充分利用學(xué)?，F(xiàn)有的學(xué)生管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、后勤服務(wù)系統(tǒng)等信息化網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生在校期間檔案的收集、入檔、查詢、調(diào)取等功能的信息化，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案電子化管理，不僅可以提高管理效率，提升管理水平，在一定程度上還可以為民辦高校節(jié)約學(xué)生管理工作的人力物力。

（五）建立學(xué)生檔案管理規(guī)范化程序。學(xué)生檔案是學(xué)生個(gè)人重要的資料信息，保證其安全性是管理工作的首要任務(wù)。鑒于以上民辦高校學(xué)生檔案管理工作中存在的各類問題，同時(shí)，受互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的影響，網(wǎng)絡(luò)安全問題堪憂，學(xué)生檔案管理的安全性存在一定的隱患。民辦高校要進(jìn)一步明確、細(xì)化工作流程，分類、規(guī)范工作程序，確保學(xué)生檔案不易出錯(cuò)、不會(huì)出錯(cuò)、不能出錯(cuò)。同時(shí)，要從學(xué)校層面建立健全學(xué)生檔案管理工作的批準(zhǔn)、授權(quán)、問責(zé)等機(jī)制，從渠道上使學(xué)生檔案管理程序規(guī)范化。

民辦高校要從提高學(xué)校管理水平、提升學(xué)生滿意度的高度重視學(xué)生檔案管理工作，按照國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的要求，建立健全體制機(jī)制，配齊配強(qiáng)管理隊(duì)伍，構(gòu)建完善的信息化管理體系，使學(xué)生檔案管理工作制度化、規(guī)范化、安全化。同時(shí)，要注意做好特殊學(xué)生檔案管理工作，不斷促進(jìn)學(xué)校改革發(fā)展。