黃晶晶

摘要：行政管理部門是單位的“大后方”，加強(qiáng)單位的行政管理力度，能夠有效提高單位整體辦公效率，對(duì)于企業(yè)單位的發(fā)展有重要的意義。信息化管理能夠運(yùn)用于行政管理部門的方方面面，如檔案的整理、部門的交流協(xié)調(diào)、信息的傳遞及單位的宣傳建設(shè)等，信息技術(shù)的運(yùn)用，能夠有效提高辦公效率與水平，進(jìn)而推進(jìn)單位整體的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：信息化;管理;行政管理

信息化管理是以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，把現(xiàn)代信息技術(shù)和先進(jìn)管理理念進(jìn)行融合，以此優(yōu)化現(xiàn)有的生產(chǎn)、經(jīng)營、業(yè)務(wù)流程，在綜合單位各類資源的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化配置，提升整體的工作效率。行政管理部門提升信息化管理水平后，能夠進(jìn)一步優(yōu)化管理效率、辦公安全性，而這也是當(dāng)下行政管理部門的重要方式。特別是對(duì)于科研單位來講，直接與其競爭力水平掛鉤。

一、信息化管理在行政管理工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀

當(dāng)下，整體的信息化發(fā)展水平是很快的，此種背景下，行政管理部門的整體信息化管理水平也有了相應(yīng)的提升，當(dāng)下雖有相應(yīng)的成功，不過仍有很多需解決的問題。首先，整體基礎(chǔ)設(shè)備完善度偏低。目前所使用的各類行政管理水平相對(duì)傳統(tǒng)，且相關(guān)人員在此方面的關(guān)注度不高，基礎(chǔ)設(shè)施方面的配套度也較低，此種狀況下便無法進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)管理。其次，相關(guān)軟件的開發(fā)力度較弱。目前，辦公信息化管理軟件的更新速度偏慢，其中所囊括的功能較少，由此也使得軟件安全性無法得到保障，甚至?xí)欢ǔ潭壬显斐尚畔①Y源無法共享，還可能發(fā)生泄密情況。再次，整體管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范度偏低。當(dāng)下的信息化管理模式完善度偏低，其中的標(biāo)準(zhǔn)不夠完善，執(zhí)行力度也較多，相關(guān)職能部門間無法進(jìn)行高效化的交流。最后，缺少配套的專業(yè)人才。行政管理當(dāng)中的信息化管理人才較少，且現(xiàn)存的信息管理人員年紀(jì)偏大，對(duì)處于科技前端的各類技術(shù)了解度偏低，設(shè)備操作方面水平也較弱。僅存的一些信息技術(shù)人員的工作責(zé)任意識(shí)偏低，工作的效率、效果不如意。這均是當(dāng)下信息化管理工作當(dāng)中必須解決的幾大問題。

二、信息化管理在行政管理工作中的重要性分析

在信息技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展的基礎(chǔ)上，單位信息化發(fā)展也需納入更多的技術(shù)應(yīng)用，且需按照現(xiàn)狀展開全面化的評(píng)估，以此得到針對(duì)性的解決方案，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的監(jiān)管。建設(shè)單位要獨(dú)立進(jìn)行整個(gè)信息化系統(tǒng)課題的研究，從而達(dá)到適合單位實(shí)現(xiàn)信息化的正確方法。單位應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)思維觀念，分析信息化當(dāng)中的各類問題，在綜合配置技術(shù)、市場、人力等各類資源的基礎(chǔ)上，提升單位管理機(jī)制完善程度，在進(jìn)行文化建設(shè)的基礎(chǔ)上提高工作人員熱情。除此之外，管理層相關(guān)人員的整體素質(zhì)也需提升，員工責(zé)任感日益強(qiáng)烈、員工的權(quán)利日益清晰，從而能達(dá)到單位獲得健康、長期、穩(wěn)定發(fā)展的目的。

三、信息化管理在行政管理工作中的應(yīng)用策略

（一）文件管理應(yīng)用

很長時(shí)間以來，文件管理使用的是紙質(zhì)文件模式。在技術(shù)、辦公方式進(jìn)一步改進(jìn)發(fā)展的基礎(chǔ)上，傳統(tǒng)化的文件管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)代的要求。此類工作使用的大多是人工方式，在時(shí)間逐步推移的基礎(chǔ)上，其各類缺點(diǎn)也開始展現(xiàn)出來;紙質(zhì)文件管理便捷性偏低，很容易出現(xiàn)丟失、損壞等狀況，且進(jìn)行查找及內(nèi)容追溯時(shí)難度較大，需投入的人力與費(fèi)用也較多。由此，文件的人工管理是當(dāng)下必須優(yōu)化的內(nèi)容，對(duì)此需搭建起完善化、高效化的文件信息化管理體系，這樣才能更好地優(yōu)化管理水平，提高信息化程度。此處需綜合使用信息處理技術(shù)與相關(guān)設(shè)備，取代之前的人工化管理，如通過內(nèi)部郵件系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等均能夠進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，也能夠很好地節(jié)約各類成本。這樣即使大家處于不同的區(qū)域，同樣可借助平臺(tái)登錄的方式來優(yōu)化整體的辦公質(zhì)量與水平。

（二）印章管理應(yīng)用

印章屬于行政管理當(dāng)中十分重要的內(nèi)容。對(duì)于印章管理工作來講，必須有專人管理，并且需要逐級(jí)的進(jìn)行審批簽字，無法隨時(shí)進(jìn)行用章;印章隨著時(shí)間的流逝，用章時(shí)間、文件內(nèi)容、審批人、經(jīng)辦人，也會(huì)出現(xiàn)模糊不清;防偽標(biāo)志也不明顯，無法保護(hù)數(shù)據(jù)信息的正確性。因此，在信息日益發(fā)展的社會(huì)，應(yīng)實(shí)施電子印章，實(shí)現(xiàn)行政管理的信息化。給員工提供更好地辦公環(huán)境，也使工作更加便利。第一，借助身份認(rèn)證方式，提高操作人員與崗位之間的匹配程度，在確保人員可控的基礎(chǔ)上降低風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。電子印章的使用減少了紙質(zhì)簽字及蓋章等步驟，也是對(duì)資源的一種有效化使用，并進(jìn)一步優(yōu)化了工作流程，減少了管理成本的支出。系統(tǒng)各級(jí)部門之間進(jìn)行信息溝通，能夠有效提升工作效率，優(yōu)化行政管理整體的信息化水平。

（三）檔案管理應(yīng)用

在時(shí)代進(jìn)一步發(fā)展的基礎(chǔ)上，信息技術(shù)水平也有了很大程度地提升。從辦公檔案管理方面來看，信息化操作也是必然的發(fā)展趨勢(shì)。不過就當(dāng)下的信息技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r來看，整體的檔案工作信息化管理水平狀況較差，推進(jìn)進(jìn)程也相對(duì)緩慢。

1. 加大領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作信息化的認(rèn)識(shí)

檔案管理工作的負(fù)責(zé)人可以多向領(lǐng)導(dǎo)層宣傳自己部門的工作內(nèi)容，定期向領(lǐng)導(dǎo)交一份部門工作匯報(bào)或者工作計(jì)劃書，讓領(lǐng)導(dǎo)更加深入地了解到檔案管理工作的主要內(nèi)容和重要性。改變領(lǐng)導(dǎo)過去對(duì)檔案管理工作的看法，引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視。檔案管理部門的管理者應(yīng)鼓勵(lì)本部門的員工積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)能力，引起領(lǐng)導(dǎo)的注意力。

2. 提高檔案管理工作者的整體素質(zhì)

對(duì)于任何部門的發(fā)展來講，均需高素質(zhì)的人才團(tuán)隊(duì)為其做保障。若想構(gòu)建專業(yè)能力強(qiáng)的信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)，便需關(guān)注這類人員自身的工作素養(yǎng)，在推動(dòng)其參加各類專業(yè)培訓(xùn)內(nèi)容的基礎(chǔ)上，提升整體的檔案管理專業(yè)性水平。所以，便需就員工素質(zhì)給出標(biāo)準(zhǔn)，讓員工在優(yōu)化能力水平的基礎(chǔ)上提升道德水平。除此之外，其專業(yè)知識(shí)水平也需進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，因檔案管理工作與很多工作均有關(guān)聯(lián)，一旦其中出現(xiàn)問題，便會(huì)造成系列性問題的出現(xiàn)。

3. 靈活運(yùn)用信息系統(tǒng)

檔案管理信息系統(tǒng)的使用能夠最大程度上優(yōu)化辦公檔案信息資源的使用效率。借助信息化方式，檔案載體從之前的紙質(zhì)版轉(zhuǎn)變至電子版，而電子檔案的存儲(chǔ)方式也是多樣的，如光盤、磁盤等。自紙質(zhì)版至電子版的發(fā)展過程中，檔案種類開始增多，相應(yīng)的時(shí)間跨度也逐步增大，由此便使得檔案管理工作出現(xiàn)了一定的問題。所以，對(duì)于管理人員來講，必須良好使用檔案管理信息系統(tǒng)。這樣不僅能提升工作效率，還能夠減少各類不必要問題的出現(xiàn)，同時(shí)也會(huì)讓各項(xiàng)工作變得更便捷化。

4. 挖掘檔案的服務(wù)潛在價(jià)值

對(duì)于單位來講，檔案與資源二者間的關(guān)聯(lián)是十分密切的，很多內(nèi)容均是直接包含于檔案中。開展檔案管理的主要目的是為單位能夠提供更便捷性、高效性的服務(wù)，但是當(dāng)下來看，諸多的單位管理人員在檔案管理方面關(guān)注的僅僅是管理，其中各類資源的整體利用程度卻較低。所以，必須關(guān)注檔案價(jià)值的挖掘，這樣才能夠?qū)で髾n案服務(wù)方面的潛能，更好地讓檔案管理人員進(jìn)行資源發(fā)掘，進(jìn)而在逐步優(yōu)化檢索工具的基礎(chǔ)上，讓員工有更多的方式獲取檔案資源，提升檔案服務(wù)，展現(xiàn)出檔案管理工作的效用。對(duì)于檔案管理工作的信息化發(fā)展來講，相關(guān)人員必須關(guān)注企業(yè)的原始信息狀況，在進(jìn)行針對(duì)性優(yōu)化的基礎(chǔ)上，變成切實(shí)有用的檔案信息。

（四）行政管理方面的應(yīng)用

關(guān)于信息化行政管理，其中主要涉及兩方面內(nèi)容：第一，行政管理方面的信息化，在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上，必須動(dòng)用所有的信息數(shù)據(jù)資源，在綜合分析資本、信息與物流等基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)信息化的擴(kuò)展應(yīng)用。以此來提升管理現(xiàn)代化水平;第二，信息化方面的行政管理，也就是通過明確的信息表達(dá)與傳輸，明確信息產(chǎn)業(yè)的具體發(fā)展走向，以此來保證信息化發(fā)展各項(xiàng)工作的合理、合法化發(fā)展。

就行政管理當(dāng)中涉及到的組織、指揮與創(chuàng)新等理念來講，本質(zhì)上即是對(duì)各類信息進(jìn)行整合后得到的理念，借助對(duì)信息數(shù)據(jù)的了解與分析，能夠進(jìn)一步提升行政管理的效率。關(guān)于管理理念的信息化發(fā)展，屬于管理機(jī)構(gòu)與管理者逐步邁向現(xiàn)代化的過程。在行政管理水平進(jìn)一步完善的基礎(chǔ)上，單位方面需將公眾服務(wù)逐步轉(zhuǎn)移至網(wǎng)絡(luò)，這樣不僅能夠減少其中各類環(huán)節(jié)的重復(fù)，還可以提升各個(gè)環(huán)節(jié)間的溝通效率，進(jìn)而在進(jìn)行資源分配、優(yōu)化配置的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)組織的聯(lián)動(dòng)重組。

在信息化管理技術(shù)不斷發(fā)展、信息基礎(chǔ)設(shè)施水平逐步完善的基礎(chǔ)上，各類創(chuàng)新管理辦法也應(yīng)運(yùn)而生。網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境的發(fā)展導(dǎo)致更多的管理職能能夠很好的借助網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn);管理方式當(dāng)中更多納入市場機(jī)制，以此實(shí)現(xiàn)管理社會(huì)化與服務(wù)的市場化發(fā)展。除此之外，還可將現(xiàn)代單位管理當(dāng)中涉及到的各類辦法，如投入產(chǎn)出等內(nèi)容放置于政管理中。借助現(xiàn)代管理辦法與手段的優(yōu)化來提升管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)組織、部門間的管理體系的創(chuàng)新發(fā)展。借助智能化平臺(tái)，在完善行政管理流程的基礎(chǔ)上，將傳統(tǒng)程序轉(zhuǎn)變成多部門聯(lián)動(dòng)，以此來最大程度上提升行政管理的效率水平。

（五）宣傳方面的應(yīng)用

單位信息化是一場深刻的革命和艱巨復(fù)雜的系統(tǒng)工程，沒有一大批、一代甚至幾代高素質(zhì)、復(fù)合型的信息化人才是不可能完成的。由于我國各類單位本身就存在對(duì)信息化認(rèn)識(shí)不夠的問題，在單位內(nèi)部也未注重對(duì)員工信息化技術(shù)方面知識(shí)的專門培訓(xùn)，所以信息化基礎(chǔ)知識(shí)的普及宣傳工作極為重要。當(dāng)然，對(duì)信息化技術(shù)方面的人才培訓(xùn)也是相當(dāng)重要的，可以通過建立一些試點(diǎn)部門，選定一些院校和社會(huì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)來進(jìn)行信息技術(shù)專業(yè)人才培訓(xùn)。還可以利用圖書、期刊和相關(guān)資料成立一個(gè)信息管理中心來鼓勵(lì)吸引更多的人加入到學(xué)習(xí)行列中，努力培養(yǎng)一大批專業(yè)人才。

四、結(jié)語

信息化管理的運(yùn)用，能夠簡化行政管理工作效率，不僅在對(duì)信息的處理中能夠簡化步驟，還能為日后的查找提供便捷的服務(wù);部門間交流變得緊密，信息傳達(dá)速度加快，也是依仗于信息化管理完成，信息化管理在未來種類單位發(fā)展中占據(jù)著核心競爭力的地位，同時(shí)在信息時(shí)代，時(shí)間就是金錢，信息技術(shù)的運(yùn)用節(jié)省了時(shí)間實(shí)際上也就是節(jié)約了金錢，為單位發(fā)展作出貢獻(xiàn)。只有不斷推進(jìn)行政管理部門的信息化發(fā)展，才能使單位的發(fā)展有源源不斷的動(dòng)力，提高行政辦公效率，進(jìn)而提高工作效率。

盡管信息化管理在行政管理中發(fā)揮著重要作用，但在行政管理部門信息化進(jìn)程中要加強(qiáng)安全意識(shí)，信息安全將成為行政管理部門信息化的重要威脅，信息化進(jìn)程不僅在于短期的建立，更在于長期的維護(hù)。信息化是單位發(fā)展的必然趨勢(shì)，加強(qiáng)行政管理部門的信息化進(jìn)程，能夠提高單位辦公效率，是單位改革中不容忽視的部分。

文獻(xiàn)參考：

電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2001.

（作者單位：福建省計(jì)量科學(xué)研究院）