摘要：隨著信息化不斷發(fā)展，大多數(shù)辦公室中實施現(xiàn)代化技術(shù)，優(yōu)化各項工作，但大多數(shù)辦公室的檔案管理內(nèi)容結(jié)構(gòu)上保留傳統(tǒng)模式，對于如何提升辦公室檔案管理工作效率的問題，已經(jīng)是目前辦公室管理過程中存在的主要問題之一，其管理水平影響單位整體水平，制定有效的措施才能逐漸提升工作效率。本文中將對辦公室的檔案管理工作效率的思考分析。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率

引言

對于辦公室資料收集、整理以及保存等工作，檔案管理已經(jīng)是重要的工作內(nèi)容之一，有規(guī)劃的管理檔案，以便日后工作的查詢，單位的工作效率高低與辦公室的檔案管理效率有著密不可分的關(guān)系。每個辦公人員都要充分了解檔案管理的重要性，針對檔案的管理改良完善措施，在檔案管理工作中，需要不斷創(chuàng)新以滿足辦公日常需求。

一、做好檔案管理的必要性

（一）辦公室檔案管理原則

辦公室的檔案管理是單位核心工作，也是輔助其他工作的重要憑證，要充分發(fā)揮檔案的重要性，以三個原則為中心展開思考：1、嚴謹性：在進行辦公室檔案管理時，工作人員要恪守工作的嚴謹性，充分關(guān)注檔案歸檔、分類過程中的細節(jié)，現(xiàn)在企業(yè)和單位的主要經(jīng)營模式各不相同，但都運用精細化管理模式，在檔案管理方面也應(yīng)精細化管理，確保檔案信息發(fā)揮出最優(yōu)化的價值。2、準確性：檔案管理的原則多樣化，但準確性是其重中之重，在檔案進行管理過程中，一定要確保檔案內(nèi)容記錄的準確性，如工作人員在保管檔案時，不能進行準確的分類記錄，就無法發(fā)揮檔案管理的特性。3、高效化：辦公室檔案隨著科學化辦公不斷發(fā)展，其管理方式也逐步進入高效化，重視掌握信息化的管理工具，是當前辦公室檔案管理高效化發(fā)展的重要途徑，通過高效的科學信息技術(shù)，不斷加強檔案管理的重要性，有效提升工作效率[1]。

（二）辦公室檔案管理的必要性

辦公室的檔案作為單位內(nèi)部重要的資料，真實有效的記錄辦公室內(nèi)各項的內(nèi)容，是輔助辦公工作的文檔，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾方面：1、辦公室檔案真實記錄單位內(nèi)部的工作狀態(tài)，為后續(xù)工作提供參考性，對單位內(nèi)部的工作效率提供有效幫助。2、辦公室檔案管理的同時為其他方面的工作提供有效的服務(wù)基礎(chǔ)，通過對辦公室檔案的管理，可以幫助需求人員了解單位的基本情況，以此制定更科學有效的計劃，使檔案管理手段更加規(guī)范化、制度化[2]。

二、辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）缺乏高質(zhì)量的管理人員

辦公室檔案管理，是一項簡單又重要的工作，但對于現(xiàn)在的辦公檔案管理規(guī)模來說，受多種因素影響，大多數(shù)辦公室管理人員缺乏對檔案管理重要性的意識，許多從事檔案管理的工作人員并非專業(yè)出身，多數(shù)情況是將企業(yè)內(nèi)部年紀較大的人員分配到檔案管理工作崗位，這些管理人員都不具備檔案管理專業(yè)教育背景，并未構(gòu)建良好的管理意識，在日常參與工作的文檔管理過程中存在一定不足，無法及時察覺管理出現(xiàn)的各種錯誤，在一定程度上影響著我國辦公室檔案管理工作的質(zhì)量水平。

（二）檔案管理制度落后

我國大多數(shù)企業(yè)存在辦公室檔案管理落后的現(xiàn)象，由于管理人的重視程度不夠，通常無法秉承科學合理化的思想意識，不按照檔案管理制度體系進行，以至于諸多辦公室檔案資料未得到有效分類保存，長期隨意堆放，管理人員沒有對其進行合理規(guī)劃和管理，都會給以后的工作帶來一定的難度，如管理人員對檔案管理沒有規(guī)劃出明確的制度，就不能確保辦公室檔案管理制度能有達到最理想的效果[3]。

（三）新技術(shù)，新硬件投入少

隨著現(xiàn)在辦公的科學化進步，辦公室檔案管理工作需要引進新技術(shù)，就目前來說，大多數(shù)辦公室都采用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，缺少科學性管理模式，使單位借閱檔案的步驟過于繁瑣。只有新技術(shù)的引入，才能不斷提升工作效率，利用計算機網(wǎng)絡(luò)進行分類、歸檔。替換傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式檔案管理，執(zhí)行規(guī)范化和科學化的管理制度體系。

三、如何提高辦公室檔案管理工作效率

（一）樹立檔案管理工作的基本意識

對于管理制度不完善的工作單位來說，檔案管理制度的增強，不僅要落實到實踐中，還要保障辦公室的檔案管理工作高效運行。有效改善辦公室檔案管理的工作效率，促進管理人員在日常工作中的工作效率，積極樹立檔案管理工作的基本意識，提升管理人員對工作重要性的認知，秉承對工作的職責，合理計劃辦公室檔案能夠在任何時刻輔助其他工作的方案，提升辦公室檔案管理工作在具體運行過程中的質(zhì)量水平。

（二）提升檔案管理人員的專業(yè)水平

辦公室檔案管理的工作效率和管理人員的專業(yè)水平有著息息相關(guān)的關(guān)聯(lián)，積極招聘具有檔案管理專業(yè)背景的人員，也要定期加強辦公室檔案管理人員的基礎(chǔ)理論知識，定期組織檔案管理人員參與檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)，使其掌握豐富的檔案管理知識，運行專業(yè)知識展開實踐，從思想上給予重視，開展培訓(xùn)工作提升實踐技能，確保辦公室管理工作能夠達到最理想的效果。

（三）制定科學化的管理體系

想要提升辦公室檔案管理工作的實施效率，應(yīng)當在管理工作中根據(jù)實際需求開展相應(yīng)的組織工作，制定規(guī)范性的制度體系，實施過程中控制檔案信息的真實性和嚴謹性。打破傳統(tǒng)模式，引進新管理辦法，通過先進的檔案管理工具，讓辦公室檔案管理順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，確保管理工作順利有效的進行。

結(jié)束語

辦公室的檔案管理是單位的基本工作，也是重要的核心工作，如若辦公室檔案管理存在水平較低問題，則會對事業(yè)單位發(fā)展起到直接影響，對于如何提高檔案管理工作效率的策略，制定科學化的策略和提高管理人員的專業(yè)性這二者缺一不可，有效解決單位現(xiàn)有的辦公室檔案問題，促進檔案管理工作的質(zhì)量水平提升，保障辦公室檔案管理工作順利取得最佳理想效果。

參考文獻：

[1]王珊.提高辦公室檔案管理工作效率的思考研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（09）：87..

[2]李婧.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（16）：6+12

[3]楊海霞.提升辦公室文書檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（17）：189.

作者簡介：朱愛心（1968.01-），男，山東莒南人，臨沂市商務(wù)發(fā)展服務(wù)中心助理館員。