文·王岳

2014年中辦、國辦聯(lián)合印發(fā)《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)〔2014〕15號），明確提出“推廣政府購買服務，凡屬事務性管理服務，引入競爭機制，通過合同、委托等方式向社會購買”，企業(yè)可參照此意見執(zhí)行。2017年《檔案服務外包工作規(guī)范（DAT 68—2017）》指出，檔案外包服務包括檔案整理服務等業(yè)務類型。國網(wǎng)山東省電力公司結合公司檔案管理情況，進行了兩年檔案整理業(yè)務購買服務研究，歸檔質(zhì)量較好，現(xiàn)將有關經(jīng)驗總結為“十步工作法”介紹如下。

一、檔案整理服務職責分工

為保證購買服務項目的順利進行，國網(wǎng)山東省電力公司對購買服務流程進行了總結，厘清業(yè)務邊界，確定各業(yè)務部門、辦公室、檔案中介機構分工與職責。

1.各業(yè)務部門：負責在嚴格遵守“誰主管、誰負責，誰形成、誰整理”原則的基礎上，進行檔案的收集、鑒定、移交等管理性工作。

2.辦公室：負責確定服務廠商和檔案業(yè)務指導監(jiān)督。

3.檔案中介機構：負責對檔案進行修整、拍照、組件、裝訂、編頁、分類、排列、編號、編目、組卷、刻盤、沖洗、裝盒、消毒、入庫以及系統(tǒng)著錄等事務性的整理工作。

以管理類檔案為例，各部門完成應歸檔文件的打印、蓋章、簽字環(huán)節(jié)，劃定保管期限，并確定可以交由檔案中介機構整理的文件及目錄，以后的檔案整理環(huán)節(jié)由檔案中介機構完成。涉密文件由各部門按照原模式在檔案中介機構整理工作完成后規(guī)定時間內(nèi)自行整理歸檔。

二、檔案整理服務“十步工作法”工作流程

（一）辦公室統(tǒng)一部署年度歸檔工作

下發(fā)歸檔通知，指導各部門開展檔案收集和鑒定工作，提供檔案整理場地，并對檔案中介機構業(yè)務人員進行培訓，提出工作要求。保密辦對涉密人員進行教育培訓，指導各部門準確掌握公司秘密范圍，防止將涉密檔案交由檔案中介機構整理。

（二）各部門收集鑒定應歸檔文件

各部門主要負責人要親自把關，部署本部門年度歸檔工作，綜合處全面分析本部門文件材料歸檔范圍，加強文件材料收集工作的前期策劃、中期協(xié)調(diào)、后期審核，各業(yè)務處做好文件材料的日常收集工作，并及時向部門檔案員歸檔。各部門梳理本部門應歸檔文件清單，準確劃分保管期限，并根據(jù)公司保密等有關規(guī)定，合理確定購買服務檔案范圍。為防止公司核心業(yè)務信息泄露，部門主要負責人要親自審核把關，確定范圍。

（三）各部門與檔案中介機構辦理交接

各部門將購買服務范圍檔案紙質(zhì)版、電子版（系統(tǒng)公文系統(tǒng)推送）向檔案中介機構辦理交接，并提供本部門數(shù)字辦公室系統(tǒng)賬號。交接目錄一式三份，雙方各執(zhí)一份，辦公室備案一份。為準確界定檔案中介機構業(yè)務量，并評估服務質(zhì)量，各部門在向檔案中介機構交接文件時，應保證文件內(nèi)容結構的完整，簽字蓋章齊全。

（四）檔案中介機構開展整理工作。按照《歸檔文件整理規(guī)則》《國家電網(wǎng)公司文書檔案整理規(guī)則》等有關要求開展檔案整理工作。整理過程中注意做好檔案保護工作，嚴格遵守保密規(guī)定，工作時間不得攜帶手機、相機等具備攝像功能的設備，非工作需要不得擅自翻看檔案內(nèi)容，不得抄錄檔案內(nèi)容，不得攜帶檔案離開工作地點。

（五）各部門審核整理質(zhì)量。檔案中介機構整理工作完畢后，各部門要認真審核整理質(zhì)量，并對檔案的原始性、完整性、準確性進行檢查，核對交接前后文件數(shù)量和質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題返回整改，無誤后簽署審核意見。

（六）部門開展整理工作。對于涉密檔案，由各部門按照原模式整理。

（七）辦公室審核整理質(zhì)量。各部門全部檔案整理完畢后，報送辦公室審核，發(fā)現(xiàn)問題返回整改，無誤后辦公室通知辦理移交手續(xù)。

（八）各部門與辦公室辦理移交。交接文據(jù)一式二份，交接雙方各執(zhí)一份，主要負責人親筆手簽。

（九）檔案清點入庫。辦公室監(jiān)督檔案中介機構完成檔案系統(tǒng)編目、張貼RFID標簽、消毒、入庫工作。

（十）購買服務項目評估。檔案整理購買服務工作完成后，對服務質(zhì)量進行檢查驗收，通過與各部門的溝通了解檔案中介機構的工作質(zhì)量，評估服務成效，進一步完善購買服務項目運行方式。

三、風險及應對措施

（一）加強安全管理，確保檔案安全

對現(xiàn)有檔案整理業(yè)務進行認真清理，明確檔案整理業(yè)務購買服務目標和范圍。在實施購買服務時，嚴格遵守“涉密檔案不外包、外包檔案不涉密”的原則，對檔案進行嚴格的鑒定，確保涉密檔案安全。簽訂合作協(xié)議明確表述對檔案載體與內(nèi)容信息安全的保護措施，并簽訂保密協(xié)議。

（二）建立合作門檻，選擇優(yōu)秀檔案中介機構

對于檔案購買服務而言，中介機構的業(yè)務水平和服務質(zhì)量直接關系到購買服務項目的好壞，須全面了解其技術能力、服務模式、財務狀況、信譽度、員工素質(zhì)、管理能力、團隊協(xié)作等，選擇信譽好的檔案中介機構，從而保障購買服務項目的順利進行。

（三）加強過程溝通，建立監(jiān)督機制

與檔案中介機構保持密切聯(lián)系，根據(jù)自身要求對其執(zhí)行標準情況進行指導與監(jiān)督，時刻關注購買服務進展情況，必要時對中介機構提供協(xié)助和配合。不定期對購買服務項目質(zhì)量進行檢查，對整理現(xiàn)場進行有效的監(jiān)督。

（四）制定評估機制，確保項目質(zhì)量

成果驗收是檢驗檔案業(yè)務購買服務質(zhì)量高低的最有效方法。檔案業(yè)務購買服務項目完成后，組織召開專家評審會議，對服務項目進行驗收，依照雙方的合同約定和共同認可的各項標準進行檢測和評估，審查合同履行情況，及時查出漏洞并彌補糾正。

通過檔案整理服務外包，將檔案管理員和各部門兼職檔案員從繁重的重復性檔案整理工作中解脫出來，有更多精力進行專業(yè)工作研究，提高了工作效率，也推動了檔案收集的積極性，僅兩年檔案歸檔數(shù)量較之前增長10%以上。同時檔案整理質(zhì)量有顯著提高，檔案整理更加規(guī)范。目前，檔案服務外包“十步工作法”已開始向國網(wǎng)山東電力市縣公司推廣，共同帶動國網(wǎng)山東電力檔案工作走向高質(zhì)量發(fā)展。