王志穎

（山西省陽泉市人民防空辦公室，山西 泉陽 045000）

引言

通常情況下，事業(yè)單位檔案管理分為檔案的收集、歸類、存檔、鑒定等。檔案管理也是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作。隨著當(dāng)下信息化的發(fā)展，信息越來越重要，檔案管理的重要性越來越明顯，同時(shí)信息技術(shù)的運(yùn)用，也讓傳統(tǒng)的檔案管理有了巨大的改變。當(dāng)下，我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作仍然存在著較多的問題，需要進(jìn)一步規(guī)范化。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）事業(yè)單位檔案管理信息化程度有待提高

經(jīng)濟(jì)水平的提高帶動(dòng)科技進(jìn)步，并推動(dòng)信息技術(shù)不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及為檔案管理工作提供了新的發(fā)展渠道。在信息化時(shí)代，檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與認(rèn)識(shí)檔案管理工作有機(jī)結(jié)合，一方面提高檔案管理工作效率，另一方面推動(dòng)檔案管理工作由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理向電子管理方向轉(zhuǎn)變，提升檔案管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的新突破。根據(jù)調(diào)查得知，就目前階段檔案管理現(xiàn)狀來看，大多數(shù)事業(yè)單位還停留在紙質(zhì)管理階段，檔案的信息化管理還處在起步階段，其信息化程度還有待提升。

（二）檔案管理方式落后

隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步及科技的發(fā)展，已經(jīng)有越來越多的事業(yè)單位開始利用各種信息化的手段來實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。但是在檔案管理方面，大部分事業(yè)單位采取的檔案管理模式，依然是傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)化管理，而沒有與時(shí)代充分接軌，利用信息化的技術(shù)對(duì)檔案管理模式加以創(chuàng)新，比如，對(duì)檔案室的所有紙質(zhì)檔案通過掃描儀進(jìn)行掃描，利用電腦將之轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案由于容易受到環(huán)境、濕度、溫度及蛀蟲的影響，因此保存時(shí)間長(zhǎng)了就難免會(huì)出現(xiàn)破損甚至毀壞的現(xiàn)象。

（三）檔案管理機(jī)制的問題

無論對(duì)何種內(nèi)容的管理工作來講，管理機(jī)制永遠(yuǎn)是管理工作最為基礎(chǔ)也最為重要的一項(xiàng)內(nèi)容。然而結(jié)合當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際開展情況來看，其在具體的管理機(jī)制上仍然存在諸多問題，尤其是部分單位在當(dāng)前信息化時(shí)代發(fā)展背景下仍然沿用以往的檔隨人走的管理方式，如此簡(jiǎn)單陳舊的管理方式使得檔案管理使用年限時(shí)間太長(zhǎng)而已經(jīng)發(fā)展到了必須更換的地步，同時(shí)檔案管理工作中其相關(guān)設(shè)備的更新?lián)Q代速度較慢，檔案管理工作中管理手段較為落后等，均是當(dāng)前我國(guó)范圍內(nèi)事業(yè)單位檔案管理工作暴露出的相關(guān)問題。

（四）信息資源的利用效率低

工作人員的檔案信息對(duì)于事業(yè)單位來說是非常重要的，它是增強(qiáng)事業(yè)單位價(jià)值的保證。檔案信息能夠?yàn)槭聵I(yè)單位提供準(zhǔn)確的信息資源，從而促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)足穩(wěn)定發(fā)展。但是，多數(shù)事業(yè)單位更加注重于檔案資料的收集、保管及分類，對(duì)檔案資料的使用價(jià)值并沒有過度多地深入探究。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新措施

（一）充分利用信息化技術(shù)手段，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的傳統(tǒng)做法是：以實(shí)體紙質(zhì)管理為主，由檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行收集、分類、保管等，這樣的管理方法很煩瑣，且工作效率低下。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，應(yīng)對(duì)檔案管理工作有所創(chuàng)新，充分利用信息化技術(shù)，提高信息系統(tǒng)的管理水平，從而確保檔案系統(tǒng)中各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。事業(yè)單位的管理者要高度注重“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的應(yīng)用，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與管理工作，可以借鑒國(guó)外優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)檔案管理工作的保密性、安全性。例如，某事業(yè)單位為了在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的完善，該單位采取了這樣的方式：首先，由于本單位沒有經(jīng)驗(yàn)豐富的數(shù)字化檔案管理人才，所以向市里申請(qǐng)邀請(qǐng)專業(yè)性很高的人員來到該單位進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。并且按照檔案管理保密程序的規(guī)定，通過大量的篩選，選擇了某品牌的掃描儀、微縮儀等相關(guān)技術(shù)設(shè)備，最后對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化處理。檔案管理信息化不但優(yōu)化了管理的效率，也確保了檔案的機(jī)密性。自2018 年1 月開始，該事業(yè)單位還設(shè)置了記錄表，通過記錄表能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的快速更新，使歷史檔案與即時(shí)信息盡快地進(jìn)行合并，很大程度上促進(jìn)了該事業(yè)單位“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的發(fā)展。此外，該事業(yè)單位還創(chuàng)新了監(jiān)管和服務(wù)等方面的內(nèi)容，將線下的監(jiān)督、服務(wù)等同步到線上，為人們提供一站式的服務(wù)平臺(tái)。

（二）引進(jìn)高素質(zhì)人才，增強(qiáng)檔案管理的科技內(nèi)涵

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，開展事業(yè)單位的檔案管理工作，需要優(yōu)秀的人才作為支撐，尤其是在當(dāng)前的社會(huì)背景下，檔案管理工作變得更加復(fù)雜，需要更多優(yōu)秀的人才作為支持。首先，在事業(yè)單位進(jìn)行工作人員的招聘時(shí)，需要讓工作人員符合相應(yīng)的崗位需求，為事業(yè)單位的檔案管理工作注入更多的新鮮血液。其次，對(duì)目前現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓工作人員有更高的技能提升，同時(shí)也向工作人員傳輸一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化知識(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作認(rèn)知的優(yōu)化，保障工作人員發(fā)揮最大價(jià)值，推進(jìn)我國(guó)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

（三）推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理機(jī)制改革

要想有效提升事業(yè)單位檔案管理工作開展的效果，就必須針對(duì)事業(yè)單位檔案管理機(jī)制進(jìn)行全方位的改革創(chuàng)新。事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)檔案管理工作構(gòu)建專業(yè)的管理部門，針對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容、要求、標(biāo)準(zhǔn)、范圍、義務(wù)、權(quán)力、責(zé)任、獎(jiǎng)懲等進(jìn)行明確規(guī)定，同時(shí)針對(duì)管理人員在檔案管理工作中的工作進(jìn)程、工作效果、工作結(jié)果、工作方法、工作標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行明確規(guī)定，確保檔案管理工作在實(shí)際展開工作中能夠擁有具體的目標(biāo)、方法、制度、標(biāo)準(zhǔn)和考核，以此促使檔案管理工作能夠形成一個(gè)完善科學(xué)的工作體系，能夠結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展形勢(shì)與時(shí)代技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用而不斷創(chuàng)新、不斷進(jìn)步。

（四）提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理信息化建設(shè)工作必須將重視人才放在關(guān)鍵位置，充分重視人才。因?yàn)樵跈n案信息化建設(shè)的日常工作運(yùn)行當(dāng)中離不開專業(yè)技術(shù)和專業(yè)理論過硬的工作人員，信息化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展無法脫離專業(yè)人才，因此在引進(jìn)人才的過程中對(duì)現(xiàn)有的工作人員提出了新的要求。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高工作人員的素養(yǎng)，提高整個(gè)工作隊(duì)伍的水平，鼓勵(lì)并支持工作人員不斷學(xué)習(xí)，熟練掌握現(xiàn)代技術(shù)，加快提高業(yè)務(wù)能力，形成全員學(xué)習(xí)的良好工作氛圍，以實(shí)現(xiàn)自我提升作為最終目標(biāo)，經(jīng)過自身不斷的努力達(dá)到信息化建設(shè)的要求。因此，工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升也是有效提高檔案信息化管理建設(shè)不可忽視的重要策略。

結(jié)語

檔案是一種重要的原始信息資源，不僅真實(shí)而且客觀，事業(yè)單位的檔案是其不斷發(fā)展過程的重要?dú)v史見證。通過查閱相關(guān)檔案，單位領(lǐng)導(dǎo)不僅可以根據(jù)檔案來制定相關(guān)的規(guī)章制度以加強(qiáng)單位的管理，還可以對(duì)檔案進(jìn)行綜合性分析從而提供有效的依據(jù)以進(jìn)行正確的決策。目前，我國(guó)大部分的事業(yè)單位在檔案管理上都存在著較多的問題，嚴(yán)重地制約了我國(guó)檔案管理工作地發(fā)展。因此，我國(guó)事業(yè)單位要樹立正確的檔案管理意識(shí)，運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理方式及管理手段來加強(qiáng)檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作的健康持續(xù)發(fā)展。