陳思佳 吳建華

（南京大學信息管理學院 南京 210023）

所謂電子文件就是國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄[1]。如定義所示，電子文件的形成、流轉、保存與計算機息息相關。隨著信息技術發(fā)展日新月異，從19世紀40年代至今，計算機已經歷了至少四次大規(guī)模更新換代，系統(tǒng)也多次升級。一方面，計算機的普及，使電子文件在工作中的利用更加“日?！?，數量隨之呈幾何級數增長；另一方面，電子文件以一種潤物細無聲的方式逐漸融入重大事件中，無形中已占據不可替代的地位。在數量和重要性的雙重壓力下，生活中關于電子文件的法律糾紛出現得更為頻繁，人們對于傳統(tǒng)紙質文件的原始性與電子文件憑證性“孰優(yōu)孰劣”的質疑情緒持續(xù)發(fā)酵。盡管法律上我國對電子文件管理的探索早已超越了其法律證據效力判定的初始階段，但現實條件的變化會引發(fā)一系列新問題，在今天重新審視我國電子文件證據地位及效力保障措施的實施情況仍具有現實意義。

1 我國電子文件證據地位

國內關于證據的定義眾說紛紜，尚未達成一個統(tǒng)一的共識。目前主要說法有原因說、材料說、事實說和論據說[2]。電子文件的證據性傾向于事實說，即將證據定義為能夠證明案件真實情況的一切事實。這與現階段主流所認可的證據材料說存在一定分歧，材料說將證據定義為可能證明案件事實的材料，將證據載體與案件事實合二為一。與事實說相比，后者更重視程序理念，也更符合法官判案的慣性思維，即通常從證據載體入手，再判定案件事實，最終走向統(tǒng)一。

隨著法律制度不斷健全，人們開始發(fā)現，無論是事實說還是所謂的材料說，都不能完整定義證據，因為語言的描述能力是有限的，勢必會造成一種不周延的現象，于是一種去定義化的舉證方式盛行。在這種意識形態(tài)下，各國法律紛紛對電子記錄、電子簽名等電子形式信息記錄的法律證據效力作出解釋。

在現有的法律條文中，電子文件擁有等同于證據的法律地位是毋庸置疑的。電子文件具有法律所認可的證據地位，首先是由其證據價值所決定的。人們對于電子文件證據地位與法律效力產生爭議，焦點主要在于其具備不同于傳統(tǒng)紙質文件的諸多特征，這給理解和選用適當法律規(guī)定來支撐證據的有效性帶來了些許困難。為此，下文將介紹我國電子文件證據效力研究現狀，梳理當前阻礙電子文件證據效力確認的因素，并從管理角度探索如何將人們的思想從現有束縛中解放出來，最大限度地發(fā)揮電子文件的證據效力。

2 我國電子文件證據效力研究現狀

2.1 電子文件證據效力的邏輯起點

所謂邏輯起點，是指人們在思維過程中，在從抽象上升到具體的邏輯行動中所經歷的第一個環(huán)節(jié)[3]。以一門學科為例，它的邏輯起點通常是代表這門學科合乎理性、符合科學發(fā)展規(guī)律的發(fā)端，往往對該學科的構建和發(fā)展起著至關重要的作用。它也勢必成為學科形成和發(fā)展初期人們關注的焦點。從這個角度來看，電子文件證據效力的起點即為其原始性。

一般情況下，傳統(tǒng)紙質文件的原始性通過文件載體、特定內容、字跡、體例、格式、簽署或印章等內外部特征即可認定，簡單來說就是確定某份文件是“原件”。而電子文件在原始性認定方式上，與之存在較大殊異，判定更為困難。原因主要可歸納為以下幾點：一是電子文件易于修改，且改動后可以不留任何痕跡；二是電子文件制作過程的“虛擬化”使得對其原件的界定難以實現；三是電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，迫使電子文件必須不斷地“遷移”，以適應新的“生存環(huán)境”；四是電子文件不再具有固定的載體，根據管理和利用需要，人們可以采用不同方式輸出；五是電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性；六是目前電子文件的簽署技術還不夠普及，我們還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份文件是否為原件?？傊请娮游募呻S意改動，且不具有唯一性的種種特征，使得廣大人群對電子文件證據地位仍有重重顧慮，從而削弱了人們對其證據效力的信心。

值得期許的是，盡管許多學者對電子文件的認識存在差異和分歧，但是，沒有人懷疑它是一種對社會有用的事物。在計算機技術大行其道的未來，電子文件的生命力將更加蓬勃旺盛，人們日益迫切的利用需求將倒逼法律政策日益完善和管理手段趨向多樣化。

2.2 我國電子文件證據效力確認的法律依據

對電子文件證據效力的理解可以分解為兩個方面，一是電子文件的證據能力，即證據資料在法律上允許其作為證據的資格；二是電子文件的證明力，即其所具有的證明案情的能力。

我國對于證據可采性的要求基本沿襲大陸法系國家的立法原則，即無視英美法系國家的傳聞證據規(guī)則，對證據沒有形式上的約束，任何證據都可以被采用（除非法律明文規(guī)定加以排除）。遺憾的是，我國尚未形成對證據可采性有明確要求的法律條文，現有規(guī)定都稍顯薄弱。

而關于證明力的判別標準，世界各國尚未有統(tǒng)一定論。不同證據制度對證明力的認定方法是不一樣的，共同點是都強調證據必須具有客觀性和相關性。在我國，審查判斷證明力大小或有無主要分為三個步驟。第一，要弄清電子文件屬于哪種證據形式；第二，判斷電子文件是原始證據還是傳來證據；第三，判斷電子文件是直接證據還是間接證據。由于我國從未對電子文件證據歸屬問題有過明文規(guī)定，法庭上的常規(guī)做法是將其納入其他證據類別。例如，所謂書證說，即我國《合同法》同意將數據電文納入書面形式中，并將電子文件（如電子合同）采納為書證[4]。再如視聽資料說，來源于《北京市高級人民法院關于辦理各類案件有關證據問題的規(guī)定（試行）》提供的法律支撐，該條規(guī)定明確提出視聽資料包括錄音、錄像資料和電子數據交換、電子郵件、電子數據等電腦儲存資料。此外，還有獨立證據說和傳統(tǒng)證據的演變說等說法，此處就不再一一贅述了?？傊?，這四種主流證據學說是人們對電子文件進行舉證時常用的論據。

歷數我國頒布的法律，可以窺見我國在電子文件法律證據效力方面的立法現狀。1996年，我國頒布了《中華人民共和國檔案法》，當時人們還沒有考慮到電子文件管理問題，因此法律文本中未有涉及。在現實需求的驅動下，8年后，首部真正意義上的信息化法律——《中華人民共和國電子簽名法》出臺，正式明確了部分電子文件（數據電文、電子文書）的證據效力。但這部法律主要針對電子商務領域，而不涵蓋電子政務領域。2009年，《電子文件管理暫行辦法》出臺，也沒能解決這個問題。2012年的《刑事訴訟法》規(guī)定可以用于證明案件事實的材料都是證據，在進行舉證時，特意在第八種證據“視聽資料”后增列了“電子數據”；同年，《民事訴訟法》在原證據類型基礎上，新增且單列了“電子數據”證據。2014年頒布的《行政訴訟法》規(guī)定，“電子數據”證據地位僅次于書證、物證和視聽資料[5]，終于為電子文件法律證據效力在現有法律體系中謀得一席之地。2020年6月20日，最新修訂通過的《中華人民共和國檔案法》明確提出了“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”[6]，再次從檔案學的視角肯定了電子文件的法律效力。

盡管以上諸多法律或多或少地為電子文件法律證據效力提供了一定的法律支撐，使得人們在遭遇相關案件糾紛時不至于無法可依，但我們必須清楚地認識到，如今我國還沒有一部專門的法律來揭示電子文件法律證據地位及其效力強弱。當前人們通過推動電子證據保全研究和實踐來間接確保電子文件證據資格和證明能力[7]，但也并未從根本上解決因電子文件自身證據效力無法直接衡量帶來的工作困擾。隨著電子文件的使用日益普及，或許這種問題會越來越突出。

2.3 我國電子文件證據效力研究的特點

借助文獻研究，在中國知網、萬方、維普數據庫中，以“電子文件+證據效力”為檢索詞進行查找，得到128篇研究成果。細析內容，學者對電子文件與證據效力的研究多聚焦于時間戳、電子發(fā)票、電子簽名、電子合同等不同形式電子文件法律地位及障礙探討，電子文件真實性、憑證性的影響要素和法律效力的保障措施以及國外發(fā)展趨勢等方面。通過閱讀、比較和分析，筆者將我國電子文件證據效力研究特點歸納為以下兩點：

（1）繼承國際通用慣例

電子文件在法律意義上能否作為證據，如何認定電子文件的原始性以使其具有憑證價值和法律效力是近年來世界各國政府、法律界、文檔管理界以及聯合國教科文組織、國際標準化組織、國際檔案理事會、國際文件聯合會等國際組織注目的焦點之一。由于原件概念對電子文件原始性的約束明顯減弱，學者們轉而將目光投向別處。2001年，由國際標準化組織ISO15489標準所提出的電子文件管理的目標要求得到了世界范圍內的普遍認同，自此電子文件的原始性被具體解釋為真實性、可靠性、完整性、可用性。

（2）從立法、技術和管理三個角度尋求突破口

當前我國針對提升電子文件證據效力所提出的應對方案已基本找準了方向，即從立法、技術與管理維度探尋解決之道。但仔細閱讀這些文獻，就會發(fā)現，雖然學者們對從哪些方面著手胸有成竹，但對于該如何貫徹施行并落實到具體行動上仍未形成一個清晰的思路。這其中還顯露出另一種趨勢，即人們傾向于從根源解決問題，期盼能一下子拿出一個完備的法律體系應對層出不窮的糾紛。但任何事物的發(fā)展都必然經歷一個循序漸進的過程，在完善的法律成文出臺以前，學者們應及時轉換思維，從管理角度思考行之有效的措施。

3 質疑的聲音：阻礙電子文件證據效力確認的因素

3.1 描述語言的模糊性

法律語言為了盡可能擴大涉及的范圍，保證敘事的宏大，往往會采用一些原則性的描述語言，這將導致具體條款的指向性不那么鮮明。因此，在設計管理規(guī)范時，應盡可能地將操作辦法具體化，以彌補法律規(guī)定的不到位。目前，我國已制定的相關國家標準有《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》和《CAD電子文件歸檔與光盤存儲辦法》，它們標志著我國電子文件管理方法探索道路上的一個新起點。但局限性也很突出，《規(guī)范》和《辦法》中原則性描述過多，可操作性內容較少。

3.2 對電子文件的階段性認識

人們對電子文件的認識體現出階段性特點。起初，人們賦予這種在計算機等電子設備中形成的數字信息一個名稱，叫機讀文件（Machine-readable Document）。機讀文件強調其不同于其他載體文件的閱讀方式，即它是通過機器可識讀的。但這畢竟只是電子文件的一個特點，而不能揭示電子文件的本質特征。例如，錄音帶、錄像帶等文件也是機讀的，隨著技術進步，機讀文件所代表的系列已經不能滿足新興的計算機產物的命名要求，人們轉而通過描述文件的存在形態(tài)來表征該事物，“電子文件”逐漸取代其舊稱。

從定義的變化可以反映出人們對電子文件的了解更加深入，較有代表性的有：2000年國家檔案局頒布的《檔案工作基本術語》將電子文件界定為“以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可以通過網絡上傳輸的文件?！睂Ρ痊F在更權威的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T18894-2016）》中的描述，后者不再強調記錄的載體形式，將電子文件從各種條條框框中解放出來。

3.3 判案依據的不一致性

正如前面所述，在遭遇電子文件糾紛時，律師通常采納四種主流觀點為電子文件證據性辯護，它們分別是書證說、視聽資料說、獨立證據說和傳統(tǒng)證據的演變說。由于人的主觀能動性、舉證的靈活性等種種因素的干擾，可能會出現這樣一種現象，即在性質相似的案件中，可能律師A采用的是視聽資料說，而律師B將電子文件作為獨立證據舉證。雖是同一事物，但名目不同，所具備的證據效力強弱也將有所區(qū)別。如此，長期置“亂象”于不顧，將激化案件內在法理的矛盾，使沖突加劇。

4 時代的呼喚：從管理上實現電子文件證據效力的突圍

2002年10月，解放日報以《Email：第八種證據形式》[8]為題，報道了一起因電子文件而產生糾紛的案件。起因是北京某商貿公司在網上設立“8848”網站，并設有網上購物交易平臺，客戶可通過電子訂單、電子郵件等與其建立買賣關系。在一次交易過程中，上海某科技公司在向該公司下單并收貨后，并未如約交付全款。一場特殊的官司由此誕生。矛盾點在于上海某科技公司以電子郵件形式與賣方就“以網上儲值形式沖抵貨款”達成了協(xié)議，售后賣方是否認可這份郵件的證據效力。買方及時提供這項證據，使得法院最終判上?？萍脊緞僭V，一場禍事由此消弭。2013年，同樣因為電子郵件在商事活動中的使用產生了一場糾紛——甲、乙公司因外地交易，合同約定每月月底結算時，通過郵箱確認當月貨款，截至2012年1月前一切如常，但一次甲公司因之前郵箱無法使用將結算單發(fā)送至乙公司的另一郵箱，乙公司未如約按時結算引起了訴訟。最終因該郵箱使用的IP地址無法固定，不能確認系乙公司使用，證據不足而判定甲公司敗訴[9]。2015年，國內首例使用數字簽名的電子合同仲裁案件獲裁決，仲裁庭基于完整的證據鏈和科學的取證過程，認可申請仲裁雙方在法大大平臺簽署的電子合同的法律效力，進一步探索了“互聯網+法律”的創(chuàng)新理念[10]。

現實中有很多這樣的案例，從中可以看出，電子文件證據地位的確立及其效力的發(fā)揮并不僅僅依靠技術因素，還依賴許多非技術化的手段。在法律不能涉及的角落，管理手段應及時補足。

由于電子文件管理符合國家信息化戰(zhàn)略背景的需求，對提升政府治理能力、管控國家信息資源、促進信息化健康發(fā)展具有重要意義。近年來，我國對電子文件管理越來越重視，國家成立了電子文件管理部際聯席會議，定期召開電子文件管理論壇，不斷建立起電子檔案相關規(guī)范體系，不斷完善檔案網絡與信息系統(tǒng)功能，蓄力檔案資源建設。

如今，電子文件的觸角幾乎遍及各行各業(yè)，電子文件管理制度的建設不能再僅憑一己之力，而必須依靠政府部門、法務工作者、網絡服務商、文檔部門和用戶等各方力量協(xié)作完成。同樣地，維護電子證據的責任也不僅在于法院，還在于公證機構、檔案機構以及其他信息服務機構[11]。

為了更好地確保電子文件的證據效力，首先，要實現管理理念創(chuàng)新。一方面，破除以往依賴法院、政府部門等單一機構為電子文件證據效力背書的固化思維，深入認識本機構在其中能夠承擔的角色和發(fā)揮的作用，改被動接受為主動參與；另一方面，開放思維，借“互聯網+政務”之力，深化電子文件證據效力變革。其次，確保制度標準成套。即既包括電子文件管理的統(tǒng)一框架和通用制度，也應考慮到針對不同門類、業(yè)務、價值、流程、形式的特殊的管理標準。最后，貫徹落實電子文件全生命周期管理。加強實踐行動探索，從管理維度確保電子文件證據效力，需要將行動落實到電子文件管理的各個階段。參考國際檔案理事會電子文件委員會制定的《電子文件管理指南》中對電子文件生命周期的劃分，筆者將確保電子文件證據保障效力實施的措施貫穿于系統(tǒng)設計、文件形成、文件傳輸、文件保管和文件利用五個階段，并明確了各階段的主要任務。

（1）在系統(tǒng)設計階段，對電子文件實行前端控制

電子文件管理往往牽涉到形成、辦理、歸檔、移交、保管、利用等眾多環(huán)節(jié)。首先，了解電子文件業(yè)務流程，預先考慮系統(tǒng)所需功能，在系統(tǒng)設計時就將這些功能置入，以確保電子文件長期可讀、可用。其次，由公證機構對運行環(huán)境進行認定，不符合規(guī)定者要加以整改。最后，確定數據標準格式的合規(guī)性。電子文件的產生和保存應符合國家法律法規(guī)對其原件形式和數據標準規(guī)范的要求。

（2）在文件形成階段，對電子文件進行實時監(jiān)控

為了保證電子文件的真實性，確保它在形成過程中及形成后不被篡改，需要對其進行隨時監(jiān)控，并且有條件的情況下，生成監(jiān)控日志。監(jiān)控主體應包括文件、檔案管理機構與公證機構等，由它們聯合開展對電子文件生成、流轉、使用等過程的管控和監(jiān)督,以確保電子文件按預定規(guī)則運行和記錄[12]。

（3）在文件傳輸階段，對電子文件采取安全防控

傳輸階段是電子文件安全管理最薄弱的環(huán)節(jié)。為了確保電子文件的完整性，必須對文件傳輸步驟、環(huán)境、范圍進行通盤考慮。例如，由于對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的重要文件和數據，最好不要在公共網絡中傳送，以免泄密事件發(fā)生，因此可以搭建用于此類文件、數據傳輸的局域網或專用通道，為電子文件安全傳輸保駕護航。

（4）在文件保管階段，對電子文件進行定期檢查

即使電子文件經歷了前述種種處置，進入系統(tǒng)保管，依然需要警惕可能面臨的諸多風險，因此需要對其進行定期的例行檢查。例如，根據電子文件載體的理化性質對電子文件及其設備進行保養(yǎng)和維護，抑或者對電子文件內容、要素的完整度、準確度進行定時檢查。尤其是在電子文件保管環(huán)境或處置狀態(tài)發(fā)生變動時，要特別注意電子文件及數據有無隨之發(fā)生改動。

（5）在文件利用階段，對電子文件進行授權管理

根據利用者工作性質和職能分工的不同，可對利用者的需求進行區(qū)分，分別進行開放和提供利用。對于一般查詢需求的普通用戶，履行正常調閱手續(xù)即可實現利用；而對于有取證需求的特殊用戶，可在提出利用申請后，由專門用于數據交換的EDI中心進行電子文件調取，經由公證機構驗真后直接提交至司法機構手中[13]。