雷曉麗

（黑龍江省有色金屬地質(zhì)勘查七〇七隊(duì)，黑龍江 綏化 152000）

企業(yè)文書(shū)檔案記錄了企業(yè)行政管理過(guò)程的重大決策、決定，是由各種通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)，因此，做好企業(yè)文書(shū)檔案收集與歸檔有其自身規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和要求。文書(shū)檔案工作涉及方面眾多，是對(duì)單位的各項(xiàng)行政管理、科技、設(shè)備、賬單、合同等詳細(xì)又整體性的記錄，反映的內(nèi)容要真實(shí)準(zhǔn)確。對(duì)文書(shū)檔案的保存方式也有很多，例如紙質(zhì)文件、錄像、照片、音頻、電子文書(shū)等等，這要求管理人員要對(duì)各項(xiàng)文書(shū)內(nèi)容有整體性的規(guī)劃和管理，使得文書(shū)檔案種類(lèi)繁多但歸類(lèi)有序。企業(yè)文書(shū)檔案收集與歸檔是企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，也是一項(xiàng)重要的管理環(huán)節(jié)。企業(yè)文書(shū)檔案資料收集的完整性、歸檔的準(zhǔn)確性等等，都是直接影響企業(yè)文書(shū)檔案管理整體水平的重要因素。因此，要高度重視企業(yè)文書(shū)檔案收集與歸檔工作，為企業(yè)文書(shū)檔案管理工作奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

一、分析文書(shū)檔案管理工作意義

（一）促進(jìn)各個(gè)部門(mén)工作順利開(kāi)展

對(duì)于文書(shū)檔案工作而言，主要是承擔(dān)著對(duì)公司各項(xiàng)的文件和人事管理資料匯總和歸類(lèi)的一個(gè)重要職責(zé)，假如公司需要進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)或者是計(jì)劃安排工作，那么檔案管理人員都可以根據(jù)檔案中保存的資料給單位提出較為合理的協(xié)調(diào)意見(jiàn)。有利于單位各部門(mén)的通力合作與協(xié)調(diào)發(fā)展，保證工作的有序進(jìn)行，對(duì)提高單位工作的效率發(fā)揮著重要作用。

（二）對(duì)企業(yè)發(fā)展歷程進(jìn)行記錄

在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，主要是對(duì)企業(yè)的發(fā)展資料進(jìn)行合理的匯總和分析，對(duì)于企業(yè)自身的發(fā)展歷程起到一個(gè)總結(jié)的重要作用，企業(yè)的管理人員主要是可以通過(guò)回顧企業(yè)的發(fā)展記錄，可以更加明晰企業(yè)各項(xiàng)指標(biāo)發(fā)展的過(guò)程，有助于企業(yè)管理者分析企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)制定企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃有十分重要的借鑒意義。同時(shí)企業(yè)工作者在遇到問(wèn)題時(shí)，如果之前管理過(guò)類(lèi)似問(wèn)題，那么工作人員可以及時(shí)的查閱相關(guān)的資料，在這個(gè)基礎(chǔ)上提出針對(duì)性的措施進(jìn)行解決。

二、問(wèn)題及優(yōu)化措施

（一）規(guī)范化管理問(wèn)題及解決措施

現(xiàn)如今在一些機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位進(jìn)行文書(shū)檔案管理中，普遍都是存在流程不規(guī)范情況，其表現(xiàn)在文書(shū)檔案管理不及時(shí)和文書(shū)檔案交接過(guò)程中存在隨意性，同時(shí)文書(shū)檔案管理的內(nèi)容并不完整，這些問(wèn)題的存在已經(jīng)是嚴(yán)重地影響了文書(shū)檔案管理工作效率，所以要相對(duì)文書(shū)檔案管理流程進(jìn)行規(guī)范，必須要采取全流程規(guī)范化的管理措施，首先需要對(duì)文化檔案的收集工作引起重視，同時(shí)也是需要明確文書(shū)檔案的收集范圍和保管期限以及文書(shū)檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。其次還需要對(duì)文書(shū)檔案的整理工作引起重視，嚴(yán)格的根據(jù)文書(shū)檔案的形成時(shí)間和內(nèi)在聯(lián)系等相關(guān)的因素，加強(qiáng)文書(shū)檔案規(guī)范化的管理，保證頁(yè)碼編制不會(huì)出現(xiàn)漏號(hào)以及空號(hào)等情況。在此之外還需要對(duì)文書(shū)檔案的借閱以及規(guī)劃流程進(jìn)行規(guī)范，嚴(yán)格遵守著檔案利用手續(xù)，保證檔案的保密以及安全性。

（二）制度化問(wèn)題及解決措施

俗話說(shuō)得好，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，在文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，其制度化的問(wèn)題是比較常見(jiàn)的，這種問(wèn)題的存在必然會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作無(wú)法得到順利地進(jìn)行。因此在實(shí)際對(duì)文書(shū)檔案管理過(guò)程中，必須要嚴(yán)格地遵守著規(guī)章制度，不斷地去提高文書(shū)檔案制度化管理水平。首先可以成立起專(zhuān)業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)或者是領(lǐng)導(dǎo)小組，通過(guò)采取分組領(lǐng)導(dǎo)方式，各個(gè)部門(mén)配合，檔案人員則是需要對(duì)管理體制進(jìn)行落實(shí)，明確不同崗位的工作職責(zé)，持續(xù)的提高文書(shū)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。其次需要完善全生命周期的文書(shū)檔案管理制度，根據(jù)其文書(shū)檔案資料的形成和收發(fā)以及傳閱等管理制度，使其保證文書(shū)檔案管理全過(guò)程可以有章可循。在此之外還需要提高每一項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)監(jiān)督和考核工作，將文書(shū)檔案管理工作納入到企業(yè)的績(jī)效考核之中，提高文書(shū)檔案管理工作執(zhí)行力。

總結(jié)：通過(guò)上述分析可以得出，由于受到傳統(tǒng)書(shū)檔案管理工作的限制，當(dāng)前的檔案收集與管理工作呈現(xiàn)出許多與企業(yè)發(fā)展不適應(yīng)的地方。例如，企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度不高，檔案管理員自身的業(yè)務(wù)水平有待提升，文書(shū)檔案的資料不夠全面等等，對(duì)有效開(kāi)展辦公室文書(shū)管理工作造成了一些阻礙。企業(yè)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該及時(shí)反思工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，在思想上、行動(dòng)上、制度上都要加強(qiáng)和完善，確保檔案的收集和管理能夠真正為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。此外，要注重?cái)?shù)字化文書(shū)檔案安全保密工作，利用數(shù)據(jù)雙備份、密鑰、身份認(rèn)證，以及殺毒軟件等先進(jìn)技術(shù)手段，夯實(shí)數(shù)字化文書(shū)檔案安全基礎(chǔ)。