汪洋

（青島市不動(dòng)產(chǎn)登記中心，山東 青島 266000）

引言

文書(shū)檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)工作。隨著整個(gè)社會(huì)“互聯(lián)網(wǎng)+”進(jìn)程的明顯加快，企業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)地創(chuàng)新發(fā)展。以便在有效優(yōu)化企業(yè)檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，輔助與推動(dòng)企業(yè)單位的其他工作的順利進(jìn)行。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下企業(yè)文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)文書(shū)檔案管理的思想認(rèn)識(shí)不足

據(jù)有關(guān)調(diào)查研究顯示，企業(yè)很多的職工對(duì)文書(shū)檔案管理非常陌生，只是大致的聽(tīng)說(shuō)過(guò)。許多企業(yè)并沒(méi)有將工作檔案管理納入到管理體系中，這就使得相關(guān)的檔案管理人員對(duì)自身的管理工作認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理并不能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，只要不存在大問(wèn)題就行。在錯(cuò)誤思想的認(rèn)識(shí)下，產(chǎn)生了各種不良反應(yīng)，如，檔案管理者晉職難度大、薪資低，工作人員工作熱情不高，硬軟件設(shè)備的投入不足等等。

（二）缺乏專業(yè)性的管理人才

在單位里，檔案管理工作并不是主要的工作，因此往往不會(huì)或很少安排專業(yè)管理人才。在實(shí)際工作中，大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、檔案管理要求以及檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)不了解，檔案收集意識(shí)淡薄，且大多數(shù)檔案人員往往身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作的精力投入不足，日常檔案管理工作中多數(shù)情況僅是將所謂檔案材料歸入檔案盒，在梳理、歸納、分類(lèi)、紀(jì)實(shí)等方面嚴(yán)重欠缺，在很大程度上影響了一個(gè)企業(yè)的檔案管理水平，也就更加難以在信息化建設(shè)上發(fā)揮力量，推進(jìn)工作。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下提高企業(yè)文書(shū)檔案管理水平的措施

（一）構(gòu)建文書(shū)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提升檔案資源利用率

從現(xiàn)在文書(shū)檔案管理工作落實(shí)不到位的現(xiàn)狀，加強(qiáng)文書(shū)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，構(gòu)建系統(tǒng)、完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下提高文書(shū)檔案管理水平和利用率的有效手段。各可以使用傳統(tǒng)的載體文字圖像識(shí)別技術(shù)等各種技術(shù)措施，提升文書(shū)檔案數(shù)字化水平，并推進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。要建設(shè)專業(yè)水平一直過(guò)硬的檔案管理團(tuán)隊(duì)，完善硬件設(shè)備；同時(shí)，還要做好文書(shū)檔案各種資料的統(tǒng)籌規(guī)劃，在轉(zhuǎn)檔、存檔等等一系列環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行，確保文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，將文書(shū)檔案的價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)，提升檔案資源利用率。

（二）培養(yǎng)檔案信息化建設(shè)管理方面的專業(yè)人才

對(duì)于提升檔案管理工作的效率而言，培養(yǎng)專業(yè)人士是有效的措施之一。具體做法如下 :應(yīng)該重視檔案管理人員的工資水平不能過(guò)低。否則無(wú)法吸引到更多優(yōu)秀的人才。其次，在資金分配上，應(yīng)多傾向于檔案管理部門(mén)，在資金充足的情況下，才可以進(jìn)行檔案信息化建設(shè)管理體系，使得管理人員在新型的管理模式和設(shè)施下發(fā)揮作用。最后，還應(yīng)該重視員工的綜合素質(zhì)和能力，提升其管理能力和工作能力，使其擁有正確的工作態(tài)度，更好地為管理檔案工作服務(wù)。比如常見(jiàn)的培訓(xùn)方式可以提升管理人員的計(jì)算機(jī)水平和信息化水平，現(xiàn)代化存儲(chǔ)系統(tǒng)，搭建新型檔案管理體系等等。

（三）加強(qiáng)檔案存放環(huán)境設(shè)施完善

利用信息技術(shù)手段,提升檔案檢索、編目的質(zhì)責(zé)和效率,及時(shí)更新數(shù)據(jù)信息,不斷優(yōu)化檢索工具。配備檔案管理必備的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)等辦公室設(shè)備,和空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度計(jì)、鐵質(zhì)檔案柜等硬件設(shè)備。設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)合格的檔案室,嚴(yán)格執(zhí)行檔案專人保管,集中歸檔,各類(lèi)軟環(huán)境更新及時(shí)到位。

（四）構(gòu)建文書(shū)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提升檔案資源利用率

從現(xiàn)在企業(yè)文書(shū)檔案管理工作落實(shí)不到位的現(xiàn)狀，加強(qiáng)文書(shū)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，構(gòu)建系統(tǒng)、完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下提高企業(yè)文書(shū)檔案管理水平和利用率的有效手段。各企業(yè)可以使用傳統(tǒng)的載體文字圖像識(shí)別技術(shù)等各種技術(shù)措施，提升文書(shū)檔案數(shù)字化水平，并推進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。企業(yè)要建設(shè)專業(yè)水平一直過(guò)硬的檔案管理團(tuán)隊(duì)，完善硬件設(shè)備；同時(shí)，還要做好文書(shū)檔案各種資料的統(tǒng)籌規(guī)劃，在轉(zhuǎn)檔、存檔等等一系列環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行，確保文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，將文書(shū)檔案的價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)，提升檔案資源利用率。

（五）完善檔案管理工作系統(tǒng)

對(duì)于促進(jìn)檔案管理體系逐漸信息化而言，不斷地完善檔案管理工作系統(tǒng)是極為有必要的。具體來(lái)說(shuō)，首先應(yīng)該重視硬件設(shè)施的完善，使檔案管理工作逐漸信息化。這就要求每一個(gè)工作人員都擰成一股繩，將新型的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安置在檔案室，利用最先進(jìn)的技術(shù)搭建存儲(chǔ)和查找平臺(tái)，將所有的檔案分類(lèi)管理，旨在提升檔案管理效率。其次，建立新型的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷地提升管理人員的專業(yè)水平。

結(jié)語(yǔ)

總之，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，使企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，涌現(xiàn)出的各種新技術(shù)、新思想能夠更好地為文書(shū)檔案管理工作服務(wù)；同時(shí)，對(duì)人才的需求、技術(shù)要求等各方面要求也隨之提高。這就需要企業(yè)緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，不斷地更新自身的管理思想和手段，構(gòu)建完整的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提升檔案資源利用率；最后，還要加大對(duì)檔案管理者的培訓(xùn)教育力度，提高他們的整體素質(zhì)水平，更好地做好文書(shū)檔案管理工作，為企業(yè)的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。