魯 冰

（淄博市張店區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心，山東 淄博 255000）

一、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要意義

社會(huì)保險(xiǎn)檔案作為一種專業(yè)檔案，是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療、工傷、生育過程中形成的對(duì)國(guó)家、集體、個(gè)人和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式的文件材料。這些文件材料既是社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的歷史見證，又是社會(huì)保險(xiǎn)工作的重要依據(jù)，也是參保群體享受待遇的主要憑證。加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，是完善社會(huì)保險(xiǎn)制度發(fā)展的支撐，也是實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作又好又快發(fā)展的保證。

（一）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)制度完善的重要支撐。我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)制度經(jīng)歷了從無到有、從弱到強(qiáng)，制度范圍從城市覆蓋到城鄉(xiāng)，參保群體從企業(yè)職工擴(kuò)大到城鄉(xiāng)各類群體，保障過程更是貫穿了生老病死的生命全周期，社會(huì)保險(xiǎn)制度不斷改革、發(fā)展和完善，城鄉(xiāng)一體化的社會(huì)保險(xiǎn)基本制度基本建立，覆蓋全體人民的社會(huì)保障的安全之網(wǎng)構(gòu)建起來。能夠最真實(shí)、最詳盡反映社會(huì)保險(xiǎn)制度歷史沿革的，就是在社會(huì)保險(xiǎn)具體業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的檔案材料。做好社保檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化管理，不僅是對(duì)當(dāng)前制度發(fā)展演變的真實(shí)記錄，同時(shí)也能為制度的再發(fā)展再完善提供資料支撐。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要依據(jù)。城鄉(xiāng)一體化的社會(huì)保險(xiǎn)制度基本確立，社會(huì)保險(xiǎn)面向的群體涵蓋了社會(huì)各個(gè)階層，社保業(yè)務(wù)流程也越來越復(fù)雜。在具體過程中都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案材料，對(duì)這些檔案材料的收集、整理、保存，能夠發(fā)現(xiàn)當(dāng)前業(yè)務(wù)工作的問題和不足，規(guī)范和引導(dǎo)社保業(yè)務(wù)工作依法依規(guī)、真實(shí)有序，全面提升經(jīng)辦能力和管理水平，真正為廣大參保企業(yè)和參保群眾撐起民生的保護(hù)傘。

（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案是保障個(gè)人權(quán)益的基本保證。勞動(dòng)者從出生到參加工作，從參保到退休甚至去世，都要有社保檔案來記錄[1]。參保人從成為社會(huì)保險(xiǎn)的保障對(duì)象后，會(huì)享受到醫(yī)療、養(yǎng)老、工傷、失業(yè)等各項(xiàng)保險(xiǎn)待遇，這其中要經(jīng)歷參保申報(bào)、基數(shù)核定、繳費(fèi)、關(guān)系轉(zhuǎn)移、待遇核發(fā)等各個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的社會(huì)保險(xiǎn)檔案就是參保單位和個(gè)人參加社會(huì)保險(xiǎn)的證明，也是信息申報(bào)、核算待遇、享受權(quán)益的依據(jù)。推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，是維護(hù)參保群眾切身權(quán)益的重要保證。

二、當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化存在的問題

（一）檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)薄弱。社會(huì)保險(xiǎn)工作繁雜，面對(duì)的參保群體廣大，社保檔案數(shù)量逐年激增，數(shù)量大、內(nèi)容雜，管理的難度加大。大部分社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)把主要的工作精力放在如何服務(wù)參保對(duì)象、提升窗口服務(wù)效能上，更愿意把大部分人力物力財(cái)力投入到具體業(yè)務(wù)服務(wù)中去，對(duì)檔案管理的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不清、職責(zé)不明，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)還停留在簡(jiǎn)單保管、手工翻閱、應(yīng)付檢查階段，不愿意投入必要的人財(cái)物用于庫(kù)房建設(shè)、設(shè)備配備、軟件更新上，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案庫(kù)房老舊、設(shè)備落后，給檔案完好保存增加了難度。由于對(duì)檔案規(guī)范化管理缺乏必要的重視，有些經(jīng)辦機(jī)構(gòu)雖已建立檔案管理制度，但制度流于形式，缺乏監(jiān)管，執(zhí)行力差，檔案管理粗放化。再加上專職檔案管理人員缺乏，人員素質(zhì)較低，導(dǎo)致檔案無序存放、隨意保存情況比較嚴(yán)重，造成社保檔案查找難、借閱難，甚至丟失損毀。

（二）檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理能力不足。一是檔案硬件設(shè)備能力不足。有的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)沒有設(shè)立專門的檔案室，沒有按照檔案庫(kù)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)施工，沒有配備密集架、滅火器、去濕機(jī)、溫濕度測(cè)試儀等實(shí)施，沒有達(dá)到“九防”要求，社保業(yè)務(wù)檔案極易發(fā)生損毀。二是檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不高。由于受機(jī)構(gòu)人員編制等制約，部分單位人手明顯不足，大多數(shù)業(yè)務(wù)檔案都是由相關(guān)業(yè)務(wù)科室自行整理、分散保管，沒有設(shè)置專職專業(yè)的檔案管理人員，大都沒有經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和相應(yīng)的檔案工作系統(tǒng)培訓(xùn)，在檔案材料的收集、整理、入檔等操作不熟練，對(duì)各類保險(xiǎn)檔案存檔的范圍不清，保存時(shí)限不明，且基本停留在人工階段，效率低、出錯(cuò)率高，難以勝任新時(shí)代的檔案工作。三是檔案信息化能力不足。由于沒有現(xiàn)代化的檔案管理軟硬件設(shè)施，再加上具備檔案管理能力和計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人員匱乏，當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理還停留在人工階段，存儲(chǔ)形式也以紙質(zhì)檔案為主，數(shù)字影像、電子檔案占比較小，難以適應(yīng)異地查閱、隨時(shí)調(diào)取的要求。隨著社會(huì)保險(xiǎn)制度的不斷完善，目前的社保業(yè)務(wù)檔案工作模式難以滿足需求、適應(yīng)發(fā)展的需要。

（三）檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)范不一。社會(huì)保險(xiǎn)涵蓋了養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷和生育五大險(xiǎn)種，由于地方社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)設(shè)置不同，既有“五險(xiǎn)分設(shè)”的，也有“多險(xiǎn)合一”的和“五險(xiǎn)合一”的[2]，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案就分別所屬于不同的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理，形成了多部門管理的問題。而每個(gè)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的重視程度存在差異，不同險(xiǎn)種的檔案管理缺乏一致性標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度和管理程序，比如哪些檔案需要?dú)w檔，整理歸檔的標(biāo)準(zhǔn)是什么，哪些檔案不需要?dú)w檔，銷毀的手段有哪些，這些都沒有統(tǒng)一的規(guī)定，這就造成了不同險(xiǎn)種的業(yè)務(wù)檔案在歸檔范圍、保存期限、分類標(biāo)準(zhǔn)上存在明顯差異。同時(shí)，各個(gè)險(xiǎn)種的社保檔案相對(duì)獨(dú)立，大都以紙質(zhì)檔案為主，難以實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)共享，一個(gè)參保人的檔案可能分落到不同的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，查閱時(shí)需要往返多個(gè)機(jī)構(gòu)，甚至多個(gè)地區(qū)，給群眾造成不便。

三、加快社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的建議

一是增強(qiáng)社保檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案記錄著參保人的一生，保障著參保人的基本權(quán)益，服務(wù)于參保人的生命全周期。社保檔案管理是否標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，關(guān)系到參保群眾參保、轉(zhuǎn)移、退休審批、待遇享受等切身利益。加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，提高標(biāo)準(zhǔn)化管理能力，為加快推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)制度全面覆蓋提供重要支撐，為提升社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦能力和服務(wù)水平提供重要依據(jù)，為維護(hù)群眾切身利益提供重要保證。建立上下聯(lián)動(dòng)、齊抓共管的檔案工作組織體制，加強(qiáng)檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)，成立檔案工作專項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)小組，緊密協(xié)作、全力以赴、加快推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作；健全檔案工作重要議事制度，圍繞新問題、新要求，適時(shí)召開檔案管理專項(xiàng)會(huì)議，認(rèn)真聽取檔案工作匯報(bào)，專題研究檔案工作中存在的重點(diǎn)難點(diǎn)問題，提出解決措施；健全檔案管理目標(biāo)責(zé)任制度，層層壓實(shí)目標(biāo)，落實(shí)到人、落實(shí)到月，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理的責(zé)任擔(dān)當(dāng)和主動(dòng)作為，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)和管理能力。

二是建立健全檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度。以《檔案法》《保密法》為參照，盡快制定適用不同險(xiǎn)種、適合不同參保群體的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法，改變社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理上的多部門交叉、混亂無序的狀態(tài)，逐步確立集中統(tǒng)一管理、規(guī)范有序、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理體系。建立社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案收集匯總和定期移交管理制度，本著對(duì)工作負(fù)責(zé)的態(tài)度，具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門主動(dòng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案材料進(jìn)行收集匯總，按時(shí)將業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中形成的具有保存意義的、已辦結(jié)的業(yè)務(wù)材料進(jìn)行收集整理，并按照歸檔要求和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，定期移交到檔案管理部門。建立社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案收集匯總制度，結(jié)合社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦的性質(zhì)和特性，根據(jù)《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》要求，定時(shí)整理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)資料，以年份為單位，以險(xiǎn)種為類別，實(shí)時(shí)編纂歸檔目錄。建立社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔管理制度，檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)接收的檔案材料實(shí)時(shí)核查、分揀歸類、整理排序、入檔保存，并及時(shí)編制索引目錄，確保社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范并利于長(zhǎng)期保存。

三是推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)。各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要克服資金短缺的短板，積極向上爭(zhēng)取資金，加大財(cái)力投入力度，加大對(duì)檔案室的建設(shè)力度，及時(shí)配備與檔案管理信息化配套的軟硬件設(shè)施，購(gòu)置高性能高品質(zhì)的檔案集中存儲(chǔ)設(shè)備，配備電腦、掃描儀、高拍儀、攝像機(jī)、錄音機(jī)等現(xiàn)代化裝備，為檔案信息化管理提供可靠的物質(zhì)保障。加快檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)利用，建設(shè)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)用平臺(tái)，推進(jìn)社保電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，及時(shí)將紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)化為電子社保信息并錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)涵蓋工商、稅務(wù)、醫(yī)保等與社保息息相關(guān)的各類有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與社保經(jīng)辦系統(tǒng)、政務(wù)信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通、交互共享。

四是重點(diǎn)加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)。社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)作為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的職能機(jī)構(gòu)，要高度重視社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案專兼職工作人員的引進(jìn)、選拔和培養(yǎng)，根據(jù)社保業(yè)務(wù)檔案工作特點(diǎn)，將業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)、工作細(xì)致的年輕干部安排到檔案管理崗位，加快檔案人才新老更替，建設(shè)充滿活力的年輕化檔案人才隊(duì)伍。注重檔案管理人才的培養(yǎng)，堅(jiān)持“請(qǐng)進(jìn)來、走出去”，選拔優(yōu)秀人才外出參加各類檔案工作系統(tǒng)培訓(xùn)，安排前往優(yōu)秀地區(qū)學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，積極邀請(qǐng)各級(jí)檔案專家開設(shè)檔案管理專家課堂，系統(tǒng)講授檔案管理專業(yè)知識(shí)，了解和熟悉收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，不斷增強(qiáng)檔案管理人員檔案素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。鼓勵(lì)檔案管理人員參加在職教育與半脫產(chǎn)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，擴(kuò)寬檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，努力提高檔案管理隊(duì)伍的標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)素質(zhì)和現(xiàn)代化管理水平。依托專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育平臺(tái)，每年按要求完成網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)，修滿學(xué)分并考試合格，提高檔案人員專業(yè)技術(shù)能力。積極引進(jìn)和培育復(fù)合型檔案管理人才，除熟悉檔案收集整理編纂等檔案基本知識(shí)外，重點(diǎn)引進(jìn)熟練掌握攝影技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用技術(shù)的現(xiàn)代化人才，打造一支知識(shí)面寬、業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)、技術(shù)高精尖的現(xiàn)代化檔案管理人才強(qiáng)隊(duì)，為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化奠定人才支撐。