周萍

（1.湖北省交通運(yùn)輸廳黃黃高速公路管理處，湖北武漢 430074；2.湖北黃黃高速公路經(jīng)營有限公司，湖北武漢 430074）

0.引言

通過電子檔案的形式開展檔案管理，充分運(yùn)用海量的網(wǎng)絡(luò)空間進(jìn)行云端存儲(chǔ)，以提升其資源整合和共建共享的效率，是新時(shí)代檔案管理工作的趨勢。多年來，黃黃公司高度重視檔案管理工作，把檔案管理列入公司發(fā)展規(guī)劃，依據(jù)《檔案法》《交通檔案管理辦法》等建立了相應(yīng)的管理制度，有計(jì)劃、有步驟地推進(jìn)了黃黃高速公路檔案資源的信息化建設(shè)。

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理的意義

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字化信息已經(jīng)成為記載人類社會(huì)發(fā)展的重要手段，也為檔案管理提供了全新的應(yīng)用工具和技術(shù)平臺(tái)。從技術(shù)層面看，電子檔案通過數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，其本身就具備了批量化、虛擬化、多媒體化的特征，將電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、分類的過程就是對數(shù)據(jù)進(jìn)行加工的過程[1]。在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、機(jī)器學(xué)習(xí)等新一代信息技術(shù)的支持下，能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行更加高效的資源整合，通過檢索、編碼、智能化等工具，為檔案的管理者和使用者提供更多元、更便捷的體驗(yàn)，推動(dòng)檔案信息的互聯(lián)互通和共建共享[2]。從管理層面看，電子檔案管理的物理基礎(chǔ)主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和相關(guān)存儲(chǔ)終端，在信息科技創(chuàng)新的背景下，低成本開展電子檔案管理的目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。任何單位和個(gè)人均能夠通過電子化的信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，并通過較為開放的云端存儲(chǔ)工具實(shí)現(xiàn)檔案的存儲(chǔ)、提取和共享。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理的挑戰(zhàn)

2.1 整合效率低下

在電子檔案不斷增多的背景下，只有加強(qiáng)資源整合才能夠保障電子檔案“為我所用”。但是諸多單位還存在著流程不清晰、建設(shè)不到位、創(chuàng)新不積極等問題，導(dǎo)致電子檔案資源整合效率低下，以黃黃高速公路為例，目前，黃黃公司在高速公路信息化建設(shè)與檔案信息的整合方面缺乏系統(tǒng)管理。從流程上看，隨著電子檔案管理的推進(jìn)，電子檔案的記錄、存儲(chǔ)、提取等規(guī)則需要重新建立，單位在相關(guān)管理規(guī)則的建設(shè)上缺乏系統(tǒng)性的框架和落地的細(xì)則，導(dǎo)致不同業(yè)務(wù)部門、管理人員在電子檔案管理過程中缺乏參照，在相應(yīng)任務(wù)的要求下開展“應(yīng)付式”的電子檔案存檔，使電子檔案仍停留在初級階段，難以起到資源整合效果。從系統(tǒng)建設(shè)上看，電子檔案的管理需要完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，尤其是在人員、技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)等條件限制下，單位在數(shù)據(jù)庫建設(shè)上尚未匹配內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程，使得數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中存在較多的人工參與環(huán)節(jié)，操作過程不僅繁瑣，還額外增加了管理成本。從創(chuàng)新層面看，電子檔案尚未通過專業(yè)內(nèi)容、專項(xiàng)研究、專業(yè)數(shù)據(jù)等形式進(jìn)行內(nèi)容輸出，尚未體現(xiàn)檔案的資源價(jià)值，對電子檔案的利用積極性較低。

2.2 共建共享不足

電子檔案的共建共享能夠有效打破信息之間的孤島，然而，由于保密層級不一致、共享意識(shí)不足、技術(shù)開發(fā)能力弱等問題，單位之間的共建共享機(jī)制還尚未建立。從規(guī)則差異看，不同單位對于保密定級、保密時(shí)限、信息傳播要求等具有不同的規(guī)定，在電子檔案共建共享的過程中，如果難以打通單位之間的保密規(guī)則，就容易產(chǎn)生對信息數(shù)量和質(zhì)量的爭議，且在國家保密相關(guān)法律法規(guī)的要求下，存在一定的違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。從參與主體看，部分單位僅將電子檔案管理作為傳統(tǒng)檔案管理的一種替代性手段，尚未意識(shí)到檔案的共建共享對于組織發(fā)展、業(yè)務(wù)提升、行業(yè)變革的重要作用，因而對于參與電子檔案共建共享的積極性較低。從技術(shù)創(chuàng)新看，伴隨著區(qū)塊鏈、云存儲(chǔ)等技術(shù)的發(fā)展，主體之間的信息共享能夠?qū)崿F(xiàn)更快速度、更高安全性的階段，但是由于參與主體之間缺乏互動(dòng)和創(chuàng)新，不僅大量的前沿技術(shù)尚未投入使用，甚至部分電子檔案還需要線下傳輸，這大大影響了信息互聯(lián)互通的效率。

2.3 風(fēng)險(xiǎn)隱患較多

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，由于網(wǎng)絡(luò)空間的虛擬性和內(nèi)容數(shù)字化，電子檔案管理也存在著諸多風(fēng)險(xiǎn)隱患。在網(wǎng)絡(luò)安全上，如果安全防火墻的建設(shè)缺位，會(huì)導(dǎo)致木馬病毒程序入侵系統(tǒng)，竊取電子檔案的管理密碼、核心信息等，從而產(chǎn)生嚴(yán)重的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。并且在信息技術(shù)發(fā)展中，雖然系統(tǒng)補(bǔ)丁程序不斷完善，但不法分子仍然通過多種手段制造非法程序，使日常網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)始終處于高度警戒狀態(tài)。在應(yīng)用層面，檔案管理系統(tǒng)、管理插件等大都依托于底層的數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)頁設(shè)計(jì)等程序，大多數(shù)單位僅注重相關(guān)應(yīng)用的操作，卻忽視了其潛在的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。在賬號管理上，如果不進(jìn)行有效的高強(qiáng)度數(shù)字加密，相關(guān)賬號信息、檔案信息等極容易被特定程序破解，會(huì)使系統(tǒng)的保密性能降低。在備份管理上，如果不注重核心內(nèi)容備份，一旦發(fā)生信息損毀和系統(tǒng)性的破壞，就會(huì)丟失重要信息資源。在操作層面，由于缺乏操作制度、流程、規(guī)范等方面的細(xì)則安排，檔案管理人員的操作過程缺乏規(guī)范，極易產(chǎn)生由于個(gè)人行為導(dǎo)致的信息泄露、信息損毀等檔案管理事故。

3.大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理的對策

3.1 多維資源整合

（1）應(yīng)當(dāng)從制度和管理規(guī)則上對源頭資源的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)格式、存儲(chǔ)流程等進(jìn)行規(guī)范，使電子檔案管理既能夠保存業(yè)務(wù)記錄，又能夠以較為便捷的方式開展管理過程[3]。（2）隨著電子檔案的不斷增多和組織結(jié)構(gòu)的變化，聚類資源需要不斷進(jìn)行優(yōu)化，在數(shù)據(jù)庫中增加檢索、分類、導(dǎo)引等相關(guān)應(yīng)用，并根據(jù)具體需求使檔案管理與業(yè)務(wù)變化相統(tǒng)一，必要時(shí)可以采用服務(wù)外包的形式請專業(yè)化的信息技術(shù)公司進(jìn)行結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和應(yīng)用開發(fā)。（3）應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對電子檔案的研究和運(yùn)用，從而使相關(guān)成果服務(wù)業(yè)務(wù)變革和組織升級。

3.2 多元主體共建

在標(biāo)準(zhǔn)互通上，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)外部檔案管理規(guī)則協(xié)調(diào)，明確不同主體的保密要求、管理規(guī)范、信息安全邊界等，從而能夠在電子檔案共建共享的原則下尋求合作的突破口，在國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)則等大體框架下開展有限度的電子檔案共建共享，從而能夠加快信息平臺(tái)建設(shè)進(jìn)程。

在外部共享上，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步發(fā)揮云端存儲(chǔ)、區(qū)塊鏈等技術(shù)的優(yōu)勢，開發(fā)更為便捷的一體化系統(tǒng)，使多元化主體能夠通過多個(gè)終端和平臺(tái)，在特定的權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行檔案的自主上傳和提取。

在內(nèi)部互動(dòng)上，應(yīng)當(dāng)將組織內(nèi)部的基礎(chǔ)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)率先打通，將OA系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)、審批系統(tǒng)等內(nèi)部系統(tǒng)納入電子檔案管理體系，使電子檔案成為記錄日常業(yè)務(wù)活動(dòng)和組織發(fā)展的重要見證，也為檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級提供基本的設(shè)計(jì)框架和分類場景。

3.3 多重安全保障

在風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測上，應(yīng)當(dāng)針對電子檔案管理的軟件系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等進(jìn)行常態(tài)化的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測，將內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)、局域網(wǎng)等進(jìn)行分類控制，定期開展網(wǎng)絡(luò)安全的演練，主動(dòng)應(yīng)對潛在的網(wǎng)絡(luò)攻擊，必要時(shí)請外部的網(wǎng)絡(luò)安全服務(wù)機(jī)構(gòu)對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查，及時(shí)補(bǔ)充相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全工具，夯實(shí)網(wǎng)絡(luò)安全保障[4]。

在內(nèi)部應(yīng)用上，應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用數(shù)字加密、數(shù)字簽名等技術(shù)，為電子檔案管理相關(guān)應(yīng)用提供多層級的數(shù)字加密，從而使保密管理相關(guān)制度能夠在技術(shù)手段下得到保障。

在備份管理上，應(yīng)當(dāng)根據(jù)特定內(nèi)容的重要程度和損毀的風(fēng)險(xiǎn)，為不同類別的內(nèi)容建立不同的備份管理標(biāo)準(zhǔn)，確保重要性內(nèi)容在產(chǎn)生損毀的情況下仍能夠通過備份恢復(fù)。

在操作制度上，應(yīng)當(dāng)根據(jù)組織的相關(guān)管理規(guī)范，明確內(nèi)部人員和檔案管理人員的操作權(quán)限，嚴(yán)格執(zhí)行操作授權(quán)制度，杜絕超權(quán)限操作，定時(shí)排查潛在的泄密風(fēng)險(xiǎn)，并將其納入巡視、審計(jì)等相關(guān)內(nèi)部監(jiān)察工作中，確保操作管理的規(guī)范性。