張東寧

（日照市人民醫(yī)院 山東省日照市 276826）

社會醫(yī)療機構(gòu)在不斷的改革進(jìn)步，醫(yī)院服務(wù)水平得到更快速的提升，相應(yīng)的管理配套措施也在不斷的革新，在民營醫(yī)院和公立醫(yī)院的良性競爭下，對醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的重要性被凸顯出來，通過精細(xì)化的檔案管理能有效的促進(jìn)醫(yī)院管理工作的完善，提高了醫(yī)院檔案的使用效率，是檔案的功能作用達(dá)到最大化的利用，是直接促進(jìn)醫(yī)療行業(yè)技術(shù)水平提升的重要途徑，做好醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理是醫(yī)院穩(wěn)步發(fā)展的堅實基礎(chǔ)。

醫(yī)院檔案管理的重要性

醫(yī)院檔案的管理就是對醫(yī)院日常工作過程中所產(chǎn)生的記錄性單據(jù)和文件的管理，是醫(yī)院有序開展工作的重要保障，檔案管理環(huán)節(jié)工作的好壞直接影響到醫(yī)院的運營情況，在日常的工作中占據(jù)重要地位，與醫(yī)院的有序工作開展息息相關(guān)，更是關(guān)系到醫(yī)務(wù)工作者的效率問題，也是對患者信息負(fù)責(zé)的有力依據(jù)。[1]醫(yī)院要做好對檔案的有效管理是醫(yī)院能順利開展工作的基礎(chǔ)保證，關(guān)乎醫(yī)院能夠?qū)崿F(xiàn)穩(wěn)步健康發(fā)展的堅實步伐，檔案管理的完善能直接影響各醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展方向，借助對檔案信息的整理和統(tǒng)計能夠?qū)崿F(xiàn)大數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，這是推動行業(yè)發(fā)展的重要數(shù)據(jù)來源，通過對檔案的綜合整理能滿足對不同類型病例的有效治療方案的把握，極大效率的提高了醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)手段，最大力度的確保了醫(yī)院醫(yī)療效率，檔案就是數(shù)據(jù)的化身，是可靠的醫(yī)學(xué)依據(jù)，能為醫(yī)療救治提供更為有效的數(shù)據(jù)參考；醫(yī)院檔案的內(nèi)容涉及寬泛，認(rèn)真做好檔案的管理能有助于日常工作的順利開展，對于人員調(diào)動和崗位空缺的情況下，檔案就是很好的工作交接單；通過檔案還能很大程度地減少醫(yī)院的糾紛問題，檔案是在爭論和糾紛問題持久不消情況的有力證據(jù)，是醫(yī)院與患者間的合法依據(jù)，是避免人事糾紛的重要文件證明；檔案的合理管理可以實現(xiàn)醫(yī)院資源共享的發(fā)展目標(biāo)，使醫(yī)院能更好的醫(yī)治病人而努力；利用檔案的有效管理可以把優(yōu)秀的醫(yī)學(xué)經(jīng)驗得到更廣泛的應(yīng)用和發(fā)揚，使之良好的醫(yī)學(xué)方式得以保存和流傳。把醫(yī)院的檔案管理發(fā)揮出其真正的價值，為醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)。

精細(xì)化管理的概念

精細(xì)化管理是一種文化，一種理念。它是社會日益發(fā)展下的對工作精準(zhǔn)分工的產(chǎn)物，精細(xì)化的管理就是落實管理責(zé)任，把管理責(zé)任落實到每一個具體的人員身上，做到責(zé)任到人， 并以“誰主管，誰負(fù)責(zé)”的原則進(jìn)行管理，將責(zé)任具體化，明確化，確保每一個管理人員都盡職盡責(zé)，把工作做細(xì)，做實，并及時的查驗糾正和處理。[2]精細(xì)化管理是把企業(yè)引向成功的有效路徑，其本質(zhì)意義就在于它是一種對目標(biāo)和方式進(jìn)行分解、細(xì)化、落實的過程，能讓企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃得到最切實的可行操作，企業(yè)要按照精細(xì)化管理的思路，找準(zhǔn)每個環(huán)節(jié)的關(guān)鍵問題，逐層次的剖析解決，完善體系，把精細(xì)化管理的規(guī)范性和創(chuàng)新性不斷結(jié)合統(tǒng)一，使企業(yè)朝著更優(yōu)化的管理模式前進(jìn)。精細(xì)化在企業(yè)日常工作體現(xiàn)的主要形式：標(biāo)準(zhǔn)化、細(xì)化、量化、流程化、模板化、協(xié)同化、實證化、嚴(yán)格化等，[3]企業(yè)的全面、協(xié)調(diào)可持續(xù)性發(fā)展，必然要求企業(yè)有強大的執(zhí)行能力和運作能力，這些都需要依賴于精細(xì)化管理的強大支撐，是企業(yè)重要的核心運行工程。

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理制度不詳細(xì)。現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理機制并不完善，存在著明顯的管理制度不詳細(xì)的情況，無法滿足實際工作的需求，且由于檔案信息的內(nèi)容范圍寬廣，也是造成現(xiàn)社會醫(yī)院檔案難以統(tǒng)一管理的困難，紙質(zhì)版的檔案管理是目前社會大多數(shù)醫(yī)院檔案的現(xiàn)狀，紙質(zhì)版檔案管理的缺點眾多，其本身的保管就很困難，加上制度的不完善，直接造成檔案的損壞或遺失情況時有發(fā)生，是影響醫(yī)院良性發(fā)展的主要絆腳石。

檔案管理方法不統(tǒng)一。醫(yī)院的各級分類部門本就眾多，各部門的檔案種類也是形色不一，不同部門的檔案管理辦法也不太一樣，導(dǎo)致一個醫(yī)院出現(xiàn)多種類的檔案管理辦法，這是一種極不專業(yè)的體現(xiàn)，使醫(yī)院整體的檔案利用率急速下降，限制了醫(yī)院的快速發(fā)展。醫(yī)院的檔案分類主要包括：病例檔案、行政檔案、醫(yī)療技術(shù)檔案、會計檔案、聲像實物檔案、科研教學(xué)檔案、設(shè)備檔案等等，[4]不同檔案的沒有形成統(tǒng)一的管理模式，致使檔案管理混亂，發(fā)揮不了檔案應(yīng)有的價值體現(xiàn)。

檔案管理意識較薄弱。大多數(shù)的醫(yī)院管理檔案工作就只是一個制度性的工作流程，并沒有真正重視起對檔案管理的重要性，檔案是一件事情結(jié)束后的憑據(jù)，意味著一件事情的暫時結(jié)束，但并不意味事情真的完結(jié)了，檔案的意義遠(yuǎn)比就某件事情的結(jié)束來得更深重，檔案可以歸納同類型病例的治愈概率，具有重大的醫(yī)學(xué)教育意義，是研究醫(yī)學(xué)診治方案的重要依據(jù)?，F(xiàn)階段的醫(yī)院從領(lǐng)導(dǎo)崗位到基層職員都是意識較薄弱，達(dá)不到檔案的真正使用目的的體現(xiàn)。

無法滿足檔案使用率的需求。因為對檔案的管理模式不專業(yè)，漏洞諸多，致使醫(yī)院檔案的利用率得不到很好的保證，是導(dǎo)致醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)手段得不到發(fā)展的重要問題。對醫(yī)院檔案的有效管理其主要目的之一就是實現(xiàn)對檔案使用率的需求，檔案的有效使用能快速提高行業(yè)的醫(yī)療技術(shù)水平，檔案就是更好轉(zhuǎn)變醫(yī)療技術(shù)的切實保證，無法做到對檔案的良好管理，自然就無法滿足對檔案使用率的需求，因而限制了醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的飛躍性發(fā)展。

精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的具體應(yīng)用

建立檔案精細(xì)化管理體系。社會經(jīng)濟突飛猛漲，醫(yī)療體制也在不斷的革新中，市場對醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)要求愈來愈高，在醫(yī)院的良性競爭下，建立精細(xì)化的檔案管理就顯得尤為重要，它能更好的保證企業(yè)在競爭的行列中占據(jù)領(lǐng)先地位。[4]切實的保障了醫(yī)院的整體管理水平，建立科學(xué)的、完善的精細(xì)化管理體系，是醫(yī)院不斷發(fā)展壯大的主要技術(shù)革新手段，把各類型檔案的進(jìn)行詳細(xì)的分類管理，運用更為科學(xué)化的管理方式，實現(xiàn)對檔案的最大力度的整理和利用，精細(xì)化管理體系是把復(fù)雜繁瑣的流程進(jìn)行簡化，用清晰的制度規(guī)定把工作明細(xì)化，實現(xiàn)更為高效的管理效果，通過明晰精細(xì)化管理里的各項管理制度，詳細(xì)精準(zhǔn)的對檔案進(jìn)行分門別類的管理，做到檔案的規(guī)范化、精細(xì)化、不斷創(chuàng)新出對檔案管理的個性化，不斷升華出一套更為適應(yīng)醫(yī)院健康發(fā)展的檔案管理體系。

明確檔案精細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)。檔案的精細(xì)化管理也是一種管理模式，是不斷優(yōu)化的管理形式的具體體現(xiàn)，做好檔案精細(xì)化管理首先應(yīng)明確檔案精細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)，通過對工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化，把各環(huán)節(jié)工作進(jìn)行合理的分類，做到每一個小環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確完整，盡可能詳細(xì)的把各工作細(xì)則整理出來，達(dá)到每項工作的可量化，進(jìn)而實現(xiàn)更為有效的管理模式。[5]一切事務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化是順利完成的有效保證，把醫(yī)院的檔案管理用精細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)擬定出來，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行分類收集、整理和歸檔，才能有效保障醫(yī)院的工作效益的有序進(jìn)行，標(biāo)準(zhǔn)化是工作的基礎(chǔ)，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是把各崗位的工作職責(zé)具體化，對工作范圍、權(quán)責(zé)、權(quán)限、和對象及工作質(zhì)量的本文規(guī)定，嚴(yán)格落實實際的工作情況，對醫(yī)院的標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)域進(jìn)行協(xié)調(diào)的統(tǒng)一管理：基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、方法標(biāo)準(zhǔn)、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)等等，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化。

完善檔案精細(xì)化整理。檔案的管理過程中，整理環(huán)節(jié)是為檔案后期的分類歸納存檔做好堅定基礎(chǔ)，其步驟的方法要做到精細(xì)化整理，在對檔案進(jìn)行分類時，盡可能的分的越細(xì)致越好，精細(xì)化的目的就是把各個事項做到詳盡，做到完美。用思維導(dǎo)圖的方式把各檔案分門別類的延伸至各子項目，以便后期的對檔案的有效利用打下基礎(chǔ)；對檔案的有序編號也是整理中需特別注意的問題，例如各大類之間用不同的首發(fā)字母表示，大類檔案下的子項目又要分開標(biāo)注，沒有對應(yīng)的標(biāo)注那么整理就失去了真正的利用價值；進(jìn)行總目錄的擬定，就類似于提綱的擬定，讓人一目了然的明白此系列檔案的大體內(nèi)容和范圍，最后進(jìn)行歸檔的儲存和入庫，對檔案的儲存用排架式的方式最為方便合理，為后期的查閱提供有效的技術(shù)支持；切記不可在整理的過程中出現(xiàn)重復(fù)的編號和遺漏的檔案等問題，用科學(xué)合理的精細(xì)化檔案管理辦法促使醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。

確保檔案精細(xì)化保管。對醫(yī)院檔案的精細(xì)化保管要求：每一卷檔案和檔案編號務(wù)必一一對應(yīng)、準(zhǔn)確無誤，保障日常檔案的調(diào)閱查詢工作的準(zhǔn)確高效，并確認(rèn)保管的安全性。[6]要狠抓相關(guān)規(guī)范性文件的貫徹落實，做到對檔案的齊全完整，不缺不漏，不斷的推進(jìn)檔案建設(shè)的規(guī)范化和安全化，進(jìn)一步加強對檔案的利用率，通過完善檔案管理的安全體系和利用體系，把醫(yī)院檔案管理的目的達(dá)到最有經(jīng)濟價值的呈現(xiàn)；做好檔案的保密工作，明晰嚴(yán)格的檔案借閱制度，建立專用的檔案室，專用的檔案資料電腦，專用的檔案數(shù)據(jù)U盤，專用的保密方式等；專業(yè)性的對檔案的利用效益進(jìn)行開發(fā)，爭取把檔案的作用效果利益最大化，為醫(yī)院帶來更為實際的技術(shù)性創(chuàng)新和發(fā)展。

整體而言，醫(yī)院的各方面服務(wù)要順應(yīng)時代發(fā)展的步伐不斷實現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理模式，對醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理是發(fā)展的必然趨勢，利用精細(xì)化的管理方式可使醫(yī)院在對檔案的規(guī)范整理和應(yīng)用價值上得到最充分的發(fā)揮，完善好了對檔案的各項精細(xì)化管理制度的明確，能有效的保障醫(yī)院檔案工作的順利開展，為醫(yī)院的長久可持續(xù)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。