付賀

摘? 要：在信息時代背景下，科學技術創(chuàng)新升級頻率變得越來越快，呈現(xiàn)出的價值和作用也越來越大。在如今的檔案管理領域當中，信息技術發(fā)揮著越來越重要的作用，其是推動檔案管理質量提升的一大核心動力。有了信息技術支持的檔案管理工作與傳統(tǒng)管理模式相比發(fā)生了天翻地覆的變化。該文將就信息技術支持下的檔案管理工作進行深入的分析和探究。

關鍵詞：信息技術? ?檔案管理? ?提升策略? ?工作探究

中圖分類號：G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2021）07（a）-0023-03

Abstract： In the context of the information age， the frequency of scientific and technological innovation and upgrading has become faster and faster， and the value and role are becoming greater and greater. In today's field of archives management， information technology is playing a more and more important role. It is a core driving force to improve the quality of archives management. The archives management supported by information technology has undergone earth shaking changes compared with the traditional management mode. This paper will deeply analyze and explore the archives management supported by information technology.

Key Words： Information technology; File management; Promotion strategy; Work exploration

縱觀我國當前檔案管理工作的整體情況，雖然較之前取得了很多新的成果和進步，但是，深入其中進行分析，不難發(fā)現(xiàn)檔案管理工作還是存在著諸多的問題和弊端，未能從根源上尋找到解決路徑，還是有諸多因素都在影響著檔案管理作用的發(fā)揮，制約著檔案管理工作的前進腳步。如何借助先進的信息技術來開展檔案管理工作是當前信息管理工作必須要思考和完成好的一項重要任務。

1? 國內外研究情況闡述

1.1 國外研究情況

國外對于檔案管理的認知和研究相對較早，早在1937年美國歷史學家就曾發(fā)表過關于企業(yè)檔案管理工作方面的文章，并且詳細闡述了檔案管理的重要性以及檔案管理和保存的方式。現(xiàn)階段，國外的檔案管理理論、體系以及實際工作已經變得越來越成熟和完善，特別是在信息技術迅速發(fā)展的背景下，檔案管理呈現(xiàn)出現(xiàn)代化管理趨勢，但是，也遇到了新的挑戰(zhàn)和考驗。關于檔案管理的信息系統(tǒng)和軟件開發(fā)技術方面，國外在使用信息系統(tǒng)的廣泛性以及系統(tǒng)呈現(xiàn)的功能價值都要優(yōu)于國內，而且國外的硬件設備也要更為先進一些，并且國外一直都在加大對檔案管理工作的重視力度，培養(yǎng)了一大批專業(yè)領域人才，檔案管理技術得到了不斷優(yōu)化和進步。

1.2 國內研究情況

從當前我國檔案管理工作發(fā)展實際情況來看，其正處于創(chuàng)新、改革和完善的關鍵階段。之前很長一段時間內，我國雖然也成立了檔案管理部門，并制定了各種管理制度，但實際層面上，檔案管理工作并未得到該有的重視和關注。近些年，我國各類主體越來越意識到檔案管理工作的重要性，也認識到了信息技術在檔案管理工作中的價值。由此開始不斷加大對檔案管理的投入力度，積極引進和自主研發(fā)各類檔案管理技術和理念，到目前為止，雖然我國的檔案管理工作與西方發(fā)達國家相比還存在著一定的差距，但卻也實現(xiàn)了非常大的進步和跨越，相信不久的將來，我國的檔案管理工作質量必將實現(xiàn)質的飛躍[1]。

2? 檔案管理的重要價值和意義

2.1 檔案管理是企業(yè)需要堅守和完成好的重要使命與責任

檔案管理是企業(yè)必須要堅守和完成好的重要使命與責任，企業(yè)檔案管理工作質量的好與壞直接影響著企業(yè)自身發(fā)展的穩(wěn)定性。舉例說明：在2008年北京奧運會火炬?zhèn)鬟f工作當中，航天科工檔案部門全程參與了奧運會火炬的燃燒系統(tǒng)的研發(fā)，并且就每一次的研究工作以及研發(fā)過程進行了詳細的記錄，最終形成了非常詳盡的檔案資料。而航天科工檔案部門所保留的這些資料更是成為了奧運火炬燃燒系統(tǒng)10項專利研發(fā)和應用的重要資料保障。還有，在2010年我國上海舉辦的世博會活動中，電信檔案部門所提供的詳盡檔案資料在實際工程修建和完善過程中發(fā)揮出了非常重要的作用，有效避免了不必要的工程損失。

2.2 檔案管理是確保企業(yè)和單位可持續(xù)發(fā)展的重要因素

對于任何一個企業(yè)或者單位來說，檔案記錄的不僅僅是客觀存在的數(shù)據(jù)信息，更是企業(yè)或者單位多年發(fā)展歷程的見證。深入了解和分析企業(yè)或者單位中的檔案資料，可以很清楚地掌握這一個企業(yè)或者單位發(fā)展的客觀規(guī)律，以及領導層做出每一項決策的參考依據(jù)。還有，在企業(yè)或者單位深化改革的過程中，檔案資料是企業(yè)或者單位進行改革的重要后盾，詳盡的檔案資料是企業(yè)或者單位解決產權糾紛、維護職工權益等工作的重要參考依據(jù)，也是企業(yè)擬定未來發(fā)展規(guī)劃的堅實基礎[2]。

2.3 檔案管理是企業(yè)軟實力的外在呈現(xiàn)

衡量一個企業(yè)綜合實力的兩大標準，分別是軟實力和硬實力。其中，企業(yè)軟實力中最核心的組成部分之一便是檔案管理工作。企業(yè)的檔案不僅僅記錄著企業(yè)的每一項決策、每一個項目的信息、每一位員工的資料，更反映著企業(yè)的成長歷程，包含著企業(yè)的文化價值。這是其他任何一項工作都無法企及的，企業(yè)檔案承載著的不僅僅是企業(yè)的過去，更掌握著企業(yè)的未來，企業(yè)檔案擁有著非常強大的歷史價值、現(xiàn)實價值以及未來價值。

3? 影響檔案管理質量的因素分析

3.1 檔案管理系統(tǒng)存在漏洞

目前，有越來越多的企業(yè)選擇使用了先進的智能化檔案管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)的應用的確在很大程度上提高了檔案管理工作的質量，但是，檔案管理系統(tǒng)自身并不是完美的，其在實際應用過程中也暴露出了一些問題和漏洞，檔案管理系統(tǒng)中的一些現(xiàn)有組件彼此之間的配合程度不是很高，而且有一部分組件是需要獨立操控和運行的，這就使得在各個環(huán)節(jié)連接過程中容易出現(xiàn)斷層的情況，進而影響到檔案管理的規(guī)范程度[3]。

3.2 檔案部分或者全部丟失

檔案的丟失是影響檔案管理效果的重要阻礙因素之一。根據(jù)相關調查和了解，發(fā)現(xiàn)當前有一部分企業(yè)在檔案管理工作中普遍存在著檔案文件部分丟失或者全部丟失的情況，導致檔案文件丟失的原因不盡相同。檔案資料的丟失必然會影響到檔案的規(guī)范化管理。

3.3 人為因素

人為因素也是影響檔案管理質量的重要原因之一。據(jù)了解，當前很多企業(yè)在檔案管理工作中的人員配置存在著很大的問題，一些企業(yè)并沒有認識到檔案管理的重要價值，因此，安排負責企業(yè)檔案管理工作的人員要求也會相對較低一些，要么是一些即將退休的員工轉崗參與到檔案管理工作里面來，要么是從社會上招聘一些學歷比較低，經驗也不是很豐富的人來負責企業(yè)的檔案管理。這些人要么思想陳舊，要么能力不足，如果要依靠這些人來提高檔案管理的規(guī)范性，提高檔案工作的信息化水平是非常困難的。

4? 信息化背景下如何提升檔案管理質量

4.1 從具體業(yè)務建設著手來提升檔案管理的規(guī)范化

檔案的規(guī)范化管理需要落實到實際檔案管理工作當中去，因此，我們需要將關注點集中到具體的業(yè)務建設工作上面，從具體業(yè)務著手來提升檔案管理的規(guī)范化。關于這一點，提出以下幾點建議。

4.1.1 要對檔案管理人員進行嚴格選拔與考核

檔案管理人員是檔案管理工作的核心人物，檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質直接決定著檔案規(guī)范化管理的質量。因此，企業(yè)或者單位一定要嚴格把好檔案管理人員招聘和選拔關卡，要謹慎選派檔案管理工作人員，并且在實際工作當中要定期組織對檔案管理人員的考核，讓檔案管理人員時刻能夠保持足夠的警惕意識和危機意識，讓他們感受到上級對檔案管理工作的重視，同時增強他們的責任意識，認真、踏實地做好檔案管理工作。

4.1.2 創(chuàng)設學習與交流的平臺

檔案的規(guī)范化管理，需要的不僅僅是檔案管理部門的單獨努力和付出，其還需要企業(yè)其他部門的共同配合與協(xié)作，同時也需要更多先進理念和方式的引入。因此，企業(yè)或者單位應該創(chuàng)設學習與交流的平臺，加強檔案管理部門與企業(yè)其他部門之間的聯(lián)系，要求全體員工為檔案的規(guī)范化管理出謀劃策。同時，企業(yè)還應該多爭取與外界交流的機會，確保企業(yè)檔案管理人員能夠時刻保持思想理念上的先進性，與新時代、新思想、新技術接軌，將先進的檔案管理方式和理念應用到實際檔案管理工作當中來[4]。

4.2 建立起現(xiàn)代化的檔案管理理念

全新的檔案管理工作需求需要以先進的檔案管理理念作為指導，現(xiàn)代化檔案管理理念的應用在提升檔案管理水平方面發(fā)揮著不可替代的重要作用。企業(yè)或者單位在實際檔案管理工作當中，一定要重視起現(xiàn)代化檔案管理理念的建立和引導，要在全企業(yè)或者單位內部樹立起高效科學的管理理念，營造出濃厚的現(xiàn)代化管理氛圍，將檔案管理工作的被動服務態(tài)度轉變?yōu)橹鲃臃找庾R，將消極服務轉變?yōu)榉e極服務，要一改傳統(tǒng)檔案管理工作的落后面貌。

4.3 構建智能化檔案管理平臺

構建智能化檔案管理平臺是新時期檔案管理智能化向前發(fā)展的重要渠道。關于智能化檔案管理平臺，其主要是圍繞檔案信息基礎建立起生成、存儲、傳輸和應用4個環(huán)節(jié)，借助大數(shù)據(jù)處理技術來搭建起一個相對完善的智能化檔案平臺：首先，借助大數(shù)據(jù)技術清洗和篩選檔案數(shù)據(jù)，針對其中的異構數(shù)據(jù)進行修改，形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)表達。其次，根據(jù)海量的信息數(shù)據(jù)資源建立起檔案信息大數(shù)據(jù)資源存儲庫。再次，生產和采集檔案信息，主要包括主管部門檔案錄入、個人自主信息填報以及實時數(shù)據(jù)自動更新3項內容。最后，構建檔案信息共享網絡平臺，徹底打破檔案管理工作的時空局限，實現(xiàn)檔案信息的共享與利用[5]。

4.4 加強檔案管理人員隊伍建設力度

檔案管理工作的智能化發(fā)展需要依靠的核心力量之一便是人力資源，優(yōu)質的檔案管理人員隊伍是推動檔案管理智能化發(fā)展的強大動力。關于加強檔案管理人員隊伍的建設，筆者建議采用集合數(shù)據(jù)科學、檔案管理學、計算機技術與自動化等多專業(yè)交叉融合的建設模式，打破傳統(tǒng)檔案管理人員的專業(yè)限制，積極引進跨專業(yè)的文、理、工科優(yōu)質人才，將諸如學習計算機專業(yè)、自動化專業(yè)、軟件工程專業(yè)等理工科專業(yè)的優(yōu)質人才引入到檔案管理人員隊伍當中來，其必然會成為檔案管理智能化發(fā)展的強大助力[6-7]。

5? 結語

綜上所述，從當今社會發(fā)展形勢來看，信息化和智能化必將成為未來檔案管理工作的主流趨勢。因此，企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中必須要積極引進和應用先進的信息技術，將更多先進的信息技術應用到檔案管理工作當中來，保證檔案管理工作的先進性，進而提升檔案管理工作的效率和質量。

參考文獻

[1] 張燕.新媒體時代檔案記憶再生產轉型研究[D].上海：上海大學，2020.

[2] 許波，譚思亮，王晉榮.基于信息技術支持的事業(yè)單位檔案信息化管理探析[J].科技與創(chuàng)新，2019（22）：114-115.

[3] 何小琴.試論新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新[J].蘭臺內外，2020（32）：13-15.

[4] 史真.大數(shù)據(jù)信息技術在檔案管理中的運用探析[J].中外企業(yè)家，2020（8）：138.

[5] 劉芳璐.智慧檔案館的現(xiàn)狀調研[D].哈爾濱：黑龍江大學，2019.

[6] 趙全立.運用信息技術提高檔案管理工作實效[J].蘭臺內外，2020（14）：40-42.

[7] 李昕.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化及電子化[J].陜西檔案，2019（3）：29-30.