嚴(yán)喚喚

（山西農(nóng)業(yè)大學(xué)信息學(xué)院，山西 太谷 030800）

目前，在信息時代的迅速發(fā)展下，陳舊的高校檔案管理方法已經(jīng)無法滿足學(xué)校全面掌控各項(xiàng)信息的需求。為此教育部將智慧校園寫進(jìn)全國教育信息化工作要點(diǎn)，可見智慧校園已經(jīng)成為新時代的標(biāo)志，且被眾多高校所采納。建立智慧校園既不能缺少高校檔案館的智力支持，也可以使檔案館的館藏更加多樣化。因此，為了更好地管理海量信息，所以，對關(guān)于智慧校園背景下的高校檔案管理的探索是非常有意義的。

一、高校檔案管理工作的價值

在20世紀(jì)末國內(nèi)的各大高校擴(kuò)大招募后，高校面臨了新生猛增的情況，為此檔案資源的數(shù)量也隨之增長，進(jìn)而導(dǎo)致高校檔案管理的工作壓力倍增。檔案資源的主要功能是社會、組織及個人的記錄，其主要通過影像、圖片、文字等資源進(jìn)行記載，同時，這些文檔記錄是為各大高校的未來發(fā)展以及策略所提供的數(shù)據(jù)。因此，促進(jìn)高校檔案管理的主動性有利于幫助學(xué)生找到有價值的資料，并在一定程度上增加了高校檔案管理的價值［1］。

二、高校檔案管理中存在的問題

（一）對檔案的重視程度不夠

長期以來，各級管理層對檔案管理工作的認(rèn)識存在誤區(qū)且不夠重視，許多底層教育單位并未制定歸檔文件的明細(xì)及執(zhí)行檔案，并且檔案管理人員的工作態(tài)度不夠負(fù)責(zé)，只是做一些管理、類別整理、接收等分內(nèi)工作，忽視了檔案管理工作。同時，還有大部分在搬遷過程中沒有處理好文件材料，導(dǎo)致大量珍貴的材料丟失，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。同時，高校教育在內(nèi)容更加豐富的形勢下，使檔案資源的信息量顯著提升且多樣復(fù)雜，但是許多高校在檔案管理的工作中目標(biāo)不明確，處理檔案方式不科學(xué)。因此導(dǎo)致檔案的編目編號、分類組卷、收集、生成、歸檔等規(guī)范程度低的現(xiàn)象，難以全面反映學(xué)習(xí)的教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平。

（二）對檔案管理的水平不高

在高校檔案管理中的工作人員大多是沒有經(jīng)過專業(yè)知識培訓(xùn)的，并對檔案的管檔要求、材料收集、歸檔、整理等業(yè)務(wù)尚不熟練。而且大多的檔案管理人員身兼數(shù)職，沒有足夠的時間去做檔案管理工作，從而降低了歸檔材料的準(zhǔn)確度和歸檔材料未能及時進(jìn)行補(bǔ)充的問題，導(dǎo)致歸檔材料不能完全真實(shí)地反映本人的現(xiàn)實(shí)情況，進(jìn)而影響了歸檔管理工作的質(zhì)量［2］。

（三）對檔案管理工作經(jīng)費(fèi)不足且參與度不高

物質(zhì)基礎(chǔ)是檔案管理工作不可或缺的，必須要安排一部分經(jīng)費(fèi)投入其中，一方面是用來將庫房里面放置檔案的設(shè)備進(jìn)行填充，確保有足夠的經(jīng)濟(jì)條件保管檔案，另一方面是用于從事檔案的研究工作，提高檔案的管理水平。然而不僅有些高校只注重科研建設(shè)卻對檔案事業(yè)的經(jīng)費(fèi)投入不足，還有些高校并沒有將檔案工作列入經(jīng)費(fèi)規(guī)劃中，即使列入的高校，所占比例也完全滿足不了檔案管理工作所需。另外，由于對檔案管理工作的宣揚(yáng)程度小，在社會上知名度不高，所以很多人并不了解檔案工作的性質(zhì)及內(nèi)容，檔案利用產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)及社會效益還沒有被大眾所認(rèn)識。

三、健全高校檔案管理的三個方面

（一）健全高校檔案管理組織體系是前提

1.建立高校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制

根據(jù)2008年9月1日起施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三條規(guī)定高校檔案管理工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理，并成為學(xué)校整體發(fā)展的一部分。以及第五條明確指出高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)，其職責(zé)分別是：第一，對于該校檔案需按照國家的法律法規(guī)進(jìn)行管理，并按照國家的制定政策進(jìn)行工作。第二，學(xué)校的前景發(fā)展包含檔案管理工作，并與學(xué)校的其他工作站在同一位置。第三，構(gòu)建全面的與學(xué)校的規(guī)模相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)。第四，在高校檔案管理中的獎罰機(jī)制與另外重要的問題。這些規(guī)定的建立為更好地做好高校檔案管理的重要基礎(chǔ)保障。在建設(shè)智慧校園的過程中，從事檔案管理工作需要耗費(fèi)大量的人力、物力、管理工作的展開以及管理人員的配合等等，檔案作為高校的基礎(chǔ)工作必須要在領(lǐng)導(dǎo)的支持以及和各部門的合作中才能得以發(fā)展。

2.設(shè)置合理的高校檔案管理機(jī)構(gòu)

檔案管理機(jī)構(gòu)的合理性直接影響了檔案管理工作各項(xiàng)是否有效落實(shí)。目前大多數(shù)的檔案室是被作為業(yè)務(wù)和教輔部門，是屬于學(xué)校辦公范疇內(nèi)的，但是在目前的信息時代下很難做到全方位管理以及數(shù)據(jù)的控制，并且難以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率、完善度以及實(shí)用性，檔案系統(tǒng)結(jié)構(gòu)較低從而限制了檔案機(jī)構(gòu)的管理人員數(shù)量。同時，這些專職的檔案員不僅要展開檔案在每條條例和每個部門的工作指導(dǎo)，還要做好檔案的整理、收集等一系列的事務(wù)性工作。然而在采集檔案信息資源及探究檔案管理方式方面明顯不足，進(jìn)而導(dǎo)致檔案的價值及檔案機(jī)構(gòu)影響力的削弱。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理方法》精神，具備條件的高校應(yīng)建設(shè)獨(dú)立的檔案館，實(shí)現(xiàn)管理人員、管理費(fèi)用及歸檔工作的獨(dú)立性［3］。同時，為了強(qiáng)化管理職能及提高歸檔人員的行動力，建議學(xué)校明確對檔案館職位的要求，增強(qiáng)對學(xué)校各部門在檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督的工作力度。

3.建立檔案管理人員隊(duì)伍

高等學(xué)校檔案管理工作的基本制度是部門建立歸納檔案制度，通過其制度提高歸檔人員的行動力和主動性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)合理有效管理，提升歸檔工作的質(zhì)量。因此，需要構(gòu)建全校內(nèi)的歸檔工作人員的工作要求體制，以此確保每個院系、職能部門都具有專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)的歸檔人員。除此之外，要加強(qiáng)對歸檔工作人員的專業(yè)技能訓(xùn)練，提高歸檔工作人員的整體素養(yǎng)，從而更高效地配合全職檔案員做好檔案歸納、整理等工作，從根源控制好檔案工作的質(zhì)量。通過構(gòu)建由各單位歸檔工作人員、歸檔館及歸檔工作委員會組成的三層互聯(lián)網(wǎng)管理機(jī)構(gòu)，能夠?qū)w檔管理策略、條例滲透到高校的每項(xiàng)工作，高效管理數(shù)據(jù)的構(gòu)成的每個環(huán)節(jié)，使歸檔管理工作實(shí)現(xiàn)全方位的管理格局，以保障館藏的資源多樣化。

（二）健全高校檔案工作制度體系是保障

1.健全檔案工作管理制度

《中華人民共和國檔案法》第十三條明確規(guī)定各級各類檔案館，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、教育事業(yè)單位和其他構(gòu)建的歸檔機(jī)構(gòu)，需要構(gòu)建合理的管理?xiàng)l例，以便于對歸檔數(shù)據(jù)的使用；配備應(yīng)有的設(shè)備，保證歸檔記錄的安全性；引進(jìn)前沿的科技，促進(jìn)歸檔管理的前瞻性。根據(jù)其規(guī)章制度結(jié)合本校實(shí)際的規(guī)定綱領(lǐng)，需要制定能夠起到一定引導(dǎo)性和限制，且鞭策作用的制度。制定程序要合法合規(guī)，清晰簡潔，便于開展檔案管理工作［4］。

2.健全檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范

根據(jù)《高校檔案管理方法》所包含的11大類結(jié)合本校實(shí)際定制的檔案管理規(guī)范，有利于歸檔館對學(xué)校集體檔案的控制。同時結(jié)合各院系、相關(guān)部門規(guī)定每個部門數(shù)據(jù)資源的管理范圍時限，從根源控制歸檔文件資源的質(zhì)量及數(shù)量，有利于各單位歸檔管理員的整理工作。

3.健全檔案工作隊(duì)伍管理制度

高校建立檔案的各單位兼職檔案員、歸檔館及歸檔工作委員會組成的三層互聯(lián)網(wǎng)管理機(jī)構(gòu)可以充分體現(xiàn)其價值和作用，每一部門都應(yīng)制定有針對性的工作要求。并且，通過構(gòu)建和三層互聯(lián)網(wǎng)工作職責(zé)，將歸檔工作滲透到學(xué)校的每個角落。同時，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的嚴(yán)格要求，應(yīng)將其責(zé)任明細(xì)到歸檔館的各個部門及其具體的歸檔人員上，建立歸檔管理員的考試機(jī)制，進(jìn)而提高兼職檔案員的自主性。

（三）建設(shè)高校檔案信息服務(wù)體系是目標(biāo)

1.把高校檔案館建設(shè)成學(xué)校信息資源中心

智慧校園從最初的基礎(chǔ)建設(shè)到現(xiàn)在的綜合運(yùn)用過程中，產(chǎn)生了各種類型的信息內(nèi)容，怎樣利用、管理并使其發(fā)揮真正的作用，成了各高校檔案管理的難題?；诖?，歸檔館要在參與智慧校園的建設(shè)中，樹立檔案觀，設(shè)計(jì)好頂端，進(jìn)而建設(shè)智慧化的檔案管理消息平臺，使檔案管理系統(tǒng)可以和學(xué)校的各項(xiàng)系統(tǒng)做好無縫連接，實(shí)時掌握學(xué)校各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。將檔案采集范圍擴(kuò)大到學(xué)校系統(tǒng)中學(xué)生基本成績表，并將智慧校園中學(xué)校和各單位部門的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)記錄庫納入，全面的掌握數(shù)據(jù)內(nèi)容資源。建立檔案安全系統(tǒng)不僅可以確保檔案的真實(shí)性及完整性，還可以將歸檔館建立學(xué)校的數(shù)據(jù)資源中心。

2.拓展高校檔案信息服務(wù)方式

在智慧校園的環(huán)境下將傳統(tǒng)的被動服務(wù)模式變?yōu)橹鲃?，進(jìn)行具有準(zhǔn)確性和特點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息服務(wù)。首先，應(yīng)當(dāng)主動地轉(zhuǎn)變相關(guān)人員的服務(wù)觀念，讓專兼職檔案管理員擺脫對傳統(tǒng)方式的依賴，避免信息化建設(shè)工作形式化。其次，要將可以依據(jù)信息所提供技術(shù)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)對歸檔數(shù)據(jù)資源的有效使用的正確理念輸入到工作人員的思想中。

3.建立信息服務(wù)的評價體系

檔案管理工作對高校而言有著極其重要的意義。例如，學(xué)生檔案中包含學(xué)生的在校成績、表現(xiàn)、所獲獎項(xiàng)等內(nèi)容，而高校前景的發(fā)展過程檔案包含了學(xué)校的建校經(jīng)歷、各個時期所出臺的規(guī)章制度等。因此，為提高高校歸檔數(shù)據(jù)的有效利用，確保校內(nèi)師生能夠有效利用，所以可以將部分未涉及隱私的歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行公開，以此滿足大眾對歸檔數(shù)據(jù)的使用需求。同時，歸檔管理部門應(yīng)設(shè)立歸檔數(shù)據(jù)的評價體系，并讓在校師生參與且評價，其可以針對當(dāng)下的檔案管理機(jī)制提出意見或建議，有利于高校歸檔管理部門知道自己的不足，從而進(jìn)行創(chuàng)新并提升歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。

綜上所述，目前在高校管理檔案上仍然存在對檔案管理工作不重視、經(jīng)費(fèi)不足等問題。因此要提高高校檔案管理應(yīng)從建立健全的組織體系、制度體系及服務(wù)體系三個方面入手。同時，也要做好歸檔管理的安保工作，并積極地提升專兼職管理員的素質(zhì)和自身工作效率，以此更好地提升高校檔案管理制度，為以后構(gòu)建更完善的智慧校園奠定基礎(chǔ)。