黃梅娟（云浮市公共資源交易中心）

事業(yè)單位對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)管理有利于對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行良好的記錄，為事業(yè)單位今后的發(fā)展提供了有效保障,同時(shí)還能直接有效地反映出社會(huì)事務(wù)的演變過程。事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作主要是對(duì)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行詳細(xì)地記錄，對(duì)事業(yè)單位未來的發(fā)展提供良好地建議及數(shù)據(jù)參考[1]，是事業(yè)單位不斷進(jìn)步和發(fā)展的基礎(chǔ)。尤其是近年來，互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的大力發(fā)展，使得我國進(jìn)入信息化社會(huì)，事業(yè)單位在此過程中能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的交易方式和貨幣流通方式。且對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理而言，積極實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化、對(duì)于該行業(yè)的發(fā)展具有重要作用[2-3]。

■ 信息化會(huì)計(jì)檔案管理的意義

（一）自動(dòng)化管理提升工作效率

處于信息化社會(huì)的今天，會(huì)計(jì)檔案管理自動(dòng)化能夠大幅度的提升工作效率。目前，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化，有效地將其與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相互融合，更好地促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的使用能夠提升檔案信息的處理速率，對(duì)于信息的儲(chǔ)存、轉(zhuǎn)發(fā)等操作十分便利。信息化的會(huì)計(jì)檔案管理能夠通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)所需的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)生成，大大節(jié)省了人工計(jì)算的時(shí)間，方便了會(huì)計(jì)檔案信息的核對(duì)。同時(shí)，計(jì)算機(jī)還能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)核算，辨別會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案是否真實(shí)可靠，并自動(dòng)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類儲(chǔ)存，在提升工作效率的同時(shí)，增加了檔案的真實(shí)性及準(zhǔn)確性，對(duì)事業(yè)單位今后的發(fā)展起到了良好的推動(dòng)作用。

（二）信息化管理能夠提升管理水平

事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施電子化管理，有利于將不同的數(shù)據(jù)收集整理起來，再利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行分類、保存及使用，有效地實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案信息資料的統(tǒng)一管理，有利于提升會(huì)計(jì)檔案資料管理的高效性和規(guī)范性。電子會(huì)計(jì)檔案相對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案而言大大降低了人力物力，提升了工作效率，減少了紙張的消耗。另外，電子化的會(huì)計(jì)檔案會(huì)使得在調(diào)取檔案時(shí)更加的便捷、安全。實(shí)行信息化會(huì)計(jì)檔案管理有利于對(duì)事業(yè)單位今后的發(fā)展提供有利幫助，更好地為事業(yè)單位發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

■ 信息化背景下會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）信息化意識(shí)不夠

信息化改革的不斷深入，傳統(tǒng)的檔案管理工作不再適應(yīng)時(shí)代的要求，檔案管理信息化勢在必行。但有的事業(yè)單位對(duì)檔案電子化不夠重視，導(dǎo)致事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息化的建設(shè)僅僅流于表面，存在形式化現(xiàn)象[4]，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作的開展無法較好地迎合現(xiàn)代社會(huì)的要求，無法滿足市場需要，使得事業(yè)單位在新時(shí)代中的發(fā)展受到阻礙。對(duì)事業(yè)單位的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)時(shí)大部分事業(yè)單位檔案管理人員仍然使用手寫的方式記錄數(shù)據(jù)，這種方式不僅工作量大、枯燥乏味，且對(duì)工作人員的要求較高。但突然轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊k公，會(huì)使部分檔案管理人員一時(shí)無法接受，其中涉及的人員配置問題較為復(fù)雜，一時(shí)間難以理清。

（二）管理制度不夠完善

隨著《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的正式實(shí)施，有效地將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案管理的范圍中，使得傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理工作有了較大的提升，大大節(jié)約了時(shí)間和空間。但一些事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度落實(shí)不到位，導(dǎo)致執(zhí)行能力不足。當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作還是主要以人為控制及計(jì)算機(jī)管理相互結(jié)合，但若出現(xiàn)責(zé)任不到位的現(xiàn)象，會(huì)使檔案信息發(fā)生泄露，甚至出現(xiàn)無法彌補(bǔ)的嚴(yán)重情況，較難保證事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息的真實(shí)有效性。

（三）管理人員素質(zhì)有待提升

檔案管理最終主要依靠的是管理人員的操作，提高信息檔案的管理水平，應(yīng)該從底層抓起，培養(yǎng)一支高質(zhì)量、高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)。由于我國會(huì)計(jì)信息化建設(shè)起步較晚，無法做到完善的檔案管理，且大多數(shù)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員的年紀(jì)偏大，對(duì)計(jì)算機(jī)無法正常使用，對(duì)信息化技術(shù)不熟練，再加上管理層對(duì)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致事業(yè)單位往往會(huì)出現(xiàn)一些財(cái)務(wù)知識(shí)缺乏的現(xiàn)象。這對(duì)于事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的發(fā)展具有一定的制約性，難以發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案管理工作的真正作用。

（四）檔案管理的安全性有待增強(qiáng)

現(xiàn)階段的檔案管理存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作出現(xiàn)信息泄露或信息保存不良的現(xiàn)象，這對(duì)于事業(yè)單位今后的發(fā)展具有一定的阻礙作用。這主要是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案后，安全方面的問題有待提升，管理人員的保密意識(shí)有待加強(qiáng)。再加上信息化時(shí)代容易遭到黑客攻擊、系統(tǒng)故障以及人為泄密等問題層出不窮，加大了檔案管理安全隱患的發(fā)生。另外，會(huì)計(jì)檔案管理電子化屬于新時(shí)代的建設(shè)，在一定程度上事業(yè)單位的管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)操作不熟練，影響了會(huì)計(jì)檔案建設(shè)的進(jìn)程[5]。

■ 信息化背景下事業(yè)單位提升會(huì)計(jì)檔案管理的措施

（一）建立信息化的檔案理念

事業(yè)單位在進(jìn)行具體的檔案管理工作的過程中，由于本身缺乏明確的目標(biāo)，同時(shí)，一些管理人員缺乏對(duì)信息化檔案管理的清晰認(rèn)知，法充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性。但只有充分的了解檔案管理的重要性及必要性，管理人員才能更好地開展會(huì)計(jì)檔案管理工作，確保事業(yè)單位會(huì)計(jì)賬目的準(zhǔn)確性[6]。事業(yè)單位的管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)下社會(huì)的發(fā)展，結(jié)合電子檔案管理的特征及政府的相關(guān)要求，建立具有針對(duì)性的信息化檔案管理理念，使得單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作更有效地開展，提升事業(yè)單位的綜合競爭能力。

（二）完善會(huì)計(jì)檔案管理制度

事業(yè)單位中會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)合理地將電子化和檔案管理密切地結(jié)合起來，制定出更為科學(xué)合理的檔案管理制度，完善本單位制度并發(fā)揮其優(yōu)勢，使得單位更加符合當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展，有利于促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平的穩(wěn)步提高。另外，事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的模式應(yīng)當(dāng)及時(shí)的創(chuàng)新，傳統(tǒng)的管理模式隨著社會(huì)的發(fā)展早已無法滿足其需求，工作量日益增大，工作效率卻無法及時(shí)得到提升，這就要求事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大運(yùn)作規(guī)模，完善相關(guān)的制度和條例，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的開展，還需要將責(zé)任分配到個(gè)人，防止今后責(zé)任追究問題出現(xiàn)相互推卸的情況。

（三）提升檔案管理人員的水平

為使事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案工作的順利開展，就需要提升會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的素質(zhì)水平。事業(yè)單位在進(jìn)行人才錄用的過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)素質(zhì)高、專業(yè)性強(qiáng)的人才進(jìn)行優(yōu)先考慮，有助于豐富會(huì)計(jì)檔案管理的人才隊(duì)伍的建設(shè)。同時(shí)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案管理的技術(shù)及設(shè)備等方面進(jìn)行不斷的增強(qiáng)，重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，促進(jìn)檔案管理人員盡快掌握信息化技術(shù)的應(yīng)用能力，提升檔案管理人員的素質(zhì)水平。

（四）提高會(huì)計(jì)檔案管理的安全性及軟件專業(yè)性

會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利實(shí)施需要將安全意識(shí)作為基礎(chǔ)保障，缺乏安全意識(shí)往往會(huì)出現(xiàn)檔案泄露或丟失的現(xiàn)象，這將對(duì)事業(yè)單位帶來極大危害。由此可見，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作安全保密意識(shí)，并加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的安全意識(shí)。同時(shí)，國家應(yīng)當(dāng)加大對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視，為其營造一個(gè)良好的電子化會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境，使得事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理在一定程度上具有良好的安全性。為此，國家應(yīng)當(dāng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷的優(yōu)化，加大資金投入，為事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理開發(fā)出專業(yè)化軟件，提升其工作效率的同時(shí)使得軟件安全性得到保障，為事業(yè)單位未來的發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)[7]。

■ 結(jié)束語

在信息化時(shí)代下，對(duì)于事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化及電子檔案化對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的保管及儲(chǔ)存，能夠良好的對(duì)檔案進(jìn)行保存和利用，有利于事業(yè)單位今后的長遠(yuǎn)發(fā)展。而對(duì)于事業(yè)單位日益加重的工作量而言，對(duì)人才的要求也不斷加大，信息化背景下的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作已成為其今后發(fā)展的主要趨勢。對(duì)于事業(yè)單位未來發(fā)展具有優(yōu)化作用，使得事業(yè)單位更加現(xiàn)代化、規(guī)范化。因此，事業(yè)單位若想要長久的發(fā)展，滿足社會(huì)需求，應(yīng)當(dāng)加大會(huì)計(jì)檔案管理信息化的使用力度，建立完善的管理體系，創(chuàng)建優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍，確保檔案儲(chǔ)存的安全性，最大程度地確保電子檔案的有效性，提升檔案信息的有效利用率。