解長(zhǎng)紅

（天津市濱海新區(qū)大港油田車(chē)務(wù)管理中心，天津 300380）

個(gè)人和單位都可以擁有屬于自己的印章,印章往往代表了其所屬者的身份。企業(yè)和單位來(lái)講,印章是代表企業(yè)公信力的一個(gè)重要憑證,也代表著企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理者的意志和意愿,其具有相當(dāng)?shù)暮戏ㄐ院蜋?quán)威性。如果某份文件材料加蓋了個(gè)人或單位的印章,那么也就代表著這份文件的內(nèi)容取得了印章所屬單位的認(rèn)可。這也意味著這份文件在后續(xù)行使相關(guān)權(quán)利的同時(shí)，也要代表它的企業(yè)單位，承擔(dān)一定的責(zé)任和義務(wù)。本文我們就基于內(nèi)部控制的印章管理展開(kāi)一些討論和研究。

一、企業(yè)印章的類(lèi)型

企業(yè)印章的類(lèi)型一般包括公司公章、財(cái)務(wù)章、合同章等。其中公司公章代表了公司最大的效力的一篇文章，同時(shí)也是公司法人的代表，一旦要以公司的名義發(fā)布一些文件材料時(shí)都要采用公司公章。企業(yè)單位的財(cái)務(wù)章一般由企業(yè)當(dāng)中的財(cái)務(wù)人員專(zhuān)門(mén)管理，通常是財(cái)務(wù)主管或者出納掌管財(cái)務(wù)章。在企業(yè)與銀行或其他財(cái)務(wù)往來(lái)的對(duì)象交往時(shí)，都會(huì)用到公司的財(cái)務(wù)章。如果企業(yè)單位要簽訂合同，就必須加蓋公司的合同章，這樣就表明本公司單位會(huì)承擔(dān)這次合同簽約范圍內(nèi)的權(quán)利和義務(wù)。企業(yè)印章對(duì)于公司各方面的工作都起到了一定程度上的控制作用，明細(xì)企業(yè)的各類(lèi)印章及其用途也是十分必要的。

二、基于內(nèi)部控制的印章管理可能存在的風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，其擁有的印章種類(lèi)和數(shù)量頗多，因?yàn)橛械钠髽I(yè)規(guī)模龐大，其總部和各層級(jí)單位以及部門(mén)都有不同的職責(zé)和業(yè)務(wù)需求和，所以其擁有的印章種類(lèi)多和數(shù)量大成為那很多企業(yè)面臨的現(xiàn)象。面對(duì)這么多的印章，在基于內(nèi)部控制的印章管理上可能就會(huì)存在各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)。

（一）印章被竊取

目前國(guó)內(nèi)大部分企業(yè)的印章都是由人工保管，在保管過(guò)程中很可能存在各種不安全的因素導(dǎo)致印章被不法分子竊取，從而極大地危害公司的利益。比如說(shuō)，在印章被保管期間，如果管理人員工作疏忽或者保管地方被別有用心之人侵入，印章就極有可能被竊取。

（二）印章被損壞

印章在使用過(guò)程中，還有可能因?yàn)楦鞣N各樣的因素被損壞從而影響基于內(nèi)部控制的印章管理。比如說(shuō)，印章的印有使用錯(cuò)誤或者使用印章時(shí)的姿勢(shì)不當(dāng)都會(huì)使印章產(chǎn)生變形或者磨損等損害。這些損害一旦造成就會(huì)對(duì)公司的業(yè)務(wù)辦理和其他事務(wù)性操作產(chǎn)生一些阻礙，這樣一來(lái)也不利于內(nèi)部控制的印章管理工作。

（三）印章管理不當(dāng)

如果印章保管人的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)欠缺，或者其對(duì)工作職責(zé)的責(zé)任感偏低都會(huì)導(dǎo)致印章在保管和管理的過(guò)程中降低其安全性。另外，印章保管人很可能存在休假或者調(diào)動(dòng)等不確定性因素，這些因素同樣會(huì)給印章的保管和管理帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。

三、基于內(nèi)部控制的印章管理辦法

（一）考量?jī)?nèi)部控制的內(nèi)部環(huán)境

印章管理內(nèi)部控制的內(nèi)部環(huán)境因素主要包括印章的管理制度,印章的使用審批流程以及印章的專(zhuān)門(mén)管理機(jī)構(gòu)等。如果想要改善基于內(nèi)部控制的印章管理辦法，就要著重考慮內(nèi)部環(huán)境這一個(gè)關(guān)鍵要素，因?yàn)槠湓谝欢ǔ潭壬现苯佑绊懥擞≌鹿芾砉ぷ鞯囊?guī)范性和有效性。為此企業(yè)相關(guān)部門(mén)一定要確保建立一個(gè)權(quán)責(zé)統(tǒng)一的完善印章管理制度，同時(shí)也要建立專(zhuān)門(mén)的印章管理機(jī)構(gòu)，去規(guī)范印章的使用審批流程，這樣多管齊下，從內(nèi)部控制的內(nèi)部環(huán)境入手，就可以為印章管理工作打下一個(gè)較好的基礎(chǔ)。

（二）規(guī)范內(nèi)部控制的具體活動(dòng)

在基于內(nèi)部控制的印章管理工作中，控制具體的活動(dòng)要素是實(shí)際工作中要采用的有效手段，也是其中最有實(shí)踐性的一個(gè)要素。只有通過(guò)控制具體的活動(dòng)，才能夠?qū)?nèi)部控制這個(gè)理念落到實(shí)處，才能將內(nèi)部控制的作用和價(jià)值得到最大程度上的實(shí)現(xiàn)。

從考慮內(nèi)部控制的具體活動(dòng)這一角度來(lái)看，改善印章管理的質(zhì)量一定要仔細(xì)把控企業(yè)在各種使用印章時(shí)的流程規(guī)范性。比如說(shuō)，企業(yè)單位的印章管理一定要如實(shí)登記，這樣企業(yè)單位才能對(duì)印章的使用情況心里有底。為此其可以制作一張適用于本企業(yè)的印章使用登記表，這個(gè)登記表應(yīng)當(dāng)盡可能詳細(xì)地記錄印章使用的相關(guān)情況和相關(guān)人員信息，包含的內(nèi)容應(yīng)該有申請(qǐng)使用印章的單位、理由以及印章使用審批承辦人和審批人的姓名等。通過(guò)對(duì)印章使用的具體活動(dòng)進(jìn)行有效管理，可以在一定程度上減少使用印章的風(fēng)險(xiǎn)，也可以將此登記表作為追究相關(guān)責(zé)任的證據(jù)。推動(dòng)印章管理水平的提升，規(guī)范基于內(nèi)部控制的印章管理的具體活動(dòng)?？梢杂行Т龠M(jìn)企業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

（三）加強(qiáng)內(nèi)部環(huán)境的信息溝通

當(dāng)一個(gè)企業(yè)的各項(xiàng)信息可以在內(nèi)部實(shí)行透明且高效的流通時(shí)，那么其管理水平與效率也會(huì)大大提高。同理，如果企業(yè)單位可以進(jìn)一步提升本單位的信息流通度，那么基于內(nèi)部控制的印章管理工作也會(huì)更加順利地進(jìn)行。企業(yè)單位可以積極聽(tīng)取廣大員工的意見(jiàn)、集思廣益，從而建立更加高效的信息溝通機(jī)制，在提升企業(yè)內(nèi)部信息溝通效率的基礎(chǔ)上，可以進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)印章管理的規(guī)范。

（四）構(gòu)建內(nèi)部控制的監(jiān)督系統(tǒng)

如果企業(yè)能夠建立一個(gè)完善的內(nèi)部控制監(jiān)督系統(tǒng)，就可以更加有效的追蹤并監(jiān)督以上三方面的內(nèi)部控制要素，從而進(jìn)一步提升企業(yè)印章管理水平。從構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部控制的監(jiān)督系統(tǒng)這個(gè)角度來(lái)看，企業(yè)首先要從頂層設(shè)計(jì)出發(fā)，制定一個(gè)印章管理的監(jiān)督制度，然后再設(shè)置一個(gè)專(zhuān)門(mén)的印章監(jiān)督機(jī)構(gòu)，這樣就為提高基于內(nèi)部控制的印章管理水平提供了一個(gè)機(jī)制保證。另外，企業(yè)還要仔細(xì)分析監(jiān)督系統(tǒng)搜集的信息和數(shù)據(jù)，然后根據(jù)反映出來(lái)的問(wèn)題制定針對(duì)性的解決方案，最后將基于內(nèi)部控制的印章管理工作落實(shí)到每一個(gè)細(xì)節(jié)。

印章管理工作對(duì)于每一個(gè)企事業(yè)單位來(lái)講都是內(nèi)部控制中的重要工作，因此相關(guān)單位一定要重視起來(lái)，并且努力思考如何提高企業(yè)的印章管理工作水平。加深印章管理在企事業(yè)單位中的重要作用的認(rèn)識(shí)，并且積極探索如何高效開(kāi)展基于內(nèi)部控制的殯葬管理工作，對(duì)于提高企業(yè)的效益和管理效率來(lái)講都大有裨益。