陳園園

（河北省秦皇島市海港區(qū)檔案館，河北 秦皇島 066000）

眾所周知，各級(jí)各類檔案館主要是接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案以及接收分散在社會(huì)上的各個(gè)歷史時(shí)期形成的檔案，并且由專門的工作人員對(duì)這些檔案分門別類地進(jìn)行統(tǒng)整和保存。清楚細(xì)致、全面完整的檔案管理可以大大提升檔案資料查詢和利用的效率，從而充分體現(xiàn)檔案管理工作的意義，發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。當(dāng)下，我國(guó)正處于歷史變革和偉大機(jī)遇的轉(zhuǎn)折點(diǎn)，需要一大批思想先進(jìn)、業(yè)務(wù)精湛、敢于創(chuàng)新、銳意進(jìn)取的檔案管理工作者，將日常的檔案管理工作進(jìn)一步完善，從而不斷促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。要達(dá)成這樣的目標(biāo)，就需要檔案管理者積極主動(dòng)地解決和消除那些不能夠適應(yīng)和推動(dòng)當(dāng)前工作發(fā)展的現(xiàn)象，樹立濃厚的工作意識(shí)，建立更為合理的管理制度，更新工作觀念，用更加先進(jìn)有效的方法促進(jìn)檔案管理工作的有序開展。

一、重視制度建設(shè)與管理，樹立擔(dān)當(dāng)意識(shí)

檔案管理工作并不像人們想象的那么簡(jiǎn)單，從檔案的收集、整理到檔案的保存，所涉及到地范圍和內(nèi)容都是及其廣泛地。它需要專門的人員來管理負(fù)責(zé)，從千頭萬緒中找到檔案的相同特征加以歸類，從而為以后的檔案查詢和利用提供有力的保障。然而，筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在的檔案管理隊(duì)伍內(nèi)部存在很大的問題。比如，檔案管理人員的工作態(tài)度不夠端正，缺乏工作熱情。通過調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)從事檔案管理的工作人員大部分是年齡偏大的同志。這些同志雖然在工作經(jīng)驗(yàn)方面比較豐富，但是他們已經(jīng)形成了工作定式，不愛學(xué)習(xí)、研究新生的、更先進(jìn)的檔案管理辦法，對(duì)于工作總是抱著“差不多就行了”的惰性思想，難以負(fù)責(zé)任的態(tài)度參與到檔案管理相關(guān)工作中。以致于導(dǎo)致檔案隨意存放、歸類不清、查找不便等管理混亂的情況時(shí)有發(fā)生。

基于此，牢固樹立檔案工作人員的工作意識(shí)就顯得尤為重要了。各檔案管理單位可以在選拔檔案管理人員時(shí)將工作意識(shí)和工作態(tài)度放在首位，并且將工作態(tài)度納入年終績(jī)效考核，實(shí)行一票否決制，促使檔案管理人員在工作中立足于檔案管理理論，積極主動(dòng)去了解單位現(xiàn)階段的發(fā)展情況，主動(dòng)參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，樂于將學(xué)習(xí)到的新方法運(yùn)用到日常檔案的收集與整理當(dāng)中。除此之外，檔案管理單位還要形成嚴(yán)格、規(guī)范、健全的檔案管理工作制度，用制度規(guī)范和指導(dǎo)工作人員的行為。同時(shí)、要細(xì)化每一位工作人員的工作范圍與職責(zé)，形成“人人有事做，事事有人管”的良好工作氛圍，防止檔案管理人員盲目、隨意地開展工作，以及工作拖沓、推諉等現(xiàn)象的發(fā)生。

二、加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，增強(qiáng)綜合素質(zhì)

檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊是當(dāng)下檔案管理隊(duì)伍中普遍存在的問題。有的工作人員是非檔案管理專業(yè)出身，屬于“半路出家”，對(duì)于檔案管理的意義與重要性認(rèn)識(shí)不夠到位，工作上因缺乏專業(yè)的技能也是一塌糊涂，進(jìn)而影響了檔案管理工作的整體效率。

因此，各檔案管理部門要通過各種培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，加強(qiáng)他們的檔案管理技能和綜合素養(yǎng)。對(duì)于檔案管理工作人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)的提升，各單位可以采用定期學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的方式持續(xù)開展，使檔案管理人員在最短的時(shí)間內(nèi)掌握豐富的檔案管理知識(shí)，充分了解檔案管理工作的各個(gè)流程。當(dāng)然，檔案管理部門不僅要注重檔案管理理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，更要重視理論與實(shí)踐相結(jié)合，定期開展“崗位大練兵”活動(dòng)，促使檔案管理人員將學(xué)到的專業(yè)知識(shí)內(nèi)化成自己的專業(yè)技能，從而促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升，以自己的微薄之力助推單位的可持續(xù)發(fā)展。

三、融入信息技術(shù)，做到“電子紙質(zhì)兩手硬”，提高管理水平

隨著信息時(shí)代的到來，電子檔案以它容量大、查詢快等特點(diǎn)快速成為當(dāng)下檔案管理人員的“寵兒”。在日常的檔案管理工作中，工作人員一般都是通過操作計(jì)算機(jī)管理軟件來輕松搞定檔案的分類和保存的，非常的方便與快捷。信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的有效融合與運(yùn)用，在減輕檔案管理人員工作壓力的同時(shí)，也在服務(wù)社會(huì)的過程中帶來了一定的經(jīng)濟(jì)效益。因此，檔案管理工作人員需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷地學(xué)習(xí)電子檔案的知識(shí)，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備的操作技能，努力構(gòu)建檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺(tái)。當(dāng)然，重視電子檔案的建設(shè)與管理，并不意味著弱化傳統(tǒng)檔案的功能。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與電子檔案是相輔相成的兩方面，檔案管理工作人員在工作中要努力實(shí)現(xiàn)“兩手都要硬”，才能使檔案管理工作更滿足社會(huì)的需要，實(shí)現(xiàn)檔案使用效率的穩(wěn)步提高。

四、強(qiáng)化安全管理，保障檔案的安全性

作為檔案管理工作人員要努力維護(hù)檔案的安全性。對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，做保存時(shí)要做到按照檔案內(nèi)容、性質(zhì)與重要程度的不同分門別類地存放，貼好標(biāo)簽，并且做好防蟲防潮處理。對(duì)于相對(duì)保密的檔案，要單獨(dú)存放，由專人負(fù)責(zé)。檔案室要實(shí)行雙鎖制，相關(guān)地點(diǎn)必須安裝監(jiān)控，以起到相互監(jiān)督的作用，更是要避免無關(guān)人員隨意進(jìn)入對(duì)檔案造成的損壞。傳統(tǒng)檔案管理工作相對(duì)于電子檔案的保存，還是比較簡(jiǎn)單的，只要約束好檔案管理人員即可。但是在互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展的今天，要確保電子檔案的安全，需要檔案管理人員投入更大的精力。首先，檔案管理人員要不斷提升自己對(duì)電子檔案的加密能力，預(yù)防不法分子通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行侵入或盜??；其次，檔案管理人員要精通電腦等設(shè)備的維護(hù)與維修，定期更新系統(tǒng)與硬件查殺工作，避免出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰、硬件損壞情況。通過加強(qiáng)硬件、軟件管理，確保管理工作安全性能夠得到有效保障。