許曉敏

（杭州錢江新城資產(chǎn)經(jīng)營管理投資有限公司，浙江 杭州 310000）

現(xiàn)有的信息技術(shù)發(fā)展趨勢已朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的方向推進(jìn)，按照檔案管理部門的自身特點，設(shè)計出滿足企業(yè)需求和個性化服務(wù)的檔案應(yīng)用模式，才能適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化，開拓檔案工作的新局面。與此同時，檔案工作者必須突破傳統(tǒng)思想束縛，轉(zhuǎn)變服務(wù)意識，把傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，為企業(yè)制定出應(yīng)有服務(wù)策略。

1.數(shù)字化檔案信息資源的利用特征

1.1 智能化服務(wù)模式

數(shù)字時代的來臨讓現(xiàn)代檔案管理部門的建設(shè)手段更加完善，通過網(wǎng)絡(luò)傳達(dá)，實現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程利用、便捷利用，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行充分、全面的整合，進(jìn)行自動檢索，建立企業(yè)數(shù)字化環(huán)境匹配的服務(wù)模式，滿足員工利用需求，實現(xiàn)智能化服務(wù)。比起社會檔案館，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理部門在數(shù)字化環(huán)境構(gòu)建方面更加具有針對性，能夠有效借助計算機(jī)對資源展開分析處理，并根據(jù)文件的內(nèi)容特征在文件之間建立不同的聯(lián)系方法[1]。這樣一來可以根據(jù)信息檢索要求將所有信息一次性展開處理，讓員工能夠精確定位需求，隨時獲取自己想要的模塊資源。

而數(shù)字化檔案管理人員在數(shù)據(jù)挖掘過程，可以在實際應(yīng)用環(huán)節(jié)當(dāng)中，將一些潛在的有用信息和知識進(jìn)行綜合利用，一方面發(fā)現(xiàn)其中可能被忽略的要素并預(yù)測信息發(fā)展趨勢，另一方面可以將獲取的內(nèi)容作為工作輔助元素，從微觀角度到宏觀角度，滿足不同層次的決策需求，實現(xiàn)資源共享。

1.2 數(shù)字化服務(wù)資源特性

服務(wù)資源的數(shù)字化指的是檔案信息資源，以計算機(jī)可讀的數(shù)據(jù)形式進(jìn)行存儲，并借助網(wǎng)絡(luò)化手段相互連接，實現(xiàn)資源共享和服務(wù)資源虛擬化。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理內(nèi)容和手段已經(jīng)突破了傳統(tǒng)整理模式，以網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的方式構(gòu)建虛擬的信息資源特征，對文件進(jìn)行一體化管理。相比于傳統(tǒng)檔案工作是從文件歸檔收集開始的特性，數(shù)字檔案館更能根據(jù)不同員工需求類型來滿足階段性工作要求。

2.企業(yè)數(shù)字化檔案信息資源的利用策略

2.1 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

檔案數(shù)字化建設(shè)，是知識經(jīng)濟(jì)時代發(fā)展的需要，是加快信息化步伐的需要。推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)，是跟上信息化時代的必然要求，不存在做不做的問題，而是一項必須完成的硬任務(wù)。習(xí)總書記在2003年調(diào)研浙江省檔案局時就提出“走向依法管理，走向開放，走向現(xiàn)代化”。數(shù)字化時代，人們的生活已經(jīng)離不開計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，隨著時間的推移形成了大量的電子文件。對于這些重要的文件如何進(jìn)行科學(xué)管理是我們檔案管理人員必須深入思考的問題。

2.2 面向員工展開知識管理

知識管理對檔案工作者提出了更高的知識要求，以服務(wù)為宗旨，通過建立檔案信息專題數(shù)據(jù)庫，提高信息的整合度，對現(xiàn)有的信息資源質(zhì)量進(jìn)行改進(jìn)，做好精準(zhǔn)服務(wù)。這樣一來可以精確定位員工需求，并且發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，為信息傳播提供有效的共享環(huán)境。例如檔案管理部門可以借助數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計員工不同需求，然后對信息分析結(jié)果進(jìn)行綜合評估，從成分和利用量分析獲得員工的信息傾向。通過個性化信息管理和智能搜索功能服務(wù)了解員工的潛所需服務(wù)，最大限度滿足檔案管理的全過程，達(dá)到個性化信息推送。

總而言之，數(shù)據(jù)挖掘作為一種新型的信息架構(gòu)模式，既包含了檔案內(nèi)部數(shù)字信息的利用，也包括外部數(shù)據(jù)的集成和管控，形成滿足不同用戶需求的信息產(chǎn)品，然后將現(xiàn)有的知識內(nèi)容進(jìn)行有效整合，為檔案部門的建設(shè)與利用提供重要的技術(shù)支持。我想檔案編研工作是一種很好的知識型服務(wù)，員工與員工之間在深度對接后，整合資源，又將信息反饋給員工，提供第二利用。

2.3 建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

2.3.1 數(shù)字檔案資源建設(shè)

一是目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。積極開展目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，對檔案室室藏的文書、科技、會計、業(yè)務(wù)、特種載體檔案均建立電子目錄，實現(xiàn)檢索速度和檢索目標(biāo)一致的最大化。并將檔案實體與電子目錄一一對應(yīng)，目錄數(shù)據(jù)錄入符合相關(guān)要求，且完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。二是檔案數(shù)字化工作。目前公司對檔案數(shù)字化工作進(jìn)行了合理規(guī)劃，制定了檔案數(shù)字化方案。對保管期限為永久、長期（或30年）的文書、業(yè)務(wù)、會計檔案、照片等均進(jìn)行了數(shù)字化處理，可以全文查閱。制定了《檔案數(shù)字化安全管理制度》，數(shù)字化實施操作過程符合相關(guān)要求。三是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。完成了檔案數(shù)字化納入全文數(shù)據(jù)庫集中統(tǒng)一管理，有效地改善了工作環(huán)境；對室藏重要照片、重要聲像、實物檔案的數(shù)字化；完成可供查閱的專題數(shù)據(jù)庫建立，集中全面地反映了公司特定的專業(yè)領(lǐng)域，便于利用。四是電子文件歸檔。制定了《電子文件歸檔制度》，明確電子文件的歸檔范圍和保管期限，對具有保存價值的電子文件及時歸檔，包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。歸檔電子文件做到真實、完整、可用，實現(xiàn)對重要、常用電子文件與數(shù)字化檔案能同時被檢索，并對所有電子文件、電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份登記。

2.3.2 數(shù)字檔案數(shù)據(jù)管理

目前公司建立了《電子文件和數(shù)字檔案安全保管和備份制度》，并配有專用的歸檔電子文件和數(shù)字檔案存儲設(shè)備，規(guī)范存放各類檔案數(shù)據(jù)，綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性，做好相應(yīng)的遷移、轉(zhuǎn)換工作。

2.3.3 檔案數(shù)據(jù)資源共享利用

利用計算機(jī)云技術(shù)，通過建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)資源共享，統(tǒng)一存儲、統(tǒng)一搜索、統(tǒng)一借閱。在整個信息的動態(tài)化處理環(huán)節(jié)中，檔案管理部門與員工保持密切的互動，將基本狀況全面挖掘之后，在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)內(nèi)劃分為不同的員工群體。在實際利用環(huán)節(jié)可根據(jù)員工需求對信息服務(wù)模式展開調(diào)節(jié)，根據(jù)部門的特性和實際需要展開設(shè)置，實現(xiàn)OA系統(tǒng)內(nèi)單點在登錄之后就能根據(jù)自己的需求，選擇相應(yīng)的服務(wù)內(nèi)容和功能保障。當(dāng)然要想獲得更全面的用戶需求信息，還需要在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中設(shè)置借閱功能，借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)將隱性的資源展開綜合利用，建立信息定制服務(wù)和信息推送服務(wù)，通過智能化數(shù)據(jù)庫以及員工崗位需求以便于展開后續(xù)的信息傳播[2]。這樣通過數(shù)字化能全面提升檔案室的服務(wù)水平。數(shù)字化的軟、硬件設(shè)備推動了傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作快速開展。

2.4 提供個性化信息傳播策略

由于數(shù)據(jù)庫內(nèi)部的檔案信息類型較多，提供個性化信息服務(wù)也需要根據(jù)用員工崗位需求確定不同的主題，實現(xiàn)單元化和規(guī)?；闹R提供。在這一過程當(dāng)中，除了要對傳統(tǒng)載體的檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)換和收集之外，還需要按照員工需求對檔案信息展開分類和綜合評比，將其轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的新知識資源，按照數(shù)據(jù)庫的不同服務(wù)方式展開內(nèi)容的整合和處理。這樣一來可以將很多分散的網(wǎng)絡(luò)資源按照主題需求進(jìn)行智能化建設(shè)，打造一個用于訪問不同知識資源類型的界面，為信息個性化傳遞提供良好的服務(wù)平臺[3]。

要想實現(xiàn)這一目標(biāo)，可通過以軟件應(yīng)用條件下，設(shè)計相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺和信息管理系統(tǒng)，滿足不同類型的設(shè)計要求，提升個性化服務(wù)質(zhì)量滿足界面的核心需要，在員工需求的階段展開信息推送服務(wù)。這些主動的信息提供過程應(yīng)該是一個動態(tài)的更新過程，借助信息利用模塊和系統(tǒng)管理模塊完成知識決策，為員工提供主動性服務(wù)。這種服務(wù)過程強(qiáng)調(diào)通過數(shù)據(jù)挖掘等先進(jìn)技術(shù)完成對信息內(nèi)容的深層次分析處理，滿足智能查詢和個性化的信息需要[4]。

2.5 確保信息安全策略

在信息技術(shù)條件下，數(shù)據(jù)改動更為便捷，數(shù)據(jù)的載體更為脆弱，信息安全是難點，也是底線。因此，必須把數(shù)據(jù)安全放在第一位。一方面檔案信息的原始性特征決定了檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的傳輸性安全要求較高，而計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中的開放性和共享性特征也會在一定程度上影響信息的安全性能。對此，檔案系統(tǒng)管理人員要從各個環(huán)節(jié)確保檔案字檔案信息的可靠性、不泄密性，分清楚哪些是需要開放的，哪些是不需要開放的，哪些是有安全隱患的，要建立健全安全制度，不定期開展信息安全排查。

另一方面由于信息化時代賦予了個體更加自由的信息獲取權(quán)，檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)有關(guān)要求設(shè)立權(quán)限和信息使用的規(guī)定，鼓勵員工利用信息并合理傳播信息，但不會因此導(dǎo)致信息的損壞情況。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳播的發(fā)展動態(tài)情況，及時規(guī)范檔案信息，對于某些侵犯知識產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)的信息傳播，要根據(jù)信息屬性對傳播范圍進(jìn)行嚴(yán)格限制，盡量避免因信息不實導(dǎo)致的信息真實性問題。數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)與生產(chǎn)過程，是信息資源的增值過程，根據(jù)需求對信息進(jìn)行綜合對比之外，還需要在信息加工環(huán)節(jié)對素材進(jìn)行應(yīng)用。

3.結(jié)語

信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的改變更新了檔案管理部門的服務(wù)意識和員工的需求方式，企業(yè)員工對信息的需求將朝著集成化和縱深化的方向發(fā)展，因此未來的檔案管理服務(wù)手段和互動方式將發(fā)生本質(zhì)改變。企業(yè)數(shù)字化檔案的應(yīng)用策略就是一場針對傳統(tǒng)資源的改革運動，服務(wù)模式的創(chuàng)新將根據(jù)員工信息需求的轉(zhuǎn)變進(jìn)行有效推進(jìn)，讓服務(wù)更加人性化而規(guī)范化。