喬娜

摘要：項(xiàng)目檔案作為企業(yè)檔案資料中極為重要的內(nèi)容，是現(xiàn)代企業(yè)重點(diǎn)管理的工作業(yè)務(wù)。而在科技、信息不斷發(fā)展的社會(huì)環(huán)境中，煤炭企業(yè)的內(nèi)部項(xiàng)目、業(yè)務(wù)也在朝著復(fù)雜化的方向發(fā)展，煤炭企業(yè)的內(nèi)部在建項(xiàng)目、改擴(kuò)建項(xiàng)目和EPC等項(xiàng)目的建設(shè)當(dāng)中，由于信息管理的復(fù)雜性，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適宜現(xiàn)代企業(yè)的管理需求。為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的變化，企業(yè)必須要改進(jìn)檔案管理方法，重視信息化管理方式的建設(shè)發(fā)展。為了應(yīng)對(duì)煤炭企業(yè)在項(xiàng)目管理過程中，諸如參建單位多、資金信息復(fù)雜、文件分散且數(shù)量龐大等問題，本文就主要針對(duì)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)管理方式的轉(zhuǎn)變進(jìn)行探究，分析傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)與檔案信息化融合的模式。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè);項(xiàng)目建設(shè);檔案管理;信息化

引言：

煤炭企業(yè)的基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目檔案，對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目的管理指導(dǎo)有著十分重要的作用，各類文件、圖表資料是項(xiàng)目開發(fā)、建設(shè)過程以及決算時(shí)的重要憑證，對(duì)于今后煤炭企業(yè)的發(fā)展有著極為重要的影響。所以要促進(jìn)煤炭企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展建設(shè)，就需要保證檔案資料管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、不斷的完善創(chuàng)新管理模式，強(qiáng)化檔案管理的整體流程，保證檔案可以有一個(gè)良好的基礎(chǔ)。緊跟時(shí)代發(fā)展，及時(shí)引入信息化手段來優(yōu)化當(dāng)前的項(xiàng)目檔案管理方法，促進(jìn)企業(yè)整體管理效率的提升也是下文探究的主要目的。

一、項(xiàng)目檔案信息化的概念內(nèi)涵

現(xiàn)代企業(yè)的項(xiàng)目檔案指的是在工程業(yè)務(wù)開展過程中，利用紙筆、計(jì)算機(jī)、電子設(shè)備儀器等方式所產(chǎn)生的圖表、文字、圖像等不同類型的信息記錄。而通過檔案信息化的方式就是將以往的紙質(zhì)檔案經(jīng)過掃描、打印、采集拍攝等方式轉(zhuǎn)變成信息化、數(shù)字化的檔案，同時(shí)可以通過網(wǎng)絡(luò)和信息化的方式來進(jìn)行傳輸、儲(chǔ)存。項(xiàng)目檔案信息化轉(zhuǎn)變讓企業(yè)傳統(tǒng)的檔案信息管理方式發(fā)生了巨大變化，提高整理、搜集、傳輸?shù)男?，可以更加高效的被企業(yè)管理人員所利用。

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)、信息化技術(shù)廣泛普及和應(yīng)用的大環(huán)境下，企業(yè)檔案管理向著信息化的方式轉(zhuǎn)變已經(jīng)成為了趨勢所在。傳統(tǒng)的紙類項(xiàng)目檔案由于在實(shí)際的管理和保存方面存在一定缺陷，比如在借閱、傳遞方面較為麻煩，傳輸效率低，如果保存不當(dāng)還可能出現(xiàn)遺失或者是損壞的情況。而將項(xiàng)目檔案進(jìn)行信息化的轉(zhuǎn)變就可以很好的解決此類問題，通過數(shù)字化的方式轉(zhuǎn)存在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，既可以節(jié)約以往的檔案管理占用的空間，也有利于減少管理成本，提高管理效率，更加方便管理人員查看。通過在數(shù)據(jù)庫構(gòu)建統(tǒng)一化的檔案管理系統(tǒng)，可以讓檔案管理人員在管理中節(jié)約大量的管理時(shí)間，降低管理工作的難度和強(qiáng)度?？梢愿痈咝У膶⒏鞣降奈募M(jìn)行整合、編研和優(yōu)化，使得使用查詢更加的便捷高效[1]，有利于企業(yè)檔案信息的及時(shí)補(bǔ)充和更新。

二、當(dāng)前企業(yè)項(xiàng)目檔案信息化管理建設(shè)存在問題與不足

1.文件歸檔不到位

傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理，由于信息資料過于復(fù)雜、數(shù)量龐大，在日常的管理中很容易發(fā)生損壞、遺失的問題，而且在整理方面由于數(shù)據(jù)過大，往往需要管理人員花費(fèi)大量的時(shí)間精力。而計(jì)算機(jī)電子文件的管理方式對(duì)于數(shù)據(jù)庫、管理技術(shù)環(huán)境的要求又較為嚴(yán)格，所以在歸檔管理的過程中，需要采用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的方法，才能進(jìn)一步保證信息管理的準(zhǔn)確、高效。不過由于當(dāng)前煤炭企業(yè)管理部門對(duì)于檔案信息化管理建設(shè)不夠重視，在管理環(huán)境方面還存在諸多不足，這也是直接導(dǎo)致檔案文件整理效率慢、歸檔不到位的重要因素。

2.歸檔文件質(zhì)量得不到有效保證

由于當(dāng)前企業(yè)的檔案管理在歸檔環(huán)節(jié)，多數(shù)是局限于電子文件的形式。而當(dāng)檔案管理人員在接收了電子文檔后，往往都是草率的進(jìn)行檢查，沒有進(jìn)行細(xì)致化的核對(duì)，也沒有對(duì)文檔信息的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核對(duì)和審查，在管理人員未能進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)的情況下，往往會(huì)導(dǎo)致歸檔的電子文件信息，可能會(huì)出現(xiàn)真實(shí)性和完整性欠缺的問題，從而無法有效的整合文件的各項(xiàng)數(shù)據(jù)和背景信息，造成管理上的漏洞。

3.檔案管理人員配置不到位，職責(zé)劃分不清晰

由于煤炭企業(yè)本身的建設(shè)規(guī)模較大，而各類項(xiàng)目的開展往往會(huì)涉及到多個(gè)參建單位，而各個(gè)單位在管理建設(shè)過程中，往往都將關(guān)注點(diǎn)放在了施工和資金管控方面，對(duì)于檔案管理方面的工作不夠重視，所以在檔案管理人員的設(shè)置方面也沒有進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)。甚至有的情況下還會(huì)找一些經(jīng)驗(yàn)不夠豐富或者是臨時(shí)人員代為做一些檔案、信息的管理整合工作。在管理人員配置不到位、人員專業(yè)化素養(yǎng)不足的情況下。加上項(xiàng)目信息復(fù)雜、工作量大、職責(zé)劃分不清晰，所以導(dǎo)致在資料的收集和鑒別的過程中，可以會(huì)導(dǎo)致檔案信息整合、管理較為混亂，數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤等問題[2]，嚴(yán)重影響了項(xiàng)目檔案的整體管理工作，甚至也會(huì)直接到影響到項(xiàng)目后續(xù)的工作開展。

4.電子檔案管理軟件和平臺(tái)兼容性較低

在項(xiàng)目檔案管理信息化的建設(shè)過程中，由于檔案信息會(huì)涉及到多個(gè)參與單位，所以整體的檔案管理工作中還需要不同部門之間的協(xié)調(diào)配合。但是由于各個(gè)參與單位所使用的數(shù)據(jù)庫、信息管理軟件可能都有所差異，并不具備良好的兼容性。這些差異化的辦公信息軟件可能會(huì)導(dǎo)致在不同文件之間會(huì)存在兼容性的問題，文件信息的傳送被限制，影響了各個(gè)單位之間的檔案信息的傳輸效率。信息格式、類別的轉(zhuǎn)化較為繁瑣，也影響了各個(gè)單位之間的信息交流，不利于整體的項(xiàng)目管理。

5.傳統(tǒng)檔案管理模式根深蒂固

當(dāng)前很多參建單位對(duì)于信息化管理方式并未過于注重，還是沿用傳統(tǒng)的管理模式。對(duì)于信息化認(rèn)知不足，應(yīng)用管理不深入的情況下，也不能意識(shí)到電子信息化管理方式的便捷性和重要性，很多情況下還是在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本進(jìn)行管理，這在一定程度上影響了信息傳輸效率，同時(shí)也會(huì)影響到信息檔案的完整性和可靠性。在文件資料多方流轉(zhuǎn)的情況下，同時(shí)加上多個(gè)參建單位，管理水平的參差不齊更加難以實(shí)現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一化，而且在受到傳統(tǒng)管理模式的影響下，檔案管理工作得不到程序和制度上的有效監(jiān)督和落實(shí)，導(dǎo)致管理人員在信息化管理意識(shí)和方法上十分欠缺。

三、優(yōu)化煤炭企業(yè)檔案信息化管理的對(duì)策建議

1.轉(zhuǎn)變管理觀念，緊跟信息化潮流

要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息化的轉(zhuǎn)變，就需要重點(diǎn)關(guān)注檔案管理人員的管理理念和方法。以往的檔案管理方法受到了“坐收管用”的傳統(tǒng)模式影響，未能全面的發(fā)揮出信息化檔案管理模式的優(yōu)勢，導(dǎo)致檔案管理信息化的方式無法得到有效的重視和利用，結(jié)果就導(dǎo)致了很多企業(yè)的管理人員對(duì)于信息化管理方式越來越不重視，最終導(dǎo)致惡性循環(huán)[3]。所以在完善檔案管理信息化方面就需要加強(qiáng)人員的思想認(rèn)知，樹立良好的信息化管理意識(shí)，制定有效的管控方法，管理層也需要在信息化管理方面加大投入，為后續(xù)企業(yè)整體信息化管理的轉(zhuǎn)變創(chuàng)造良好條件。只有通過不斷的強(qiáng)化人員的信息化管控意識(shí)，重視檔案管理工作的建設(shè)發(fā)展，才能讓人員注重意識(shí)但檔案信息化管理方式發(fā)展，對(duì)于企業(yè)未來的發(fā)展和運(yùn)營會(huì)起到積極的現(xiàn)實(shí)作用。

2.強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，重視系統(tǒng)框架搭建

要實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案信息化管理，首先就需要從基礎(chǔ)的軟硬件設(shè)施開始搭建，構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一化的數(shù)據(jù)口，信息流通平臺(tái)和傳輸引入接口。從項(xiàng)目檔案信息化管理結(jié)構(gòu)方面開始，重點(diǎn)關(guān)注到信息化管理架構(gòu)的幾個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容，主要是涉及到建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)、項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)接口等重要部分，這是體現(xiàn)檔案信息化管理優(yōu)勢的重要點(diǎn)位。

在構(gòu)建項(xiàng)目管理系統(tǒng)方面，主要是針對(duì)項(xiàng)目信息庫、計(jì)劃管理系統(tǒng)、項(xiàng)目實(shí)施過程的控制、成果展示管理、項(xiàng)目驗(yàn)收等內(nèi)容。主要將項(xiàng)目檔案管理所需要的各種功能放入到界面前置功能當(dāng)中，可以有效實(shí)現(xiàn)前端控制的目標(biāo);而項(xiàng)目檔案的管理系統(tǒng)就主要包括到數(shù)據(jù)接收和傳輸方面、對(duì)于數(shù)據(jù)的歸檔和組卷、檔案的查詢、統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)的挖掘方面[4];在數(shù)據(jù)接口方面，這會(huì)直接影響到各個(gè)部門之間的信息交互效率，所以數(shù)據(jù)的傳輸接口方面應(yīng)該是雙向化的通道，檔案部門應(yīng)該首先獲取數(shù)據(jù)信息，然后通過數(shù)據(jù)的接口從項(xiàng)目管理系統(tǒng)中獲取相應(yīng)的信息。當(dāng)然，建設(shè)項(xiàng)目的管理系統(tǒng)中的部分功能也都需要通過參考檔案管理系統(tǒng)來進(jìn)一步的證實(shí)。比如在項(xiàng)目考核方面，就需要對(duì)考核項(xiàng)目的歸檔情況和數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行分析，從項(xiàng)目檔案的管理系統(tǒng)直接抽取相應(yīng)的數(shù)據(jù)才能保證數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理就需要以科學(xué)發(fā)展觀的方式為目標(biāo)，然后進(jìn)一步提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)能力。通過先進(jìn)的現(xiàn)代化管理方式，引入先進(jìn)的設(shè)備和專業(yè)化人才，而這就對(duì)檔案管理人員的管理水平提出了一定的要求。所以從人力資源管理方面，就需要強(qiáng)化檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)一批優(yōu)秀的管理人才，通過人員的有力支持來促進(jìn)檔案信息化的發(fā)展建設(shè)。檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)于人員專業(yè)技能的教育和培訓(xùn)，對(duì)于人員的信息化技術(shù)和水平進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)和教學(xué)，提升人員的檔案管理水平，不斷充實(shí)企業(yè)內(nèi)部的管理力量。而項(xiàng)目檔案的培訓(xùn)方式，一般都是通過展開現(xiàn)場化的教學(xué)和指導(dǎo)，這在檔案項(xiàng)目建設(shè)方面起到了一定的良好作用。借助于項(xiàng)目管理系統(tǒng)，檔案管理人員可以高效、全面的掌握各類項(xiàng)目材料中的有關(guān)信息，重點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目中的執(zhí)行過程有一個(gè)更加全面深刻的了解，同時(shí)可以快速的抓住管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)點(diǎn)，然后進(jìn)行有效的宣傳。項(xiàng)目管理實(shí)施過程中，可以依照每個(gè)項(xiàng)目的具體特點(diǎn)，更加針對(duì)性的提出其中的關(guān)于歸檔的具體內(nèi)容和方式。在項(xiàng)目驗(yàn)收的過程中，可以對(duì)各類相關(guān)的文件資料進(jìn)行快速的審核，并提出整改建議，而這也是對(duì)于檔案管理人員的宣貫培訓(xùn)。

4.完善項(xiàng)目檔案的信息化管理機(jī)制

在優(yōu)化項(xiàng)目檔案管理信息化機(jī)制的情況下，重要的一點(diǎn)就是進(jìn)一步完善和構(gòu)建科學(xué)合理的管控機(jī)制，而這在對(duì)于項(xiàng)目檔案信息化管理工作方面也是重要的基礎(chǔ)保證。具體來說，就需要從以下幾個(gè)方面來重點(diǎn)優(yōu)化：首先從企業(yè)內(nèi)部開始重點(diǎn)優(yōu)化和改進(jìn)項(xiàng)目檔案的管理機(jī)制和措施。實(shí)務(wù)中，檔案管理部門還需要對(duì)原有的檔案管理機(jī)制進(jìn)一步的分析，依據(jù)當(dāng)前企業(yè)管理的需求來進(jìn)行優(yōu)化和整改，融入信息化管理的理念和方法，為實(shí)務(wù)中的檔案信息化管理提供一定的規(guī)范化指導(dǎo)和建議，讓檔案信息化管理更加的科學(xué)規(guī)范;然后，構(gòu)建檔案管理信息化的流程措施，相關(guān)的管理部門應(yīng)該充分結(jié)合自身的條件和實(shí)際工作需求，來構(gòu)建適合本部門的管理辦法，然后進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的調(diào)整優(yōu)化，在各個(gè)方面中應(yīng)該將檔案信息管理工作的安全性保證也作為工作管理的重點(diǎn)，同時(shí)利用好信息為實(shí)務(wù)提供指導(dǎo)[5];最后，要加強(qiáng)檔案信息的管理利用，由于項(xiàng)目中含有一些機(jī)密信息，所以在借閱和管理過程中還需要做好權(quán)限管控，防止信息外泄。

5.優(yōu)化項(xiàng)目檔案的信息管理系統(tǒng)

在檔案信息管理過程中，如何進(jìn)一步優(yōu)化系統(tǒng)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，也是檔案管理人員所必須要進(jìn)一步思考和解決的問題。首先來看，就需要進(jìn)一步做好有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)中管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，這是直接影響到信息交互效率的重要環(huán)節(jié)點(diǎn)。形成統(tǒng)一化的數(shù)據(jù)接口可以使得建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)中，形成的各種文件、文檔、資料等記錄信息，可以更加全面、便捷的傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)當(dāng)中;之后，要考慮到將哪些數(shù)據(jù)進(jìn)行管理傳輸?shù)较鄳?yīng)的檔案系統(tǒng)當(dāng)中，就需要管理人員做好相應(yīng)的標(biāo)注與規(guī)劃，確定好具體的工作管理要素。通常不僅需要對(duì)電子目錄和電子文件都需要進(jìn)行必要的傳輸優(yōu)化，對(duì)于系統(tǒng)檔案中產(chǎn)生的各類元數(shù)據(jù)、審批信息等，都需要確立一定的形式來進(jìn)行互傳。比如要提出庫結(jié)構(gòu)需調(diào)整的字段名稱等，要保證這些字段名稱在不同的項(xiàng)目管理系統(tǒng)當(dāng)中，都會(huì)保持一致的信息稱呼，對(duì)應(yīng)好相關(guān)的信息管理表，才能更加有利于管理規(guī)范，為煤炭企業(yè)的項(xiàng)目檔案管理打下良好基礎(chǔ)。

結(jié)語

總之，在信息化背景下，若想進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理信息化，需要從多個(gè)方面來考慮和完善，要建設(shè)一個(gè)良好的項(xiàng)目檔案管理人員的工作管理流程、方法措施等，企業(yè)管理層也需要深入思考，制定更加適宜的管理機(jī)制，這樣才能更好落實(shí)各項(xiàng)管理方法。信息技術(shù)的高速發(fā)展為企業(yè)的發(fā)展提供了新的發(fā)展道路，也為檔案管理人員提供了上升空間，所以更應(yīng)該抓住機(jī)遇，多去嘗試和實(shí)踐，不斷完善新的管理模式。

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